文秘的工作內(nèi)容

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2、負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機要和保密工作，做好辦公室檔案收集、整理工作。

3、負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。

4、做好會議紀(jì)要。

5、負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報刊雜志的分送。

6、負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。

7、負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品出入庫的登記。

8、做好公司宣傳專欄的組稿。

9、按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)。

10、做好公司日常費用支出、流水帳登記，對其做統(tǒng)計以及各種票據(jù)的收納、保管。

11、每月環(huán)保報表的郵寄及社保的打表。

12、管理好員工人事檔案材料，建立、完善員工人事檔案的管理，嚴(yán)格借檔手續(xù)。

13、統(tǒng)計每月考勤并交財務(wù)做帳，留底。

14、管理辦公各種財產(chǎn)，合理使用并提高財產(chǎn)的使用效率，提倡節(jié)儉。

15、接受其他臨時工作

1、協(xié)助直接領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，完成領(lǐng)導(dǎo)交派的任務(wù)；

2、做好會前準(zhǔn)備、會議記錄和會后內(nèi)容整理工作；

3、策劃組織公司各種活動，負(fù)責(zé)網(wǎng)站管理和維護，做好公司的宣傳工作；

4、負(fù)責(zé)公司辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)工作；

5、做好材料收集、檔案管理、文書起草、公文制定、文件收發(fā)等工

作；

6、接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞信息工作；

7、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作。

8、在各種行政事務(wù)方面幫助和服務(wù)于公司員工，例如負(fù)責(zé)訂機（車）票，聯(lián)系各種培訓(xùn)事宜。

9、聯(lián)系和管理公司交通班車服務(wù)，食堂餐飲服務(wù)館管理，聯(lián)系和協(xié)調(diào)各種集體活動例如集體外出旅游。負(fù)責(zé)公司年、晚會的籌備等工作。

辦公室是一個單位的行政指揮中心，是一個單位的窗口，是集行政、文字、信息、辦公用品管理等工作的綜合科室，事情瑣碎而繁雜，擔(dān)負(fù)著參與政務(wù)、管理事務(wù)、綜合服務(wù)的任務(wù)。

淺談對辦公室文秘工作內(nèi)容的認(rèn)識

我在企業(yè)從事辦公室秘書工作已有數(shù)載，多年來的辦公室工作使我深深認(rèn)識到，辦公室是一個單位的行政指揮中心，是一個單位的窗口，是集行政、文字、信息、辦公用品管理等工作的綜合科室，事情瑣碎而繁雜，擔(dān)負(fù)著參與政務(wù)、管理事務(wù)、綜合服務(wù)的任務(wù)。就我個人而言，起草各種文字材料是我工作中的一項重要內(nèi)容，下面，我想就這方面的工作談幾點自己的淺顯認(rèn)識。

一、起草文字材料是一項艱苦的腦力勞動

起草材料之前，首先需要弄清領(lǐng)導(dǎo)的意圖，然后精心構(gòu)思，認(rèn)真思考，閱讀大量的相關(guān)資料，才能投入寫作，一份文字材料，往往要經(jīng)過多次修改才能完成。起草文字材料是一項艱苦的腦力勞動，有時材料要得急，為了趕寫材料，經(jīng)常需要加班加點，打通宵、“連軸轉(zhuǎn)”都是家常事。當(dāng)別人休息娛樂或已進入夢鄉(xiāng)的時候，往往是文字秘書伏案寫作、緊張工作的時間。而且，這種超負(fù)荷的勞動不分“淡旺季”，是常年不斷的疲勞戰(zhàn)。因此，如果沒有吃大苦、耐大勞的精神，是干不了、干不好文字秘書工作的。這項工作雖然勞累辛苦，但苦中也有甜。每當(dāng)一份材料完成得到領(lǐng)導(dǎo)的肯定和贊許時，每當(dāng)自己的思路和觀點被領(lǐng)導(dǎo)所采納，都是文字秘書最高興和最欣慰的時候。其實只要自己的勞動被組織、被領(lǐng)導(dǎo)、被同事所認(rèn)可，對企業(yè)的發(fā)展有益，那么，所有的苦和累就都是微不足道的了。

二、做好服務(wù)是文秘工作者的一項基本工作

文秘工作是一項辛苦又光榮的工作，為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、為職工服務(wù)，是企業(yè)文秘人員的天職。不管是起草文件、撰寫講話稿，還是搞行政服務(wù)工作，它的成績和效益都不會非常明顯。因此，文秘人員必須要提高自己的思想境界，樹立不為名、不為利、埋頭苦干、無私奉獻的精神，甘當(dāng)“無名英雄”。這很容易使一些同志對自己工作的價值產(chǎn)生疑惑，認(rèn)為文字秘書的崗位太普通，太平凡，做不出什么大的成績。的確，文字秘書的崗位是普普通通、平平常常、不引人注目的，但這并不能說明文字秘書的工作不重要，更不能說文字秘書不能有大的作為。眾所周知，對于企業(yè)來說，大到各項方針政策的制定，小到每項具體工作的組織實施，都離不開文字工作。文字秘書所寫的文字材料首先必須充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，這是由辦公部門的性質(zhì)所決定的，但并不排斥文字秘書個人創(chuàng)造性的發(fā)揮。在不背離領(lǐng)導(dǎo)意圖的前提下，文字秘書完全可以把自己經(jīng)過學(xué)習(xí)思考、調(diào)查研究形成的思想觀點融入到材料之中，提供給領(lǐng)導(dǎo)做決策參考。因此，從事文字秘書工作的同志，要正確地看待自己的工作崗位，立足于本職工作，自覺為領(lǐng)導(dǎo)和其他職能部門做好服務(wù)。

