供應商管理手冊

供應商手冊目錄TOC\o"1-3"\h\z一、本手冊所用名詞解釋 31.1文獻類 31.2編碼類 31.3其它 4二、交易程序 4三、注意事項 53.1合同書 53.2訂單 53.3送貨及收貨 63.4帳單管理 83.5付款 9四、退貨 9五、退貨賠償 10一、本手冊所用名詞解釋1.1文獻類供貨合同書及報價單：兩者均為商定雙方合作關系的文獻，無此文獻，多個訂貨行為無效。廣告合同書：規(guī)范貴司在我公司商場內所做的多個形式的燈箱、廣告牌等商定。促銷合同書：規(guī)范雙方商定的多個促銷活動。訂單：在合同商定價格的基礎上，確認商品品種及數(shù)量的文獻。退貨單：按雙方議定的商品品種及數(shù)量退回貴司確實認書。送貨單：貴司在送貨時必須開具最少為三聯(lián)的送貨清單，其上須清晰注明商品品種、數(shù)量及包裝規(guī)格。收貨單：我司訂單及收貨單合二為一，即在訂單上標有實收數(shù)量一欄。退貨發(fā)票：我司開具給貴司用于結算退回貨品的發(fā)票。價格更改告知書：由貴司提前半個月告知我司的價格變更文獻，須蓋章方有效。1.2編碼類供應商編號：在我司電腦管理系統(tǒng)中代表貴司的編碼，用于某些查詢工作（如付款查詢）。供應商貨號：貴司為方便管理，給所經(jīng)營的無國際條形碼的貨品的編碼（特別百貨類商品）。店內碼：我司為方便管理，對全部商品均予以的一種編碼。注意：不要弄錯供應商貨號和店內碼的對應關系）。訂單號：訂貨單的編號，用于付款管理。收貨編號：我司對每張已收貨訂單予以一種對應編號，重要用于付款管理。退貨單號：用于退貨單的編碼。1.3其它商品的管理定義為：即認碼不認貨。只要是不同的店內碼，即視為不同商品?；A單位：指銷售單位計量基礎，普通為最后消費單位。銷售單位、定貨單位：指我司所經(jīng)營商品的最小出售包裝單位。例如：355ml聽裝可樂，一箱24聽，分兩種規(guī)格出售（A：6聽；B：整箱）在管理系統(tǒng)中，A與B被認作不同的商品，且A的銷售包裝為6聽，B則為24聽。其基礎單位1聽。端頭促銷：貨架兩端的區(qū)域銷售。堆頭促銷：非貨架兩端，而在其它地方用棧板堆積促銷?？煊嵈黉N：專指在郵寄給顧客的快訊上發(fā)表多個信息而做的促銷。訂單作廢日：當貴司超出此日期未送貨時，為確保我司自動定貨系統(tǒng)的精確運作，該定單將自動作廢，并將統(tǒng)計貴司未準時送貨次數(shù)，做為評定雙方合作關系的根據(jù)。店內補貨與采購部訂立合同書及獲得第一張訂單按訂單送貨至收貨部按實際收貨數(shù)量及價格開具增值稅發(fā)票，并于收貨后一周內送至財務發(fā)票組發(fā)票對的與否店內補貨與采購部訂立合同書及獲得第一張訂單按訂單送貨至收貨部按實際收貨數(shù)量及價格開具增值稅發(fā)票，并于收貨后一周內送至財務發(fā)票組發(fā)票對的與否按商定時間準時付款，若有疑問請咨詢采購部拒收則追問因素退回一周再送到信反息饋正確以上為第一張訂單的整個交易過程，我司采用一張訂單對應一張發(fā)票，特殊狀況下可多張定單對應一張發(fā)票，但不接受多發(fā)票對應一張定單或非整數(shù)定單。三、注意事項3.1合同書我司的合同書分三種：A、供貨合同書；B、廣告合同書；C、促銷合同書。