高校報銷難問題的思考

高校報銷難問題的思考

招生和上訴是高校財(cái)務(wù)管理部門的主要業(yè)務(wù)，也是高校財(cái)務(wù)部門的一項(xiàng)重要工作。但隨著高校規(guī)模不斷擴(kuò)大,社會影響力也隨之提高,資金流量與日俱增,收入來源出現(xiàn)多樣化的特點(diǎn),支出方面出現(xiàn)了復(fù)雜化、社會化特點(diǎn),支出中用于教學(xué)、科研、基建、后勤產(chǎn)業(yè)等方面的資金越來越大,每天均有大量的資金往來,財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)比較繁忙而會計(jì)人員編制相當(dāng)有限,不少高校出現(xiàn)了“報銷難”的問題。盡管高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)大都實(shí)現(xiàn)了會計(jì)電算化,在一定程度上提高了報賬的效率,有的高校還借鑒商業(yè)銀行的做法,引入智能報銷排隊(duì)叫號系統(tǒng),維持了財(cái)務(wù)報賬大廳的秩序,但“報銷難”問題并沒有得到根本解決。每年一度的教職工代表大會,“報銷難”總是代表們最為集中的提案之一,高校財(cái)務(wù)部門蒙受著巨大的壓力,因此,如何改進(jìn)報銷流程是個重要的議題。一、單位領(lǐng)導(dǎo)人授權(quán)審批和財(cái)務(wù)部門處理一般高校的財(cái)務(wù)報銷流程如圖一所示,一筆報銷業(yè)務(wù)的受理一般要經(jīng)過經(jīng)辦人的票據(jù)規(guī)范整理、單位領(lǐng)導(dǎo)人的授權(quán)審批和財(cái)務(wù)部門及時準(zhǔn)確的處理。這三個環(huán)節(jié)看似簡單,但存在著必然的聯(lián)系,必須對它們進(jìn)行系統(tǒng)分析,進(jìn)而有針對地進(jìn)行改進(jìn),才能從根本上解決“報銷難”問題。二、大學(xué)財(cái)務(wù)會計(jì)程序中存在的問題(一)財(cái)務(wù)審批體系從理論上講,高校屬于事業(yè)法人,但我國高校實(shí)行的是黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長負(fù)責(zé)制,如圖二所示,高校一般都存在分工負(fù)責(zé)的特點(diǎn),資金的審批由分管的校級領(lǐng)導(dǎo)分別簽批,除大學(xué)校長作為法人代表具有審批權(quán)外,學(xué)校的黨委書記、黨委副書記、副校長都具有審批權(quán)。同時不少大學(xué)實(shí)行校院二級管理,根據(jù)學(xué)校的授權(quán)審批制度,大學(xué)所屬學(xué)院具有財(cái)務(wù)審批權(quán),而各學(xué)院一般也存在院級領(lǐng)導(dǎo)分工負(fù)責(zé)問題,因此,體現(xiàn)在資金管理上,往往也出現(xiàn)與之相對應(yīng)的財(cái)務(wù)審批體系,如圖三所示,除行政院長外,學(xué)院的黨委書記、分管學(xué)生工作的黨委副書記、教學(xué)副院長都具有審批權(quán)。大學(xué)的簽字審批由傳統(tǒng)上的“一支筆”制度,已經(jīng)演變成為“多支筆”了,從表面上看,可以通過下放資金審批權(quán)而提高學(xué)院的自主權(quán),但從目前財(cái)務(wù)報銷實(shí)踐看,并非如此,存在著一些問題:1.專業(yè)級領(lǐng)導(dǎo)協(xié)同機(jī)構(gòu)從學(xué)校層面看,將有限的資金切塊分給各個校級領(lǐng)導(dǎo)分管,不利于學(xué)校資金的綜合利用;從所屬的各學(xué)院看,院級領(lǐng)導(dǎo)大多由專業(yè)教師或科研人員兼任,且更換頻繁。這些部門領(lǐng)導(dǎo)對財(cái)務(wù)知識、財(cái)經(jīng)紀(jì)律不甚了解,依法管理的觀念不強(qiáng),容易導(dǎo)致“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)”得不到加強(qiáng),“分級管理”變成各自為政、自成一體的局面。