中學(xué)籍檔案管理制度

XXXX中學(xué)籍檔案管理制度學(xué)籍檔案是指學(xué)生自入學(xué)之日起，受教育教學(xué)過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式的文字材料，是學(xué)生在校期間的各學(xué)期考核成績(jī)、學(xué)籍證明、學(xué)業(yè)情況的重要憑證。學(xué)籍檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理的重要組成部分，管理人員要以嚴(yán)謹(jǐn)負(fù)責(zé)的態(tài)度及時(shí)對(duì)學(xué)籍檔案材料進(jìn)行收集、整理、歸類、登錄、存檔，并于學(xué)生離校后，移交校辦檔案室，作統(tǒng)一永久存檔。為了規(guī)范學(xué)籍管理，特制訂XXXX中學(xué)籍管理制度如下：第一條

學(xué)籍異動(dòng)時(shí)間1.為保證學(xué)生學(xué)習(xí)的完整性和學(xué)生發(fā)展報(bào)告填寫的有效銜接，學(xué)校只在學(xué)期初接收轉(zhuǎn)入學(xué)生。市局秋季學(xué)期辦理轉(zhuǎn)入手續(xù)的時(shí)間為8月25日－9月30日，春季學(xué)期為農(nóng)歷正月初八－正月三十，其它時(shí)間不辦理轉(zhuǎn)入手續(xù)。畢業(yè)年級(jí)不接收轉(zhuǎn)入學(xué)生。2.休學(xué)期限為一年,高三下學(xué)期不再辦理休學(xué)手續(xù)。對(duì)退學(xué)學(xué)生，學(xué)校要建立檔案并保留相關(guān)證明材料，學(xué)籍一旦取消不得恢復(fù)。3.學(xué)校不得為已離校的外地學(xué)生保留學(xué)籍，一經(jīng)查處一律取消學(xué)籍。4.每年學(xué)業(yè)水平考試報(bào)名及考試、學(xué)生發(fā)展報(bào)告填報(bào)期間普通高中不得辦理學(xué)籍異動(dòng)手續(xù)。5.威海市教育局基礎(chǔ)教育科辦理異動(dòng)手續(xù)時(shí)間為每周三。第二條

學(xué)籍檔案管理內(nèi)容學(xué)籍檔案的歸檔范圍是學(xué)生在校期間接受教育教學(xué)過(guò)程中與學(xué)籍有關(guān)的具有保存價(jià)值的文件與材料。具體內(nèi)容：1.在校期間的相關(guān)成績(jī)。（1）每學(xué)期期末考試、考查的原始成績(jī)；（2）全班每學(xué)期的各科成績(jī)（包括技能、實(shí)踐成績(jī)）；（3）每學(xué)期不及格課程的補(bǔ)考成績(jī)；（4）畢業(yè)前的補(bǔ)考成績(jī)；未能按時(shí)畢業(yè)者的畢業(yè)后補(bǔ)考成績(jī)；2.學(xué)籍變異，包括休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級(jí)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等情況的原始記載。3.畢業(yè)生資料匯總電子檔案。第三條

