檔案管理制度

檔案管理制度為加強(qiáng)全廳檔案管理工作，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合我廳實(shí)際情況，特制定本制度。第一章?

工作職責(zé)第一條?

成立由檔案工作分管廳領(lǐng)導(dǎo)、辦公室及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)處理檔案工作重大事務(wù)和重要事項(xiàng)。第二條?

建立以廳辦公室為主、各處室內(nèi)勤人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)各處室職責(zé)范圍內(nèi)檔案材料的收集、整理和歸檔工作。（一）辦公室負(fù)責(zé)指導(dǎo)各處室進(jìn)行檔案的收集、整理，督促各處室按時(shí)立卷、歸檔；按國家標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)將歸檔文件進(jìn)行整理、分類、立卷、保存；做好檔案資源的開發(fā)利用，積極主動提供檔案服務(wù)。（二）各處室負(fù)責(zé)收集本處室工作中形成的文件材料和業(yè)務(wù)資料，進(jìn)行歸檔、整理和預(yù)立卷后，向廳辦公室移交。第二章?

歸檔管理第三條?

廳機(jī)關(guān)檔案資料分為文書檔案、會計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等。廳機(jī)關(guān)各處室在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的材料（含文字、圖表、聲像、光盤、實(shí)物等）應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)收集、整理，于次年4月30日前或本項(xiàng)工作結(jié)束后向廳辦公室移交歸檔。第四條?

文件材料歸檔范圍歸檔范圍:反映本機(jī)關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料;機(jī)關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公XX益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料;本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)的文件材料;下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料;其他對本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料等。不歸檔范圍:上級機(jī)關(guān)的文件材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料，任免、獎懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等;本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件，無查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料;同級機(jī)關(guān)的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料;下級機(jī)關(guān)的文件材料中，供參閱的簡報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級抄報(bào)的文件材料。第五條?

歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整，能系統(tǒng)、準(zhǔn)確地反映我廳在各項(xiàng)工作管理等方面的真實(shí)內(nèi)容;歸檔文件的書寫筆跡和載體材料要能耐久保存。第六條?

歸檔的文件材料應(yīng)為原件，因故無原件的，可歸檔具有憑證作用、法律效用的文件材料，并注明原因。文件材料歸檔后不得更改。發(fā)文必須包含蓋有公章的正文、附件、定稿，其定稿必須由廳領(lǐng)導(dǎo)在發(fā)文稿紙上簽字；收文應(yīng)有正文、附件、處理單。第七條?

會計(jì)檔案應(yīng)由財(cái)務(wù)人員按照《會計(jì)檔案管理辦法》整理后裝訂成卷。由部門保管一年，期滿之后，指定專人編制移交清冊，于每年的6月底前移交廳檔案室統(tǒng)一保管。第八條?

業(yè)務(wù)檔案實(shí)行預(yù)立卷制度，由各業(yè)務(wù)處室按照職責(zé)分工歸口負(fù)責(zé)。行政許可檔案按照《安全監(jiān)管監(jiān)察部門許可證檔案管理辦法》進(jìn)行預(yù)立卷整理；事故檔案按照《生產(chǎn)安全事故檔案管理辦法》進(jìn)行預(yù)立卷整理；應(yīng)急管理部尚未公布整理標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)檔案按照科技檔案立卷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行預(yù)立卷。第九條?

檔案管理人員應(yīng)在每一類檔案整理上架后及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須保證準(zhǔn)確無誤，不得弄虛作假。第三章?

檔案庫房管理第十條?

檔案庫房、辦公室、閱覽室要做到“三室分開”，非管理人員不得擅自進(jìn)入庫房。第十一條?

庫房面積應(yīng)滿足未來5年以上檔案存放需要，庫房柜架要排列有序，歸檔的各門類檔案排列整齊、美觀、規(guī)范，與檔案數(shù)據(jù)庫中的目錄一一對應(yīng)，便于查找利用。第十二條?

檔案管理人員應(yīng)定期對庫房的設(shè)施和安全進(jìn)行檢查；保持各項(xiàng)設(shè)施設(shè)備完好無損；定期開窗通風(fēng)；調(diào)節(jié)庫房溫度、濕度；保持庫房整潔衛(wèi)生。第十三條?

庫房要做到防高溫、防潮、防蟲、防盜、防塵、防水、防鼠、防火、防光、防污染、防有害生物，確保檔案安全。第四章?

