掌握最佳人力資源(張教授)

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔掌握最佳人力資源目錄前言---------------------------------------------------------------------------2徵聘最優(yōu)秀的人才---------------------------------------------------------2留住最佳人才---------------------------------------------------------------3四、激發(fā)員工潛能---------------------------------------------------------------5五、建立優(yōu)質(zhì)工作環(huán)境---------------------------------------------------------6六、讀後心得感想－檢討本身會計事務(wù)所人力資源管理問題---------8七、讀後心得感想－個案輔導(dǎo)實例------------------------------------------11掌握最佳人力資源一、前言人力是企業(yè)最有價值的資產(chǎn)。大多數(shù)公司之所以會成功，主要是靠人力資產(chǎn)，而不是有形的或財務(wù)上的資產(chǎn)。廠房、工具、生產(chǎn)設(shè)備和大部份的科技都很容易買到，但用來推動知識產(chǎn)業(yè)所需的人才和技能卻相對不易取得。聘僱是公司最重要的決策之一，好的聘僱決策能使員工、小組和整個公司創(chuàng)造更大的績效。相反的，不好的聘僱決策將拖累績效，而且要付出慘痛代價才能補救過來。人力資產(chǎn)等式的一邊是聘僱決策，另一邊則是留才。在市場導(dǎo)向的經(jīng)濟裡，永遠(yuǎn)無法留住每一個人，也不該這樣強求。少量的員工流動，其實能增進公司的健全度，注入新能量和新觀念到各個階層。但流失了有價值的員工，會妨礙公司正常運作，也會降低客戶滿意度。二、徵聘最優(yōu)秀的人才徵聘人才就像公司的其他活動一樣，也是一種商業(yè)流程，一套把投資轉(zhuǎn)化為報酬的活動。這個過程包括匯集有關(guān)工作條件的資訊、應(yīng)徵信函、決策人士的考量，最後結(jié)果就是一批新進人員。聘僱過程有以下五個重要步驟：界定工作條件：聘僱人員進入公司，必須清楚要應(yīng)徵什麼樣的人，其所須具備的技能、經(jīng)驗、學(xué)歷、態(tài)度和人格特質(zhì)。徵聘：必須採取策略佈下網(wǎng)線，以便網(wǎng)羅到大批的合格人選，並進行履歷表的篩選。面試：面試是為了讓主試和應(yīng)徵者都有機會獲得自己所需的資訊，以便作出最好的決定。最理想的面試是向所有應(yīng)徵者提出幾個核心問題，作為以後評比的共同基準(zhǔn)。評估應(yīng)徵者：所有應(yīng)徵工作結(jié)束後，參與聘僱決定的人必須客觀的評估每個人選，作為新進人員進入公司的重要依據(jù)。決定和聘用：決定聘用某些人員後，將影響公司日後的績效，必須鎖定對公司最有貢獻的目標(biāo)。三、留住最佳人才聘僱和留才是一體兩面，兩者彼此互補，若同時做好聘僱和留才，就能為公司帶來渴望的人才。1999年，哈德遜學(xué)院（HudsonInstitute）和沃克資訊市調(diào)公司（WalkerInformation）對兩千名雇員做了一項聯(lián)合調(diào)查，結(jié)果顯示：33%是「高風(fēng)險」份子，他們對現(xiàn)在的雇主沒有承諾，不打算再待兩年。39%「被套牢」，他們對公司雖然沒有承諾，卻計畫再待兩年。僅24%是「真正忠心耿耿」，對公司有承諾，而且計畫至少再待兩年因此，公司的員工如果也像那些人，那就表示其中有半數(shù)以上已經(jīng)準(zhǔn)備離開公司。員工流動率高，對公司而言是一項人力資源的損失，不僅無法提高工作效率，更增加培訓(xùn)員工的時間和人力成本。留住優(yōu)秀員工不僅「感覺很好」的問題，其實還十分重要，三大基本理由有：1.智慧資產(chǎn)日益重要；2.員工年資和顧客滿意度有因果關(guān)係；3.員工流動的代價很高。智慧資本的重要性在工業(yè)時代，一家公司的實質(zhì)資產(chǎn)，例如機械、廠房、乃至於土地，決定了它競爭力的高低。在目前這個「知識時代」裡，智慧資本代表了公司的競爭優(yōu)勢。智慧資本是指員工擁有的獨特知識和技能。今天的公司想要成功，需要靠創(chuàng)新的觀念、一流的產(chǎn)品和服務(wù)，這一切都源自員工的知識和技能。每當(dāng)員工離職，公司就流失了辛苦、花大錢換來的知識和技能。如果他們投效的是競爭對手，公司的損失就更大。留才與顧客滿意度每個人都明白，顧客滿意度是公司生存和成長的最主要因素之一，也是留住人才的重要因素之一。簡而言之，員工如果滿意自己的工作和公司，就比較可能帶來滿意的顧客，兩者互相關(guān)連。人才流動的代價人才流動會造成重大損失，公司因員工流動而付出的代價可分為三類，每一類都會削減獲利：直接開銷：包括徵聘、面試和訓(xùn)練遞補員工所有花費。間接成本：影響到工作量、士氣和顧客滿意度。其他員工是否會考慮離職？顧客是否會隨員工掉頭而去？機會成本：包括流失了知識和工作未能完成，這些損失是因為經(jīng)理和其他員工專注於填補空缺、並督促新人趕上進度而產(chǎn)生的成本。員工流動的代價，可以從另一個角度看。如果離職是一些不適任的員工，反而能消除公司某些看不見的損失，例如雇用平庸無能的主管，可能造成公司管理不當(dāng)、士氣低落和跳槽現(xiàn)象。激發(fā)員工潛能員工開發(fā)對公司有幾個重要利益。若處理得好，它有助於：提高公司人力資產(chǎn)的價值，現(xiàn)在行業(yè)別愈來愈多，人力是公司的主要資產(chǎn)；確保人才準(zhǔn)備就緒，可隨時填補空缺；培養(yǎng)一批瞭解公司和本業(yè)的人才，以備在業(yè)務(wù)擴展後出任主管；有效留住人才。蓋洛普公司在1999年所做的一項廣泛調(diào)查顯示：「接受過公司訓(xùn)練的美國勞工對自己的工作比較滿意。」作者還發(fā)現(xiàn)，滿意的員工比較可能留任。許多公司認(rèn)為員工開發(fā)是一像好投資，員工變得更有知識、更有效率，而且令顧客更滿意。但有些公司表示，在流動率這麼高的年代裡，員工開發(fā)的價值令人懷疑。他們問道：「如果我們不得已資遣了這些員工，或是他們跳槽到別的公司，誰會是這些昂貴訓(xùn)練和開發(fā)計畫的受惠者？」建立優(yōu)質(zhì)工作環(huán)境公司文化、員工心力交瘁、工作和生活間的平衡是對公司在徵聘和留住人才影響深遠(yuǎn)的職場因素。