某教育機構(gòu)行政管理制度

某教育機構(gòu)行政管理制度第一條總則1、目的明確學校行政事務(wù)管理的范圍和職責；明確有關(guān)具體行政事務(wù)規(guī)定的執(zhí)行程序。2、本管理制度由公司人事行政部負責解釋和執(zhí)行。第二條辦公基本要求1、辦公時間依據(jù)第二部分第四章第四條考勤制度的規(guī)定。2、辦公室內(nèi)著裝和舉止要求1）工作時間要求員工衣著整潔、舉止得體、適合辦公環(huán)境。2）遇到客人或同事要主動打招呼，向上級匯報工作或與客人談話時要起立。3）電話鈴響三聲內(nèi)必須接聽，接聽電話要使用禮貌用語，通話時先問候；結(jié)束時禮貌道別，等對方切斷電話后，自己再放話筒。4）辦公室公共區(qū)域的衛(wèi)生清掃工作按部門進行區(qū)域劃分，各部門落實到人。5）個人辦公桌面要保持整潔，自覺維護學校良好形象。6）上班時間不準吃東西、看報紙、聽音樂、上網(wǎng)看片、聊天等。7）上班原則上應提前十分鐘上崗并進行公共衛(wèi)生區(qū)域和個人辦公區(qū)域衛(wèi)生的清理及一天的準備工作。8）工作時不許高聲喧嘩；接打電話時要禮貌用語，話音不能過高；手機鈴聲設(shè)置為低音量，避免妨礙他人工作。9）禁止酒后上班，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)按事假處理，并承擔由此造成的工作延誤責任。10）愛護辦公室公共財產(chǎn)，妥善保管辦公用品，如有丟失、損壞，按原價格賠償。11）處理事務(wù)要準確、及時、合理、果斷，不推諉，不拖沓，當天的工作一定當天完成，日清日高。12）下班前須將所有文件放置妥當，防止遺失。13）所有員工下班后，必須確保個人電腦及顯示器關(guān)閉后方可離開。最后離開辦公室的人員還須檢查門窗、照明、空調(diào)、飲水機等是否關(guān)閉。第三條接待工作接待人員對客人來訪應熱情迎接，禮貌周到，了解客人的身份、目的，根據(jù)需要與有關(guān)部門聯(lián)系并做好引見工作。第四條文電收發(fā)和檔案管理規(guī)定1、為嚴格學校文電收發(fā)和檔案資料管理，防止遺失，特做此規(guī)定。2、學校文件1）學校文件由校區(qū)主管負責起草，校長簽發(fā)；學校各部門的文件由各部門主管起草，校區(qū)主管審核，校長簽發(fā)。2）文件簽發(fā)后，由校區(qū)主管負責打印、復核、蓋章后下發(fā)。3）文件統(tǒng)一由校區(qū)主管負責按核定的范圍發(fā)送；送件人應將文件內(nèi)容、接收部門、接件人、接收日期等事項進行登記，接受人簽名后存檔；文件原稿由行政主管分類歸檔。4）需傳閱的文件由行政主管負責送閱和收回。3、外發(fā)信函1）各部門因工作需要外發(fā)信函時，經(jīng)辦人員要在每天下午4時以前將信函件送到行政部。2）每天下午4時30分以前，行政主管應將當日外發(fā)信函送交郵局寄發(fā)。3）行政主管應及時回收外發(fā)信函回執(zhí)，并妥善保管，以便備查和結(jié)算。4、外來文電1）行政主管負責接收外來信函、傳真、電子郵件和郵包等，經(jīng)登記后轉(zhuǎn)送指定收件人。凡接收有關(guān)學校業(yè)務(wù)的重要文電，須經(jīng)行政主管復印存檔后再轉(zhuǎn)送收件人。急件、要件可先送達，再復印、登記、歸檔。業(yè)務(wù)文電應妥善保管，歸檔。2）對于外來文電中涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容，行政主管要注意保密。3）公司檔案資料管理范圍學校管理的所有文件（各項規(guī)章制度、營業(yè)執(zhí)照等）；會議紀要；合同、協(xié)議；重要的往來傳真、信函、電子郵件。4）所有須歸檔的原始資料必須由經(jīng)辦人向行政主管辦理歸檔，并辦理相應的交接手續(xù)。5）資料管理部門：行政主管負責公司歸檔資料的管理。6）因工作需要借閱歸檔資料時，必須經(jīng)行政主管同意，并辦理相應的借閱手續(xù)。7）借閱學校檔案資料時，借閱者不得涂抹、勾畫檔案資料；借閱完畢后及時歸還，不得隔日；如確因工作需要長期借閱學校秘級檔案資料時，必須經(jīng)校長同意；學校秘級文件，未經(jīng)校長批準，不得擅自復印和抄錄。8）有關(guān)財務(wù)的文件檔案由財務(wù)主管負責管理。第五條印鑒管理1、學校印鑒（財務(wù)印鑒除外）由行政主管管理并建立使用登記；財務(wù)印鑒由財務(wù)主管負責保管。2、涉及學校經(jīng)營的合同、協(xié)議、文件等必須經(jīng)校長簽字后，行政主管方可蓋章。3、使用學校印章時，經(jīng)手人、印章管理人必須在登記簿上簽名。第六條通訊管理規(guī)定1、學校固定電話、傳真機供辦公使用。2、長話業(yè)務(wù)使用IP功能，提倡通話語言精練，工作內(nèi)容為主。第七條計算機的配備及使用1、學校配備電腦、打印機、傳真機等辦公