檔案信息化管理第十四條

廳辦公室負(fù)責(zé)對電子文件歸檔的指導(dǎo)、驗(yàn)收以及接收后的編目、保管和提供利用?？萍寂c信息化處對電子文件的歸檔提供協(xié)助和支持，采取必要的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全措施做好電子檔案安全保密工作，

第十五條?

歸檔電子文件的類型主要包括：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、超媒體鏈接文件等。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級劃分，參照有關(guān)紙質(zhì)文件歸檔的規(guī)定執(zhí)行。

第十六條?

電子文件歸檔時(shí)，機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。移交與接收處室均應(yīng)對其載體的技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。

第十七條?

各處室應(yīng)在每年4月30日之前將上一年度應(yīng)歸檔的電子文件隨紙檔案一并向檔案室移交歸檔。重大活動、重要會議的電子文件應(yīng)在活動結(jié)束后及時(shí)歸檔。

第十八條

?電子檔案（除業(yè)務(wù)檔案外）僅限于本單位工作人員查詢。涉密檔案不得在網(wǎng)上提供查詢。電子檔案存儲介質(zhì)如移動硬盤、U盤應(yīng)由專人保管、專門使用，禁止帶出機(jī)關(guān)使用，外來存儲介質(zhì)禁止在檔案計(jì)算機(jī)上使用。第五章?

檔案利用和借閱第十九條?

廳機(jī)關(guān)干部職工借閱檔案，必須履行登記手續(xù)。歸還時(shí)，檔案人員要詳細(xì)檢查;對未歸還的檔案，檔案管理人員要做好登記清理，及時(shí)收回。第二十條?

外單位人員借閱檔案，需持本單位介紹信，經(jīng)分管廳領(lǐng)導(dǎo)或辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。本廳干部職工查閱檔案一般只限于在廳機(jī)關(guān)查閱，如有特殊原因需借出，應(yīng)當(dāng)辦理借閱手續(xù)，借閱時(shí)間不得超過1個(gè)月。嚴(yán)禁將檔案帶入公共場所。第二十一條?

查閱檔案如需摘抄、復(fù)印，須經(jīng)檔案管理人員同意，涉密檔案不得摘抄、復(fù)印、拍照。第二十二條?

檔案借閱人員必須保證檔案的完整和安全性，不得轉(zhuǎn)借、拆散、涂改、抽換、損壞、丟失和泄密，如有損壞或丟失視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。第二十三條?

會計(jì)檔案除本單位財(cái)務(wù)部門有權(quán)查閱外，其他部門查閱須經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人同意。會計(jì)檔案原則上不得借出，如有特殊需要借出，須經(jīng)本單位財(cái)務(wù)工作分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并限期歸還。第二十四條?

檔案管理人員要嚴(yán)格按查閱范圍提供檔案資料，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。第六章?

檔案鑒定銷毀第二十五條?

定期開展檔案銷毀鑒定工作。由廳檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)組織，相關(guān)處室業(yè)務(wù)人員與檔案工作人員組成鑒定小組。根據(jù)有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對已過保管期限的各類檔案進(jìn)行鑒定。???第二十六條?

銷毀檔案應(yīng)當(dāng)填寫檔案銷毀清冊，經(jīng)廳檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，并報(bào)送主管部門進(jìn)行鑒銷。為防止泄密，涉密檔案銷毀工作由辦公室專人負(fù)責(zé)執(zhí)行。第二十七條?

銷毀檔案后，應(yīng)將銷毀清冊及手續(xù)材料存入檔案全宗卷中，并在原檔案目錄上加以標(biāo)識。第七章?

其他第二十八條?

檔案服務(wù)外包工作應(yīng)遵守《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68.1-2020），避免因檔案服務(wù)外包引起檔案實(shí)體受損毀，或造成國家秘密被泄露。第二十九條?

發(fā)現(xiàn)檔案丟失、泄密應(yīng)立即報(bào)告，迅速采取補(bǔ)救措施，及時(shí)挽回?fù)p失。第三十條

?對因工作失職、違反規(guī)定造成檔案受損或泄密者，應(yīng)視情節(jié)輕重，給予處罰。對造成檔案遺失、損壞的應(yīng)追究直接責(zé)任人的責(zé)任。第八章附則第三十一條?

本制度所稱預(yù)立卷是