公司文化文化是公司能否吸引合格人才和留住現(xiàn)任員工的重要因素。例如，若公司作風(fēng)太過鬆散，就無法吸引或留住專業(yè)人士；他們可能覺得公司不夠嚴(yán)肅而不利於他們的長遠(yuǎn)事業(yè)。如果作風(fēng)過於正經(jīng)呆板，年輕有創(chuàng)意的員工就會覺得不舒服，無所適從。如果公司文化不受婦女和少數(shù)族群歡迎，有才能的人就會到別處去發(fā)展。任何人都不願意在充斥著衝突、內(nèi)鬥、高級管理階層失去功能、以及過分重視階層的公司就職。員工心力交瘁心力交瘁有時是自行誘發(fā)，但往往是職場文化所造成。心力交瘁的徵象包括：工作滿意度下降、對公司的使命感減少、做事時想標(biāo)新立異。心力交瘁會直接妨害公司留住人才，如果公司蒙上心力交瘁的惡名，將很難徵聘到優(yōu)秀人員。更糟的是，公司裡最主動的員工，對工作有強烈使命感的人，也最可能染上心力交瘁。為了消除心力交瘁的現(xiàn)象，要防止工作量過大，建立長期、策略性的人力佈署，確保有足夠及適任的人員辦事；積極設(shè)法減少疲於奔命的現(xiàn)象；重新聘僱優(yōu)秀人才，別把擁有優(yōu)秀人才視為理所當(dāng)然，也別以為他會一直替你工作。具備某些技能的人才非常搶手，流動性也高。工作和生活平衡工作和生活平衡形成今天重要的課題，因為許多人已厭倦了漫長的工作日、沒意義的休假、在飯店客房裡過夜、以及老闆在週末假日傳來的電子郵件。研究人員史都華.費德曼（StewartFriedman）、佩利.克里斯登生（PerryChristensen）和傑西卡.狄克魯特（JessicaDeGroot）在銷路廣大的《哈佛商業(yè)評論》上撰文說，處理工作和生活平衡問題，可從「雙贏」而不是「零和」的角度著手。這些研究人員提出了三項原則，打破零和遊戲的制約：確定員工都瞭解公司的優(yōu)先順序，並鼓勵員工認(rèn)清個人的優(yōu)先順序。確認(rèn)和贊同員工下班後都是「完整的個體」和扮演要角的人。不斷試驗完成工作的方法。讀後心得感想－檢討本身會計事務(wù)所人力資源管理問題每讀一篇文章或看一本書時，總是細(xì)嚼慢嚥的品嘗書中作者的建議及經(jīng)驗?？础墩莆兆罴讶肆Y源》也不例外，從第一章談?wù)撚行竷l的五項步驟，到第七章當(dāng)其他辦法都失效時。從作者提供的方法和實例個案的分析，希望從中學(xué)習(xí)以改善本事務(wù)所人力資源管理問題。本事務(wù)所人員有五人，常常面臨人員流動的頭痛問題。會計事務(wù)所是一種專門職業(yè)，提供會計及稅務(wù)的專業(yè)服務(wù)。人員從招募、徵選、訓(xùn)練、任用、留才、績效評估、薪酬，每一個步驟都不能疏忽。雖然人員不多，但是每一個流程都關(guān)係事務(wù)所提供客戶服務(wù)滿意度及工作績效的指標(biāo)。聘僱我們事務(wù)所位於竹南頭份地區(qū)，外在環(huán)境有新竹科學(xué)園區(qū)、竹南科學(xué)園區(qū)，園區(qū)環(huán)繞造就週邊就業(yè)機會，也提供我們客戶成長的實質(zhì)利益。但是在招募、徵選人員時卻是極其困擾，分析其原因有：科技、電子公司都是大型公司，他們提供較佳的工作環(huán)境、學(xué)習(xí)較多樣化的工作技能，薪酬不是最高誘因，而是有豐厚的員工分紅，尤其是股票股利，股票股利又以面額課稅，實質(zhì)價值優(yōu)於本薪。這些都是大公司取得優(yōu)秀人才的優(yōu)勢，也就把好的人才、素質(zhì)較高的人都吸引過去。所以在招募新人、留住舊人時，就得挖空心思、費盡腦力。留才就如本書第三章留住最佳人才所言：聘僱和留才是一體兩面，兩者彼此互補，若同時做好聘僱和留才，就能為公司帶來渴望的人才。1999年，哈德遜學(xué)院（HudsonInstitute）和沃克資訊市調(diào)公司（WalkerInformation）對兩千名雇員做了一項聯(lián)合調(diào)查，結(jié)果顯示：33%是「高風(fēng)險」份子，他們對現(xiàn)在的雇主沒有承諾，不打算再待兩年。39%「被套牢」，他們對公司雖然沒有承諾，卻計畫再待兩年。僅24%是「真正忠心耿耿」，對公司有承諾，而且計畫至少再待兩年。看從這段文章及研究調(diào)查看來，留住人才確實是一件非同小可惱人的事情，每家公司不論是大小公司卻都面臨僅有24%是「真正忠心耿耿」，對公司有承諾者?？吹竭@份研究報告，有一種欣慰的心情，原來大公司也面臨人才流失的留才困境，因為對我而言面對人員流動總有一份自我反省的愧疚感。提供優(yōu)質(zhì)工作環(huán)境本書第六章建立優(yōu)質(zhì)工作環(huán)境中提及：公司文化、員工心力交瘁、工作和生活間的平衡是對公司在徵聘和留住人才影響深遠(yuǎn)的職場因素。文化是公司能否吸引合格人才和留住現(xiàn)任員工的重要因素。例如，若公司作風(fēng)太過鬆散，就無法吸引或留住專業(yè)人士；他們可能覺得公司不夠嚴(yán)肅而不利於他們的長遠(yuǎn)事業(yè)。員工心力交瘁有可能是長期處於工作壓力中，工作過於繁重。要消除心力交瘁的現(xiàn)象，就如本書作者建議：要防止工作量過大，建立長期、策略性的人力佈署，且要重新聘僱優(yōu)秀人才，別把擁有優(yōu)秀人才視為理所當(dāng)然，也別以為他會一直替你工作。記住具備某些技能的人才非常搶手，流動性也高。這些都是金玉良言，我自己要好好運用並做好整體思考。針對外在環(huán)境競爭，如何提供良好的工作環(huán)境，是迫在眉睫的事情。人員徵選進來以後，持續(xù)提供完整的教育訓(xùn)練、工作完整性、工作回饋性、工作自主性、從工作中獲得成就感、工作中受尊重、工作挑戰(zhàn)性，這些都是日常工作應(yīng)注重也應(yīng)實行的要項。希望員工在工作兼學(xué)習(xí)中獲得最大的收益和滿足。臺灣現(xiàn)在是處於人才需求大於供給的競爭市場，工作和取得生活平衡是每家公司不敢忽視的。我們事務(wù)所也不例外，每天朝九晚五，上下班時間規(guī)律，晚上從不加班；週休二日；除非碰到申報期間，星期六加班外，例假日也不加班，我們已貫徹工作和生活的平衡?？冃гu估提供專業(yè)的服務(wù)態(tài)度、工作正確性、工作進度、整理事務(wù)整潔度是我們績效評估要項?？冃гu估半年考核一次，希望藉由績效評估的結(jié)果提高工作效率，作為檢討依據(jù)。績效評估也為晉升、加薪、年終獎金發(fā)放的評分考核。鼓勵員工在下班後進修，如鼓勵報考會計師執(zhí)照、記帳士執(zhí)照。提供專業(yè)書刊閱讀、解實務(wù)上稅務(wù)問題及各種疑難雜癥，用各種方式激發(fā)員工潛能，使其在工作中發(fā)揮最大潛力。