企業(yè)合同管理的法律風(fēng)險(xiǎn)與防范

企業(yè)合同管理的法律風(fēng)險(xiǎn)與防范

合同是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)濟(jì)交流的重要形式。要實(shí)現(xiàn)有效的管理，必須通過有效的合同管理來完成合同。這是公司經(jīng)營(yíng)管理成敗的一個(gè)重要因素。尤其是一些面向國(guó)內(nèi)、國(guó)際市場(chǎng)的外向型企業(yè),合同管理的好壞直接影響著企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效益。因此,我們?cè)谄髽I(yè)經(jīng)管管理中必須要重視合同及合同管理。企業(yè)合同管理是指企業(yè)對(duì)以自身為當(dāng)事人的合同依法進(jìn)行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為,它貫穿于合同實(shí)現(xiàn)的全過程,是企業(yè)管理的重要組成部門。如何規(guī)范企業(yè)合同管理,避免合同糾紛,構(gòu)筑堅(jiān)實(shí)的合同風(fēng)險(xiǎn)防范體系,提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效益,保障我們企業(yè)健康發(fā)展是我們每個(gè)企業(yè)所要思索和解決的問題。一、目前，公司合同管理中存在的主要問題1、條件不具備合同主體資格對(duì)外交往中,對(duì)方有時(shí)往往以辦事處、項(xiàng)目部的名義簽訂合同,而這些下屬單位可能是不具備合同主體資格的。在實(shí)際操作過程中,我們要認(rèn)真審查合同相對(duì)人的工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記、年檢情況、經(jīng)營(yíng)范圍等資信情況,并對(duì)其履約能力進(jìn)行深入調(diào)查,以保證合同的順利簽訂與履行。2、合同內(nèi)容和履行方式存在漏洞有的企業(yè)在簽訂合同時(shí)過于輕率,合同文本不經(jīng)合同專業(yè)人員起草或?qū)彶?也不采用已成文的示范文本或格式文本。有的合同文字表述不嚴(yán)謹(jǐn)、不準(zhǔn)確,容易發(fā)生歧義和誤解,導(dǎo)致合同爭(zhēng)議的產(chǎn)生;有的合同條款過于簡(jiǎn)單、內(nèi)容不完整,影響合同正常履行;有的合同權(quán)利義務(wù)條款約定不明確,加重自己的責(zé)任或排除自己的權(quán)利;有的合同漏掉了違約責(zé)任,或者違約責(zé)任可操作性不強(qiáng)。一旦發(fā)生違約,在合同中看不到違約后如何處理的條款;有的合同沒有根據(jù)交易的特殊性設(shè)置特定條款,導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生等等。3、合同類別錯(cuò)誤指合同類別劃分不準(zhǔn)確或者錯(cuò)誤。如將運(yùn)輸服務(wù)合同簽訂為車輛租賃合同。若合同類別的不同,則雙方的權(quán)、責(zé)、利就可能截然不同。4、合同的簽署,導(dǎo)致合同的成立在合同的簽署過程中,不重視審查合同的簽署人是否有權(quán)簽署合同,特別是長(zhǎng)期合作單位,主觀判斷對(duì)方有權(quán)簽署合同,不要求對(duì)方提供委托代理人的授權(quán)委托書和身份證明,往往形成無權(quán)代理或超權(quán)限代理,導(dǎo)致合同糾紛的產(chǎn)生。5、項(xiàng)目管理人員對(duì)合作單位的合主要體現(xiàn)在:一是應(yīng)變更合同的沒有及時(shí)變更,應(yīng)當(dāng)重視的證據(jù)資料管理卻沒有得到足夠的重視;二是對(duì)合同的履行情況沒有及時(shí)跟蹤,不能利用合同管理的手段對(duì)工程的進(jìn)度、質(zhì)量等進(jìn)行有效的控制。有的項(xiàng)目管理人員對(duì)合同條款不清楚,不能采取有效措施保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。例如某公司與另一家石油公司在海外合作實(shí)施鉆井項(xiàng)目,由于經(jīng)驗(yàn)不足,合同訂立得不夠詳細(xì),在項(xiàng)目運(yùn)行中合作方為了自身公司的利益加大設(shè)備折舊,因?yàn)檎叟f速度太快造成該公司賬面資產(chǎn)大幅縮水,為該公司日后的市場(chǎng)開發(fā)、項(xiàng)目運(yùn)作帶來很大的障礙。