辦公室人員人際形象及其開發(fā)

辦公室人員人際形象及其開發(fā)

辦公室的人際形象是指辦公室員工對人際關系的總體印象和評價。辦公室人員的人際關系是一種無形的財富,通過辦公室人際形象的開發(fā),有助于提高辦公室人員的知名度,提高辦公室人員的信譽;有助于增進同事之間、上下級之間的認識和了解;有助于辦公室人員廣結(jié)善緣,謀求進一步的發(fā)展;有助于辦公室人員進一步明確發(fā)展方向,施展才華;有助于調(diào)節(jié)辦公室人際關系,增強辦公室集體的戰(zhàn)斗力。在此,筆者就辦公室人際形象及其開發(fā)做一些膚淺探討。一、辦公室的人際形象特征辦公室人際形象百態(tài)紛呈,復雜多變,其主要特點可以概括為:1.觀察認識的基礎人際形象的形成過程較為復雜,它是人們通過對辦公室人員與人交往過程中的言行舉止進行長時間、多方面的觀察認識和綜合比較后才形成的印象和評價。至于得出什么樣的印象和評價,將取決于多方面的因素。2.定能產(chǎn)生預期的效果辦公室人員主觀上想塑造好自己的形象,卻并不一定能產(chǎn)生預期的效果。因為人們在思想、工作、能力、地位、情感和心理等方面存在著一定的差異,所以對于同一事物的認識,也會產(chǎn)生較大的差異。3.可變性不同時代、不同地域、不同的人們對形象具有不同的期望和要求,而我們所要塑造的形象也必須適應這種不斷發(fā)展變化的期望和要求。4.穩(wěn)定辦公室人際形象一旦形成,將在相當長一段時間內(nèi)基本上不產(chǎn)生本質(zhì)上的變化,它具有相對的穩(wěn)定性。二、堅持正確的塑造人際形象辦公室人員在進行人際形象開發(fā)時,要全面、充分地了解自身的基本情況、主要特點,在此基礎上有意識地對自我提出相應的要求,從而塑造相應的人際形象。每個辦公室人員在工作、處事和待人接物等方面都會有自己的長處和特點,而一個較為成熟的辦公室人員還會形成自己的風格。這些都是其人際形象定位的基礎。辦公室人員應對這些內(nèi)容做出概括和提煉,并且在日常工作中,有意識地保持和發(fā)揚這種特點,并尋找合適的機會做進一步的表現(xiàn)和宣傳。任何人都有自己的弱點,但只要不是原則性的,對辦公室人際形象的塑造不會形成太大的負面影響。對辦公室人員人際交往中的弱點,雖然不能作為塑造形象的依據(jù),但也不用回避,在必要的時候向他人講明,反而能使形象更真實、可信。辦公室人員應認識到,塑造形象是一個選擇的過程,而對方認識、認可和接受形象也是一個選擇的過程。所以,辦公室人員在人際形象開發(fā)時,應全面、充分地了解群眾的情況以及所處的環(huán)境情況。辦公室人際形象的塑造,既要注重辦公室人員人際形象的外在因素,更要注重其內(nèi)在因素。辦公室人際形象的內(nèi)在因素主要包括辦公室人員的政治素質(zhì)、知識素質(zhì)、能力素質(zhì)和心理素質(zhì)等。辦公室人際形象的外在因素主要包括辦公室人員的儀表、精神面貌、個人風度以及言行舉止等。辦公室人員在人際形象塑造方面應注意以下幾點:第一,切忌形象包裝方面的表面化、庸俗化。辦公室人際形象應具有一定的整體性。第二,形象建立在印象累積基礎之上,不能過于強調(diào)短期效應。要長期保持良好行為的一致性和一貫性,盡量避免前后矛盾的行為。第三,樹立辦公室人際形象要講究名實相符,形象宣傳與形象內(nèi)涵不能差距過大。第四,不能過度表現(xiàn)自我,忽略集體合作。第五,形象的定位要符合時代性。第六,辦公室人員不可忽略“小節(jié)”對形象的影響作用。三、堅持主觀信任的特征,有可能帶來社會信任誠實可信的辦公室人際形象是人們廣為接受的一種形象。