2.通過學(xué)校主要部門的會簽或會審各地為了規(guī)范財(cái)政資金的使用效益,紛紛出臺了相關(guān)制度,如“高?；ㄙY金管理辦法”,要求屬于基建類的資金必須經(jīng)過基建處、審計(jì)處、財(cái)務(wù)處三個職能部門會簽,并經(jīng)過分管財(cái)務(wù)、基建的校長審批才能付款;又如“高?？蒲匈Y金管理辦法”,要求在1萬元以上的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)必須經(jīng)過科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、所在的學(xué)院負(fù)責(zé)人、科研處負(fù)責(zé)人、分管的校領(lǐng)導(dǎo)審批,對外支付50萬元以上的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)還需經(jīng)過學(xué)校教代會財(cái)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組會審。這些制度的出臺規(guī)范了高校資金的使用,但在一定程度上延長了審批的時間,因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層大都屬于專家型學(xué)者,教學(xué)、科研“雙肩挑”,工作繁忙,一般老師很難找到院長簽批,更不用說得到校級領(lǐng)導(dǎo)的審批了。(二)財(cái)務(wù)報銷經(jīng)辦人員素質(zhì)不高,對財(cái)務(wù)部門的要求太多或東南角從理論上看,高校的經(jīng)辦人應(yīng)為學(xué)校正式編制的教職工,才能體現(xiàn)學(xué)校業(yè)務(wù)的真實(shí)性、相關(guān)性。不少經(jīng)辦人(教師)是學(xué)科帶頭人,有的是碩士生導(dǎo)師,有的是博士生導(dǎo)師,由于教師的授課任務(wù)、科研工作較重,每筆業(yè)務(wù)都親自到財(cái)務(wù)報銷大廳排隊(duì)取號等候報銷可能性不大,他們對財(cái)務(wù)部門有不少意見,紛紛要求改變經(jīng)辦人必須為教師的傳統(tǒng)做法。從當(dāng)前財(cái)務(wù)報銷的實(shí)踐看,不少高校的財(cái)務(wù)報銷經(jīng)辦人已經(jīng)發(fā)生變化了,經(jīng)辦人多為研究生或本科生,并且人員流動性大,不利于報銷業(yè)務(wù)的辦理。從另一方面看,由于近年來的高校擴(kuò)招,教職工的人數(shù)也增加了不少。這些新增教師的學(xué)歷往往較高,但不太熟悉財(cái)經(jīng)知識,對學(xué)校的財(cái)經(jīng)制度了解太少或一無所知,如對票據(jù)粘貼的格式、經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目本的使用、授權(quán)審批等相關(guān)財(cái)務(wù)知識等不太明白,給實(shí)際工作帶來很大困難。從圖一可以看出,在“發(fā)票整理”、“填寫報銷憑證”的最基礎(chǔ)環(huán)節(jié)就無從做起,往往因相關(guān)環(huán)節(jié)手續(xù)不齊而無法完成報銷任務(wù)。(三)實(shí)習(xí)、報銷時間由于高校的特殊性,學(xué)生的畢業(yè)實(shí)習(xí)(以工科、農(nóng)科為例)大都安排在假期,尤其是在暑假。經(jīng)辦老師一般在每年的六月借款,等到實(shí)習(xí)回來,收集票據(jù)、粘貼等待報銷時,一般已到了期末(每年11月至12月間)。而這期間正是高校財(cái)務(wù)最忙的時候,要做各種報表的布置、財(cái)務(wù)結(jié)算會議、應(yīng)付各種檢查的安排等,財(cái)務(wù)報銷大廳的擁擠就不難想象了。