合同管理辦法(同名18569)

合同管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范合同管理工作，健全公司內部管理機制，依法簽訂、履行、變更、解除合同，及時解決合同糾紛，提高經(jīng)濟效益，避免減少因合同管理不當造成的損失，根據(jù)國家有關法律、法規(guī)，結合公司實際情況，特制定本辦法。第二條本辦法所稱合同包括公司及其分、子公司與其他法人、組織及自然人簽訂的各類合同。勞動合同的管理辦法另行規(guī)定。第三條本辦法適用于公司及其分、子公司及下屬各部門。第四條合同管理實行承辦人（經(jīng)辦人）制度和合同備案、審核制度。第二章合同管理機構及職責第五條法律事務部為公司的合同綜合管理機構，其主要職責是：負責國家有關合同管理法律法規(guī)的貫徹實施，制定、修改公司合同管理制度并組織實施；參與合同的考察、論證、談判和起草工作；審查、監(jiān)督公司各類合同的簽訂、履行情況，定期向公司領導匯報；建立主管范圍內的合同檔案，對合同進行登錄、統(tǒng)計、保管及例行報表；負責公司合同專用章的管理、使用（登記、發(fā)放、回收、備案）及簽發(fā)《法定代表人證明書》和《法人授權委托書》；依法定代表人授權參加合同糾紛的協(xié)商、調解、仲裁和訴訟；對不適當合同有權向公司領導建議否決和撤銷；組織公司合同管理人員和經(jīng)辦人員的業(yè)務培訓。第六條法律事務部對公司各部門的合同管理工作進行規(guī)范、指導、監(jiān)督、檢查。第七條法律事務部負責本業(yè)務分工或授權范圍內的合同管理工作。合同管理工作的主要內容包括：建立健全本單位合同管理制度；監(jiān)督本單位的合同依法、依程序簽訂；建立本單位的合同檔案，對合同進行登錄、統(tǒng)計、保管及例行報表；監(jiān)督檢查本單位合同的履行；其他合同管理工作。第八條法律事務部指定一名合同管理員，負責合同管理，具體職責如下：協(xié)助合同承辦人（經(jīng)辦人）員依法簽訂、變更或解除合同；提請法律事務部備案本單位的合同；負責保管和使用本單位的合同專用章；未經(jīng)領導審核批準，不得擅自在合同上蓋章；負責建立本單位的合同檔案，對合同進行登錄、統(tǒng)計及保管；整理和保管合同檔案資料；監(jiān)督本單位的合同履行情況，并將履行中出現(xiàn)的問題及時報告本單位領導和法律事務部。合同管理員要參與合同的前期考察、論證、談判、招議標，合同的起草、審核工作，要建立合同檔案，負責合同專用章的管理、使用。依法參與合同糾紛的協(xié)商、調解、仲裁和訴訟。第九條每一件合同必須確定一名主要承辦人（經(jīng)辦人）。合同簽訂必須落實到具體的承辦人（經(jīng)辦人）。沒有具體的經(jīng)辦人的，落實到法律事務部辦理。承辦人（經(jīng)辦人）為簽訂合同的主要負責人，負責合同的手續(xù)辦理事宜。承辦人（經(jīng)辦人）可以是業(yè)務人員或法律工作人員，但不得是社會臨時性借、聘人員。承辦人（經(jīng)辦人）須依法律、法規(guī)及本辦法進行工作。承辦人（經(jīng)辦人）應對自商約起至合同履行完畢全過程負責，期間出通過招標方式確定的合同，承辦人（經(jīng)辦人）還應當提交有關招投文件。簽訂商業(yè)合同時，合同后必須附加蓋對方公章（不能使用合同專用章代替）的營業(yè)執(zhí)照復印件、稅務登記證復印件。如國家對實施合同有資質要求的，必須附加蓋對方公章（不能使用合同專用章代替）的相關資質證書復印件。與個人簽署的相關合同，必須附對方簽名的身份證復印件。商業(yè)合同涉及發(fā)票的，要求對方必須提供增值稅專用發(fā)票（或相關專業(yè)發(fā)票）。第十七條法律事務部在審查合同草案時，可根據(jù)需要，要求承辦人（經(jīng)辦人）提供與合同有關的補充證明材料。承辦人（經(jīng)辦人）應對其提供的材料的真實性負責。第十八條法律事務部應對審查的合同出具合同簽字卡。合同簽字卡必須有有關審核機構負責人及具體審核人員的簽章。對不具備各審核機構合同簽字卡的合同草案，法定代表人可拒絕簽署。審核意見應明確、具體，禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語言，一旦使用，視為對合同草案的否定。