三、做好保密工作是對文秘人員的一項基本要求

一個文秘工作者，經(jīng)常會接觸到本單位的機密。因此，文秘人員必須時刻保持清醒的頭腦，做到不該說的“守口如瓶”，不該做的“紋絲不動”。在工作中，還要防止計算機、傳真機等辦公設(shè)備的泄密，決不能把領(lǐng)導(dǎo)討論未決的事情泄露出來，給單位工作造成被動。因此，一個文字秘書工作者，作為領(lǐng)導(dǎo)與職工、領(lǐng)導(dǎo)與各部門之間聯(lián)系的橋梁，一言一行，都直接或間接地影響到單位的形象。文秘工作的這種特殊性，要求每一個文秘工作者應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，自覺加強思想、作風(fēng)修養(yǎng)。

同時，還必須具備以下素質(zhì)：

一是牢固樹立忠誠的思想。要忠實于企業(yè)，誠實做人。文秘人員的品德優(yōu)劣直接關(guān)系到工作大局和領(lǐng)導(dǎo)在職工中的形象。因而具備忠誠的品德尤為重要。文秘工作者在任何時候都要作風(fēng)正派、光明磊落，做老實人，辦老實事，說老實話

二是牢固樹立敬業(yè)的思想。要熱愛本職工作，忠于職守。文秘工作崗位重要，責(zé)任重大。只要每位文秘工作者樹立了正確的人生觀、價值觀和從業(yè)觀，不斷增強做好文秘工作的責(zé)任感和光榮感，把做好自己的本職工作作為崇高的職責(zé)，盡心盡力，愛崗敬業(yè)，就一定能夠在平凡崗位上做出成績來。

三是牢固樹立奉獻的思想。要不計較個人得失，具有任勞任怨的工作精神。文秘工作繁雜，辛苦，應(yīng)當(dāng)甘于吃苦，樂于奉獻，埋頭苦干，堅持做到以事業(yè)為重，工作為重。

四是養(yǎng)成踏實的作風(fēng)。要堅持實事求是的工作態(tài)度。不論辦文、辦事，還是進行信息調(diào)研、督促檢查，都要從客觀實際出發(fā)，反映的問題，都應(yīng)是真實可靠的，決不能道聽途說，憑主觀臆斷。

五是養(yǎng)成高效的作風(fēng)。要力求事半功倍的工作效率。文秘工作的重要地位和作用，要求文秘人員的工作應(yīng)當(dāng)是高效的，文秘人員應(yīng)當(dāng)樹立效率的觀念，具有雷厲風(fēng)行的作風(fēng)、科學(xué)的組織能力，以保證工作任務(wù)的圓滿完成

辦文是辦公室工作的“三大件”之一，只有文字水平提高了，文字工作做好了，辦公室的參謀輔政、政務(wù)服務(wù)等職能才能更好的得到發(fā)揮，才能確保機關(guān)的政令暢通、運轉(zhuǎn)高效。然而，要真正提高文字工作水平并不是一件容易的事。它需要文字工作人員有廣博的文化知識，深邃的道德素養(yǎng)，高度的敬業(yè)精神和嫻熟的寫作技巧。俗話說：聚沙成塔，水滴石穿。辦公室文字人員如何才能熟能生巧、落筆成章，全面提高文字工作能力，我認(rèn)為主要是要敏學(xué)。古人曰：“敏而好學(xué)，不恥下問?！睂W(xué)習(xí)是我們?nèi)粘Ｉ钪械拇笫?。一般來說，大多數(shù)從辦公室出來的文字材料都是起點較高、政策性較強，具有相當(dāng)?shù)膹V度和深度；加上有的材料還是臨時交辦，要求幾天甚至幾小時就得交稿。這時，如果辦公室文字人員沒有一定的筆才和練達的素材，將難以滿足工作需要。古人有云“不學(xué)無以廣才，不學(xué)無以成才”。學(xué)習(xí)是辦公室文字人員提高工作水平的基礎(chǔ)和保障。因此，辦公室文字人員要十分注重敏學(xué)。首先，要勇于發(fā)揚“釘子”精神，善于擠時間學(xué)習(xí)?？朔k公室崗位特殊、工作繁重、平時難以集中時間系統(tǒng)學(xué)習(xí)的實際困難，保持應(yīng)有的韌勁、拼勁和鉆勁，時刻把學(xué)習(xí)掛在心上，擠時間看書看報、上網(wǎng)閱讀，把學(xué)習(xí)巧妙地寓于工作之中，在學(xué)習(xí)中干好工作。其次，要拓寬學(xué)習(xí)知識面，不斷豐富學(xué)習(xí)內(nèi)容?！皶接脮r方恨少”。對于辦公室文字人員來說，沒有什么知識是無用的，沒有什么是不可學(xué)的。古今中外、天文地理、科教文化、民俗諺語、正反事例等等，無所不容，無所不包。只有學(xué)得多、看得多，想問題才會全面，看問題才會深刻，寫材料才有深度。第三，要避重就輕，講究學(xué)習(xí)方法。每個人的時間和精力都是有限的。文字工作要求我們成為一個博學(xué)多才的“雜家”。結(jié)合辦公室工作實踐，通過通讀、摘讀、精讀相結(jié)合，博覽多學(xué)，兼收并蓄，不斷提高自身的文字表達能力、政策理論水平和專業(yè)知識，從而不斷增強寫作的預(yù)見性和創(chuàng)造性。