學(xué)籍異動(dòng)流程1.休學(xué)具體流程為學(xué)生家長(zhǎng)向本班班主任提出休學(xué)申請(qǐng)à學(xué)生家長(zhǎng)或其班主任向課程處申請(qǐng)打印休學(xué)（復(fù)學(xué)）審批表à學(xué)生及家長(zhǎng)填寫休學(xué)（復(fù)學(xué)）審批表，并簽字確認(rèn)à學(xué)生本人或其父母、其他監(jiān)護(hù)人持休學(xué)（復(fù)學(xué)）審批表以及縣級(jí)（含縣級(jí)）以上醫(yī)療機(jī)構(gòu)證明、病歷、相關(guān)醫(yī)療費(fèi)用單據(jù)或其他有效證明，經(jīng)學(xué)校審核同意后，請(qǐng)校長(zhǎng)簽字，并加蓋學(xué)校公章à將審批同意后的休學(xué)（復(fù)學(xué)）審批表及相關(guān)醫(yī)療機(jī)構(gòu)證明、病歷、相關(guān)醫(yī)療費(fèi)用單據(jù)或其他有效證明交予課程處，由課程處將休學(xué)（復(fù)學(xué)）審批表及相關(guān)材料拍照上傳至山東省基礎(chǔ)教育信息管理化平臺(tái)，申請(qǐng)上級(jí)主管教育行政部門確認(rèn)à上級(jí)主管教育行政部門確認(rèn)后方可完成休學(xué)，休學(xué)期限為一年。學(xué)生休學(xué)期滿應(yīng)及時(shí)辦理復(fù)學(xué)手續(xù)。2.復(fù)學(xué)具體流程為持休學(xué)（復(fù)學(xué)）審批表à校長(zhǎng)簽名同意復(fù)學(xué)à學(xué)部主任安排班級(jí)à休學(xué)（復(fù)學(xué)）審批表交課程處à課程處提出復(fù)學(xué)申請(qǐng)à學(xué)校上級(jí)教育主管部門審查批給學(xué)籍號(hào)。3.退學(xué)具體流程為：學(xué)生及家長(zhǎng)手寫退學(xué)申請(qǐng)書，學(xué)生簽字，家長(zhǎng)簽字確認(rèn)à學(xué)生家長(zhǎng)持退學(xué)申請(qǐng)書及其他相關(guān)證明材料（如有）向?qū)W校提出申請(qǐng)，經(jīng)學(xué)校審核同意后，請(qǐng)班主任、校長(zhǎng)逐級(jí)簽字，并加蓋學(xué)校公章à將審批同意后的退學(xué)申請(qǐng)書及相關(guān)材料交予課程處，由課程處將相關(guān)材料拍照上傳至山東省基礎(chǔ)教育信息管理化平臺(tái)，申請(qǐng)上級(jí)主管教育行政部門確認(rèn)à確認(rèn)完成后即可退學(xué)。4.轉(zhuǎn)入流程學(xué)生在原學(xué)校開(kāi)中小學(xué)轉(zhuǎn)學(xué)證回執(zhí)à校長(zhǎng)簽名同意轉(zhuǎn)入à課程處蓋章à市教育局審查蓋章à轉(zhuǎn)學(xué)證回執(zhí)交轉(zhuǎn)出學(xué)校à轉(zhuǎn)出學(xué)校開(kāi)轉(zhuǎn)學(xué)證à校長(zhǎng)簽名同意à課程處蓋章à教育局批給學(xué)籍號(hào)à學(xué)部主任安排班級(jí)à轉(zhuǎn)學(xué)證交課程處存檔。5.轉(zhuǎn)出流程學(xué)部主任開(kāi)學(xué)籍變更登記表à校長(zhǎng)簽名同意轉(zhuǎn)出à課程處開(kāi)轉(zhuǎn)學(xué)證回執(zhí)à轉(zhuǎn)入學(xué)校在轉(zhuǎn)學(xué)證回執(zhí)蓋章同意轉(zhuǎn)入à轉(zhuǎn)入學(xué)校上級(jí)教育主管部門在轉(zhuǎn)學(xué)證回執(zhí)蓋章à轉(zhuǎn)學(xué)證回執(zhí)交課程處à課程處開(kāi)轉(zhuǎn)學(xué)證à轉(zhuǎn)入學(xué)校校長(zhǎng)簽名同意轉(zhuǎn)入à轉(zhuǎn)入學(xué)校上級(jí)教育主管部門批給學(xué)籍號(hào)à轉(zhuǎn)入學(xué)校教務(wù)處存檔。第四條

學(xué)籍檔案管理要求總要求：遵循文件、材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，以班為單位分裝，便于查找和管理。具體要求：1.學(xué)校歸檔的文件、材料的種類、份數(shù)以及原始成績(jī)的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。2.原始成績(jī)要求準(zhǔn)確、清晰，如有涂改或不清楚之處，應(yīng)有任課老師簽名。3.學(xué)籍變異情況的原始記錄，應(yīng)由學(xué)生自己填寫申請(qǐng)表，并由學(xué)生家長(zhǎng)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及校領(lǐng)導(dǎo)簽字。4.體育課免修的個(gè)人申請(qǐng)及相應(yīng)的醫(yī)療權(quán)威機(jī)構(gòu)證明。第五條