第十九條法律事務部對合同的審核內容包括：合法性：主體合法，簽約對方具有簽約的權利能力和行為能力；內容合法，簽約對方意思表示真實、有效，無悖法律、法規(guī)、政策及計劃，無規(guī)避法律行為，無顯失公平內容；形式合法；簽約程序合法。嚴密性：條款齊備、完整；文字清楚準確；設定的權利和義務具體、確切；相應手續(xù)完備；相關附件完備；附加條件適當、合法?？尚行裕嘿Y信可靠，有履約能力；擔保方式切實、可靠。合同承辦形式審核：承辦人（經(jīng)辦人）無誤；符合規(guī)定程序；合同文本文字無誤，正副本及附件份數(shù)齊備。法律事務部認為需審核的其他內容。第二十條法律事務部根據(jù)其職責范圍對合同簽訂程序、履行情況及履行結果進行監(jiān)督。第二十一條承辦人（經(jīng)辦人）向法律事務部提交合同草案時，應預留2～5個（含本數(shù)）完整工作日供其審核。遇特殊情況需延長審核時間時，應向承辦人（經(jīng)辦人）申明理由并征得同意，且延長后累計審核時間最長不得超過10個（含本數(shù)）完整工作日。涉外合同的審核時限累計最長不應超過15個（含本數(shù)）工作日。第二十二條法律事務部在審核合同草案時，發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏、不妥時，應在合同簽字卡中予以明確并提出修改意見，需要退改時，應連同全部文件退還承辦人（經(jīng)辦人）。承辦人（經(jīng)辦人）修改之后應重新申請審核，審核期限重新計算。法律事務部結束審核后，應將合同簽字卡連同合同草案退還合同承辦人（經(jīng)辦人），由合同承辦人（經(jīng)辦人）報送法定代表人或授權代理人審核簽署。第二十三條法定代表人或授權代理人根據(jù)法律事務部的合同簽字卡，決定是否簽約。決定簽約時，應在全部文本上以同一形式簽字；決定不予簽約時，應以書面形式明示意見。第二十四條公司采用合同專用章制度。簽訂合同，必須使用合同專用章，禁止以行政公章代替合同專用章。第二十五條法律事務部負責公司合同專用章的管理、使用（包括登記、發(fā)放、回收、備案）。第二十六條數(shù)額在100萬元以上的合同（銷售合同除外）應當送集團公司法律事務處（部）審查備案。第二十七條各部門簽訂的合同或合同承辦人（經(jīng)辦人）外出簽訂的合同，必須在合同簽訂后三日內將合同文本送法律事務部備案。合同管理員對有關部門要求在合同上加蓋合同專用章時，合同管理員應當審查該合同是否按公司規(guī)定履行了合同審查程序；未履行合同審查程序的合同及空白合同，不得加蓋合同專用章。根據(jù)工作需要，各部門確需外出攜帶加蓋合同專用章的空白合同的，報經(jīng)公司法定代表人同意。法律事務部負責對空白合同編號并加蓋合同專用章。第二十八條公司的各職能部門不得以自己的名義對外簽訂合同，如因業(yè)務需要，必須要以有關職能部門名義對外簽訂合同時，應由公司法定代表人書面授權。第二十九條任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商業(yè)、技術秘密。第四章合同的履行第三十條合同正式生效前，不得實際履行合同。合同生效后，必須全面、及時、實際履行合同，除法律另有明文規(guī)定或合同約定外，不得替物履行或轉讓、轉賣合同。第三十一條按照合同規(guī)定支付款項時，應當嚴格按合同規(guī)定執(zhí)行，合同文本上應蓋有公司合同專有章和法律事務部審查章。凡沒有加蓋此章和未經(jīng)法律事務部審查的合同，財務部不得付款。按照合同規(guī)定貨到付款的，辦理貨款時，各部門必須出示有關票據(jù)和完備的驗收手續(xù)，否則，財務部拒絕辦理結算。第三十二條法律事務部對公司的合同履行有監(jiān)督檢查職責，法律事務部應定期對合同履行中的下列事項進行檢查。合同一經(jīng)簽訂即具有法律約束力，各部門必須認真按合同規(guī)定履行，要求做到：對預付款、定金、質保金及貨款的結算，要嚴格按合同規(guī)定的時間、金額、方式辦理。對供方提供的產(chǎn)品性能及質量保證書等資料，要及時收取，催繳。對作為驗收標準的樣品，要封存并有專人保管。