(四)預(yù)算清算大廳的服務(wù)有待改進(jìn)1.學(xué)校發(fā)揮熱計(jì)劃機(jī)關(guān)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)權(quán)益長期以來,財(cái)務(wù)人員習(xí)慣于既定的程序,坐在辦公室等候報銷人員遞來憑證,當(dāng)出現(xiàn)不符合相關(guān)規(guī)定時則予以退還。這對于花了很長時間排隊(duì)辦理的報賬經(jīng)辦人來說,容易產(chǎn)生抵觸情緒。2.銀行送鈔安排不合理從圖一可以看出,報銷業(yè)務(wù)經(jīng)過復(fù)核后,才能到出納崗位領(lǐng)取現(xiàn)金或進(jìn)行轉(zhuǎn)賬。高校的現(xiàn)金大都委托開戶銀行管理,由商業(yè)銀行按規(guī)定的時間接送備用金,而商業(yè)銀行的上班時間與高校財(cái)務(wù)并不一致,當(dāng)經(jīng)辦人辦妥會計(jì)業(yè)務(wù)時,還得等待銀行送鈔安排,增加了他們的等待時間。當(dāng)超過規(guī)定結(jié)算起點(diǎn)1000元時(差旅費(fèi)除外),一般情況下需轉(zhuǎn)賬處理,這就要經(jīng)辦人手工填寫付款詳細(xì)信息,由于手工開具付款單的固有缺陷,經(jīng)常出現(xiàn)賬戶名、賬號和開戶行不符的現(xiàn)象,不時出現(xiàn)付款退回情況,經(jīng)辦教師時有怨言。3.財(cái)務(wù)項(xiàng)目的文件內(nèi)容近年來,不少高校為規(guī)范支出,相繼出臺了一系列制度,也給會計(jì)部門帶來挑戰(zhàn)。如新出臺了“關(guān)于校院兩級物資采購、基建修繕工程招標(biāo)實(shí)施辦法”、“關(guān)于科技項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理辦法”等文件,相對于舊文件,具體條款差別大,高校財(cái)務(wù)部門從學(xué)習(xí)到理解就必須花一段時間,而各學(xué)院、部門的負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人對新制度文件不太熟悉或根本一無所知,這種信息的不對稱給報銷帶來了很大困難。4.學(xué)生不上大學(xué),導(dǎo)致的財(cái)務(wù)審核問題隨著高校對外聯(lián)絡(luò)的增加,高校教師外出培訓(xùn)、對外交流趨向活躍。如為提高地方高校教師水平,學(xué)校教務(wù)處一般會分期安排教師以訪問學(xué)者的身份,赴“211工程”、“985工程”的大學(xué)進(jìn)行進(jìn)修,時間從6個月至18個月不等,這樣產(chǎn)生的費(fèi)用較多,尤其是當(dāng)所派高校(如北京大學(xué)、清華大學(xué))不提供住宿時,產(chǎn)生的住宿費(fèi)該參照什么標(biāo)準(zhǔn)報銷,給進(jìn)修教師和財(cái)務(wù)審核帶來難題。外派教師至境外(包括臺灣)進(jìn)修、交流也逐年增加,出現(xiàn)一些與上級文件有關(guān)規(guī)定并不完全一致的現(xiàn)象,同樣也給會計(jì)審核帶來困難。三、大學(xué)財(cái)務(wù)結(jié)算過程的優(yōu)化措施(一)統(tǒng)一審批權(quán)限建議學(xué)校層級的審批體系作適當(dāng)?shù)母倪M(jìn),即組建學(xué)校財(cái)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組,如圖四所示,成員由校黨委書記、主要的副書記、校長、主要的副校長組成,人數(shù)在4-5人,便于學(xué)校重大政策的決策。同時為提高工作效率,組建符合高校自身特色的財(cái)經(jīng)工作小組,成員由校辦公室、財(cái)務(wù)處、審計(jì)處、國資處、教務(wù)處、科研處、后勤處等部門領(lǐng)導(dǎo)組成,日常工作由校辦公室負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)。