第3章 行政文書（二）

第三章行政文書（二）/《經濟應用文寫作》課程PPT/主講教師：×××目錄CONTENTS第一節(jié)報告第二節(jié)請示第三節(jié)批復第四節(jié)函第五節(jié)紀要第一節(jié)報告PART01

1．了解報告的含義、特點及類型；2．掌握報告的構成要素與寫作格式；3．能夠按照寫作要求撰寫報告。學習目標

情景引入

王一是工商管理專業(yè)的一名大四的學生，前幾天她面試了一份秘書的工作，在面試中被問到一個問題：“工作報告、情況報告、建議報告、答復報告、調研報告、審計報告、評估報告都屬于行政文書嗎？這個問題你能回答嗎？

報告是用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關詢問的文書。報告屬于上行文，一般產生于事后和事情過程中。需要說明的是，有些專業(yè)部門使用的報告文書，例如“調查報告”、“審計報告”、“咨詢報告”“立案報告”、“評估報告”等，雖然標題也有“報告”二字，但其概念、性質和寫作要求與行政文書中的報告不同，不屬于同一范疇。

一、報告的含義知識指要

二、報告的特點1.匯報性2.陳述性3.單向性報告主要是匯報工作情況，如怎樣貫徹落實上級有關政策和精神、怎樣開展工作、取得什么成績和經驗、存在哪些問題與教訓，或者發(fā)生什么重要情況等。報告是以敘述和說明為主要表達方式的文種，所使用的語言是陳述性的，且報告內容也以陳述事實為主，不能隨意夸大和縮小，因此，具有陳述性的特點。報告目的是讓上級了解掌握更多的信息，為科學決策、協(xié)調監(jiān)督提供依據。因此，報告上呈后，上級機關一般不需要給予回復。知識指要

三、報告的分類1.工作報告2.情況報告3.答復報告工作報告是向上級機關或重要會議匯報工作情況的報告。它主要用以總結工作，反映某一階段、某個方面貫徹落實政策、法令、批示的情況。情況報告是指用于向上級反映工作中的重大情況、特殊情況和新動態(tài)等的報告。這種報告便于上級機關根據下級情況，及時采取措施，指導工作。答復報告是針對上級機關向下級機關提出詢問或要求，經過調查研究后所作的陳述情況或者回答問題的報告。知識指要

三、報告的分類

4．建議報告

5．報送報告建議報告是指根據工作中的情況、動向和存在的問題向上級機關提出具體建議、辦法、方案的報告。報送報告是以報告的形式，向上級承包其他文件、物件的說明性文書。知識指要

四、報告的寫作要求1.情況真實，重點突出2.結構清晰，行文及時3.陳述為主，不含請示報告上報的信息必須全部真實，堅持實事求是原則，讓上級機關了解真實情況，以方便上級做出分析判斷。報告要堅持“一文一事”，不要夾雜不相關的內容。報告的寫作應結構清晰，既圍繞中心，又注意各個部分之間的內在聯(lián)系。同時，報告的行文要及時，上級機關只有及時掌握情況，才能迅速作出決策以指導實際工作。報告、請示的適用范圍完全不同，報告以陳述情況為主，上級無須答復；請示則以請求為主，上級必須答復。報告要做到專文專用，以免貽誤工作。知識指要寫作格式★★寫作格式★★實例3-1：××公司關于從落實責任制人手加強企業(yè)管理工作的報告實例展示《關于治理教育亂收費自查情況的報告》模板歸納報告是用于向上級機關匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關詢問的文書?！罢{查報告”、“審計報告”、“咨詢報告”“立案報告”、“評估報告”等，雖然標題也有“報告”二字，但其概念、性質和寫作要求與行政文書中的報告不同，不屬于同一范疇。情景引入分析VS一、填空題二、選擇題三、判斷題四、簡答題一、病文診改二、寫作訓練知識檢測應用訓練本節(jié)訓練第二節(jié)請示PART02

