企業(yè)參展控制管理基礎(chǔ)教程

企業(yè)參展控制管理基礎(chǔ)教程第八章企業(yè)參展控制管理【學(xué)習(xí)目標(biāo)】在學(xué)習(xí)完本章之后，你應(yīng)該能夠：了解參展會議管理，包括籌備會、檢查會、動員會等；了解管理參展費用的原則，了解展覽費用分類；掌握參展物流管理；了解展品選擇原則、選擇展品考慮的因素，掌握展品選擇和矛盾的處理；了解展品包裝與裝箱展品包裝分類；掌握運輸籌劃；了解展品運輸?shù)南嚓P(guān)手續(xù)、運輸代理與保險。第一節(jié)參展會議管理一、籌備會籌備會，是為展覽籌備工作召開的會議。會議的目的：介紹情況、布置工作、明確責(zé)任，為如何開展工作提出指導(dǎo)性意見，激發(fā)參展人員的工作熱情，以便按時按質(zhì)完成各項籌備工作，并讓工作人員互相認(rèn)識，培養(yǎng)集體精神和協(xié)作觀念。會議開得好，將為以后工作打下堅實的基礎(chǔ)。參展商實務(wù)會議內(nèi)容包括：1.介紹情況市場情況、市場潛力、貿(mào)易習(xí)慣、銷售渠道，展覽會在市場中的重要性和作用，展覽會詳細(xì)情況(包括地點、日期、時間、規(guī)定)，以及組織者可以向參展企業(yè)提供的服務(wù)和協(xié)助等。介紹項目經(jīng)理以及展覽經(jīng)理，各方面的負(fù)責(zé)人、有關(guān)聯(lián)系人、有關(guān)服務(wù)單位，以及介紹參展工作人員互相認(rèn)識。參展商實務(wù)2.布置工作向所有人員說明展出設(shè)計安排，展出宣傳安排，展出公關(guān)安排，展品運輸安排，展覽人員吃、住、行安排等。具體工作內(nèi)容：制定具體目標(biāo)的重要性，如何制定參展預(yù)算，如何選擇展品、安排包裝、運輸，如何編印展覽宣傳材料，如何安排參展前宣傳工作，如何選擇展覽人員并交代工作，如何安排展覽人員的膳、宿、行，如何商定價格、銷售和供貨條件，如何獲取展覽的最大效益，如何開展展覽的后續(xù)工作等。參展商實務(wù)3.提出組展規(guī)定和要求包括展品要求、宣傳要求、資料要求、布置要求、貿(mào)易準(zhǔn)備要求、展覽人員要求等。如有可能，請一位有經(jīng)驗的展覽組織者介紹情況。參展商實務(wù)4.收集有關(guān)情況和資料，通報參展工作人員組織者通常會為參展企業(yè)準(zhǔn)備成套資料，也就是把有關(guān)展覽資料，用文件袋裝好，分發(fā)給每個參展企業(yè)。資料內(nèi)容：有關(guān)展覽籌備的一系列文件、要求、規(guī)定、日程、表格、材料，市場調(diào)研報告，展覽會資料，場地平面圖及展位分配圖，以及任何其他有助于參展者做籌備工作的資料。參展企業(yè)拿到這些資料后，應(yīng)該盡快通知工作人員。參展商實務(wù)二、檢查會檢查會，也是第二次會議，是展覽籌備工作的檢查會議?？梢栽谡褂[會開幕前l(fā)-2個星期，開始現(xiàn)場籌備工作之前召開。這次會議的目的是檢查準(zhǔn)備工作是否完成，做最后補(bǔ)救和調(diào)整，詳細(xì)說明展覽準(zhǔn)備工作(包括展覽施工、展品運輸、展覽布置等工作)的安排，說明展覽人員行程、住宿、膳食、市內(nèi)交通等安排，檢查展臺人員是否合適。參展商實務(wù)三、動員會動員會，也是第三次會議，是開幕前的動員會，以安排在開幕前一天下午或晚上，最晚在開幕當(dāng)天的早晨召開。