根據(jù)高校自身特點(diǎn),分別設(shè)置校財(cái)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組、校財(cái)經(jīng)工作小組的審批權(quán)限,限額內(nèi)的業(yè)務(wù)授權(quán)校財(cái)經(jīng)工作小組審批,限額以上的必須提交校財(cái)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。這樣,學(xué)校的審批體系發(fā)生了改變,可以集中財(cái)力辦大事,提高資金使用效益,同時機(jī)關(guān)各處室相對穩(wěn)定,有利于教師高效辦理審批事項(xiàng)。學(xué)院層級不再實(shí)行分管領(lǐng)導(dǎo)審批制,因?yàn)閷W(xué)院的資金來源本來就十分有限,分管審批不利于資金的統(tǒng)籌安排,建議由學(xué)院院長或授權(quán)副院長審批(1人),工作時間要相對穩(wěn)定,有利于經(jīng)辦教師辦理審批簽字。(二)做好會計(jì)培訓(xùn)1.配備行政或教學(xué)輔助人員財(cái)務(wù)部門積極與各學(xué)院聯(lián)絡(luò),做好財(cái)務(wù)報賬員的培訓(xùn)工作。各學(xué)院一般都配備一定數(shù)量的行政或教學(xué)輔助人員,根據(jù)各學(xué)院報銷業(yè)務(wù)的數(shù)量,建議指定一名或二名輔助人員作為專職報賬人員。因?yàn)檫@些人員相對穩(wěn)定,財(cái)務(wù)部門對其指導(dǎo)、培訓(xùn)比較容易,在辦理報銷業(yè)務(wù)時工作效率較高。2.支持體育教師的學(xué)校。高校一般在科研針對近年來教師科研類經(jīng)費(fèi)金額不斷增加、數(shù)量眾多的特點(diǎn),由教師作為財(cái)務(wù)經(jīng)辦人也存在著困難,財(cái)務(wù)部門必須以人為本,順應(yīng)科研業(yè)務(wù)經(jīng)辦人的改變現(xiàn)象,建議由承擔(dān)科研課題的教師指定相對穩(wěn)定的研究生、本科生作為報銷助理。這些報銷助理在協(xié)助課題組教師報銷時,必須憑課題教師的身份證和學(xué)生本人的身份證到財(cái)務(wù)部門辦理業(yè)務(wù)。而財(cái)務(wù)部門在錄入記賬憑證時,仍以課題組教師作為會計(jì)憑證摘要經(jīng)辦人,以規(guī)范經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。3.明確辦理業(yè)務(wù)程序高校財(cái)務(wù)管理部門應(yīng)通過多種方式加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理宣傳,幫助與引導(dǎo)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、各部門、各系科正確認(rèn)識財(cái)務(wù)管理信息的重要價值,為提高財(cái)務(wù)報銷手續(xù)打好理論基礎(chǔ)。經(jīng)辦人要明確辦理業(yè)務(wù)具體程序,包括該項(xiàng)業(yè)務(wù)原始憑證的整理要求、單位領(lǐng)導(dǎo)的審批權(quán)限、經(jīng)費(fèi)本使用范圍、財(cái)務(wù)報銷的具體流程等,才能有效完成報銷手續(xù)。以進(jìn)口儀器、出國進(jìn)修為例,報銷所需的資料就比較復(fù)雜,這就需要經(jīng)辦人熟悉詳細(xì)流程,否則難以完成報銷任務(wù)。(三)集中就業(yè)時間針對高校一般在期末報銷業(yè)務(wù)特別繁忙、在期中卻相對清閑的特點(diǎn),財(cái)務(wù)部門應(yīng)該在開學(xué)初就提前通知各個學(xué)院辦理有關(guān)借款催收、物資采購、基建修繕和科研業(yè)務(wù)報銷工作,有目的地引導(dǎo)各學(xué)院分散報銷時間,避免造成集中在期末報銷的擁擠現(xiàn)象。