1．了解請示的含義、特點、分類及適用范圍；2．掌握請示的寫作技巧；3．能夠按照寫作要求撰寫請示。學習目標

情景引入

某集團公司近年經營業(yè)績斐然，尤其海外市場業(yè)務不斷拓展。因此，海外分公司急需增加一批熟悉海外業(yè)務，能適應海外工作環(huán)境的業(yè)務人員。分公司人力資源部擬定了一份社會公開招聘方案，但需要報集團公司審批，方可實施。那么，應該擬寫一份什么樣的公文提交集團公司呢？

請示是下級機關向上級主管機關請求對某項工作或問題做出指示、給予答復、審核批準時所使用的報請性文書。請示是上行文，只能是下級機關對上級機關寫請示。

一、請示的含義知識指要

二、請示的特點1.超前性2.單一性請示是在事前行文，也就是在工作開始前行文，得到上級機關批準后才能付諸實施，不可“先斬后奏”或“邊斬邊奏”。請示行文必須一文一事，即一份請示只能請求指示一件事或解決一個問題，這樣才有利于上級批復，使問題得以解決。知識指要

二、請示的特點3．期復性4．針對性請示的行文目的是請求上級批準，解決某個具體問題，要求做出明確的答復。不管上級是不是同意下級的請示事項，都必須給請示單位一個回復。請示行文必須針對本機關沒有對策、沒有把握或沒有能力解決的重要事件和問題，才能運用請示。請上級給予指示、決斷或答復、批準。知識指要

三、請示的分類1．請求指示的請示2．請求批準的請示3．請求批轉的請示需要上級機關對原有政策規(guī)定做出具體解釋，對變通處理的問題做出審查認定，對如何處理新情況做出明確的指示等請示，即屬此類。這是請求上級領導機關解決某些實際困難和問題，或要求對本單位處理某個問題的意見做出批示的請示。這類請示多涉及人事、財物、機構等方面的具體問題。職能部門針對涉及面廣的某項工作提出處理意見和辦法，需要有關方面協(xié)同辦理，但按規(guī)定又不能要求平級機關和不相隸屬的機關照辦，而需要請示上級領導機關或綜合部門審查核實后批轉有關方面執(zhí)行。知識指要

四、請示的寫作要求

1．用語得體

2．一文一事

3．單頭請示請示的事項要明確，語言要謙恭、莊重，使用征詢商量的語氣，結尾應用約定俗成的專用尾語。切忌語氣生硬，使用“要求”“必須”等帶有命令口氣的詞語。一份請示只能寫一件事，只講一個問題，切忌數(shù)事混雜。如果一文多事，可能導致發(fā)文機關無法批復。請示必須嚴格按照隸屬關系主送一個上級領導機關或者主管部門，不能多頭請示，也不能主送領導者個人。如果需要，可以抄送有關機關。知識指要

四、請示的寫作要求

4．不越級請示

5．不抄送下級

6．可提前溝通請示與其他黨政公文一樣，一般不越級上行。如果因特殊情況或緊急事項必須越級請示，可采取轉呈，或在越級請示的同時，抄送越過的上級單位。請示是上行公文，行文時不得同時抄送下級，以免造成工作混亂，更不能要求下級機關執(zhí)行上級機關未批準或批復的事項。行文之前要主動與主管領導取得聯(lián)系，做好溝通工作，最好能夠當面陳述有關請示意見，求得領導的同情、理解和支持。經驗表明，提前溝通是請示事項容易獲批的重要因素。知識指要寫作格式★★寫作格式★★實例3-2：

關于交通肇事是否給予被害者家屬撫恤問題的請示實例展示《關于要求追加我省自然災害救濟的請示》模板歸納海外分公司急需增加一批能適應海外工作環(huán)境的業(yè)務人員。分公司人力資源部擬定了一份社會公開招聘方案，但需要報集團公司審批，方可實施。分公司向集團公司報批，應該行文請示，具體來說是一則批準性的請示。情景引入分析VS一、填空題二、選擇題三、判斷題四、簡答題一、病文診改二、寫作訓練知識檢測應用訓練本節(jié)訓練第三節(jié)批復PART03