我司的供貨合同書的使用期為一年，自簽定之日起生效，并于到期前一種月重新簽定（合同文本見附件）。該合同書必須附有我司格式的報價單，合同書上的各交易條件均以此報價單為計算基礎，該報價單上的商品不得違反中華人民共和國的多個法規(guī)。否則由貴司承當一切責任。該合同書上所商定的價格即為訂單的根據(jù)，每張訂單不再另行議定價格。合同期內，供應商的價格如有變動，請?zhí)崆?5天書面告知我司，在我司同意后做對應的修改，價格更改告知單上須蓋有貴司圖章。廣告合同書是規(guī)范供應商在我司商場內所做的多個形式廣告牌的合同，期限為一年。促銷合同書則是針對雙方商定的多個促銷活動，特別是我司快訊活動。無國際條碼商品，貴司需提供貴司貨號（即供應商貨號），并貼上我司條形碼。要確保貨號與我司條碼對應關系對的。3.2訂單我司訂單與收貨單合二為一，即訂單上標有實收數(shù)一欄，且超出定單作廢后來該定單自動作廢，以維護我司自動補貨系統(tǒng)的精確運作。我司訂單分三種：新商品的第一次訂貨單；日常補貨單；快訊訂單及緊爭訂單我司只訂3.1.2中所述報價單商品，無我司格式報價單的商品進入商場則被視為贈品。訂單普通狀況下以書面形式如傳真、郵寄或E-mail發(fā)給貴司，且不需要貴司確認（快訊訂單除外），我司采購部能夠用電話形式給貴司下緊急訂單（當天送貨），此訂單會在貴司送貨至我司收貨部時予以確認。因我司采用訂單管理、滾動付款。為確保付款準時，與訂單有關的文獻（如送貨單、發(fā)票等），應注明訂單編號、供應商編號及商品編號。原則上不允許分批交貨，且多出訂單數(shù)量的部分被自動視為贈品。3.1和3.2所列內容均由我司采購部負責與貴司溝通。3.3送貨及收貨貴司送貨則表達接受雙方議定的合作條件。貴司須按訂單上的品種、數(shù)量、地點、時間送貨，否則我司有權取消或更改訂單。我司與貴司的訂購量均以定單上的定貨單位（也是我司的銷售單位）為計量單位。貴司送貨時須攜帶送貨單（最少為三聯(lián)單）及我司訂單，并負責免費將貨品放置在商場收貨部的棧板上，以前風險由貴司承當。為便于快速收貨、及時付款，貴司送貨單及發(fā)票所列商品次序原則上應與我司訂單上所列商品次序一致。在送貨前，貴司應確保國際條形碼的對的。若無國際際條形碼，請與采購部聯(lián)系，我司將予以貴司一種我司店內碼，否則不予收貨。貴司必須確保所送貨品均符合中華人民共和國的各項法規(guī)，否則在我司發(fā)現(xiàn)時有權拒收，如未能發(fā)現(xiàn)而造成違規(guī)貨品進場銷售的，由此所產生的一切責任、后果均由貴司承當。全部有保質期的商品，在收貨時，其有效時間不得低于2/3的保質期，否則商場將拒收貨品（與我司采購部有特殊商定者須持有我司采購部確實認書，商場方予以收貨），以保持賣場內商品的新鮮度。交貨過程流程表開車至我司收貨部開車至我司收貨部送貨人憑送貨單（最少為三聯(lián)單）及訂單到各分店或配送中心收貨部報到，提交以上單據(jù)，并得到一次序號送貨人將貨品依次放在棧板上，與我司人員共同清點我司人員進行外包裝質量檢查、抽查及箱數(shù)清點收貨完畢后，收貨人員在貴司送貨單上簽字同時為確保貴司利益，我司會在送貨單上貼上我司該訂單的收貨編號（具唯一性），該編號及收貨人的簽名、蓋章一同作為收到貨的根據(jù)收貨數(shù)量與送貨量有差別時，我司收貨人員會將實際收貨量標于貴司送貨單及我司收貨單上，且雙方均簽字確認，并在我司收貨單上簽字確府實收數(shù)收貨結束 送貨地點：配送中心、各分店（在每份訂單上已有注明具體的交貨地址）。