大學秘書科電話、傳真接收程序

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一、接收或接聽

接收或接聽要及時，對應當由辦公室通知或辦理的事項要做好記錄：時間、內容、主辦或通知單位、聯系方式、聯系人、會議或活動時間、要求參加的人員、參加會議或活動需要做的準備；對咨詢性的事項，能答復的可以直接答復；對應當由其他部門處理的事項應當告知來電人相關部門的聯系方式。

二、核對

對電話記錄的內容應向來電人復述、核實；對傳真要檢查是否清晰、完整。

三、辦理

公文類傳真由辦公室主任簽批；需要學校領導參加的會議或活動請學校領導批示，然后按批示意見落實。

四、反饋

需要反饋意見的事項由經辦人及時按要求通過傳真或電話上報。

五、存檔

公文類傳真按存檔程序由文書存檔；其他應由秘書科辦理的，應當記明辦理情況，存入秘書科檔案備查。

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篇2:學院電話傳真管理制度

學院電話傳真管理制度

第一條電話管理

（一）電話接打規(guī)范

1、接聽電話規(guī)范用語

（1）"您好！安徽外國語學院部門'

（2）"請稍等，'

（3）"對不起，他（她）不在，請打他（她）手機或改日再打'

2、撥打電話規(guī)范用語

"您好，我是安徽外國語學院的'

3、接聽原則

接聽電話要迅速、準確、用語簡練、清晰、耐心。接聽電話應在鈴響2-3聲之間就拿起話筒。

4、掛斷電話

尊、長者優(yōu)先掛斷；打電話者先掛電話。

（二）電話記錄及處理

1、接聽電話時要做好記錄準備，主要是六大要素：何人、何地、何時、何因、何事、何果。

2、要及時將電話記錄內容轉告當事人。

（三）電話的開通（移機、停機）

因工作需要，由部門提出電話開通（移機、停機）申請，交總務處審核，報分管院長批準。批準后交后勤服務中心負責辦理。

（四）電話故障處理

1、電話機及內部線路在使用過程中出現故障，由各使用部門向后勤服務大廳報修。

2、電話信號等出現故障時，由后勤服務中心負責及時與運營商協商解決。

（五）電話費用結算

1、各部門每部電話每學期都有一定的話費標準，超支由部門負責人承擔，結余部分由部門負責人自由支配。話費標準另行制定。

2、后勤服務中心派員每月到電信局打印電話費用清單，憑清單到財務辦理結算手續(xù)。繳費須及時，避免因欠費而停機。

第二條傳真管理

（一）傳真操作規(guī)范

1、發(fā)送傳真時明確對方的傳真號碼、姓名，向對方簡單說明發(fā)送傳真的事由及接收傳真人員的姓名。重要傳真發(fā)送后，需電話確認。

2、接收傳真時問清對方傳真發(fā)送給何部門何人，若是純商業(yè)性的傳真可以拒收。收到傳真后及時通知相關部門人員領取傳真，并做好登記和簽收。

3、院辦公室文員負責傳真機維護，保障傳真紙張的充足。

（二）傳真使用要求

1、傳真由院辦公室文員操作，其他人員嚴禁接