讀後心得感想－個案輔導(dǎo)實例本人有幸於今年八月一日至八月六日，應(yīng)客戶之邀到大陸東莞，實施為期六天的全廠工作流程規(guī)劃暨帳務(wù)稽核工作。該公司是一來料加工廠，原料、物料從世界各國進口到大陸，該廠進行加工後，依照所定合同數(shù)量及價格，再出口至世界各地。因為以加工為主要生產(chǎn)項目，所需聘雇人員自然不少。公司有財務(wù)、稽核、業(yè)務(wù)、倉管、工程、物控、生管、保安、運輸、研發(fā)、人事等部門。整合各部門的人力資源，是我這次的重責(zé)大任。首先將全廠工作流程向各部門主管簡介，各部門主管針對配合部門間的聯(lián)繫、工作安排、工作流暢、人員間協(xié)調(diào)、溝通管道逐一確認(rèn)，直到各部門間認(rèn)同流程及表單製作並確定責(zé)任歸屬，及各部門應(yīng)完成日期後，整體流程規(guī)劃大致底定。其二請主管提供各部門之工作說明書、工作分析，透過工作分析與工作說明書的撰寫，可以明確界定出各個職務(wù)的職責(zé)所在，藉由工作評價的方法，定義出每個職務(wù)對於公司的貢獻程度。其三工作流程規(guī)劃，導(dǎo)引出各部門間及各人員間的相互牽制作用，藉由相互牽制和控管確保公司安全性、機密不輕易流失。其四充分發(fā)揮人力資源效率，避免工作重複，人員閒置。召開工作流程檢討時，我們發(fā)現(xiàn)公司存在：階級責(zé)任歸屬不清，部屬不知向誰負(fù)責(zé)、報告；公司有四百多名員工，卻只有一位人事專員；部份部門權(quán)利過大，掌握公司重要機密；高階主管未盡監(jiān)督管理之責(zé)等等。在總經(jīng)理親臨會議，並詳細(xì)聆聽且認(rèn)同後，當(dāng)場裁示：責(zé)任歸屬問題；增加人力資源部門；工作職權(quán)分散；高階主管降級處分等宣示。藉由革除組織壞習(xí)性，引進新流程、新氣象，確保公司持續(xù)挑戰(zhàn)高營收。該公司總經(jīng)理說：「公司盈餘不是拜市場景氣榮枯之賜，而是靠公司開發(fā)新產(chǎn)品與有效管理而來。景氣好時，有虧損的公司，反之，景氣不好時卻有表現(xiàn)亮麗之公司。」不斷的學(xué)習(xí)，不斷充實自己是迎接工作挑戰(zhàn)的不二法門。很高興也很榮幸修張教授這門「亞洲人力資源管理」課程，不但在課堂中學(xué)到最新的人資新知識，也在指定閱讀書籍「掌握最佳人力資源」（作者理查.盧克（RichardLueck）；彼得.卡貝里（PeterCapplli）教授審訂；賴俊達(dá)譯）中，瞭解到實務(wù)上人力資源管理面對的種種問題。對照本身事務(wù)所與有工作關(guān)係夥伴的客戶所面對的問題都不謀而合，而在教授課堂中，及這本「掌握最佳人力資源」書中所提供寶貴的意見與解決問題的方法中得到最佳解答。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔招標(biāo)項目檔案資料管理一、檔案資料招標(biāo)過程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成后都必須整理歸檔。公司設(shè)立檔案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統(tǒng)一歸檔，分公司項目除未中標(biāo)人投標(biāo)文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統(tǒng)一歸檔管理。分公司撤銷時，未到期的未中標(biāo)投標(biāo)文件必須統(tǒng)一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續(xù)。各分公司應(yīng)對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進行抽查。二、歸檔及備案時間總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發(fā)中標(biāo)通知書前必須完成除中標(biāo)通知書外的所有檔案資料的歸檔，在下個項目資料歸檔前將該項目的中標(biāo)通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應(yīng)督促分公司及時將應(yīng)由總公司統(tǒng)一管理的檔案包括電子資料及時交回總公司。監(jiān)管機構(gòu)資料備案時間：序號項目類型監(jiān)管機構(gòu)最遲備案時間備注三、檔案資料的整理1、電子資料電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標(biāo)），所有與本項目有關(guān)的電子資料（包括但不限于公告、資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件、補充文件、資格審查報告、評標(biāo)報告、中標(biāo)候選人公示、中標(biāo)通知書、投標(biāo)文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網(wǎng)站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續(xù)。中央投資項目，資料應(yīng)上傳中央投資項目管理網(wǎng)站，經(jīng)公司資質(zhì)管理人員審核確認(rèn)后才能辦理歸檔手續(xù)。2、除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的所有檔案資料，資料整理時應(yīng)注意按過程順序整理，特別是招標(biāo)過程比較復(fù)雜的項目。2.1檔案盒：除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應(yīng)的標(biāo)簽，保存期限為15年。實施時間11.06HNZK11111招標(biāo)人名稱項目名稱1/1保存期至：2.2湖南省政府采購項目檔案資料檔案盒內(nèi)應(yīng)設(shè)盒內(nèi)目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設(shè)冊目錄，標(biāo)注冊內(nèi)編碼（用號碼機編碼），檔案盒內(nèi)資料一般包括如下資料：2.2.1盒內(nèi)目錄2.2.2備案資料2.2.3招標(biāo)文件2.2.4投標(biāo)文件正本2.2.5中標(biāo)通知書2.2.6資料移交登記表2.2.7客戶反饋意見表2.2.8其它資料成冊的資料要求膠裝（中標(biāo)通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。

