文件資料整理整頓工作方案

第1頁共9頁文件、資料的整理、整頓工作方案一、各部門抽專人負(fù)責(zé)組織本部門人員的文件、資料的整理整頓工作；二、時間：7月25日－7月30日三、方法1）將所有過期作廢資料或已沒用任何使用價值的資料清理出來，做銷毀或作廢留存處理。文件的銷毀和作廢留存按照質(zhì)量管理體系“文件控制程序”中相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2）將所有認(rèn)為有疑問的資料（整理者不知是否有用）貼上標(biāo)識（讓知道的人或主管領(lǐng)導(dǎo)選擇處理方法）。3）將所有不再經(jīng)常使用需要存檔的資料按年代進(jìn)行整理，建立檔案方法見“四、檔案管理方案”。4）將所有正在運(yùn)行的資料，按照類別，有規(guī)則的存放在文件柜內(nèi)（文件柜的排放與編號見檔案管理方案5.6），歸檔方法見“四、檔案管理方案”四、檔案管理方案1.說明：本方案主要針對已歸檔保存失去現(xiàn)行作用的檔案，對于處于現(xiàn)行狀態(tài)的文件資料，如有不同，將在條目后以[]標(biāo)示。2.目的加強(qiáng)公司檔案的管理，盡快實現(xiàn)公司檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化以及檢索規(guī)范化。3.適用范圍適用于公司所有文檔的管理。4.職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門文檔的管理工作；辦公室負(fù)責(zé)各部門文檔管理的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查工作。5.工作程序文件的歸檔歸檔范圍凡是本公司工作活動中辦理完畢的具有保存價值的各種形式和載體的文件材料均應(yīng)歸檔。其他外來，未經(jīng)本公司辦理的或參考性的文件材料，是否需要?dú)w檔，視具體情況而定。日常使用的文件資料不作歸檔，包括質(zhì)量、健康安全、環(huán)境體系文件、具有參考性的技術(shù)資料和圖紙、未失效的法律法規(guī)、公司相關(guān)規(guī)定等。歸檔時間辦理完畢的文件，一般在第二年內(nèi)由各部門立卷后歸檔。工程項目文件按項目結(jié)束時間歸檔。歸檔案卷的質(zhì)量要求歸檔案卷必須齊全完整歸檔案卷的“案卷封面”的各個項目應(yīng)填寫清楚，案卷標(biāo)題要明確反應(yīng)卷內(nèi)文件責(zé)任者和內(nèi)容，注明保管期限。卷內(nèi)文件按一定順序排列并編號，填寫“卷內(nèi)文件目錄”和“卷內(nèi)備考表”。卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄應(yīng)放在卷首，主要內(nèi)容包括序號、文件或圖紙編號、責(zé)任者、文件或圖紙名稱、日期、頁號、頁數(shù)、備注。歸檔文件的卷內(nèi)文件目錄，應(yīng)按格式要求打印出來，字體、大小應(yīng)統(tǒng)一。［現(xiàn)行文件的卷內(nèi)文件目錄，應(yīng)采用空白表格，以手寫形式填入，一個案卷內(nèi)多類文件時，可估算每類文件的數(shù)量留出相應(yīng)空格，無法估算或一類文件過多時，可采用一類文件留出獨(dú)立的目錄頁，也可采用在每一類文件前面編制每類文件目錄的形式，具體操作各部門根據(jù)文件特點和操作方便、易檢索的原則可進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。］卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表放在卷末，用于說明本卷內(nèi)容變動和需要特別注明的事項等。案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)備考表格式由辦公室統(tǒng)一編制電子模板。歸檔案卷份數(shù)一般歸檔一份，重要的、使用頻繁的需歸檔若干份以備利用。檔案的整理檔案的分類各部門檔案的一級分類按文件所形成年代分類。[還未完工工程項目的文件暫不作一級分類，只在案卷卷脊處標(biāo)出年代，項目完成后再按開始年代歸入所在案卷群體。]二級分類在年代下可按所反映不同內(nèi)容或問題分類。每一類給予統(tǒng)一的類號。如有需要可再進(jìn)行細(xì)分。例如：經(jīng)營采辦部資料中合同為二級分類（類號可用HT），可在細(xì)分為：承攬合同、采購合同、外協(xié)/外包合同、租賃合同等等（三級分類）。卷內(nèi)文件按所反映不同內(nèi)容或問題分類。例如：辦公室的培訓(xùn)記錄的卷內(nèi)，可按照部門分類公司培訓(xùn)、辦公室培訓(xùn)、車間培訓(xùn)、工程部培訓(xùn)、經(jīng)營采辦部培訓(xùn)。