在合同履行過程中相關(guān)管理人員未及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,就是因?yàn)槲醇皶r(shí)變更合同。6、儲(chǔ)油企業(yè)存在潛在的風(fēng)險(xiǎn)為了工作的便利,很多企業(yè)將合同專用章授權(quán)給多個(gè)部門、下屬單位管理和使用,特別是在我們石油石化企業(yè)是很常見的,這種行為潛在的風(fēng)險(xiǎn)是很大的,會(huì)給企業(yè)帶來許多不能控制、無法預(yù)測(cè)的合同風(fēng)險(xiǎn)。二、公司合同管理中存在問題的主要原因1、合同履行中,存在糾紛,是出現(xiàn)糾紛的出現(xiàn)不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)合同與合同的管理認(rèn)識(shí)不足。主要表現(xiàn)在:一是項(xiàng)目論證不充分,合同簽訂過于草率。這是我們國(guó)有企業(yè)普遍存在的問題,有時(shí)為了追求工作量,開辟新的市場(chǎng),缺乏對(duì)合同項(xiàng)目的充分論證調(diào)查,急于簽訂合同,導(dǎo)致合同履行過程中出現(xiàn)糾紛;二是重視合同簽訂,忽略合同履行的控制。當(dāng)前企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的合同意識(shí)正在逐步提高,合同簽訂前期可能受到各方面的高度重視。但合同簽訂后,對(duì)合同履行的控制不夠重視,認(rèn)為有了白紙黑字的約定,不會(huì)再出現(xiàn)什么問題了。在合同履行時(shí),僅把它當(dāng)成是生產(chǎn)任務(wù),不按合同約定操作,大多數(shù)合同糾紛產(chǎn)生于此階段。2、依法訂立和履行合同缺乏有效的法律依據(jù),企業(yè)我們企業(yè)的從業(yè)人員合同法律意識(shí)淡薄,首先是不重視合同和合同法律的關(guān)系,訂立合同隨意性大,缺乏依法訂立和履行合同的意識(shí),給企業(yè)造成了不少無法挽回的損失。合同法是合同訂立和履行的法律依據(jù),任何違反法律所簽訂的合同都是無效合同;其次是對(duì)自己的作為或不作為所要產(chǎn)生的法律后果估計(jì)不足,對(duì)合同履行過程中風(fēng)險(xiǎn)防控不足,不能在合同履行中做到有的放矢。3、合同管理制度不完善多年來,我們企業(yè)缺乏一套嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)的合同管理制度。因制度的不配套、不規(guī)范,導(dǎo)致了管理行為的隨意性,無章可循,漏洞百出。4、沒有獨(dú)立的管理部門我們企業(yè)的法律事務(wù)工作剛剛起步,有些企業(yè)的合同管理部門還沒有形成一個(gè)統(tǒng)一、獨(dú)立的部門,許多是與其他部門合署辦公。有的設(shè)在企管部門,有的設(shè)在經(jīng)營(yíng)管理部門,有的設(shè)在市場(chǎng)管理部門等。由于部門不獨(dú)立,管理人員大多是兼職人員。同時(shí)由于法律事務(wù)工作起步晚,專業(yè)管理人員也相對(duì)缺乏。尤其是我們的駐外項(xiàng)目部,對(duì)外業(yè)務(wù)多,合同量大,一人兼數(shù)崗,幾乎是沒有專門的部門和專業(yè)人員,合同管理更是難以實(shí)現(xiàn)專業(yè)化管理,給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)帶來較大的合同風(fēng)險(xiǎn)。三、解決公司合同管理中存在問題的適宜對(duì)策1、建立公司領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)制,推動(dòng)公司發(fā)展健全法律事務(wù)管理機(jī)構(gòu)是做好合同管理工作的基礎(chǔ),是解決合同管理問題的關(guān)鍵。一是企業(yè)應(yīng)該設(shè)立總法律顧問崗位。全面負(fù)責(zé)企業(yè)法律事務(wù)工作,全面參與公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策,組織公司建章立制,領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)法律事務(wù)部門開展工作;二是設(shè)立法律事務(wù)辦公室,具體負(fù)責(zé)企業(yè)法律事務(wù)工作(包括合同管理),由具備法律顧問資格的人員擔(dān)任法律事務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人,建立相應(yīng)的考核機(jī)制約束法律事務(wù)人員盡職履責(zé)。