公開招標(biāo)采購歸檔盒內(nèi)目錄招標(biāo)編號：HNZK-項目名稱：序號公開招標(biāo)采購歸檔內(nèi)容份數(shù)保存位置頁碼備注1采購計劃申報表2采購需求表3委托代理協(xié)議（或合同）4進口產(chǎn)品采購申請及論證5招標(biāo)文件論證資料6采購人對招標(biāo)文件的確認(rèn)資料7招標(biāo)文件（可另冊裝訂）8招標(biāo)公告（附打印的網(wǎng)頁）9招標(biāo)文件發(fā)售資料10澄清修改資料11評審專家抽取記錄12投標(biāo)文件遞交登記表13開標(biāo)唱標(biāo)記錄表14評標(biāo)委員會簽到表及有關(guān)工作人員簽到表15評審專家評審承諾書16評標(biāo)實施細(xì)則17評審報告18評審專家評審工作情況記錄表19投標(biāo)人投標(biāo)文件正本（可另冊裝訂）20采購人對評審結(jié)果的確認(rèn)資料21中標(biāo)公告（附打印的網(wǎng)頁）22中標(biāo)通知書23質(zhì)疑投訴處理文件24采購合同25政府采購合同驗收報告單26廢標(biāo)情況記錄27資料移交登記表28客戶反饋意見表29其他有關(guān)的重要文件項目負(fù)責(zé)人：日期：邀請招標(biāo)采購歸檔盒內(nèi)目錄招標(biāo)編號：HNZK-項目名稱：序號邀請招標(biāo)采購歸檔內(nèi)容份數(shù)保存位置頁碼備注1采購計劃申報表2采購需求表3委托代理協(xié)議（或合同）4變更采購方式申請及審批文件5采購人對招標(biāo)文件的確認(rèn)資料6資格預(yù)審公告（附打印網(wǎng)頁）7選擇被邀請參與投標(biāo)供應(yīng)商的方式及名單8進口產(chǎn)品采購申請及論證9招標(biāo)文件（可另冊裝訂）10招標(biāo)公告11招標(biāo)文件論證資料12招標(biāo)文件發(fā)售資料13澄清修改資料14評審專家抽取記錄15投標(biāo)文件遞交登記表16開標(biāo)唱標(biāo)記錄表17評審委員會簽到表及有關(guān)工作人員簽到表18評審專家評審承諾書19評標(biāo)實施細(xì)則20評審報告21評審專家評審工作情況記錄表22投標(biāo)人投標(biāo)文件正本（可另冊裝訂）23采購人對評審記結(jié)果的確認(rèn)資料24中標(biāo)公告（附打印的網(wǎng)頁）25中標(biāo)通知書26質(zhì)疑投訴處理文件27采購合同28政府采購合同驗收報告單29廢標(biāo)情況27資料移交登記表30客戶反饋意見表31其他有關(guān)的重要文件項目負(fù)責(zé)人：日期：