參展企業(yè)全體參展人員必須出席會議，由參展企業(yè)高級管理人員主持，但要注意不要與主辦方的動員會發(fā)生時間沖突。動員會是籌備工作結(jié)束、展覽工作開始的會議。會議內(nèi)容包括：檢查展臺施工、布置情況，回答、解決任何未了問題。參展商實務(wù)第二節(jié)參展財務(wù)管理一、管理參展費用的原則(1)指定一人負(fù)責(zé)全部直接開支，明確費用批準(zhǔn)和使用的權(quán)限和范圍，交待清楚參展目標(biāo)和預(yù)算額，并向全體工作人員說明；不輕易改變授權(quán)，不輕易干涉被授權(quán)人的決定；不要保密，而要將預(yù)算限額告知有關(guān)人員，包括外部的承包商。(2)必須按預(yù)算進(jìn)行控制(3)需要不斷地調(diào)整(4)費用工作為整體展覽工作服務(wù)，費用工作的目的是合理、科學(xué)地使用各種費用(5)費用的使用涉及預(yù)算、開支、記賬、審核、決算等許多技術(shù)要求和規(guī)定。參展商實務(wù)二、展覽費用分類1.宣傳、公關(guān)類費用包括宣傳、新聞、廣告、公共關(guān)系、交際、聯(lián)絡(luò)、編印資料、攝影、攝像等等。占總預(yù)算的10％一30％，由于其收縮性很大，因此備用額可以多留些，為20％。參展商實務(wù)2.行政管理后勤類費用行政管理后勤類費用也有人稱做人員費用。間接開支大部分發(fā)生在這里。為了計算參展效益，必須計算人員開支。這部分費用可能占總預(yù)算的10％-20％。參展商實務(wù)第三節(jié)參展物流管理一、參展物流管理概述1.甘特圖在物流中使用的最重要的工具之一就是橫道圖或時間線，又叫甘特圖。甘特圖是在項目管理中使用的一種可視日程安排的橫道圖。參展商實務(wù)繪制甘特圖的步驟：(1)細(xì)化任務(wù)(2)確定時間線(3)賦予優(yōu)先權(quán)(4)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)圖(5)設(shè)置里程碑參展商實務(wù)甘特圖的優(yōu)點：1)直視地總結(jié)了項目或事件的日程安排。2)一個有效的交流和控制工具。3)能指出問題區(qū)域或日程安排上的沖突。4)適用于所有事件領(lǐng)域。5)提供事件歷史的總結(jié)。參展商實務(wù)2.網(wǎng)絡(luò)分析：關(guān)鍵路徑任何物流計劃的一個重要方面都是任務(wù)之間的關(guān)系，這很難在圖上表示出來。對更大的事件來說，甘特圖可以變得非常復(fù)雜，那些有時間沖突的區(qū)域可能因橫道和顏色的細(xì)節(jié)而被忽略。物流的一個重要部分是賦予任務(wù)優(yōu)先權(quán)。參展商實務(wù)網(wǎng)絡(luò)分析的基礎(chǔ)是關(guān)鍵路徑分析，它用圓圈表示項目事件，用箭頭表示展覽活動流，這樣就建立了項目事件的先后次序，這個圖能用于分析一系列的次級事件。從這個圖上可以找出最有效的時間表，這就是關(guān)鍵路徑。關(guān)鍵路徑以箭頭表示，這意味著一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，后面的環(huán)節(jié)就無法實施。參展商實務(wù)3．現(xiàn)場(或會場)地圖參展商實務(wù)4.展覽活動物流的控制物流計劃的監(jiān)控是全面控制參展活動至關(guān)重要的部分。甘特圖可以在執(zhí)行任務(wù)時在圖上記錄下實際執(zhí)行時間與計劃時間進(jìn)行比較。