［現(xiàn)行文件可根據(jù)往年成文數(shù)量預(yù)先估計卷內(nèi)文件每類可能形成的文件數(shù)量，將成文數(shù)量多的文件單獨(dú)成類，成文數(shù)量少且有相關(guān)性的文件合并成類，以避免類別過多造成卷內(nèi)文件目錄頁數(shù)過多。］例如：工程項目資料中當(dāng)圖紙過多時應(yīng)將圖紙單獨(dú)成類。工程計劃、變更計劃、人力配置計劃、設(shè)備使用計劃成文數(shù)量少且文件具有相關(guān)性可合并成類。立卷組成案卷單位按內(nèi)容或問題組成案卷。一個問題產(chǎn)生多個案卷時，在案卷背脊處標(biāo)注“第一冊”、“第二冊”，以此類推。卷內(nèi)文件排列與編號卷內(nèi)文件排列。每一類按成文日期排序。成文日期以批準(zhǔn)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)；經(jīng)過會議通過的文件，以通過日期為準(zhǔn)；由幾個部門聯(lián)合發(fā)出的文件，以最后簽發(fā)部門簽署日期為準(zhǔn)；法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。卷內(nèi)圖紙與文字材料不存在相互關(guān)系情況下，圖紙在前，文字材料在后；圖紙與文字材料成整體不可分割的情況，文字材料在前，圖紙在后。成套的圖紙按總體圖——局部圖——細(xì)部圖或其內(nèi)在關(guān)系排列。卷內(nèi)文件有文字、圖表、印章等標(biāo)記的每個頁面采用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開始整卷編流水順序號。卷內(nèi)文件類別較多，較復(fù)雜時或為更方便檢索時，可適情節(jié)采用分類編頁號。單面書寫的文件在右下角編號；雙面書寫的文件，正面在文件右下角編號，背面在文件左下角編號。成套圖樣、計劃、管理規(guī)定等成份文件不必每頁編號，只在每份第一頁編頁號。［處于現(xiàn)行狀態(tài)的文件材料由于隨時歸入所在案卷，不采用整卷編流水頁號的方法，在卷內(nèi)文件區(qū)分類別后，每一類可用鉛筆分別編流水頁號，形成單獨(dú)目錄。案卷歸檔后，可保持原狀，或整卷重新編頁號并將目錄合并成整體。］文件發(fā)放登記表放在卷內(nèi)文件目錄后，文件前。卷內(nèi)文件目錄、文件發(fā)放記錄及卷內(nèi)備考表不編號。案卷封面和卷脊（附表四）案卷封面和卷脊使用統(tǒng)一字體、字號、顏色。案卷題名概括反映案卷內(nèi)容。案卷題名要使用全稱，有需要時可在全稱下以單括號標(biāo)明簡稱。c）案卷號以便于管理為原則編制，案卷號具有唯一性，以字母和數(shù)字混合形式編號。編號規(guī)則為：案卷號=年度+部門代號+類號+案卷順序號。例如：02（形成年度）－ED（工程部代號）－01（工程項目文件）－06（案卷順序號）［現(xiàn)行文件的案卷號待歸檔后編制。］案卷排列和案卷目錄（附表五）。案卷排列類內(nèi)案卷按漢語拼音字母順序排列。5.3.2案卷目錄各個部門按年代分別編制案卷目錄，一年所有內(nèi)容的案卷編制一本案卷目錄。案卷目錄內(nèi)容包括序號、年代號、案卷號、案卷題名、立卷時間、頁數(shù)、保管期限、立卷人、備注。5.3.2.1案卷目錄一式數(shù)份，一份日常使用，其他份備用。［現(xiàn)行文件沒有案卷目錄。］檔案的保管期限（附表六）由各部門文檔管理人員和業(yè)務(wù)人員共同劃分檔案的保管期限，確定檔案的存毀，并由主管負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。文件產(chǎn)生第二年起計算保管期限，可分為永久、長期（五年以上）、短期（五年以下）。保管期限滿后復(fù)查，發(fā)現(xiàn)有繼續(xù)需要保存的檔案可延長保管期限或轉(zhuǎn)為永久保存。檔案的銷毀（附表七）已超過保管期限、失去保存價值、需要銷毀的檔案，由保管部門提出銷毀報告，并附銷毀清單，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案銷毀時應(yīng)指派兩名以上專人監(jiān)銷，檔案確已銷毀后，填寫檔案銷毀清冊，由銷毀人和監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。整卷銷毀只填寫案卷號和案卷名稱。檔案柜的排放與編號檔案柜自門口起從左至右編號，每個檔案柜的每欄自上而下編號。在檔案柜較少情況下可不進(jìn)行檔案柜的編號。檔案柜編號由辦公室統(tǒng)一發(fā)放“口取紙”，均貼在檔案柜的左上方。建立檔案存放位置索引記錄，包括內(nèi)容房間、檔案柜號、欄號、年代號、案卷目錄名稱。檔案的檢索檔案存放位置索引（5.6）案卷目錄（5.3.2）卷內(nèi)文件目錄匯集主要形式是先列出每一個案卷的卷號、標(biāo)題、起止日期、頁數(shù)，在下面列出此卷的卷內(nèi)文件目錄。5.7.4檔案存放位置索引、案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄匯集可分別編制，互