檔案管理規(guī)范講解

檔案管理工作規(guī)范第一章總則第一條為加強(qiáng)公司檔案管理工作，充足發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、科研、管理及經(jīng)營(yíng)中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《中華人民共和國(guó)檔案實(shí)施方法》，結(jié)合公司實(shí)際狀況，特制訂本管理規(guī)范。第二條****檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)和黨、政、工、團(tuán)等管理活動(dòng)中形成的含有保存價(jià)值的多個(gè)形式的歷史統(tǒng)計(jì)，重要涉及文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、人事檔案等實(shí)物檔案或電子檔案。第三條本工作規(guī)范合用于公司及各機(jī)關(guān)職能部室的檔案管理工作。第四條檔案采用集中與分散共用，兼職與專職并存的管理模式。以“抓好基礎(chǔ)管理“為原則，采用“分散管理，統(tǒng)一制度，集中檢查，定時(shí)培訓(xùn)”的方法，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、原則化、當(dāng)代化。第二章檔案管理職責(zé)及人員規(guī)定第五條總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司檔案的管理工作，安排專人負(fù)責(zé)我司各類文獻(xiàn)資料的收集、整頓和歸檔工作，確保檔案的完整、精確、系統(tǒng)、安全和有效運(yùn)用，并指導(dǎo)各職能處室各自專業(yè)檔案的立卷、整頓、歸檔工作，并妥善保管歸檔檔案。第六條檔案管理人員職責(zé)及上崗規(guī)定一、檔案管理人員規(guī)定大專以上學(xué)歷或同等知識(shí)水平，含有專業(yè)知識(shí)。遵紀(jì)遵法、忠于職守，有高度的責(zé)任心和奉獻(xiàn)精神。二、認(rèn)真貫徹執(zhí)行集團(tuán)公司下發(fā)的檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，做好本專業(yè)檔案的收集、登記、整頓、保管、提供運(yùn)用等工作。三、加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高本身業(yè)務(wù)水平，不停更新知識(shí)，接受新的檔案管理技術(shù)，提高解決實(shí)際工作中出現(xiàn)問題的能力。四、做好檔案庫(kù)房?jī)?nèi)外的清潔衛(wèi)生和安全防護(hù)工作，保持庫(kù)房的整潔，維護(hù)檔案的完整、精確、系統(tǒng)和安全的工作。第三章檔案的收集歸檔第七條歸檔范疇：公司在籌辦、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的含有保存價(jià)值的多個(gè)載體形式的文獻(xiàn)材料都應(yīng)納入歸檔范疇。第八條歸檔文獻(xiàn)材料的重要來源有：—本公司形成的文獻(xiàn)材料?！竟疽M(jìn)項(xiàng)目、外購(gòu)設(shè)備等接受的文獻(xiàn)材料?！竟緟⒓拥暮献黜?xiàng)目，合作單位按規(guī)定應(yīng)向本公司提交的文獻(xiàn)材料?！竟緢?zhí)行、辦理的外來文獻(xiàn)材料。第九條歸檔時(shí)間一、黨群、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)技術(shù)管理工作中形成的各類文書檔案在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。二、科技檔案在其項(xiàng)目鑒定前歸檔，工程項(xiàng)目竣工檔案在項(xiàng)目交工后3個(gè)月內(nèi)歸檔，周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品檔案應(yīng)定時(shí)或按階段歸檔。三、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、合同合同、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等文獻(xiàn)材料應(yīng)隨時(shí)歸檔；外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文獻(xiàn)材料應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接受后即時(shí)登記歸檔。四、會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)整頓歸檔，保管一年后向本單位檔案室移交。五、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等載體形式的文獻(xiàn)材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔，或與對(duì)應(yīng)內(nèi)容的紙質(zhì)載體歸檔時(shí)間一致。六、應(yīng)隨時(shí)歸檔的材料：更新、補(bǔ)充的文獻(xiàn)材料；公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文獻(xiàn)材料；公司資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文獻(xiàn)材料；其它活動(dòng)中形成的文獻(xiàn)材料等。