競爭性談判采購歸檔盒內(nèi)目錄招標(biāo)編號：HNZK-項目名稱：序號競爭性談判采購歸檔內(nèi)容份數(shù)保存位置頁碼備注1采購計劃申報表2采購需求表3委托代理協(xié)議4采購方式申請審批文件5談判小組成員組建資料6采購人對談判文件的確認(rèn)資料7談判小組對談判文件的確認(rèn)資料8談判文件（可另冊裝訂）9談判采購信息公告（附打印的網(wǎng)頁）10談判文件的發(fā)售資料11澄清修改資料12談判文件遞交登記表13談判記錄及報價文件14談判小組成員簽到表及有關(guān)工作人員簽到表15談判小組成員評審承諾書16談判小組評審報告17談判小組評審專家評審情況記錄表18供應(yīng)商談判響應(yīng)文件正本（可另冊裝訂）19采購人對談判結(jié)果的確認(rèn)資料20成交公告（附打印的網(wǎng)頁）21成交通知書22質(zhì)疑投訴處理文件23采購合同24政府采購合同驗收報告單25資料移交登記表26客戶反饋意見表27其他有關(guān)的重要文件項目負(fù)責(zé)人：日期：

詢價采購歸檔盒內(nèi)目錄招標(biāo)編號：HNZK-項目名稱：序號詢價采購歸檔內(nèi)容份數(shù)保存位置頁碼備注1采購計劃申報表2采購需求表3委托代理協(xié)議4采購方式申請審批文件5詢價小組成員組建資料6采購人對詢價文件的確認(rèn)資料7詢價小組對詢價文件的確認(rèn)資料8詢價文件（可另冊裝訂）9詢價采購信息公告（附打印的網(wǎng)頁）10詢價文件發(fā)售資料11澄清修改資料12詢價文件遞交登記表13詢價小組成員簽到表及有關(guān)工作人員簽到表14詢價小組成員評審承諾書15詢價小組評審報告16詢價小組評審專家評審工作情況記錄表17供應(yīng)商報價文件正本（可另冊裝訂）18采購人對詢價采購結(jié)果的確認(rèn)資料19成交公告（附打印的網(wǎng)頁）20成交通知書21質(zhì)疑投訴處理文件22采購合同23政府采購合同驗收報告單24資料移交登記表25客戶反饋意見表26其他有關(guān)的重要文件項目負(fù)責(zé)人：日期：

單一來源采購歸檔盒內(nèi)目錄招標(biāo)編號：HNZK-項目名稱：序號單一來源采購歸檔內(nèi)容份數(shù)保存位置頁碼備注1采購計劃申報表2采購需求表3委托代理協(xié)議4單一來源采購論證資料5單一來源采購批復(fù)文件6單一來源談判文件7單一來源采購公告（附打印的網(wǎng)頁）8談判小組成員簽到表及有關(guān)工作人員簽到表9談判小組成員評審承諾書10單一來源談判報告11談判小組評審專家評審情況記錄表12供應(yīng)商談判文件正本（可另冊裝訂）13成交公告14成交通知書15質(zhì)疑投訴處理文件16采購合同17政府采購合同驗收報告單18資料移交登記表19客戶反饋意見表20其他有關(guān)的重要文件項目負(fù)責(zé)人：日期：

2.3湖南省建設(shè)工程類項目檔案資料檔案盒內(nèi)應(yīng)設(shè)盒內(nèi)目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設(shè)冊目錄，標(biāo)注冊內(nèi)編碼（用號碼機編碼），檔案盒內(nèi)資料一般包括如下資料：2.3.1盒內(nèi)目錄2.3.2招標(biāo)投標(biāo)情況報告2.3.3備案資料2.3.4招標(biāo)文件、招標(biāo)控制價或合理價及相關(guān)資料（含工程量清單）2.3.5中標(biāo)人投標(biāo)文件2.3.6中標(biāo)通知書2.3.7資料移交登記表2.3.8客戶反饋意見表2.3.9其它資料其中：招標(biāo)投標(biāo)情況報告一般包括招標(biāo)投標(biāo)情況報告說明、評標(biāo)報告及附件；備案資料一般包括歸檔盒內(nèi)目錄中除招標(biāo)投標(biāo)情況報告及單獨裝訂的資料、中標(biāo)通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表外的所有資料，招標(biāo)投標(biāo)情況報告也可和備案資料合為一冊，要求膠裝（中標(biāo)通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。

湖南省建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)歸檔盒內(nèi)目錄招標(biāo)編號：HNZK-項目名稱：序號資料內(nèi)容份數(shù)保存位置頁碼備注1招標(biāo)條件（1）發(fā)改委招標(biāo)方案批復(fù)（復(fù)印件）（2）建設(shè)工程規(guī)劃許可（復(fù)印件）（3）初步設(shè)計審查批復(fù)（復(fù)印件）（4）施工圖審查備案表（復(fù)印件）（5）建設(shè)方銀行資金到位證明（復(fù)印件）2委托代理合同3招標(biāo)代理中標(biāo)通知書4招標(biāo)計劃書5招標(biāo)方案6資格審查文件另冊7招標(biāo)文件（邀請招標(biāo)附投標(biāo)人購買招標(biāo)文件情況登記表）另冊8招標(biāo)公告（含“兩報兩網(wǎng)”之一發(fā)布的）9資格審查評審報告10投標(biāo)邀請函（邀請招標(biāo)）11答疑紀(jì)要及補充通知12招標(biāo)控制價或合理價及相關(guān)資料（含工程量清單）13招標(biāo)投標(biāo)情況報告14中標(biāo)候選人公示（含“兩報兩網(wǎng)”之一發(fā)布的）15中標(biāo)通知書16資格審查申請文件另冊17中標(biāo)投標(biāo)文件另冊18未中標(biāo)投標(biāo)文件（標(biāo)注存放地點）19招標(biāo)人評委資料20其他法律、法規(guī)、文件應(yīng)提交的資料21資料移交登記表22客戶意見反饋表（必需有，不裝訂）項目負(fù)責(zé)人：日期：

2.4長沙市本級（各區(qū)縣）政府采購項目檔案資料檔案盒內(nèi)應(yīng)設(shè)盒內(nèi)目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設(shè)冊目錄，標(biāo)注冊內(nèi)編碼（用號碼機編碼），檔案盒內(nèi)資料一般包括如下資料：2.4.1盒內(nèi)目錄（參考長沙市政府采購歸檔表）2.4.2備案資料2.4.3招標(biāo)文件2.4.4中標(biāo)人投標(biāo)文件2.4.5中標(biāo)通知書2.4.6資料移交登記表2.3.7客戶反饋意見表2.4.8其它資料成冊的資料要求膠裝（資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。