二是要博采。也就是說辦公室文字人員平時要十分注重廣泛收集，點滴積累寫作素材。荀子在《勸學(xué)》中提到：不積跬步，無以至千里，不積小流，無以成江海。辦公室文字工作人員只有平時大量積累素材、吸收素材，才能做到豐富詞匯量、拓寬知識面、突出新穎性，起草的材料才會文筆生動、言之有物，不至于單調(diào)枯燥、陳舊老套。我們要采取集腋成裘的方法，像蜜蜂采蜜一樣，點滴收集，廣采博取。第一，要有層面性。重點做好路線、方針、政策等理論知識的積累，廣泛收集政治理論書刊、黨報黨刊發(fā)表的理論文章和領(lǐng)導(dǎo)講話等，掌握政策依據(jù)，把握政治路線，有針對性的為我所用，避免出現(xiàn)寫材料憑感覺、講錯話的現(xiàn)象。第二，要有靈活性。收集素材是一項非常繁瑣的工作，要想收集到全面、有價值的素材，必須靈活運用多種方法，多渠道、多角度、多形式的吸收、歸納和整理。對報刊、雜志上看到的名篇佳句、名言警句、新穎觀點，可以復(fù)印或剪貼下來，列出條目、標(biāo)注出處，以備參考；對經(jīng)常用到的地方情況、產(chǎn)值收入及本單位、本行業(yè)的經(jīng)濟運行情況、增長數(shù)據(jù)，可以用圖表或表格的方法進行記載，確保使用時一目了然；對網(wǎng)上出現(xiàn)的信息資料、短信語言、bbs評論，必要時可以下載，豐富資料庫。第三，要注重針對性。尤其要細(xì)心留意，仔細(xì)觀察本行業(yè)、本單位的發(fā)展情況、重大決策和重大事項的信息動態(tài)，從而把握事件的前因后果、來龍去脈。要做日常工作的有心人，利用各種機會、各種場合，留意收集領(lǐng)導(dǎo)的講話、指示，緊跟領(lǐng)導(dǎo)思路，把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，了解領(lǐng)導(dǎo)用語風(fēng)格，從而總結(jié)提煉出對全局工作有指導(dǎo)意義的觀點和看法。

三是要善思?！皩W(xué)而不思則罔，思而不學(xué)則殆”。思考的過程本身就是學(xué)習(xí)過程的繼續(xù)和深化，也是提高文字工作水平的重要途徑。勤于思考、善于思考有助于我們把平時所聽、所看、所學(xué)轉(zhuǎn)化為知識和能力，促進文字功底的升華。第一，要學(xué)會換位思考，提高思維層次。善于對接領(lǐng)導(dǎo)思路，吃透上情，掌握下情，有的放矢，融會貫通，把握方向；善于逆向思維、多向思維，對眼前發(fā)生的每一件事情，多想幾個為什么，不主觀武斷，不人云亦云；善于多角度觀察，從共性中找出個性，從個性中把握規(guī)律。只有站的高，想的問題多，寫的文章材料才能磅礴大氣、見解獨到、思維縝密。第二，要學(xué)會比較借鑒。有比較才見差距，有借鑒才有進步。提高辦公室文字工作水平必須善于總結(jié)，善于自己和自己比較。要經(jīng)常對自己寫作的過程進行分析評價，經(jīng)常對文稿起草工作認(rèn)真回顧、分析和總結(jié)，尤其要反復(fù)揣摸、思考領(lǐng)導(dǎo)修改過的稿件，從而準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的思路和語言風(fēng)格。只有通過橫向和縱向?qū)Ρ?，才能發(fā)現(xiàn)問題，找出差距，悟出道理。要敢于學(xué)習(xí)借鑒他人的好經(jīng)驗，好筆法，這也可以說是一種立體的比較。他山之石，可以攻玉。通過立體對比，仔細(xì)揣摩，心得和體會自然會加深，對文字材料的把握也將會從感性認(rèn)識上升到理性認(rèn)識。