人們在相互接觸交往中,如果有了信任感,人與人之間的心理距離就會縮短,人們的感情也當然會更加融洽。誠實可信的辦公室人際形象有助于人們通力合作,為實現(xiàn)共同的目標做出自己的努力。信任可分為三種類型:道德信任、技術信任和人際信任。道德信任是人們的一種社會情感的信任;這里所說的技術信任即人們對辦公室工作人員技術能力的認可,相信他在完成某項任務的時候,技術方面具有一定的可靠性;人際信任是親和力的基礎。其表現(xiàn)為善于了解和滿足他人的需要,有較好的人際關系。辦公室人員有了人際信任,在生活、工作之中就會經(jīng)常獲得幫助,贏得友情。誠實可信的形象是具體的,實實在在的,一般通過三大效應來表現(xiàn):一是通過行動效應表現(xiàn)。這是最基本的,也是最有說服力的。這種信任表現(xiàn)為:有事經(jīng)常與人商量,上級在工作中依靠和相信下級,工作中不嫉賢妒能等等。二是通過感情效應表達。關心他人的疾苦,在他人遇到困難時,熱情相助。三是通過語言效應表達。語言是表達信任的橋梁,通過語言,將信任傳遞給對方,使對方真實地感受到這種信任。四、能夠駕駛的人際形象1.堅持積極主動的精神風貌(1)精明干練的辦事才能。辦公室的工作特點要求辦公室人員頭腦靈活,思路敏捷,辦事利落,能分清事情的輕重緩急,有條不紊,做到大事不誤,小事不漏。(2)勤奮工作,積極主動的精神。辦公室工作是一種事務性、服務性的工作,辦公室人員勤奮工作的態(tài)度會給人留下很好的印象,其積極主動的精神風貌有利于工作的開展。(3)簡明、準確的語言能力。主要表現(xiàn)為口齒清晰,語氣謙和,語調(diào)適中,語言生動,語意確切。切忌語意表達不準確,羅嗦重復或打官腔。(4)具有豐富的現(xiàn)代文化知識和熟練的基本業(yè)務知識。辦公室人員應在具有豐富的文化知識的基礎上,熟悉自己所在機關的政治、業(yè)務知識,這樣既有利于提高辦公效率,也有利于樹立精明能干的辦公室人員形象。2.堅持能力素質(zhì),提高溝通協(xié)調(diào)能力(1)認識能力。即人們對客觀事物的認識能力,它往往通過觀察、記憶、思維和想象等活動表現(xiàn)出來。(2)決斷能力。決斷能力包括敢于決斷的能力和善于決斷的能力。辦公室人員要能夠抓住問題的實質(zhì),分清輕重緩急,權(quán)衡利弊得失,當機立斷,及時做出合適的決定。(3)組織能力。即包括指揮部署。組織活動。計劃協(xié)調(diào)和控制調(diào)節(jié)等多種能力。(4)創(chuàng)新能力。具有一定的改革意識和開拓精神,既敢想、敢闖,又善于思考。(5)應變能力。具有在各種緊急情況面前,根據(jù)實際環(huán)境隨機應變的能力。(6)實干能力。即精通業(yè)務、干實事的能力。(7)預見能力。即超前地把握事態(tài)發(fā)展趨勢的能力。五、明代的開放性和開闊視野開明開放的辦公室人際形象是現(xiàn)代社會、科技高度發(fā)展的必然要求。開明開放的辦公室人際形象主要表現(xiàn)在以下三個方面:1.提高自身素質(zhì)辦公室人員應樹立起開明開放的意識,一方面博采眾長,對自己有正確的認識;另一方面又要積極投入到激烈的競爭中,在競爭中發(fā)展自我。要善于接受新事物、新觀念,思想活躍,思維敏捷,與外界保持密切聯(lián)系。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展,地球“變小”了,經(jīng)濟文化交流的節(jié)奏日益加快,競爭日趨激烈。辦公室人員要適應這種形勢的要求,不斷提高自身素質(zhì),努力學習,不斷進取。2.信息、技術、交流,推動自我發(fā)展辦公室人員要擴大視野,加強與外界的信息、技