政府采購一般項目歸檔盒內(nèi)目錄類別類別編號歸檔編號2010項目名稱項目編號政府采購編號：代理機構(gòu)編號：原采購方式變更采購方式合同情況標(biāo)段標(biāo)段簡稱合同編號申報表編號預(yù)算額中標(biāo)額中標(biāo)人簡稱二、項目歸檔資料（代理機構(gòu)填寫）序項目資料是否提交頁碼序項目資料是否提交頁碼一項目前期19投標(biāo)人授權(quán)代表簽到表1政府采購申報審批表☆20評委監(jiān)委采購人簽到表2非公開方式審批表☆21開標(biāo)會情況記錄表3項目委托通知單☆22評委承諾書二進口產(chǎn)品審批23資格性符合性審查表4進口產(chǎn)品申請表24變更采購方式的通知5行業(yè)主管部門意見25更改談判文件實質(zhì)性條款的通知6專家組論證意見26詢標(biāo)答疑記錄表7專家組成員名單27競爭性談判投標(biāo)報價匯總表8專家論證意見公示28評分統(tǒng)分表三項目專家論證29評委意見書9政府采購隨機抽取表30評標(biāo)結(jié)論書10專家組個人論證意見六定標(biāo)上網(wǎng)公告11專家組綜合論證意見31項目定標(biāo)備案登記表★12論證意見采納說明32中標(biāo)（廢標(biāo)）公告四項目上網(wǎng)公告33中標(biāo)人投標(biāo)書副本13項目公告?zhèn)浒傅怯洷怼?4中標(biāo)結(jié)果變更公告14委托代理協(xié)議七合同備案15采購公告35項目合同備案登記表★16采購文件36中標(biāo)通知書17項目變更公告37政府采購合同五開評標(biāo)會資料38超預(yù)算單位來函18政府采購隨機抽取表說明：1、“√”表示提交，“×”表示未提交。2、凡公示公告均要求為網(wǎng)站打印版。3、采用簡單詢價方式的，提交所有投標(biāo)書正本。4、標(biāo)記“☆”的，由采購辦經(jīng)辦人提交。5、標(biāo)記“★”的，要求緊隨本表裝訂。代理機構(gòu)經(jīng)辦人（簽名）：提交日期：年月日采購辦監(jiān)管一科經(jīng)辦人（簽名）：審核日期：年月日采購辦計劃核算科經(jīng)辦人（簽名）：備案日期：年月日三、公司要求的資料序項目資料份數(shù)保存位置備注1未中標(biāo)人投標(biāo)文件2資料移交登記表3客戶意見反饋表（必需有，不裝訂）

2.5長沙市市本級（各區(qū)縣）建設(shè)工程類項目檔案資料檔案盒內(nèi)應(yīng)設(shè)盒內(nèi)目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設(shè)冊目錄，標(biāo)注冊內(nèi)編碼（用號碼機編碼），檔案盒內(nèi)資料一般包括如下資料：2.5.1盒內(nèi)目錄2.5.2招標(biāo)投標(biāo)情況報告2.5.3備案資料2.5.4招標(biāo)文件、招標(biāo)控制價或合理價及相關(guān)資料（含工程量清單）2.5.5中標(biāo)人投標(biāo)文件2.5.6中標(biāo)通知書2.5.7資料移交登記表2.5.8客戶反饋意見表2.3.9其它資料其中：招標(biāo)投標(biāo)情況報告一般包括招標(biāo)投標(biāo)情況報告說明、評標(biāo)報告及附件；備案資料一般包括歸檔目錄中除招標(biāo)投標(biāo)情況報告及單獨裝訂的資料、客戶反饋意見表外的所有資料，招標(biāo)投標(biāo)情況報告也可和備案資料合為一冊，要求膠裝（資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。

長沙市建設(shè)工程招標(biāo)投標(biāo)歸檔盒內(nèi)目錄招標(biāo)編號：HNZK-項目名稱：序號資料內(nèi)容份數(shù)保存位置頁碼備注1招標(biāo)條件（1）發(fā)改委招標(biāo)方案批復(fù)（復(fù)印件）（2）規(guī)劃局工作聯(lián)系單（復(fù)印件）（3）初步設(shè)計審查批復(fù)（復(fù)印件）（4）建設(shè)方銀行資金到位證明（復(fù)印件）2委托代理合同3招標(biāo)申請書4招標(biāo)文件（邀請招標(biāo)附投標(biāo)人購買招標(biāo)文件情況登記表）另冊5招標(biāo)公告（含“兩報兩網(wǎng)”之一發(fā)布的和交易中心發(fā)布的）6資格審查資料7投標(biāo)邀請函8答疑紀(jì)要及補充通知9標(biāo)底或上限值及相關(guān)資料10評標(biāo)報告11中標(biāo)候選人公示（含“兩報兩網(wǎng)”之一發(fā)布的和交易中心發(fā)布的）12中標(biāo)通知書13投標(biāo)文件（未中標(biāo)投標(biāo)文件標(biāo)注存放地點）另冊14項目負(fù)責(zé)人招標(biāo)備案資料15勞務(wù)分包招標(biāo)備案資料16其他法律、法規(guī)、文件應(yīng)提交的資料17（1）招標(biāo)方法人代表證（復(fù)印件）或授權(quán)委托書（原件）18（2）建設(shè)方工程款支付承諾書（3）投標(biāo)文件電子光盤另冊（4）招標(biāo)人評委資料（5）評委承諾詞19項目招標(biāo)投標(biāo)分段征求意見表20資料移交登記表21客戶意見反饋表（必需有，不裝訂）項目負(fù)責(zé)人：日期：