近年來,我們江漢油田著重加強(qiáng)了法律事務(wù)工作的組織體系建設(shè),在組織機(jī)構(gòu)上基本滿足了企業(yè)合同管理需要。特別是境外項(xiàng)目中法律事務(wù)人員全程參與項(xiàng)目管理。2、合同管理制度完善的合同管理制度是實(shí)現(xiàn)合同全流程管理的前提。通過梳理合同簽訂、履行、結(jié)算的工作流程,加強(qiáng)合同的過程控制,形成一套與企業(yè)自身相適應(yīng)的合同管理制度,使合同管理工作有章可循,實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同規(guī)范化、科學(xué)化管理。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括:合同管理的模式和相關(guān)部門職責(zé),合同簽訂審查審批制度,合同的訂立(包括授權(quán)管理),合同履行、變更、解除,合同結(jié)算審查審批制度,合同糾紛處理,合同基礎(chǔ)管理工作,合同專用章管理,合同管理人員培訓(xùn),合同管理的檢查與考核等。近年來,我們企業(yè)高度重視合同管理制度的建設(shè),形成了一套相對(duì)科學(xué)完善的合同管理制度,合同管理的職責(zé)明確、程序規(guī)范,使合同風(fēng)險(xiǎn)得到了有效控制,企業(yè)合同管理水平全面提升。3、強(qiáng)化專業(yè)人才,提高總法律員的整體素質(zhì)合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低,直接影響著企業(yè)合同管理的水平。通過崗位培訓(xùn)、定期業(yè)務(wù)交流、送外學(xué)習(xí),使合同管理人員及時(shí)更新法律知識(shí),學(xué)習(xí)先進(jìn)的合同管理經(jīng)驗(yàn),提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。我們江漢油田把加強(qiáng)總法律顧問、法律顧問、合同員“三支隊(duì)伍”建設(shè)作為總法律顧問制度建設(shè)的重點(diǎn),不斷強(qiáng)化培訓(xùn)力度,增強(qiáng)合同管理人員依法履職的意識(shí)和能力。隨著我們企業(yè)參與國(guó)內(nèi)外市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)會(huì)越來越多,對(duì)會(huì)英語、懂專業(yè)、精通法律的專業(yè)人才需求日益增加,也深感人才的匱乏,所以要加強(qiáng)復(fù)合型法律人才的培養(yǎng)是當(dāng)務(wù)之急。4、合同管理系統(tǒng)的功能我們江漢油田于2007年9月開發(fā)了法律事務(wù)管理信息系統(tǒng),該系統(tǒng)涵蓋了以合同管理為重點(diǎn)等十個(gè)業(yè)務(wù)功能模塊。該系統(tǒng)運(yùn)行至今,已作為中石化合同管理系統(tǒng)樣板工程予以推廣。合同管理模塊基本實(shí)現(xiàn)了合同線上申報(bào)、會(huì)簽、登記備案等功能,但該系統(tǒng)還應(yīng)從合同相對(duì)人的資信審查,合同示范文本、合同結(jié)算等方面不斷完善。合同管理還應(yīng)該是全過程的、系統(tǒng)性的、動(dòng)態(tài)性的管理。全過程就是從合同的洽談、文本草擬、簽訂、生效開始,直至合同失效。我們不但要加強(qiáng)合同簽訂前的管理,更應(yīng)重視合同履行的管理;系統(tǒng)性就是凡涉及合同條款內(nèi)容的相關(guān)部門都要共同管理。相關(guān)部門共同參與,互相制約、相互監(jiān)督;動(dòng)態(tài)性就是注重履約全過程的情況變化。我們特別要重視合同的動(dòng)態(tài)管理,合同主辦部門要及時(shí)掌握合同履行中的變化,向合同主管部門反饋信息,對(duì)合同進(jìn)行修改、變更、補(bǔ)充或解除。同時(shí),注重合同管理主管部門對(duì)合同的履行監(jiān)督和結(jié)算管理也是十分必要的。5、及時(shí)掌握,防范合同風(fēng)險(xiǎn)重大合同是我們合同管理的重點(diǎn)。對(duì)于重大合同法律事務(wù)人員應(yīng)全程參與,及時(shí)準(zhǔn)確掌握信息,及時(shí)提供合同風(fēng)險(xiǎn)提示,加強(qiáng)合同履行的監(jiān)控,防止合同糾紛的發(fā)生,有效維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。6、專業(yè)法律管理部門的健全合同專用章歸口到法律事務(wù)部門統(tǒng)一管理,使合同管理工