四是要勤踐。辦公室工作部分是服務(wù)性的，文字工作也一樣。當(dāng)前，產(chǎn)業(yè)集團已進入重要調(diào)整時期。面對不斷出現(xiàn)的新情況、新問題、新矛盾，文字人員僅僅靠閉門思考是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。古人說得好：紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行。要提高辦公室文字人員的以文輔政水平，還必須深入基層，深入實踐，調(diào)查研究，詳盡地掌握第一手資料。首先，要突出重點，要結(jié)合本行業(yè)、本單位、本階段的工作熱點、難點和疑點、盲點、亮點問題有的放矢進行調(diào)研。其次，要做到深入，真正“沉”下去。深入基層，與不同崗位的干部群眾多溝通、多交流，傾聽他們的呼聲，采集他們的建議，從中挖掘出有價值的東西，汲取營養(yǎng)，豐富自己。第三，要實事求是。辦公室文字人員搞調(diào)研的目的是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的，這就要求調(diào)研的結(jié)果必須準(zhǔn)確、真實、全面。在調(diào)研過程中，我們決不能以主觀想象為準(zhǔn)，要腿勤、嘴勤、手勤，多聽、多問、多思，深入細(xì)致的探討，全面辯證地分析，以客觀事實為根據(jù)，去粗取精，去偽存真，洞察事物的本質(zhì)，把握事物的內(nèi)在聯(lián)系。

五是要深耕?！俺？葱刂杏斜荆懝P下生花”。文字寫作能力的提高，不是一日之功，也沒什么捷徑可走，關(guān)鍵在于勤學(xué)多練，不斷地積累寫作經(jīng)驗，探索寫作技巧，只有這樣才能做到厚積薄發(fā)、倚馬可待。首先要用心。思想是行動的先導(dǎo)，文字材料的寫作是一種創(chuàng)造性的腦力勞動，其本身就是能力不斷積累提高的過程。因此，對于各種寫作任務(wù)，無論是草擬公文、講話報告、匯報材料，還是通訊報道、信息稿件，都要把它當(dāng)成一次練筆的良機，專心致志，一絲不茍，盡可能寫出有份量、有價值的文稿。其次要精心。按照主題突出、層次分明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、立意新穎、文字簡練的要求，謀篇布局，精心組織，字斟句酌。要注意把突出主題擺在撰寫材料的首位，圍繞材料的目的和用途，謀篇布局，分清重點。古人常說：意猶帥也。主題明確了，文章材料就等于寫好了一半。要注意講究結(jié)構(gòu)，做到層次分明。好的結(jié)構(gòu)對突出文章的主題內(nèi)容起著關(guān)鍵的作用。寫完材料后，要盡可能地反復(fù)讀幾篇，看是否文通字順，是否重復(fù)累贅；對拿捏不準(zhǔn)的詞語，要反復(fù)推敲，看是否有更好的詞語可以替代。最后還要做到細(xì)心。一方面留意各種材料的文種、結(jié)構(gòu)和格式，既領(lǐng)會其“神”，又留意其“形”；另一方面也要對寫完的公文、材料進行細(xì)心的校對，找出筆誤或紕漏。

1、通過多方渠道了解大公司的招聘信息；

2、有針對性的對其崗位要求進行分析（也就是要看公司需要什么樣類型的人才，一般崗位要求上都會注明精通什么，了解什么，熟悉什么等等）；

3、對號入座。可能有些工作細(xì)則你并不太了解，但你要“知其然”，也就是擴大你自己的知識面。比如知道現(xiàn)在很多大的公司都在用的一些軟件（如erp等），不知道不要緊，但一定要聽說過，或者有過一點的了解。

文秘人員有三種境界：一是能成把手；二是能成把好手；三是能成把高手。高手的標(biāo)志，有三個方面：一是深厚的思想功底；二是精準(zhǔn)的服務(wù)功能；三是扎實的文字功夫。還要把文秘這項職業(yè)當(dāng)成一種事業(yè)來干，才能成為高手。我從“思想功底”這個范疇，和大家交流一下對文秘工作基本理念的理解。

一、角色理念。三句話——當(dāng)好參謀，不瞎摻和；當(dāng)好助手，不亂插手；當(dāng)好樞紐，不找別扭

（一）當(dāng)好參謀，不瞎摻和文秘人員最重要的角色，就是領(lǐng)導(dǎo)同志的參謀。當(dāng)好參謀不容易，不瞎摻和也不容易。

當(dāng)好參謀有四個標(biāo)志：

1、備領(lǐng)導(dǎo)之未備，要什么有什么。作為文秘人員，給領(lǐng)導(dǎo)同志當(dāng)好參謀，要做的工作很多。但是，特別要注重一點：一定要準(zhǔn)備好領(lǐng)導(dǎo)同志沒準(zhǔn)備、沒空準(zhǔn)備的東西。比如，上級領(lǐng)導(dǎo)到某個單位檢查指導(dǎo)工作，本單位的領(lǐng)導(dǎo)同志就要問文秘人員：上級領(lǐng)導(dǎo)最近在上邊開了幾次會議。在會議上提出了哪些主要觀點。這些方面的信息、材料，我們的領(lǐng)導(dǎo)同志不清楚，也沒準(zhǔn)備，但是文秘人員必須有這個準(zhǔn)備，將這位上級領(lǐng)導(dǎo)最近開了什么會議，在會上提出了什么觀點，一一向單位領(lǐng)導(dǎo)匯報清楚。這樣，單位領(lǐng)導(dǎo)與上級領(lǐng)導(dǎo)匯報對接工作時，就主動，就方便。這就是“要什么有什么”。再比如：文秘人員對上級黨委政府的政策、法規(guī)，指導(dǎo)當(dāng)前工作的一些重要文件的核心內(nèi)容等，都要做到心中有數(shù)。單位領(lǐng)導(dǎo)在調(diào)度、安排部署一項工作時，往往會問文秘人員：這項工作，國務(wù)院、省里都有什么規(guī)定。文秘人員就得“要什么有什么”，給領(lǐng)導(dǎo)同志提供好材料，保證工作部署的準(zhǔn)確性、權(quán)威性。還有，文秘人員陪同領(lǐng)導(dǎo)同志到基層調(diào)研，所到單位的基本情況、單位負(fù)責(zé)人的特點等等，文秘人員必須都要掌握，向領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的情況。以上，就是講“備領(lǐng)導(dǎo)之未備”，領(lǐng)導(dǎo)同志向你要什么，你就有什么，就能提供什么。