針對畢業(yè)實(shí)習(xí)時間過于集中的問題,財(cái)務(wù)部門可以事先與教務(wù)處溝通,了解各學(xué)院實(shí)習(xí)的安排計(jì)劃。根據(jù)不同學(xué)院學(xué)生實(shí)習(xí)的特點(diǎn),在不影響教學(xué)計(jì)劃的前提下,建議教務(wù)處適當(dāng)錯開實(shí)習(xí)的時間,同時指導(dǎo)學(xué)院帶隊(duì)教師及時收集實(shí)習(xí)相關(guān)的原始憑證,并及時到學(xué)校財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報銷。(四)加強(qiáng)金融公共關(guān)系1.查詢所需的經(jīng)費(fèi)引導(dǎo)學(xué)院負(fù)責(zé)人積極使用學(xué)校財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺,財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立財(cái)務(wù)信息QQ群,及時發(fā)布相關(guān)財(cái)務(wù)信息。學(xué)院負(fù)責(zé)人可定期或不定期查詢所在學(xué)院的各種教學(xué)、學(xué)生、科研類經(jīng)費(fèi)余額,讓他們在審批前就能做到心中有數(shù)。由于校院二級是憑學(xué)校授權(quán)而進(jìn)行的審批,財(cái)務(wù)處要把最新出臺的財(cái)務(wù)制度,特別是與授權(quán)有關(guān)的信息第一時間告知學(xué)院負(fù)責(zé)人。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)層要配合學(xué)校制度,建立健全相關(guān)的機(jī)構(gòu),如成立學(xué)院物資采購、驗(yàn)收基建修繕小組、學(xué)院黨政聯(lián)席會議議事規(guī)則等。2.財(cái)務(wù)管理平臺網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展為高校財(cái)務(wù)管理提供了廣闊的空間,財(cái)務(wù)部門應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的無紙化網(wǎng)上傳輸,提高財(cái)務(wù)服務(wù)水平。積極同軟件開發(fā)商探討優(yōu)化財(cái)務(wù)系統(tǒng),開發(fā)財(cái)務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng),為學(xué)校各部門提供工資、公積金、個人收入所得稅和財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)、部門預(yù)算等各方面的財(cái)務(wù)信息。3.政府財(cái)務(wù)公開高校是精英集聚、人才薈萃的特殊場所,對信息公開尤其是財(cái)務(wù)信息公開的需求會更加強(qiáng)烈。除不宜完全公開的財(cái)務(wù)信息外,其他都可以而且應(yīng)當(dāng)分層面多形式全過程按程序公開。財(cái)務(wù)公開的媒介包括會議、文件、公示欄、校園網(wǎng)(財(cái)務(wù)網(wǎng))等。財(cái)務(wù)公開的內(nèi)容除財(cái)經(jīng)制度、收費(fèi)政策外,也應(yīng)包括年度預(yù)算編制和執(zhí)行情況、公用項(xiàng)目預(yù)算與支出情況、各種檢查與審計(jì)結(jié)論等。財(cái)務(wù)公開工作的不斷深化,將會進(jìn)一步加快民主理財(cái)?shù)倪M(jìn)程和開放型財(cái)務(wù)的形成。(五)財(cái)政部必須加強(qiáng)服務(wù)1.