人事檔案管理制度

人事檔案管理制度制度名稱人事檔案管理制度受控狀態(tài)編號第1章總則第1條目的.將企業(yè)人事檔案管理工作制度化，規(guī)范化。.維護人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞。.便于相關(guān)人事檔案材料的借閱和使用。第2條適用范圍本制度適用于公司總部及全國各辦事處及分支機構(gòu)。第2章人事檔案分類第3條入職檔案.個人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價表、身份證、學(xué)歷學(xué)位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書復(fù)印件等個人入職基本信息。.勞動合同、保密合同、補充協(xié)議、應(yīng)屆畢業(yè)生協(xié)議、實習(xí)協(xié)議等。第4條培訓(xùn)檔案.新員工入職培訓(xùn)試卷、培訓(xùn)心得。.參加培訓(xùn)登記表、外派培訓(xùn)總結(jié)表、培訓(xùn)申請表、培訓(xùn)效果評估表。.培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議。5條職位檔案.職位說明書、職務(wù)說明書、職務(wù)任命書。2,職務(wù)變動申請、職位職務(wù)變更記錄。第6條薪酬考核檔案L試用期考核表、員工試用期總結(jié)表。.季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。.工作記錄、調(diào)薪申請單、調(diào)薪/降薪記錄。第7條其他檔案.個人黨、團相關(guān)資料。.各類獎勵、處罰記錄。.離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根、補償金協(xié)議等其他補充協(xié)議。第3章人事檔案歸檔第8條歸檔程序.對各類人事檔案進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。.按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。.在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。4將新材料放入檔案。第9條人事檔案的核查核對.檢查和核對時保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉?fàn)€、蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看檔案室環(huán)境是否良好，有無其他存放錯誤等。.檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：(1)突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后。(2)對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。(3)發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)蟲蛀等。第10條人事檔案的轉(zhuǎn)遞.檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞程序如下：.取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案。.在檔案底賬上注銷。.填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》。.按發(fā)文要求包裝、密封。.在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過內(nèi)部人員轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。.收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。第4章人事檔案的利用11條人事檔案利用.查閱。設(shè)立檔案查閱資料室以供利用查閱。相關(guān)權(quán)限人員可以到人事檔案管理部門進行查看，無關(guān)人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。.借出使用。相關(guān)人員為完成某項人事工作任務(wù)，必須將人事檔案借出使用時采用的方式。借閱人必須履行嚴格的借閱手續(xù)，借出時間不能超過一周，需要在《借閱登記表》上進行登記，逾期未歸還者，續(xù)辦延長借閱手續(xù)，并到期歸還。.出具證明材料。一般由于使用人因入黨、入團、提升、招工、出國等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明人核實情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經(jīng)認真校對、審查，經(jīng)主管部門審批，加蓋公章后方能生效。第12條人事檔案利用手續(xù)(插注：本文檔在此結(jié)束，上面內(nèi)容您可自己進行修正更改，文檔請勿出賣、傳播、出租、分銷、(插注：本文檔適用所有相關(guān)企業(yè)或單位或個人，文字表格可根據(jù)您實際情況而做進行隨心更改，可刪減或增加內(nèi)容。本文檔版權(quán)所有，只可使用，不可售賣，望遵守，不便之處請見諒。本段文字您可自行刪除。）利用人事檔案時,必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。.查閱手續(xù)。查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔申請，在申請中寫明查閱的對象、目的、理由、查閱人的概況等情況；其次，查閱部門負責(zé)人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。.外借手續(xù)。首先，借檔人員寫出借檔申請，內(nèi)容與查檔報告相似；其次，借檔人員（部門）蓋章，負責(zé)人簽字；再次，人事檔案部門對其進行審核、批準(zhǔn)然后，進行借檔登記。把借檔的時間、材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚并由借檔人員簽字；最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。13條出具證明材料的手續(xù)單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)人員倍B門）提出申請，說明要求出具證明材料的理由；其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。第5章人事檔案保密規(guī)定及保存期限第14條人事檔案保密公司設(shè)專人負責(zé)各類人事檔案的保管工作，保管人員不得對各類存檔檔案進行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴格保密，不得擴散。第15條人事檔案保存期限公司的內(nèi)部各類人事檔案原則上永久保存，對于已辭職、辭退人員的個人檔案，自員工離職之日起3年后方可銷毀。第6章附則第16條本制度最終解釋權(quán)歸公司人力資源部。第17條本制度自頒布之日起實施，凡與本制度不一致的，以本制度為準(zhǔn)。執(zhí)行部門監(jiān)督部門編修部門編制日期審核日期批準(zhǔn)日期文檔的版權(quán)聲明:版權(quán)又稱著作權(quán)，是作者對自己作品的一種權(quán)利，其他人想要借用或印刷該作品，需要征得版權(quán)人的同意。所以一份版權(quán)的聲名就尤其重要。下面是文章版權(quán)聲明范本：第一條本文章、帖子等僅代表作者本人的觀點，不保證文章等內(nèi)容的有效性。第二條屬在發(fā)表的文章（包括轉(zhuǎn)帖），版權(quán)歸原作者所有。第三條會不定期的對本站的研究成果結(jié)集出版。對于收錄的文章，會首先征求作者同意，并付給相應(yīng)的稿酬。必須是首次在jr