2、想領(lǐng)導(dǎo)之未想，用什么有什么。有些同志問。領(lǐng)導(dǎo)比文秘人員水平高，也有想不到的東西。有。如果領(lǐng)導(dǎo)同志什么都想到了，那就不用參謀、不用文秘人員了。因為領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的層面不同，所以肯定有些東西沒有想到，或想的不全面?！跋腩I(lǐng)導(dǎo)之未想，用什么有什么”，要求文秘人員要有超前思維這樣一種習(xí)慣性的思維方式。要當(dāng)好參謀，必須“想領(lǐng)導(dǎo)之未想”，超前思維，領(lǐng)導(dǎo)同志應(yīng)該想到的東西你先替他想了，領(lǐng)導(dǎo)未想到的你也替他想到了。到時候，領(lǐng)導(dǎo)同志“用什么有什么”。比如，上級領(lǐng)導(dǎo)、基層同志、其他同志經(jīng)常會問文秘人員，最近某某領(lǐng)導(dǎo)同志在忙什么。你說不知道、不清楚，這怎么可以。如果你真的為領(lǐng)導(dǎo)同志當(dāng)好“高參”了，那么領(lǐng)導(dǎo)同志最近做些什么、干些什么，你必須拿出一個工作安排預(yù)案。這個預(yù)案可以是一個周的工作安排，也可以是一個月的工作安排，應(yīng)該安排得大體準(zhǔn)確。領(lǐng)導(dǎo)同志確實沒有去想近期應(yīng)該忙些什么，干哪些大事，但你得去想，拿出工作預(yù)案后，請領(lǐng)導(dǎo)同志拍板。這樣，你就可以按照這個方案為領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)。再比如，突然接到上級領(lǐng)導(dǎo)要來視察或檢查指導(dǎo)工作的通知，作為文秘人員得到這個信息后，首先要替領(lǐng)導(dǎo)同志想到他未想到的問題，諸如領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)、人員組成、有沒有女同志、有沒有少數(shù)民族干部、領(lǐng)導(dǎo)同志為本地做過哪些工作等等，都要了解掌握，便于領(lǐng)導(dǎo)同志心中有數(shù)。

3、提領(lǐng)導(dǎo)之未提，問什么有什么。文秘人員經(jīng)常會遇到這些情況，比如：要向上級報告某項工作，領(lǐng)導(dǎo)同志會問：這個報告內(nèi)容怎么寫、怎么講。領(lǐng)導(dǎo)同志腦子中已經(jīng)有些思考，但有些問題不適合先提出來，或者說從他這個角度提出來確實有些難度。這個時候，文秘人員事前必須有過自己的思考，向領(lǐng)導(dǎo)同志報告：這個事情是怎么樣的過程，什么樣的結(jié)果，應(yīng)該按照什么樣口徑報告。用自己的思考來“提領(lǐng)導(dǎo)之未提”。再如，上級就某項工作組織一次出國考察活動，安排你單位一個出國名額，單位有三位副職領(lǐng)導(dǎo)都想去，究竟安排誰去，主要領(lǐng)導(dǎo)同志很不宜先表態(tài)。這個時候，文秘人員就得解領(lǐng)導(dǎo)之圍，提出參謀意見：因為這次出國是考察某項工作，某某領(lǐng)導(dǎo)分管這項工作，回來后還要推進這項工作，應(yīng)該安排分管領(lǐng)導(dǎo)出國考察。主要領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)你的提議，再定下來就比較得體了。其他領(lǐng)導(dǎo)同志因為不分管這項工作，不出國也不會有多大意見了。還有，下級呈送了一份申請資金扶持的報告，由于財力緊張、保重點建設(shè)項目等原因，不能撥付這部分扶持資金。這件事主要領(lǐng)導(dǎo)不好提，但文秘人員可以提，在請示報告上寫上“因某某原因，不宜撥付，請領(lǐng)導(dǎo)批示”的擬辦意見。這就是給領(lǐng)導(dǎo)同志當(dāng)參謀，“提領(lǐng)導(dǎo)之未提，問什么有什么”。