1．了解批復的含義、特點、分類；2．掌握批復的寫作技巧；3．能夠按照寫作要求撰寫批復。學習目標

某鋼絲繩公司幾天前向總公司提交了一份關于引進五臺先進技術設備的請示，今天總經理高雨霏收到了總公司的回復，在公司提交的請示上寫了幾個字“經研究，暫不同意”，高雨霏感到很困惑，為什么不同意呢？這真的是總公司的批復嗎？

情景引入

批復是上級機關答復下級機關請示事項時使用的公文。限于針對所請示事宜的專門批復，它主要針對所請示的問題做出明確的回答即可。批復與請示是一組對應公文，先有請示后有批復。批復是下行文。

一、批復的含義知識指要

二、批復的特點1．針對性2．被動性批復的針對性反映在兩個方面：一是批復必須針對請示機關行文，而對非請示機關不產生直接影響；二是批復的內容必須針對請示事項，不涉及與請示事項無關的內容。批復的寫作以下級機關的請示為前提，先有上報的請示，后有下發(fā)的批復，一來一往，被動行文，這一點與其他公文有所不同。知識指要

二、批復的特點3．權威性4．明確性批復表示的是上級機關的結論性意見，下級機關對上級機關的答復必須認真貫徹執(zhí)行，不得違背。批復的效用在這方面類似命令、決定，帶有很強的權威性。批復內容針對請示事項，態(tài)度要明確，即明確表示批準與否，明確指示下級機關如何行事，不能有模棱兩可的語言，導致請示單位無所適從。知識指要

三、批復的分類1．肯定性批復2．否定性批復上級同意下級的請求，認可下級的意見或做法的批復稱為肯定性批復。上級不同意下級單位的請求，給予否定的答復稱為否定性批復。知識指要根據批復的內容不同可分為：

三、批復的分類1．指示性批復2．表態(tài)性批復就是上級針對下級在理解和執(zhí)行有關文件精神與政策時，存在某種不確定性或疑問而做出的答復，以指導實行文件精神和政策。就是對下級提出的請批事項給予表態(tài)，直接表態(tài)的最為簡潔，當然也可在表態(tài)之后對下級提出一些貫徹執(zhí)行方面的要求。知識指要根據批復的作用不同可分為：

四、批復的寫作要求

1．觀點明確，態(tài)度明朗

2．措辭莊重，簡明扼要

3．答復及時，批復集中批復機關對所批復的問題要有明確的態(tài)度，具體的意見，不能含糊其辭、模棱兩可，使請示機關無所依從，延誤工作。批復在作出答復、提出要求、發(fā)出指示時應字斟句酌，確保語言簡明，措辭準確莊重、周密嚴謹，不能使用理解上有歧義的詞語。對下級機關的請示要及時答復，久拖不復勢必影響下級機關工作的開展。同時，堅持一請示一批復的原則，不涉及請示以外的內容，也應注意不漏批請示中的事項。知識指要寫作格式★★寫作格式★★實例3-3：關于組建××市勞務工聯(lián)合工會的批復實例3-4：××縣人民政府關于××鄉(xiāng)人民政府興建磚瓦廠問題的批復實例3-5：關于××分公司申請修建公司招待賓館的批復實例展示《關于同意創(chuàng)辦譽華職業(yè)中專學校的批復》模板歸納顯然，總公司的批復并沒有按照要求進行，過于隨意。首先批復應該單獨行文，不應該在下級單位的請示上直接進行批復。如不同意，應簡要說明理由，使受文者明白事項被否定的原因。便于下級單位進行下一步的工作安排。情景引入分析VS一、填空題二、選擇題三、判斷題四、簡答題一、病文診改二、寫作訓練知識檢測應用訓練本節(jié)訓練第四節(jié)函PART04

1．理解函的含義、特點和分類；2．掌握函的寫作結構和寫作要求；3．能夠根據工作需要撰寫不同的函。學習目標

某市教育局擬對系統(tǒng)內干部進行為期兩天的不脫產培訓，擬向某學院借6間教室，為表正式，需草擬一份文書，應該用哪種文書呢？某學院接到此文書后又該如何回復呢？