供應合同貨物到公司后或項目竣工后，經(jīng)辦部門須及時組織人員，嚴格按合同規(guī)定的質量和數(shù)量標準或工程質量進行驗收，并當場制作驗收記錄。合同履行完畢后，由承辦人（經(jīng)辦人）填寫“合同履行情況反饋表”，于7日內報法律事務部備案。第三十三條任何人發(fā)現(xiàn)對方不履行或不全面、不適當履行合同時，應立即通告承辦人（經(jīng)辦人），承辦人（經(jīng)辦人）應在法定或約定期限內以法定或約定方式向對方提出異議。收到對方履行異議時，承辦人（經(jīng)辦人）亦應在法定或約定期限內以法定或約定方式予以答復。異議文件須經(jīng)法律事務部審核并備案。第五章合同的變更和解除第三十四條變更或解除合同，須符合法定或約定的形式及程序。第三十五條變更或解除合同的通知或答復須在法定或約定期限內作出。第三十六條變更或解除合同未達成書面協(xié)議前，原合同有效。第三十七條合同變更或解除的程序與合同簽訂程序相同。第六章合同糾紛的處理第三十八條合同發(fā)生糾紛時，應首先采用協(xié)商、調解方式解決。協(xié)商或調解能夠達成一致時，應依合同簽訂程序簽訂書面協(xié)議。協(xié)商或調解不能達成協(xié)議時，可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。第三十九條合同發(fā)生糾紛時，承辦人（經(jīng)辦人）應及時通知有關機構和人員，并報法律事務部備案，同時應迅速收集下列有關證據(jù)：合同文本，包括附件、變更或解除協(xié)議、有關電報、信函、圖表、視聽材料等；有關的票據(jù)、票證；質量標準的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報告、檢測結果等；證人證言；其他有關材料。第四十條合同發(fā)生糾紛后，承辦人（經(jīng)辦人）須及時將糾紛及處理情況報法律事務部備案。第四十一條仲裁或訴訟解決糾紛時，承辦人（經(jīng)辦人）應與法律事務部協(xié)商確定代理人、訴訟方案等，并向法定代表人報告。第四十二條調解書、協(xié)議書、裁決書、判決書應與合同一并由法律事務部歸檔，副本或復印本可交承辦人（經(jīng)辦人）、有關機構或人員使用。第四十三條對方當事人逾期不履行生效協(xié)議、裁決、判決時，承辦人（經(jīng)辦人）應及時與法律事務部協(xié)商并經(jīng)法定代表人同意，向人民法院申請強制執(zhí)行。第七章合同檔案管理第四十四條法律事務部和各業(yè)務機構應在各自管理權限內對合同簽訂、審批及履行情況等資料建立檔案并對文本妥善保管。合同檔案內容包括：合同文本及份數(shù)、各文本存置記錄；承辦人（經(jīng)辦人）登記；合同附件、合同簽字卡及其他有關文件；履行情況記載；糾紛或爭議的處理情況記載及有關材料。第四十五條承辦人（經(jīng)辦人）員或合同管理人員調動應主動移交其承辦的合同資料，各部門應督促其移交或繳存。第四十六條合同檔案由各合同管理部門保存至合同履行完畢后一年。一年后，移交給公司檔案管理部門依法處置。第八章檢查與獎懲第四十七條法律事務部對公司的合同管理工作實施監(jiān)督與指導。各部門應自覺檢查合同的訂立、履行、管理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。第四十八條公司對在合同管理工作中作出成績者及避免或挽回經(jīng)濟損失者予以表彰和獎勵。第四十九條在人員、機構、制度三落實的基礎上，公司的合同管理工作應當達到：合同簽約率達到95%以上，合同履行率均達到100%；杜絕無效合同和合同糾紛。第五十條有下列情形之一，情節(jié)嚴重造成重大經(jīng)濟損失或擴大經(jīng)濟損失的，除對責任人予以通報批評或行政處分，構成犯罪的由司法機關追究刑事責任外，并負責賠償經(jīng)濟損失。不按本辦法規(guī)定簽訂合同的；簽訂有重大缺陷或無效合同的；審核人員無正當理由延誤審核的；因審核人員疏忽未審出合同缺陷的；未依法律和本辦法規(guī)定變更或解除合同的；丟失合同文本及相關文件的；提供虛假資料的；超越授權或濫用授權簽約的；未按規(guī)定進行授權或轉委托的；發(fā)生糾紛后，隱瞞或不及時向有