4、用合適的方式參謀，怎么合適怎么當(dāng)。平時，我們都有一些合適的方式在運用，比如：提報調(diào)查報告，這是當(dāng)參謀的一種合適方式，可以最大程度地發(fā)揮給領(lǐng)導(dǎo)同志當(dāng)參謀的作用，你的思考、你的建議，都可以在報告中表達出來。再一個方式，為領(lǐng)導(dǎo)撰寫工作報告和講話稿，你覺得領(lǐng)導(dǎo)同志說什么合適、應(yīng)該說哪些內(nèi)容，你都可以寫進工作報告和講話稿中去。還有，可以用客觀的文字信息為領(lǐng)導(dǎo)提報工作動態(tài)，參謀的作用也非常明顯。也可以在領(lǐng)導(dǎo)征求意見的時候，表達自己的思想、觀點。文秘人員不能不長眼色，“盲人瞎馬”。比如：領(lǐng)導(dǎo)同志由于一件不愉快的事情，正在心情很煩躁的時候，你拿著一大摞文件、材料向他匯報。換位思考一下，如果你在這個時候能看進去。還是能聽進去。再有高見，建議再好，這個時候的時機不合適。文秘人員要把握時機，要有眼色，用合適的方式為領(lǐng)導(dǎo)進言，給領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。瞎摻和的幾種表現(xiàn)：

1、用個人的主觀意志左右領(lǐng)導(dǎo)的決策。文秘人員一定要有角色意識，你就是處在參謀崗位上，不是處在統(tǒng)帥崗位上。你可以用自己的思想、觀點乃至個人的人格、品行來影響領(lǐng)導(dǎo)同志，但是，你不可以用個人的主觀意志，去左右領(lǐng)導(dǎo)的決策。在有些情況下，領(lǐng)導(dǎo)同志在會議上、公開場合上拍板決策一些事情，這個時候，文秘人員不可以用自己的觀點去干擾領(lǐng)導(dǎo)同志的決策，不可以用自己的意志去扭曲領(lǐng)導(dǎo)同志的決策，更不能以自己私利去干擾領(lǐng)導(dǎo)同志的決策。比如：當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志根據(jù)上級精神，研究如何清退借調(diào)、聘用、臨時人員的時候，你作為文秘人員，恰恰有一個借調(diào)或聘用或臨時人員是你的親戚，就因為這一點，你去干擾領(lǐng)導(dǎo)同志清退借調(diào)、聘用、臨時人員的決策，是很不合適的。

2、“戴有色眼鏡”向領(lǐng)導(dǎo)進言。向領(lǐng)導(dǎo)同志提出意見和建議，是文秘人員份內(nèi)的事情，但是錯就錯在“戴著有色眼鏡”向領(lǐng)導(dǎo)同志進言。這就是瞎摻和。比如：要向上級推薦一個先進典型，領(lǐng)導(dǎo)同志要文秘人員根據(jù)實際情況提報，因為這個先進典型有獎勵，你就把在這項工作中一直走在前邊的單位“扣”下了，把另外一個單位推薦上去了。為什么這么做。因為另外一個單位的負(fù)責(zé)同志是你的親戚。這樣做是不可以的。再比如：本單位要提拔一名干部，你不能因為向領(lǐng)導(dǎo)進言方便，就把對這個同志的偏見，向領(lǐng)導(dǎo)同志進言。這是違反文秘人員政治道德的。

3、打著領(lǐng)導(dǎo)的旗號胡亂表態(tài)。個別文秘人員到處找機會、找場合表現(xiàn)自己，特別是打著領(lǐng)導(dǎo)旗號，說：某某領(lǐng)導(dǎo)說了，這件事情是這么一會事，應(yīng)該怎么怎么辦，你們?nèi)マk好了。這樣做，不僅不妥當(dāng)，也給領(lǐng)導(dǎo)同志帶來不良影響。文秘人員應(yīng)該守本分才行，不能在當(dāng)文秘人員的時候，就打著領(lǐng)導(dǎo)旗號胡亂表態(tài)、發(fā)號施令。這樣下去，領(lǐng)導(dǎo)同志就不支持了，基層同志也就不信任了。因為表態(tài)以后需要兌現(xiàn)，你兌不了現(xiàn)；你想兌現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)同志又不知道，你就得撒謊、蒙騙，把自己的心態(tài)一步一步地推向了不健康的心態(tài)。

（二）當(dāng)好助手，不亂插手

文秘人員是領(lǐng)導(dǎo)同志的助手，秘書的含義就是助手。當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)同志的助手，成為左右膀臂，不容易。當(dāng)好助手有三個標(biāo)志：

1、高效率辦事。在領(lǐng)導(dǎo)同志身邊工作，要做的主要工作就是協(xié)調(diào)、調(diào)度、督查、反饋。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志的統(tǒng)一安排，在某項工作推進和開展中，文秘人員必須高效率地幫助、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)同志搞好協(xié)調(diào)、抓好調(diào)度、跟蹤督查、適時反饋，在領(lǐng)導(dǎo)同志要求的時間內(nèi)，來推進工作落實，做好要做的事情。這里，特別強調(diào)是反饋的問題，向領(lǐng)導(dǎo)同志反饋工作推進和完成情況。我們許多文秘人員在這個環(huán)節(jié)上不是太重視、太注意，還經(jīng)常把“不善于向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作”這句話掛在嘴邊，說這是自己的缺點。其他任何人都可以有這個缺點，惟獨文秘人員不可以有。領(lǐng)導(dǎo)同志安排的若干事情，就是因為我們沒有發(fā)揮及時、適時反饋的作用，致使領(lǐng)導(dǎo)不知情，工作推進遲緩，任務(wù)落不到實處。文秘人員在這個方面應(yīng)該說責(zé)無旁貸，推脫不了責(zé)任?；蛘哒f僅僅是你掌握了情況，或向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報了，就認(rèn)為萬事大吉了。大家一定要注意，你作為秘書，是這個領(lǐng)導(dǎo)集體的秘書，你對這個集體的主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，所以，只要領(lǐng)導(dǎo)同志有安排、有部署、有交代，工作推進到什么程度，任務(wù)完成到什么情況，你必須及時、適時地反饋，這是你的責(zé)任，千萬不要再以“不善于向領(lǐng)導(dǎo)匯報情況”去搪塞自己的失誤。所以，提醒大家注意，要向領(lǐng)導(dǎo)同志適時反饋工作推進情況。

