檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館

檔案館未來發(fā)展的新前景：智慧檔案館2008年11月，IBM首席執(zhí)行官彭明盛提出智慧地球的概念，已經(jīng)得到了各國的普遍認(rèn)可。按照IBM的定義，“智慧地球”包括三個(gè)維度：第一，能夠更透徹地感應(yīng)和度量世界的本質(zhì)和變化；第二，促進(jìn)世界更全面地互聯(lián)互通；第三，在上述基礎(chǔ)上，所有事物、流程、運(yùn)行方式都將實(shí)現(xiàn)更深入的智能化，企業(yè)因此獲得更智能的洞察。隨后，智慧城市、智慧交通甚至智慧圖書館等新事物不斷出現(xiàn)，智慧技術(shù)和智慧管理已經(jīng)成為新的發(fā)展趨勢(shì)。檔案館應(yīng)跟進(jìn)技術(shù)發(fā)展的新趨勢(shì)，研究智慧檔案館的發(fā)展理念、工作目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)路徑，開展智慧檔案館建設(shè)，為檔案館事業(yè)的持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造條件。一、新技術(shù)發(fā)展與數(shù)字檔案館的局限性當(dāng)前，信息技術(shù)發(fā)展呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。一是物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展，人們借用一定的感知手段實(shí)現(xiàn)了對(duì)物體信息的感知、網(wǎng)絡(luò)傳遞，并在一定程度上實(shí)現(xiàn)了對(duì)物體的智能管理。二是移動(dòng)通訊技術(shù)日益普及，伴隨著第三代移動(dòng)通信的發(fā)展，其數(shù)據(jù)通信功能更加強(qiáng)大，服務(wù)范圍更加廣泛，更多的移動(dòng)終端接入移動(dòng)通信網(wǎng)絡(luò)，而已經(jīng)開始應(yīng)用的4G通信網(wǎng)絡(luò)所支持的業(yè)務(wù)范圍更加廣泛。三是云計(jì)算技術(shù)廣泛應(yīng)用。云計(jì)算將計(jì)算、服務(wù)和應(yīng)用作為一種公共設(shè)施提供給公眾，使人們能夠像使用水、電、煤氣和電話那樣使用計(jì)算機(jī)資源。這些新技術(shù)應(yīng)用范圍日益廣泛，并具有廣闊的發(fā)展前景，將不可避免地對(duì)檔案信息資源管理產(chǎn)生直接的、深刻的影響。當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容是數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館以數(shù)字技術(shù)處理和存儲(chǔ)傳統(tǒng)載體檔案信息、原生電子檔案及其目錄信息，應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)查詢和傳播。數(shù)字檔案館的產(chǎn)生，解決了傳統(tǒng)檔案固有的載體數(shù)量及其壽命有限和利用范圍受限等問題，使檔案信息得以脫離傳統(tǒng)載體的束縛，以數(shù)字形態(tài)存儲(chǔ)、傳播與利用，給檔案工作帶來革命性變革。但是，用發(fā)展的眼光看，數(shù)字檔案館受理念、資源、技術(shù)等因素制約，還有一定的局限性。一是數(shù)字檔案館給檔案館帶來了檔案信息管理的革命，而并非檔案管理革命。由于數(shù)字檔案館主要功能為依托數(shù)字技術(shù)管理檔案的“信息”，并沒有在管理檔案實(shí)體方面有實(shí)質(zhì)性的突破，檔案信息與檔案實(shí)體信息在數(shù)字檔案館中沒有有機(jī)結(jié)合起來；二是數(shù)字檔案館不具備檔案信息“再造”的功能。數(shù)字檔案館只是為傳統(tǒng)檔案資源建立了數(shù)字鏡像和利用平臺(tái)，只是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理做法做了信息技術(shù)條件下的“模擬”，雖方便了檔案管理與利用，但并不具備幫助檔案管理人員開展業(yè)務(wù)工作及輔助檔案信息用戶思維的功能；三是數(shù)字檔案館信息資源明顯受制于館藏檔案基礎(chǔ)，以館藏檔案數(shù)字化、原生電子檔案為核心資源，數(shù)字檔案館的資源結(jié)構(gòu)難以突破傳統(tǒng)檔案館既有的局限性；四是數(shù)字檔案館受技術(shù)的制約，信息管理、信息服務(wù)、信息安全均有不同程度的薄弱環(huán)節(jié)。解決新問題需要新理念、新思路、新技術(shù)。檔案部門應(yīng)在繼續(xù)鞏固和提升數(shù)字檔案館建設(shè)成果的基礎(chǔ)上，積極采用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)，主動(dòng)跟進(jìn)和融入智慧城市、智慧中國建設(shè)的大趨勢(shì)，瞄準(zhǔn)智慧檔案館的新目標(biāo)，將檔案信息化建設(shè)推向新階段。