2.6公路（交通）建設(shè)工程類項目檔案資料檔案盒內(nèi)應(yīng)設(shè)盒內(nèi)目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設(shè)冊目錄，標(biāo)注冊內(nèi)編碼（用號碼機編碼），檔案盒內(nèi)資料一般包括如下資料：2.6.1盒內(nèi)目錄2.6.2招標(biāo)投標(biāo)情況報告2.6.3備案資料2.6.4招標(biāo)文件、招標(biāo)控制價或合理價及相關(guān)資料（含工程量清單）2.6.5中標(biāo)人投標(biāo)文件2.6.6中標(biāo)通知書2.6.7資料移交登記表2.6.8客戶反饋意見表2.6.9其它資料其中：招標(biāo)投標(biāo)情況報告一般包括招標(biāo)投標(biāo)情況報告說明、評標(biāo)報告及附件；備案資料一般包括歸檔目錄中除招標(biāo)投標(biāo)情況報告及單獨裝訂的資料、客戶反饋意見表外的所有資料，招標(biāo)投標(biāo)情況報告也可和備案資料合為一冊，要求膠裝（中標(biāo)通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。

公路工程招標(biāo)投標(biāo)歸檔盒內(nèi)目錄招標(biāo)編號：HNZK-項目名稱：序號資料內(nèi)容份數(shù)保存位置頁碼備注1招標(biāo)條件（1）發(fā)改委立項批復(fù)（2）發(fā)改委招標(biāo)方式核準(zhǔn)（3）施工圖設(shè)計審查批復(fù)（交通主管部門）2委托代理合同3資格預(yù)審公告或招標(biāo)公告（“湖南省招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)管網(wǎng)”和湖南日報）4資格預(yù)審文件另冊5答疑及補充通知6資格預(yù)審報告7資格預(yù)審申請文件另冊8招標(biāo)文件、工程量清單或合理定價清單另冊9答疑紀(jì)要及補充通知10評標(biāo)報告11中標(biāo)候選人公示（“湖南省招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)管網(wǎng)”和湖南日報或湖南省交通運輸廳網(wǎng)站）12中標(biāo)通知書13中標(biāo)投標(biāo)文件另冊14未中標(biāo)投標(biāo)文件（標(biāo)注存放地點）15資料移交登記表16客戶意見反饋表（必需有，不裝訂）項目負(fù)責(zé)人：日期：

2.7土地整理項目招標(biāo)投標(biāo)檔案資料檔案盒內(nèi)應(yīng)設(shè)盒內(nèi)目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設(shè)冊目錄，標(biāo)注冊內(nèi)編碼（用號碼機編碼），檔案盒內(nèi)資料一般包括如下資料：2.7.1盒內(nèi)目錄2.7.2招標(biāo)投標(biāo)情況報告2.7.3備案資料2.7.4招標(biāo)文件、招標(biāo)控制價或合理價及相關(guān)資料（含工程量清單）2.7.5中標(biāo)人投標(biāo)文件2.7.6中標(biāo)通知書2.7.7資料移交登記表2.7.8客戶反饋意見表2.7.9其它資料其中：招標(biāo)投標(biāo)情況報告一般包括招標(biāo)投標(biāo)情況報告說明、評標(biāo)報告及附件；備案資料一般包括歸檔目錄中除招標(biāo)投標(biāo)情況報告及單獨裝訂的資料、客戶反饋意見表外的所有資料，招標(biāo)投標(biāo)情況報告也可和備案資料合為一冊，要求膠裝（中標(biāo)通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。

土地整理招標(biāo)投標(biāo)歸檔盒內(nèi)目錄招標(biāo)編號：HNZK-項目名稱：序號資料內(nèi)容份數(shù)保存位置頁碼備注1招標(biāo)條件發(fā)改委招標(biāo)方式核準(zhǔn)2委托代理合同3資格預(yù)審公告或招標(biāo)公告（“湖南省招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)管網(wǎng)”）4資格預(yù)審文件另冊5答疑及補充通知6資格預(yù)審報告（省部級投資項目除外）7資格預(yù)審申請文件另冊8招標(biāo)文件、工程量清單或合理定價清單另冊9答疑紀(jì)要及補充通知10評標(biāo)報告11中標(biāo)候選人公示（“湖南省招標(biāo)投標(biāo)監(jiān)管網(wǎng)”）12中標(biāo)通知書13中標(biāo)投標(biāo)文件另冊14未中標(biāo)投標(biāo)文件（標(biāo)注存放地點）15資料移交登記表16客戶意見反饋表（必需有，不裝訂）項目負(fù)責(zé)人：日期：

2.8貨物（設(shè)備）招標(biāo)投標(biāo)檔案資料檔案盒內(nèi)應(yīng)設(shè)盒內(nèi)目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設(shè)冊目錄，標(biāo)注冊內(nèi)編碼（用號碼機編碼），檔案盒內(nèi)資料一般包括如下資料：2.8.1盒內(nèi)目錄2.8.2招標(biāo)投標(biāo)情況報告2.8.3備案資料2.8.4招標(biāo)文件2.8.5中標(biāo)人投標(biāo)文件2.8.6中標(biāo)通知書2.8.7資料移交登記表2.8.8客戶反饋意見表2.8.9其它資料其中：招標(biāo)投標(biāo)情況報告一般包括招標(biāo)投標(biāo)情況報告說明、評標(biāo)報告及附件；備案資料一般包括歸檔目錄中除招標(biāo)投標(biāo)情況報告及單獨裝訂的資料、客戶反饋意見表外的所有資料，招標(biāo)投標(biāo)情況報告也可和備案資料合為一冊，要求膠裝（中標(biāo)通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。