情景引入

函是平行機關或不相隸屬的機關之間，互相聯(lián)系和洽談工作時，或咨詢、答復問題時，或向有關主管部門請示批準時所使用的平行文書。

一、函的含義知識指要

二、函的特點1.平等性2.靈活性3.針對性函用于不相隸屬機關、單位之間行文，體現(xiàn)著雙方平等關系，這是其他上行文和下行文不具備的特點。函的措辭、語氣也跟請示和批復大不相同，體現(xiàn)著平等的特點。函的靈活性體現(xiàn)在兩方面：一是不受公文格式限制，使用起來十分簡便；二是函雖屬平行文，但它既可上行，又可下行，行文的多向性給人們的公務活動帶來了方便。函的內容必須單一，一份函只能寫一件事項。函不需要在原則、意義上進行過多的闡述，不重務虛，重務實。知識指要

三、函的分類知識指要公函便函1.按性質發(fā)函復函2.按發(fā)文目的商洽函問答函請批函3.按內容用途

四、函的寫作要求1．直陳其事，言簡意明2．態(tài)度誠懇，用語得體公函主要用于商洽工作、詢問事宜、答復問題，因此寫法上多以陳述為主，不宜大發(fā)議論，空泛說理。語言要簡潔明了，讓對方一看即知商洽何事，詢問何事，所求為何。函屬平行文，用于與不相隸屬的機關、平級機關之間商洽事宜，請求對方給予幫助和支持，因此，態(tài)度應誠懇謙和，語氣應禮貌得體。公函中，切忌使用上級對下級的口吻，發(fā)號施令，以免引起對方反感與不滿，達不到溝通協(xié)商的目的。知識指要寫作格式★★寫作格式★★實例3-6：××市教育局關于向××商務職業(yè)學院商借教室的函實例3-7：××商務職業(yè)學院關于同意借用教室的復函實例展示《××市統(tǒng)計局關于請求撥款的函》模板歸納某市教育局向某學院借用教室供自己內部培訓使用，不屬于指導工作，也指示工作，因此應該用函這一文書。具體內容可參考實例3-6情景引入分析VS一、填空題二、選擇題三、判斷題四、簡答題一、病文診改二、寫作訓練知識檢測應用訓練本節(jié)訓練第五節(jié)紀要PART03

1．了解會議紀要的含義、類型和作用；2．掌握會議紀要的寫法；3．能夠按照寫作要求撰寫會議紀要。學習目標

姚立鑫年初剛剛從某集團公司人力資源部調入總裁辦公室，這天他作為秘書參加了總裁辦公會議并擔任會議記錄，會后總裁交代他整理出一份會議紀要，他心想，不是做了會議記錄了嗎，為什么還要寫會議紀要呢？這兩份文檔有什么區(qū)別呢？

情景引入

紀要是適用于記載會議主要情況和議定事項的一種公文。它是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文。一般重要會議或大型會議都要用紀要來記載會議精神和議定事項，其主要作用是溝通情況、交流經驗、統(tǒng)一認識、指導工作。紀要一經領導人審核簽發(fā)，就成了正式文件，具備法定效力。

一、紀要的含義知識指要

二、紀要的特點

1．紀實性

2．提要性

3．限定性紀要是在會后或會議后期根據會議記錄和各種會議材料整理而成的，注重真實、客觀、準確，全面反映會議情況和會議精神，不得隨意發(fā)揮想象或隨意深化、拔高。紀要不同于會議記錄那樣有事必記，有聞必錄；而是對會議情況和研究決定事項進行系統(tǒng)的整理、分析、評定、綜合而成。它只反映會議的主要內容、重要決策、重要結論等本質精神，因而具有提要性。紀要的作用具有限定性，因為它只對與會單位、與會人員有約束力，要求他們共同遵守、執(zhí)行會議議定事項。若需在更大范圍內發(fā)揮作用，則要求由上級機關用“通知”批轉下發(fā)，要求執(zhí)行。知識指要

三、紀要的分類1．指導性紀要2．通報性紀要這種紀要的本身可以當作政策來執(zhí)行。對會議討論決定的一些問題以紀要的形式發(fā)到一定的范圍，使其了解會議精神和決