二、智慧檔案館的概念與特性智慧檔案館是基于物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)構(gòu)建的智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務(wù)的新型虛擬檔案館。智慧檔案館的管理對(duì)象為多元化的檔案資源。多元化的檔案資源包括館藏傳統(tǒng)檔案和新型檔案的內(nèi)容信息與載體信息，如原生的電子檔案、檔案數(shù)字化成果、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案載體信息庫等；包括檔案館采取各類技術(shù)手段管理檔案資源的檔案管理信息，如檔案館樓宇智慧管理信息等。其中，僅涉及第一類信息的智慧檔案館，我們可以稱之為狹義智慧檔案館，涉及全部信息的檔案館則可稱為廣義智慧檔案館。智慧檔案館與數(shù)字檔案館的根本區(qū)別，在于前者具有檔案信息感知與協(xié)同處置的功能。智慧檔案館綜合運(yùn)用先進(jìn)的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)和自動(dòng)控制技術(shù)，構(gòu)建一個(gè)感知并根據(jù)預(yù)設(shè)方案和案例經(jīng)驗(yàn)等自動(dòng)處置檔案內(nèi)容信息、載體信息和管理信息的檔案綜合管理和控制體系，以提高檔案管理與檔案館運(yùn)行的效率和服務(wù)水平。但是僅僅使用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等新技術(shù)的檔案館并不是真正的智慧檔案館。真正的智慧檔案館應(yīng)該是充分運(yùn)用各類技術(shù)手段，對(duì)檔案資源管理與開發(fā)、檔案館運(yùn)行等各類信息進(jìn)行感知、挖掘，經(jīng)綜合分析和提煉萃取形成智慧信息，并將其應(yīng)用于決策、管理和服務(wù)。從某種意義上講，智慧檔案館的“智”可以概括為智能的感知與告知信息，“慧”可以概括為聰明的應(yīng)對(duì)與處置信息。與目前的數(shù)字檔案館相比，智慧檔案館的服務(wù)范圍將因使用移動(dòng)服務(wù)技術(shù)而更為廣泛。采用有線寬帶技術(shù)和無線寬帶技術(shù)，使智慧檔案館成為寬帶檔案館和無線檔案館，在檔案館內(nèi)將實(shí)現(xiàn)檔案信息感知與服務(wù)的泛在化；并通過三網(wǎng)融合的互聯(lián)網(wǎng)、第三代移動(dòng)通信（3G）網(wǎng)絡(luò)等服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)城鄉(xiāng)檔案信息利用服務(wù)的全覆蓋。智慧檔案館能夠在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)之上，通過各類采集終端和各類有線、無線寬帶網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)，隨時(shí)采集環(huán)境信息、物體動(dòng)態(tài)信息，增強(qiáng)智慧檔案館信息獲取、實(shí)時(shí)反饋和隨時(shí)隨地智能服務(wù)的能力，充分發(fā)掘數(shù)字檔案的資源優(yōu)勢(shì)，運(yùn)用新的信息技術(shù)和通信技術(shù)手段感知、分析、整合檔案資源和檔案館運(yùn)行的信息，從而對(duì)于包括檔案收集、管理、利用、存儲(chǔ)、監(jiān)督等活動(dòng)在內(nèi)的各種需求做出智能響應(yīng)和智慧支持，為檔案館中物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動(dòng)提供了基礎(chǔ)條件，為檔案管理和信息開發(fā)創(chuàng)造更美好的前景。智慧檔案館不僅是檔案資源管理與開發(fā)的平臺(tái)，也是智慧城市的重要組成部分，在智慧城市體系建設(shè)中發(fā)揮極為廣泛的作用。如對(duì)社會(huì)事業(yè)與公共服務(wù)信息化而言，智慧檔案館可以以市民和社會(huì)組織需求為導(dǎo)向，發(fā)揮多元化檔案信息資源的服務(wù)作用，建立廣覆蓋、多途徑、多樣化的檔案信息服務(wù)體系，讓市民和社會(huì)組織享受到檔案信息化帶來的智慧服務(wù)和個(gè)性化服務(wù)。對(duì)電子政務(wù)而言，智慧檔案館可以以方便公眾辦事、提高工作效率為出發(fā)點(diǎn)，為黨政機(jī)關(guān)和基層組織提供智慧化的檔案信息共享支撐平臺(tái)，促進(jìn)公共事務(wù)的協(xié)同辦理，進(jìn)一步提高公共服務(wù)的便捷性。三、智慧檔案館的體系構(gòu)成讓檔案館“智慧”起來，關(guān)鍵在于突破數(shù)字檔案館檔案信息收管存用的理念、范圍和模式，建立集“資源多元、全面感知、綜合處置、雙模存儲(chǔ)、泛在應(yīng)用”于一體的檔案及檔案四、青島市建設(shè)智慧檔案館的總體構(gòu)想由于理論研究不足、缺少范式借鑒及資金難以一步到位等原因，青島市檔案館近期將以俠義智慧檔案館為目標(biāo)，著手智慧檔案館項(xiàng)目的研究和建設(shè)工作。一期工程主要解決總體方案的研究與制定、智慧檔案館框架搭建等問題，力爭(zhēng)構(gòu)建一個(gè)初級(jí)階段的智慧檔案館，為將來全面建設(shè)智慧檔案館打下基礎(chǔ)。