物流經(jīng)理的目標(biāo)是創(chuàng)建一個計劃，以便物流在不需要積極控制的情況下流動。展覽活動中富有經(jīng)驗的合格的分包商是達(dá)到該目的的惟一途徑。參展商實務(wù)5.物流的評價(1)定量評價——達(dá)到可計量的目標(biāo)，有時被稱為定標(biāo)。(2)定性評價——與資金持有人進(jìn)行討論。參展商實務(wù)6.物流計劃(1)一個一般的聯(lián)系名單。(2)一張現(xiàn)場地圖。(3)日程表，包括時間線及橫道圖。(4)緊急事件計劃。(5)分包商細(xì)節(jié)，包括所有時間約束。(6)現(xiàn)場聯(lián)絡(luò)，包括安全和志愿者。(7)評估問卷(標(biāo)準(zhǔn)問卷)。參展商實務(wù)二、展品運輸1.展品選擇（1）展品選擇原則1)針對性：是指展品要符合展出的目的、方針、性質(zhì)和內(nèi)容以及展覽會的性質(zhì)和內(nèi)容。2)代表性：這是指展品能體現(xiàn)參展企業(yè)的技術(shù)和生產(chǎn)水平以及行業(yè)特點。參展商實務(wù)（2）選擇展品考慮的因素1)參展企業(yè)的供應(yīng)能力2)市場條件3)市場潛力參展商實務(wù)（3）展品選擇和矛盾的處理1)宣傳與貿(mào)易2)集體與個體3)質(zhì)量與數(shù)量4)新產(chǎn)品與老產(chǎn)品5)展品之間相沖突6)展品符合展示要求參展商實務(wù)三、展品包裝與裝箱1.展品包裝分類（1）銷售包裝（2）運輸包裝（3）集裝箱或木套箱（4）包裝襯墊物參展商實務(wù)2.包裝箱標(biāo)識（1）標(biāo)識內(nèi)容1)運輸標(biāo)志。2)箱號。3)尺寸或體積：長×寬×高(以厘米為單位)。4)重量：以單位標(biāo)毛重。5)參展企業(yè)的名稱、展館號、展臺號，以及其他標(biāo)識。參展商實務(wù)（2）特別標(biāo)記運輸標(biāo)識一般在包裝箱的頂部和兩側(cè)打印。參展商實務(wù)3.裝箱單和展品清冊展品裝入小包裝箱、再裝入大包裝箱，最后裝入運輸箱參展商實務(wù)四、展品運輸1.運輸籌劃運輸工作需要統(tǒng)籌策劃。運輸籌劃涉及運輸方式、運輸路線、運輸日程、運輸費用、運輸公司和代理等因素。參展商實務(wù)（1）運輸過程展覽運輸過程經(jīng)過的地點：1)參展企業(yè)所在地(火車，卡車)。2)展品集中地運輸。3)發(fā)運港口、機(jī)場、車站(海運、空運、陸運)。4)目的地港口、機(jī)場、車站。5)展館。6)下一個展覽地。去程運輸路線為：(1)-(2)-(3)-(4)-(5)-(6)?；爻踢\輸路線為：(5)-(4)-(3)-(2)-(1)。參展商實務(wù)（2）運輸籌劃內(nèi)容1)調(diào)研2)路線與方式3)日程4)費用5)集體運輸和單獨運輸參展商實務(wù)運費的計算方式：①按貨物性質(zhì)劃分收費標(biāo)準(zhǔn)②按貨物包裝劃分收費標(biāo)準(zhǔn)③按貨物數(shù)量劃分收費標(biāo)準(zhǔn)④運輸公司收費標(biāo)準(zhǔn)以尺寸、重量計價參展商實務(wù)（3）運輸計劃表負(fù)責(zé)人：展覽會名稱：地點日期展出面積：展品集中日期：裝車日期：發(fā)運日期：運輸計劃表：抵達(dá)目的地日期：發(fā)運港(機(jī)場、車站)：目的港：運輸標(biāo)識：參展商實務(wù)2去程運輸（1）展品集中（2）裝車（3）長途運輸（4）交接（5）接運（6）掏箱（7）開箱參展商實務(wù)3.