貨物（設(shè)備）招標(biāo)投標(biāo)歸檔盒內(nèi)目錄招標(biāo)編號：HNZK-項目名稱：序號資料內(nèi)容份數(shù)保存位置頁碼備注1招標(biāo)委托協(xié)議2立項批復(fù)（如有的話）3招標(biāo)人技術(shù)及商務(wù)要求4招標(biāo)文件評審專家意見5招標(biāo)人反饋意見表（如有的話）6招標(biāo)文件審批表7招標(biāo)文件8招標(biāo)文件送審函（機電辦）9招標(biāo)文件購買記錄表10招標(biāo)文件補充文件及投標(biāo)人回執(zhí)11投標(biāo)保證金登記表12評標(biāo)報告（含全套開標(biāo)、評標(biāo)資料）13中標(biāo)通知書14投標(biāo)人投標(biāo)文件（正本）15招標(biāo)過程中的其他重要資料和文件16資料移交登記表17客戶意見反饋表（必需有，不裝訂）18對殘缺資料的情況說明項目負(fù)責(zé)人：日期：2.9湖南省外分公司檔案資料的要求湖南省外分公司項目如果當(dāng)?shù)乇O(jiān)管機構(gòu)對檔案管理有要求的，將相關(guān)要求報送總公司備案后按當(dāng)?shù)匾筮M行整理。如果沒有具體要求的統(tǒng)一按湖南省項目的要求進行整理。

3、未中標(biāo)投標(biāo)文件未中標(biāo)人投標(biāo)文件應(yīng)先用纖維繩捆扎牢靠，后用牛皮紙打包。側(cè)面貼上歸檔標(biāo)簽，一般項目未中標(biāo)投標(biāo)文件保存期限為5年，重點項目的未中標(biāo)投標(biāo)文件保存期限另行確定。實施時間11.06HNZK11111招標(biāo)人名稱項目名稱1/3保存期至：正面貼上歸檔目錄，當(dāng)投標(biāo)人多需分包時，需在備注欄內(nèi)用“√”標(biāo)注本包內(nèi)所包含的投標(biāo)文件。未中標(biāo)投標(biāo)文件目錄招標(biāo)編號：HNZK-項目名稱：序號投標(biāo)人名稱商務(wù)標(biāo)書技術(shù)標(biāo)書其他文件備注1（填寫份數(shù)）（填寫份數(shù)）（填寫份數(shù)）項目負(fù)責(zé)人：日期：

4、資料移交向委托人（招標(biāo)人）、監(jiān)管機構(gòu)移交資料時應(yīng)當(dāng)面清點，填寫資料移交登記表，資料移交登記表應(yīng)進入檔案盒。資料移交登記表招標(biāo)編號：HNZK-項目名稱：序號資料名稱份數(shù)備注1招投標(biāo)情況報告2備案資料3評標(biāo)報告4中標(biāo)通知書5招標(biāo)文件投標(biāo)文件序號投標(biāo)人名稱商務(wù)標(biāo)書技術(shù)標(biāo)書其他文件備注1234移交人：簽收人：移交時間：特別說明：移交人：簽收人：時間：說明：1、本表格資料如果不是一次性移交，請在對應(yīng)資料備注欄注明具體移交時間，資料簽收人。2、投標(biāo)文件填寫按中標(biāo)人->未中標(biāo)人的順序填寫，同時在中標(biāo)人序號上加“√”以示區(qū)別。3、如有特別事項（如保密項目委托人需要將所有相關(guān)資料帶回保存等）請在特別說明中注明，以備查。4、本表格作為歸檔資料保存在項目檔案中。

5、客戶意見反饋表（省招標(biāo)辦、長沙市招標(biāo)辦執(zhí)業(yè)手冊填寫的需復(fù)印后歸檔）省管項目及長沙市工程建設(shè)類項目客戶反饋意見表按湖南省招標(biāo)辦、長沙市招標(biāo)辦執(zhí)業(yè)手冊上的表格樣式，建設(shè)工程類項目參照湖南省招標(biāo)辦、長沙市招標(biāo)辦執(zhí)業(yè)手冊上的表格樣式，非建設(shè)工程類項目的客戶意見反饋表均按下表，所有需注明的地方均應(yīng)按標(biāo)注?？蛻粢庖姺答伇碜鹁吹目蛻簦褐孕牡母兄x您對我司的信任和支持！為不斷提高我們的服務(wù)質(zhì)量，完善我們的工作，為向您和其他客戶提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，在致以我們誠摯問候的同時，請您在百忙之中填寫以下意見反饋表。并期盼您對我們的工作提出寶貴的意見和建議，我們將不勝感激，謝謝！客戶信息客戶名稱聯(lián)系人客戶地址聯(lián)系電話項目信息項目名稱服務(wù)范圍工程施工□材料采購□設(shè)備采購□服務(wù)采購□其它□評價范圍評價內(nèi)容評價結(jié)果從業(yè)規(guī)范是否簽訂招標(biāo)代理委托合同是□否□招標(biāo)范圍是否符合國家法律法規(guī)是□否□是否按國家法律法規(guī)發(fā)布招標(biāo)信息是□否□是否按核準(zhǔn)備的招標(biāo)方式進行招標(biāo)是□否□招標(biāo)程序及評標(biāo)方法是否符合國家法律法規(guī)是□否□質(zhì)疑投訴處理是否有投訴、質(zhì)疑以及行政主管機關(guān)最終認(rèn)定結(jié)果服務(wù)質(zhì)量是否按委托合同規(guī)定的服務(wù)范圍和標(biāo)準(zhǔn)提供服務(wù)是□否□是否按規(guī)定時間組織采購人與中標(biāo)人簽訂采購合同是□否□評價結(jié)論及建議反饋單位（蓋章）：20年月日為能及時收到您的反饋意見及建議，并確保反饋意見的公正性，請不要將此表直接交給我司工作人員，在填寫完畢后傳真至我公司，傳真號碼再次感謝您的支持！湖南中科項目管理有限公司6、冊內(nèi)目錄每本單獨裝訂成冊的資料均應(yīng)有編寫冊內(nèi)目錄，主要資料均應(yīng)在目錄中列明，注明頁碼，方便查找。頁碼編碼及可以用自動號碼機打碼，目錄頁碼可以手工填寫。自動號碼打碼機目錄示范（具體內(nèi)容根據(jù)歸檔資料結(jié)合盒內(nèi)目錄的要求進行編列）：目錄1.招標(biāo)委托協(xié)議…………012.立項批復(fù)（如有的話）………………033.招標(biāo)人技術(shù)及商務(wù)要求………………074.招標(biāo)文件評審專家意見………………105.招標(biāo)人反饋意見表…………