第十條歸檔規(guī)定一、實(shí)施部門及專項(xiàng)工作的文獻(xiàn)收集、整頓、歸檔責(zé)任制。各部門及專項(xiàng)工作專兼職檔案人員應(yīng)按照規(guī)定將文獻(xiàn)材料整頓后歸檔。二、歸檔的文獻(xiàn)材料應(yīng)完整、精確、系統(tǒng)，其制成材料應(yīng)有助于長(zhǎng)久保存，圖文筆跡應(yīng)符合形成文獻(xiàn)設(shè)備(打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等)的標(biāo)稱質(zhì)量規(guī)定。三、歸檔的文獻(xiàn)材料應(yīng)為原件。因故無原件的可將含有憑證作用的復(fù)制件歸檔。四、非紙質(zhì)文獻(xiàn)應(yīng)與其文字闡明一并歸檔。外文（或少數(shù)民族文字）材料若有中譯文的，應(yīng)一并歸檔，無譯文的要譯出標(biāo)題和目錄后歸檔。五、文書類歸檔文獻(xiàn)材料普通一式一份。重點(diǎn)工程檔案一式兩份由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)歸檔保管。六、兩個(gè)以上單位合作完畢的項(xiàng)目，應(yīng)以合同、合同商定文獻(xiàn)材料歸檔。主辦單位普通應(yīng)保存全套文獻(xiàn)材料，協(xié)辦單位保存與所承當(dāng)任務(wù)有關(guān)的正本。七、文獻(xiàn)材料形成部門應(yīng)就歸檔文獻(xiàn)材料準(zhǔn)備具體的文獻(xiàn)目錄并填寫《檔案交接記錄表》（見附件1）。重要文獻(xiàn)材料歸檔時(shí)應(yīng)由部門編寫歸檔闡明，并經(jīng)重要負(fù)責(zé)人審核簽字。第十一條檔案歸檔流程一、文獻(xiàn)材料形成部門應(yīng)按期將上一年形成的歸檔文獻(xiàn)材料進(jìn)行整頓隨同《檔案交接記錄表》向總經(jīng)辦移交。二、總經(jīng)辦接受時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并檢查檔案質(zhì)量。雙方在《檔案交接記錄表》簽字后各保存一份。三、總經(jīng)辦定時(shí)組織檢查各職能處室保存的檔案與否安全、完整、規(guī)范。第四章檔案的管理工作第十二條檔案保管工作一、檔案寄存應(yīng)根據(jù)檔案載體選擇檔案柜架，紙質(zhì)檔案寄存宜采用密集架，磁性載體應(yīng)選擇防磁柜，底圖不適宜折疊，重要檔案應(yīng)異地備份。二、檔案入庫(kù)前普通應(yīng)認(rèn)真檢查。受損的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù)或補(bǔ)救。對(duì)于易損的制成材料和筆跡，應(yīng)采用復(fù)制手段加以保護(hù)。第十三條檔案基礎(chǔ)設(shè)施的管理一、檔案柜架應(yīng)牢固耐用，紙質(zhì)檔案采用密集架，普通應(yīng)含有防火、防盜、防塵作用。應(yīng)根據(jù)非紙質(zhì)載體檔案需要選擇有專用保護(hù)功效的柜架。二、各類檔案盒規(guī)格、式樣和質(zhì)量應(yīng)符合集團(tuán)統(tǒng)一規(guī)定。三、檔案庫(kù)房應(yīng)配備溫濕度監(jiān)控設(shè)備及滅火器材、防光窗簾等必要的設(shè)施。四、根據(jù)庫(kù)房管理需要可配備除塵器、消毒柜、去濕機(jī)、空氣凈化器等設(shè)備。五、配備檔案整頓工作所需要的裝訂機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備。六、配備信息化管理需要的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等設(shè)備，以及容災(zāi)備份設(shè)備、應(yīng)急電源。七、庫(kù)房應(yīng)保持干凈、整潔，并含有防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物、防潮、防高溫等（八防）防護(hù)功效。八、庫(kù)房溫、濕度應(yīng)符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15對(duì)各類載體檔案的保管規(guī)定，并對(duì)庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行定時(shí)的測(cè)量填寫溫濕度統(tǒng)計(jì)表（見附見2）。九、庫(kù)房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)狀況應(yīng)定時(shí)檢查，并及時(shí)排除隱患。十、庫(kù)藏檔案應(yīng)定時(shí)清理核對(duì)，做到賬物相符，庫(kù)藏檔案發(fā)生變化時(shí)應(yīng)統(tǒng)計(jì)闡明。十一、做好檔案庫(kù)房安全檢查和要害部位檢查登記制度。第五章檔案的鑒定與銷毀第十四條檔案鑒定工作一、成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員構(gòu)成的檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組（或鑒定組），負(fù)責(zé)擬定文獻(xiàn)材料保管期限，提出保管期限到期檔案鑒定意見。二、檔案保管期限應(yīng)根據(jù)歸檔文獻(xiàn)材料對(duì)公司現(xiàn)實(shí)和此后工作的查考、憑證以及歷史研究的價(jià)值擬定。