提高服務(wù)質(zhì)量良好的服務(wù)可以增加教職工對財(cái)務(wù)部門工作的理解,減少誤解進(jìn)而提高工作效率。財(cái)務(wù)部門要努力提高服務(wù)水平,建立財(cái)務(wù)人員定期或不定期走訪學(xué)院制度,與各學(xué)院交流思想,溝通信息,共同謀劃如何用好錢、管好賬。平時多宣傳單位財(cái)務(wù)規(guī)定,及時傳達(dá)上級各項(xiàng)檢查提出的要求,使廣大職工知情、理解、支持財(cái)務(wù)工作。2.改善服務(wù)(1)學(xué)校財(cái)經(jīng)制度的培訓(xùn)除少數(shù)醫(yī)學(xué)、中醫(yī)院校等專業(yè)性較強(qiáng)的院校外,大部分高校都有財(cái)會或財(cái)經(jīng)類的專業(yè)?？梢猿浞掷眠@一優(yōu)勢,從財(cái)會類二、三年級的學(xué)生中選擇一些認(rèn)真負(fù)責(zé)的學(xué)生,首先對其進(jìn)行學(xué)校財(cái)經(jīng)制度的培訓(xùn),之后再經(jīng)過財(cái)務(wù)報銷前臺會計(jì)實(shí)踐,最后,根據(jù)有關(guān)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和老師的工作時間,選擇一或二個學(xué)院進(jìn)行財(cái)務(wù)報銷預(yù)審試點(diǎn)工作,由財(cái)務(wù)部門具有豐富經(jīng)驗(yàn)的會計(jì)人員帶領(lǐng)學(xué)生預(yù)審員到學(xué)院進(jìn)行財(cái)務(wù)預(yù)審。具體流程:學(xué)院經(jīng)辦老師整理好原始憑證——學(xué)院授權(quán)審批——學(xué)生預(yù)審員預(yù)審——出具預(yù)審受理單(預(yù)審合格后)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)設(shè)立財(cái)務(wù)預(yù)審專柜,該專柜負(fù)責(zé)把收回的預(yù)審憑證進(jìn)行會計(jì)處理,經(jīng)辦老師憑受理單到預(yù)審專柜辦理現(xiàn)金或銀行付款業(yè)務(wù),這樣就避免出現(xiàn)在財(cái)務(wù)大廳排隊(duì)的擁擠現(xiàn)象。(2)辦理報銷業(yè)務(wù)預(yù)約的流程由高校財(cái)務(wù)部門與財(cái)會軟件開發(fā)商共同開發(fā)網(wǎng)上預(yù)約報銷系統(tǒng),經(jīng)辦老師可通過個人識別號如工資號或身份證號登錄學(xué)校財(cái)務(wù)處網(wǎng)頁辦理報銷業(yè)務(wù)預(yù)約。財(cái)務(wù)部門要預(yù)先把學(xué)校財(cái)務(wù)報銷有關(guān)常用的報銷制度及時通過財(cái)務(wù)網(wǎng)頁發(fā)布,預(yù)約報銷系統(tǒng)的界面要盡可能人性化,簡單易行,即具有友好的提示功能,逐步引導(dǎo)老師通過網(wǎng)上提示完成。這樣,可以減少手續(xù)環(huán)節(jié)和等候時間,節(jié)約相關(guān)的成本費(fèi)用,避免資源浪費(fèi)。(3)銀行卡收款方式轉(zhuǎn)變?yōu)殂y行卡記賬無現(xiàn)金報賬是指在報賬過程中利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),將現(xiàn)金收付方式轉(zhuǎn)變?yōu)殂y行卡轉(zhuǎn)賬方式,不到現(xiàn)金出納處繳、領(lǐng)現(xiàn)金就完成報銷的一種報賬方式。為減少現(xiàn)金流轉(zhuǎn)過程中的風(fēng)險,緩解報賬人員排隊(duì)取現(xiàn)金等擁擠現(xiàn)象,高校應(yīng)試行無現(xiàn)金報賬系統(tǒng)。3.完善高校財(cái)經(jīng)制度的建設(shè)制度管理在高校財(cái)務(wù)管理中處于基礎(chǔ)性的地位,但長期以來,高校財(cái)經(jīng)制度建設(shè)較為落