檔案保管制度學(xué)籍檔案是記錄和反映學(xué)生在校期間情況最全面的資料，是學(xué)校對(duì)復(fù)學(xué)、留級(jí)、休學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等情況的原始記載，也是學(xué)校教育、管理發(fā)展的重要依據(jù)。為此，必須管好、用好學(xué)籍檔案，使之能及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供信息，更好地為全校教育服務(wù)。1.學(xué)籍檔案由課程處專人統(tǒng)一、集中、專人管理。2.管理人員在收到檔案材料時(shí)，必須認(rèn)真檢查，辦理好各種手續(xù)。3.畢業(yè)班離校后，應(yīng)及時(shí)將學(xué)籍檔案移交學(xué)校檔案室永久保存。4.學(xué)校學(xué)籍檔案保管應(yīng)做到無(wú)丟失、無(wú)差錯(cuò)。5.除校長(zhǎng)辦公會(huì)外，其他任何人沒(méi)有撤銷、改變學(xué)籍檔案的權(quán)力，違規(guī)者嚴(yán)肅處理。6.學(xué)部學(xué)籍管理。各個(gè)學(xué)部主任每月向課程處上報(bào)本部學(xué)生流動(dòng)變更情況；課程處每半學(xué)期向校長(zhǎng)辦公會(huì)匯報(bào)各個(gè)學(xué)部各個(gè)班級(jí)學(xué)生變更情況。每學(xué)期開(kāi)學(xué)第二周、5月、11月學(xué)業(yè)水平考試報(bào)名與布置發(fā)展報(bào)告填寫前各學(xué)部根據(jù)課程處提供的學(xué)籍名單進(jìn)行核對(duì)，完成學(xué)籍情況統(tǒng)計(jì)表：班級(jí)人數(shù)在籍的學(xué)生情況無(wú)學(xué)籍名單保留學(xué)籍人數(shù)注銷學(xué)籍名單第六條

學(xué)校學(xué)籍檔案利用制度1.班主任、教師如要查閱學(xué)生學(xué)籍檔案，應(yīng)辦理登記手續(xù)，由主管校長(zhǎng)批準(zhǔn)，并與學(xué)籍管理人員共同查閱，不得外借。2.學(xué)生一律不得查閱學(xué)籍檔案。3.查閱人員必須遵守學(xué)籍檔案管理的有關(guān)規(guī)定，愛(ài)護(hù)檔案、資料，不得涂改，更不得損壞。第七條

學(xué)籍檔案組織制度學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理的職能機(jī)構(gòu)，配置檔案專柜及有關(guān)設(shè)施，并設(shè)一名專職學(xué)籍管理人員，各學(xué)部應(yīng)設(shè)兼職檔案員。1.專職檔案員的崗位職責(zé)：（1）集中統(tǒng)一管理全校學(xué)生的學(xué)籍檔案，開(kāi)發(fā)信息資源，做好服務(wù)工作。（2）收集、登錄、整理、保管學(xué)籍檔案的檔案材料，做到存放有序，便于查找，為教學(xué)、管理提供便利。（3）定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定工作，畢業(yè)班的學(xué)籍檔案應(yīng)及時(shí)移交學(xué)校檔案室，永久保存。（4）努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí)和檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高工作效率和工作質(zhì)量，以確保工作任務(wù)的順利完成。（5）辦理好領(lǐng)導(dǎo)交給的其他工作任務(wù)。2.兼職檔案員崗位職責(zé)：（1）對(duì)本學(xué)部的學(xué)籍檔案進(jìn)行管理，做好服務(wù)工作。（2）收集、整理、登錄、保管學(xué)籍檔案的檔案材料，做到存放有序，便于查找，為教學(xué)、管理提供便利。（3）定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定工作，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，及時(shí)糾正，并及時(shí)向課程處報(bào)告。第八條：根據(jù)《XX省普通中小學(xué)學(xué)籍管理規(guī)定》，為規(guī)范學(xué)籍管理，現(xiàn)將學(xué)籍相關(guān)事項(xiàng)說(shuō)明如下：1.學(xué)籍更名申請(qǐng)學(xué)籍姓名更改的時(shí)間是學(xué)籍注冊(cè)的第一個(gè)月，即新生入學(xué)年度9月份，其它時(shí)間原則上不得再做更改。2.學(xué)籍變更（1）變更時(shí)間：第二學(xué)年學(xué)業(yè)水平報(bào)名考試期間禁止進(jìn)行轉(zhuǎn)學(xué)或休學(xué)，第三學(xué)年不準(zhǔn)轉(zhuǎn)學(xué)，第六學(xué)期不準(zhǔn)休學(xué)。（2）休學(xué)：學(xué)生因病需長(zhǎng)期治療，由學(xué)生父母或者其他法定監(jiān)護(hù)人持縣級(jí)（含縣級(jí)）以上醫(yī)療機(jī)構(gòu)證明、病歷和相關(guān)醫(yī)療費(fèi)用單據(jù)到學(xué)校提出申請(qǐng)，學(xué)校審查同意并報(bào)上級(jí)學(xué)籍主管部門核準(zhǔn)后準(zhǔn)予休學(xué)，休學(xué)必須休滿一年方可辦理復(fù)學(xué)就讀手續(xù)。（3