三、檔案保管期限普通分為永久和定時(shí)兩種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理方法》。四、永久保管檔案。但凡反映本公司重要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)本公司、國(guó)家和社會(huì)有久遠(yuǎn)運(yùn)用價(jià)值的文獻(xiàn)，列為永久保管。五、定時(shí)保管檔案。但凡反映本公司普通工作活動(dòng)，在一定時(shí)間對(duì)本公司各項(xiàng)工作有參考運(yùn)用價(jià)值的文獻(xiàn)，列為定時(shí)保管。定時(shí)保管檔案的年限可根據(jù)其參考運(yùn)用價(jià)值分為30年和。六、各單位應(yīng)定時(shí)對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，普通5年組織1次。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的檔案應(yīng)重新劃定保管期限。第十五條檔案的銷毀對(duì)保管期滿確無保存價(jià)值的檔案應(yīng)登記造冊(cè)，填寫銷毀清冊(cè)（見附見4），經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后進(jìn)行監(jiān)督銷毀，銷毀清冊(cè)永久保存。第六章檔案的查詢運(yùn)用及信息化建設(shè)第十六條檔案的查詢運(yùn)用一、檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時(shí)、有效提供檔案運(yùn)用服務(wù)。二、應(yīng)根據(jù)保密規(guī)定和知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理規(guī)定，設(shè)定運(yùn)用者查詢檢索權(quán)限。超越權(quán)限的運(yùn)用需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。三、查詢運(yùn)用檔案應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行登記（見附見3、5）。四、可采用直接查閱、電話調(diào)閱、網(wǎng)上查閱等方式提供運(yùn)用原件、復(fù)制件和電子檔案。五、對(duì)檔案信息進(jìn)行分析研究，形成深層次加工材料，如歷年生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)指標(biāo)統(tǒng)計(jì)分析、重大事故因素研究分析、公司史志等。第十七條檔案信息化建設(shè)一、檔案信息化應(yīng)以增進(jìn)、完善公司信息化和提高檔案管理當(dāng)代化水平為總目的，重要涉及電子檔案的歸檔及信息化系統(tǒng)的建設(shè)。二、電子文獻(xiàn)歸檔規(guī)定及功效應(yīng)嵌入文獻(xiàn)生成系統(tǒng)。公司各信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等類型電子文獻(xiàn)歸檔范疇?wèi)?yīng)參考紙質(zhì)文獻(xiàn)歸檔范疇擬定。音頻、視頻、多媒體等類型電子文獻(xiàn)及數(shù)據(jù)庫(kù)的歸檔范疇?wèi)?yīng)根據(jù)有關(guān)規(guī)定和需要擬定。三、電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)到脫機(jī)載體上，歸檔的電子文獻(xiàn)數(shù)據(jù)格式應(yīng)易于識(shí)讀、遷移。四、電子文獻(xiàn)應(yīng)經(jīng)鑒定、整頓、審核后歸檔。五、加密的電子文獻(xiàn)歸檔時(shí)普通應(yīng)解密，必須加密歸檔的電子文獻(xiàn)應(yīng)與其解密軟件和闡明文獻(xiàn)一并歸檔。六、文獻(xiàn)形成部門應(yīng)負(fù)責(zé)確保歸檔電子文獻(xiàn)含有真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。七、超出保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)確認(rèn)銷毀的電子檔案應(yīng)有銷毀文獻(xiàn)目錄存檔。八、檔案管理系統(tǒng)應(yīng)含有收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計(jì)匯總、權(quán)限設(shè)立、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功效，并能輔助實(shí)體檔案管理及根據(jù)需求增擴(kuò)其它對(duì)應(yīng)功效。第七章附則一、本規(guī)范由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)起草，解釋權(quán)屬總經(jīng)辦。二、本規(guī)范自下發(fā)之日起供各部門參考執(zhí)行。附件：1．檔案交接記錄表2．溫濕度記錄表3．檔案借閱記錄表4．銷毀清冊(cè)5．檔案查詢運(yùn)用申請(qǐng)單附件1檔案交接記錄表序號(hào)題名年度文號(hào)或圖號(hào)頁(yè)數(shù)保管期限備注移交時(shí)間：移交部門：移交人：接受人：附件2溫濕度統(tǒng)計(jì)表年月序號(hào)日期時(shí)間濕度統(tǒng)計(jì)人序號(hào)日期時(shí)間濕度統(tǒng)計(jì)人1122附