收貨完畢，只表達我司確認包裝質量及大數(shù)，若商品內在質量及箱裝數(shù)量存在問題，我司會在一周內提出異議（一周后自動承認）；若有嚴重問題，我司會退貨給貴司，并由貴司承當一切費用。在下列狀況我司有權拒收。未訂商品（含訂貨與所送貨品一致）。貨品有影響出售的多個質量問題。不準時送貨（另行商定除外），長久不準時送貨者將予以處分。無國際條碼且沒有貼我司店內碼或國際條形碼有誤。對于無國際條形碼的商品（特別是百貨）貼錯店內碼，或供應商貨號與我司店內碼的對應關系出錯。為確保雙方庫存對的，加緊雙方周轉，我司采用全動態(tài)數(shù)據(jù)補貨系統(tǒng)。但規(guī)定貴司在行政運作上予以支持，做到準時、按量、對的送貨，特別予以我司的商品資料必須對的（特別是條形碼）。3.4帳單管理貴司所開具的發(fā)票須注明我司的供應商編號、訂單號及收貨編號。貴司盡量寫上我司的商品編號或國際條形碼，也能夠盡量詳列名稱，方便我司發(fā)票組對帳順利，及時付款。一張訂單品種較多時，請附具體的發(fā)票清單或貴司自行設計的對帳單，對帳單須含有下列內容：商品名稱、我司商品編號、以我司定貨單位為單位的送貨量、價格、每種商品總金額、該訂單總金額等。貴司發(fā)票必須符合中華人民共和國法津并對的填寫（即使金額對的，填寫不規(guī)范的發(fā)票同樣會被退回）。收到發(fā)票時，我司會開具一張發(fā)票收訖票據(jù)給貴司。發(fā)票的接受及退回均由我司發(fā)票組負責。請于收貨后第二個工作日計起，一周內將發(fā)票發(fā)至或寄至下列地址（若10日內收不到貴司發(fā)票，則付款期延長15天）。發(fā)票可隨送貨車一起送至，但須交至財務部發(fā)票組，不得交給收貨部或采購部。發(fā)票上我司地址：收下發(fā)票后，我司會開具一張發(fā)票收訖票據(jù)給貴司。貴司須按雙方議定的價格開具發(fā)票，若有差別將被退回。若因貴司未能按以上帳單管理流程操作造成延遲付款，將由貴司負責。3.5價格及價格變動3.5.1供應商應提供有關清晰可擬定的商品的價目表，每份價目表必須列明日期并加蓋供應商的公司印章。3.5.2供應商的商品任何價格變動必須在生效前最少30天以書面形式告知。3.5.3提高價格生效日期前全部的訂貨仍按原先商定的價格計算。3.5.4任何變動價格文獻及商品價目表須經(jīng)我方采購總監(jiān)確認方為有效。3.6付款3.6.1付款期從貨品進場后的第二天開始計算。3.6.2我司每七天為付款日。3.6.3請貴司盡量選擇銀行托付方式付款。3.6.4我司將在商定的付款期內付款。3.6.5若贈值稅發(fā)票有誤，付款期將從我方收到改正后對的的增值稅發(fā)票的當天算起。四、退貨我司在下列狀況發(fā)生時將退貨給貴司嚴重質量問題。非我司因素造成的包裝破損。雙方協(xié)定。更換貴司新產品。我司每次退貨將有退貨單給貴司，退貨費用由貴司負擔，且采用先退貨后結算方式解決。貴司接到退貨單后，必須在15天內到指定地點取回