青島市智慧檔案館以實(shí)現(xiàn)基于電子文檔一體化和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)倉儲(chǔ)式管理、基于青島記憶理念的數(shù)字文獻(xiàn)資源管理、基于物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的檔案智能管理、基于智慧泛在理念的檔案信息服務(wù)、基于真實(shí)可信和長期可用的檔案安全存儲(chǔ)、基于智能技術(shù)的檔案館工作科學(xué)管理、基于網(wǎng)格化管理的全市檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)為主要建設(shè)內(nèi)容，其目標(biāo)是通過構(gòu)建檔案智慧收集、智慧管理、智慧服務(wù)、智慧保護(hù)、智慧監(jiān)督平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高度智能化管理和開發(fā)利用。檔案智慧收集平臺(tái)。一是建設(shè)基于文檔一體化的電子檔案管理平臺(tái)，加強(qiáng)電子檔案的接收與管理；二是建設(shè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫采集管理平臺(tái)，集中管理各單位有長久保存價(jià)值的業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫；三是建設(shè)媒體信息采集平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案館對(duì)網(wǎng)站、廣播、電視等媒體信息的智能采集和自動(dòng)歸檔；四是建設(shè)基于青島記憶理念的數(shù)字文獻(xiàn)資源收集和管理平臺(tái)，有計(jì)劃地大規(guī)模積累城市歷史文化資源，并通過專用網(wǎng)站提供權(quán)威的城市歷史文化資源，搭建青島城市記憶體系。檔案智慧管理平臺(tái)。重點(diǎn)推進(jìn)物聯(lián)網(wǎng)射頻技術(shù)在檔案智能化識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理中的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體信息與內(nèi)容信息的一體化、交互化管理。檔案智慧服務(wù)平臺(tái)。在對(duì)原有數(shù)字檔案館信息發(fā)布平臺(tái)進(jìn)行智慧化改造的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)研究建立移動(dòng)數(shù)字檔案館信息查閱中心和基于“三網(wǎng)融合”的檔案館信息服務(wù)體系，拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，構(gòu)造以人為本、市民參與、社會(huì)協(xié)同的檔案服務(wù)機(jī)制。檔案智慧保護(hù)平臺(tái)。圍繞“兩地三中心”（青島市檔案館計(jì)算機(jī)中心、青島市同城備份中心、深圳異地容災(zāi)中心）和“三庫兩平臺(tái)”（硬件設(shè)備庫、基本軟件典藏庫和電子檔案格式登記庫，數(shù)據(jù)遷移平臺(tái)和仿真平臺(tái)）策略建設(shè)安全存儲(chǔ)備份平臺(tái)和遷移仿真平臺(tái)，重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)電子檔案封裝技術(shù)、電子檔案智能備份遷移技術(shù)和各類數(shù)據(jù)資源的分層次存儲(chǔ)技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字檔案管理過程的智能跟蹤與記錄，保證數(shù)據(jù)在不斷發(fā)展變化的軟硬件系統(tǒng)中能被正確讀取使用。檔案智慧監(jiān)督平臺(tái)。建設(shè)面向檔案館工作人員的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，通過智慧技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案流、工作流的全程管理，推動(dòng)部門間信息共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。建設(shè)網(wǎng)格化管理的檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)體系，實(shí)現(xiàn)檔案歸檔及時(shí)指導(dǎo)、檔案質(zhì)量智能化監(jiān)控、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)支持服務(wù)和檔案管理模型的智能化構(gòu)建，完善在線檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)模式，提升監(jiān)管效能。為應(yīng)對(duì)智慧檔案館中巨大的信息處理、傳輸任務(wù)，應(yīng)利用云計(jì)算等技術(shù)搭建虛擬化存儲(chǔ)利用平臺(tái)，并部署有線和無線兩種寬帶網(wǎng)絡(luò)，使系統(tǒng)具備較高的計(jì)算能力、數(shù)據(jù)傳輸能力