外來(lái)文件管理要求(分類管理)

外來(lái)文件管理要求外來(lái)文件定義取自公司外部的法律法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、或客戶提供的圖紙、規(guī)定等，被本公司用作質(zhì)量管理體系流程中引用的標(biāo)準(zhǔn)，尤其是與產(chǎn)品要求有關(guān)的法律法規(guī)、國(guó)家國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，以及客戶、供應(yīng)商提供的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等文件，外來(lái)文件不屬于本公司編寫，但需要執(zhí)行的文件。外來(lái)文件的分類與管理項(xiàng)目舉例管理部門外來(lái)文件管理要求法律法規(guī)、政府發(fā)文2.政府公文通知、相關(guān)批復(fù)行政部人力資源部財(cái)務(wù)部一、接收和登記：外來(lái)文件收到后，按文件名稱、接收日期、發(fā)文日期或版本信息進(jìn)行登記，記錄在《外來(lái)文件清單》中。當(dāng)文件有更新時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新清單。二、外來(lái)文件的保存：紙質(zhì)檔用檔案袋保存于文件柜中，電子文檔在電腦中建立文件夾分類保存。三、信息發(fā)布：管理部門評(píng)估法律法規(guī)、政府發(fā)文通知的重要指示，特別對(duì)有變動(dòng)的要求進(jìn)行摘錄，發(fā)布在OA上，適當(dāng)時(shí)，可組織相關(guān)部門進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)。產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)（非本公司編制）有關(guān)產(chǎn)品的國(guó)家/國(guó)際/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范品質(zhì)部一、獲取與登記：品質(zhì)部標(biāo)準(zhǔn)管理員在產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)站、行業(yè)網(wǎng)站上搜集與產(chǎn)品相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，或在標(biāo)準(zhǔn)發(fā)行機(jī)構(gòu)購(gòu)買標(biāo)準(zhǔn)，并將標(biāo)準(zhǔn)文件按文件名、編號(hào)、發(fā)布日期、版本等信息進(jìn)行登記，記錄在《外來(lái)文件清單》中。二、標(biāo)準(zhǔn)的保存：紙質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)用檔案袋保存于文件柜中，電子檔標(biāo)準(zhǔn)在電腦中建立文件夾分類保存?？砂串a(chǎn)品類型進(jìn)行分類保存。三、標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部傳遞與評(píng)審：1.標(biāo)準(zhǔn)管理員對(duì)產(chǎn)品相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)按產(chǎn)品的屬性進(jìn)行分類，并將分類后的標(biāo)準(zhǔn)按責(zé)任部門進(jìn)行分發(fā)。產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)的分發(fā)對(duì)象為研發(fā)部各相關(guān)的開發(fā)部門。2.研發(fā)部各開發(fā)部收到產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)后，先熟悉和理解標(biāo)準(zhǔn)的要求，根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的重要程度、重要變化點(diǎn)以及是否有跨部門協(xié)作等方面，決定是否召開針對(duì)產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)對(duì)（評(píng)審）會(huì)議，并形成會(huì)議紀(jì)要。四、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)與清單的更新產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)管理員應(yīng)定期對(duì)產(chǎn)品的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的版本進(jìn)行核查，保持產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)的最新狀態(tài)，及時(shí)更新最新版本的標(biāo)準(zhǔn)及清單。量具校準(zhǔn)與產(chǎn)品測(cè)試類標(biāo)準(zhǔn)1.