回程運輸（1）回運回運與去程運輸基本相同，只是運輸方向相反，另外除了包裝、裝箱、裝車要抓緊時間外，其他時間要求一般不高。參展商實務(wù)（2）分運展品回運到原先的展品集中地后，由集體展出的組織者或委托的運輸代理將展品箱再分別運還給參展者。分運工作也需要認(rèn)真做，如果不是原運輸負(fù)責(zé)人做，需要做工作交接。展品發(fā)運后，要及時通知參展者接貨，清點、裝車、發(fā)運等工作都要有記錄存檔，以備將來查詢。參展商實務(wù)（3）調(diào)運調(diào)運也稱作轉(zhuǎn)運或調(diào)撥，有關(guān)安排和手續(xù)與去程運輸相似。參展商實務(wù)4.展品運輸中常見的問題(1)全部或部分展品、道具未及時運到(2)展品因包裝不好而破損(3)缺少單證參展商實務(wù)五、展品運輸?shù)南嚓P(guān)手續(xù)1.單證單證是展品和運輸有關(guān)的單據(jù)、證明、文件的統(tǒng)稱。單證可以大致分為展品單證、運輸單證、海關(guān)單證和保險單證。參展商實務(wù)（1）展品單證展品單證是有關(guān)展品的證明和文件，出國展覽需要辦理的單證會多一些。展品單證包括：展品清冊、普惠制原產(chǎn)地證書、原產(chǎn)地證明書、領(lǐng)事認(rèn)證、商品檢驗證書、動植物檢疫證書、瀕危物種再出口證明書、熏蒸證明、配額證等。參展商實務(wù)2海關(guān)（1）海關(guān)程序1)出國前在本國海關(guān)辦理出關(guān)報關(guān)手續(xù)。2)在展出地海關(guān)辦理進(jìn)關(guān)報關(guān)手續(xù)。3)展后回國前，在展出地海關(guān)辦理出關(guān)結(jié)關(guān)手續(xù)，也稱再出口報關(guān)。4)然后待回國展品運回后在本國海關(guān)辦理進(jìn)關(guān)結(jié)關(guān)手續(xù)，也稱作再進(jìn)口報關(guān)。參展商實務(wù)（2）中國的展覽出口報關(guān)和再進(jìn)口報關(guān)的手續(xù)和單證1)出口報關(guān)參展企業(yè)組織出國展覽在展品發(fā)運前，必須辦理海關(guān)申報手續(xù)，所需單證主要有報關(guān)函、報關(guān)單、清冊、出口許可等。2)再進(jìn)口報關(guān)展覽會結(jié)束后展品運回國內(nèi)，還需要辦理再進(jìn)口報關(guān)手續(xù)，或稱作結(jié)關(guān)手續(xù)。單證包括回運至海關(guān)函、進(jìn)口貨物報關(guān)單、原出口報關(guān)清冊和回國展品清冊、出口貨物許可證、出售展品報關(guān)通知單、出售展品發(fā)票、外匯核銷單等。參展商實務(wù)（3）國際上有關(guān)展覽的海關(guān)手續(xù)和關(guān)稅主要形式1)保稅方式。2)再出口免稅方式3)進(jìn)口方式4)ATA方式，即貨物暫準(zhǔn)進(jìn)口方式參展商實務(wù)六、運輸代理與保險1.運輸代理現(xiàn)場運輸代理的業(yè)務(wù)在很大程度上依賴于三個方面的有效管理：聯(lián)絡(luò)；海關(guān)手續(xù)；搬運操作。參展商實務(wù)（1）聯(lián)絡(luò)聯(lián)絡(luò)的第一要求是語言。國際展覽運輸協(xié)會現(xiàn)場運輸代理