2、高水平辦文。文秘人員一項主要工作，就是要為領(lǐng)導(dǎo)起草工作報告、講話材料、各類文件，做好各類會議的記錄。這方面的要求，一般化的起草也行，高水平的起草也行。如果領(lǐng)導(dǎo)同志不在意，或者這個班子的水平就是一般化，那么你一般化的服務(wù)也行；如果領(lǐng)導(dǎo)同志水平很高，這個班子的整體素質(zhì)很高，你沒有高水平的辦文能力是肯定不行的。至于如何高水平辦文，培訓(xùn)班邀請了許多行家能手來專題講授，我在這里就不講了。

3、高標(biāo)準(zhǔn)辦會。辦會非常能展現(xiàn)出一個文秘人員的綜合素質(zhì)和協(xié)調(diào)能力。會前籌備，要準(zhǔn)備哪些事情；會中組織，要做哪些事情；會后落實，要抓哪些關(guān)鍵。提醒大家一點，就是會后落實的問題，這確實是一個容易讓領(lǐng)導(dǎo)同志和文秘人員忽略的問題。一個會議結(jié)束后，領(lǐng)導(dǎo)同志會又有一個新的會議、又有新的公務(wù)活動、新的工作，很難有時間、專門就這個會議的貫徹落實情況去抓調(diào)度、抓落實。會后落實的責(zé)任，義不容辭地落到了文秘人員頭上。要通過現(xiàn)場調(diào)度、跟蹤督察、電話了解、面對面溝通等多種形式，掌握會議貫徹落實情況，適時向領(lǐng)導(dǎo)同志反饋，便于領(lǐng)導(dǎo)同志及時掌握情況，研究新的對策，繼續(xù)推進工作。會議落實問題，是我們公務(wù)活動中的一個薄弱環(huán)節(jié)，這個環(huán)節(jié)之所以薄弱，與文秘人員的作用有很大關(guān)系，所以文秘人員要負(fù)起這個責(zé)任來。亂插手的表現(xiàn)：

1、插手人事。文秘人員當(dāng)好助手，兩只手一齊忙活，能忙活好了也行。留一手不行，可怕，領(lǐng)導(dǎo)同志不敢用你；多一手也不行，可恨，凈給領(lǐng)導(dǎo)添亂。多一手不是“三只手”，而是亂插手，最不可以插手的是人事問題。大家一定要注意：因為插手人事問題不是當(dāng)好助手的份內(nèi)之事。有些時候，為領(lǐng)導(dǎo)用人提供錯誤導(dǎo)向，將直接對干部隊伍建設(shè)帶來不良影響。比如：推薦干部，如果是因私用人、因情用人，勢必用錯一個人，打擊一片人。本來一個很優(yōu)秀的干部，因為你插手人事，在領(lǐng)導(dǎo)同志面前說了許多不利于這個同志的言論，領(lǐng)導(dǎo)同志不采納你的意見還好，如果采納了你的意見，將貽誤這個同志的一生，這不僅是才能問題，而是品質(zhì)問題。一個非常有前程、有潛力的干部，就因為你錯進一言，在領(lǐng)導(dǎo)同志面前一句讒言，導(dǎo)致這個同志在成長使用上延緩、推遲，乃至只有一次機會又失去了，你這是對同志不負(fù)責(zé)、對事業(yè)不負(fù)責(zé)。所以說，文秘人員切忌插手人事。

2、插手家事。領(lǐng)導(dǎo)同志工作確實非常繁忙，文秘人員無論是出于感情、良心，還是出于責(zé)任，都應(yīng)該幫助領(lǐng)導(dǎo)同志辦一些事情，解決一些困難。比如：領(lǐng)導(dǎo)同志出差了，他的妻子、兒女生病了，半夜三更到醫(yī)院去，這個忙你應(yīng)該幫，如果不幫，你就沒良心了。但是，文秘人員切記，不要把自己干成領(lǐng)導(dǎo)同志家庭的“保姆”，當(dāng)保姆干什么事情，大家都知道。而且，你插手領(lǐng)導(dǎo)同志家事以后，和領(lǐng)導(dǎo)同志家庭零距離接觸，會接觸出一些是非來?！氨Ｄ访媲埃鞗]偉人”，請你給領(lǐng)導(dǎo)同志留出點空間來，讓他感覺在秘書面前、秘書眼中，自己仍然保持一種良好的形象。所以說，文秘人員不要插手領(lǐng)導(dǎo)同志的家事。