量具校準(zhǔn)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)2.產(chǎn)品測(cè)試國(guó)家/國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)3.量具說(shuō)明書/使用說(shuō)明書等品質(zhì)部一、獲取與登記：品質(zhì)部量具管理員在相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)網(wǎng)站上搜集與量具校準(zhǔn)、產(chǎn)品測(cè)試有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，或在標(biāo)準(zhǔn)發(fā)行機(jī)構(gòu)購(gòu)買紙質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，并將標(biāo)準(zhǔn)文件的文件名、編號(hào)、發(fā)布日期、版本等信息進(jìn)行登記，記錄在《外來(lái)文件清單》中。二、標(biāo)準(zhǔn)的保存：紙質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)用檔案袋保存于文件柜中，電子文檔在電腦中建立文件夾分類保存。可按量具種類、測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)類型進(jìn)行分類保存。三、標(biāo)準(zhǔn)與清單的更新量具校準(zhǔn)員應(yīng)定期對(duì)產(chǎn)品的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的版本進(jìn)行核查，保持產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)的最新狀態(tài)，及時(shí)更新最新版本的標(biāo)準(zhǔn)及外來(lái)文件清單。顧客提供的文件1.顧客供應(yīng)商手冊(cè)、技術(shù)協(xié)議2.顧客訂單與合同銷售部一、獲取與登記：銷售部助理負(fù)責(zé)接收顧客提供的供應(yīng)商手冊(cè)、技術(shù)協(xié)議，并將文件按顧客名稱、文件名、編號(hào)、日期、版本等信息進(jìn)行登記，記錄在《外來(lái)文件清單》中。二、文件的保存：紙質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)用檔案袋保存于文件柜中，電子文檔在電腦中建立文件夾分類保存?？砂纯蛻?、產(chǎn)品、文件類型進(jìn)行分類保存。三、文件的評(píng)審：顧客提供的文件按照《訂單處理流程》要求，并使用《顧客訂單、合同與要求評(píng)審表》進(jìn)行文件評(píng)審和簽收。四、文件與清單的更新銷售部助理接收到顧客提供的文件資料后，應(yīng)更新《外來(lái)文件清單》，同時(shí)還需確認(rèn)是否已有該文件的舊版，如果已有舊版文件，還應(yīng)替換成新版文件。技術(shù)類圖書、文獻(xiàn)等與產(chǎn)品設(shè)計(jì)、技術(shù)相關(guān)的圖書，雜志等研發(fā)部一、獲取與登記：研發(fā)部助理負(fù)責(zé)公司技術(shù)類圖書、文獻(xiàn)等資料的登記工作，當(dāng)接收到該類文件后，將文件名、版本、購(gòu)入日期等信息記錄在《外來(lái)文件清單》中。二、文件的保存：研發(fā)部助理將技術(shù)類圖書、文獻(xiàn)等資料，按資料分類陳列到研發(fā)部小圖書室的文件架上。三、文件的借閱登記：當(dāng)文件被借閱時(shí)，借閱人需將借閱人姓名、借閱文件名、借閱時(shí)間、計(jì)劃歸還日期等信息登記到《文件借閱記錄表》中，研發(fā)部助理確認(rèn)后發(fā)放需要的文件給借閱人，并跟進(jìn)借出的文件歸還情況。管理體系標(biāo)準(zhǔn)1.IATF16949：2016標(biāo)準(zhǔn)2.ISO9001：2015標(biāo)準(zhǔn)品質(zhì)部由品質(zhì)部體系工程師負(fù)責(zé)搜集和管理最新版的體系標(biāo)準(zhǔn)。供方資質(zhì)證明文件供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、體系證書、代理商授權(quán)證書(如有)等采購(gòu)部采購(gòu)部負(fù)責(zé)接收和維護(hù)供應(yīng)商檔案資料，包括供方資質(zhì)證明文件，并每年對(duì)這些資料的有效情況進(jìn)行核查，確保文件未失效，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、體系證書等。供方隨產(chǎn)品提供的文件供應(yīng)商第三方檢測(cè)報(bào)告、出貨報(bào)告等品質(zhì)部由IQC對(duì)供應(yīng)商提供的第三方檢測(cè)報(bào)告、出貨報(bào)告等進(jìn)行保管。設(shè)備資料（設(shè)備供方提供）設(shè)備供方提供的設(shè)備說(shuō)明書、操作說(shuō)明書、維修操作規(guī)程等設(shè)備部設(shè)備工程師建立設(shè)備檔案，并將設(shè)備供方提供的相關(guān)