3、插手錯事。文秘人員一旦插手錯事，一害領(lǐng)導(dǎo)，二害自己。什么叫錯事。舉個例子說，有些基層同志、社會人員、過往賓客等想給領(lǐng)導(dǎo)同志送禮，不管他們出于何種目的、和領(lǐng)導(dǎo)同志的關(guān)系有多好，你都不可以替領(lǐng)導(dǎo)同志收受禮物、收受禮金。這就是錯事，不可以插手。但是，事后必須向領(lǐng)導(dǎo)同志匯報，讓領(lǐng)導(dǎo)同志知情。還有若干稱為不該做的錯事，大家都不要插手。

（三）當(dāng)好樞紐，不找別扭

“樞紐”、“別扭”，大家都不難理解。文秘人員要給領(lǐng)導(dǎo)同志、領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)當(dāng)好樞紐，樞紐當(dāng)?shù)迷胶?，文秘人員的作用就越大、功勞就越多。如果文秘人員找別扭，相對其他人員而言，反作用力更大。當(dāng)好樞紐的標(biāo)志：

1、上情迅速下達、下情迅速上達。大家在理解時，要吃透“快”、“慢”兩個字。特別要注意，你以為你已經(jīng)很快了，但領(lǐng)導(dǎo)還覺得你慢了。我曾經(jīng)處理過一件事情，得到了相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志的肯定。當(dāng)年在市委辦工作的時候，有位領(lǐng)導(dǎo)同志夜間突發(fā)重病，家屬出于對組織的信任，打電話到市委辦。接到這個電話時，已是夜間一點半了，這個電話就是下情，你是上達還是不上達。上達，深更半夜就得把領(lǐng)導(dǎo)同志折騰起來；不上達，不向領(lǐng)導(dǎo)同志報告，一旦生病的領(lǐng)導(dǎo)同志出了事，而我們的上級領(lǐng)導(dǎo)同志還不知情，這是文秘人員的失職。這就是我當(dāng)時思考的問題。最后決定，寧愿打擾領(lǐng)導(dǎo)同志休息，也得報告，在陪同這位領(lǐng)導(dǎo)同志去醫(yī)院的路上，他不僅沒有批評，而且肯定了這種做法。我們有些同志，往往憑個人主觀主義、經(jīng)驗主義辦事，看到領(lǐng)導(dǎo)同志休息了，明天再說吧，明天很有可能就晚了。我就是舉這樣一個例子，工作中，我們遇到的類似情況很多。

2、事前有請示、事后有匯報。大家都說，事前請示、事后匯報，我為什么加了一個“有”字。因為我們文秘人員有時候忙起來，或者自己認(rèn)為自己很忙，往往事前沒請示、事后沒匯報，或者事前有請示、事后沒匯報，或者事前沒請示、事后有匯報。領(lǐng)導(dǎo)同志是“丈二和尚摸不著頭腦”，不知道你在匯報什么。要事前有請示、事后有匯報，善始善終。要注意把握“虛實”兩個字，特別把握好“實”字。文秘人員經(jīng)常接受各個層面、各個方面的信息、動態(tài)，一定要處理好虛和實的關(guān)系。舉個例子，領(lǐng)導(dǎo)同志安排你到基層寫一個典型材料，反映一位老同志在海上養(yǎng)殖中做出了巨大貢獻，造福百姓做了若干好事。你寫了：這位老同志捋了捋一頭花發(fā)，笑呵呵地說，沒什么，都是應(yīng)該做的。領(lǐng)導(dǎo)同志用了你寫的這個典型材料，在會上講了，結(jié)果是與會的同志哄堂大笑。因為大家都知道這位老同志是個“光頭”，哪來的花發(fā)可捋。這就是反映情況不實，你根本沒和這位老同志見面，是想當(dāng)然地給領(lǐng)導(dǎo)同志提供了假情況。這不是文字功夫，而是工作作風(fēng)問題。同志們一定要把握好“實”字，如果“虛”了，向領(lǐng)導(dǎo)同志反映的情況、匯報的內(nèi)容不實，可以直接導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)同志決策失誤。我們擔(dān)不起這個責(zé)任。

3、縱向會協(xié)調(diào)、橫向善協(xié)調(diào)。要想當(dāng)好樞紐，必須學(xué)會協(xié)調(diào)?？v向協(xié)調(diào)，就是上下協(xié)調(diào)，不僅要會協(xié)調(diào)上級，還要會協(xié)調(diào)下級。我們有些同志只善于協(xié)調(diào)上級關(guān)系，有些同志只善于協(xié)調(diào)下級關(guān)系，這都不行，應(yīng)該是善于協(xié)調(diào)上下級關(guān)系。只會協(xié)調(diào)上級關(guān)系不行，上級領(lǐng)導(dǎo)、上級的工作人員來了，我們問清諸如來客人數(shù)、人員組成、生活習(xí)慣等等，都安排了。但我們基層的同志來了，他明明看見領(lǐng)導(dǎo)同志的車子在樓下，也看到領(lǐng)導(dǎo)同志下車上樓了，他緊接著上樓后，卻被我們文秘人員攔下了，說領(lǐng)導(dǎo)同志出差了，這很不得體。上級領(lǐng)導(dǎo)同志是人，基層同志、人民群眾也是人。更應(yīng)該拿得如衣食父母那樣對待他們。文秘人員最優(yōu)秀的品質(zhì)，就是不要對誰高看一眼，也不要對誰低看一眼，要公平看人、公平待人?；蛘呤枪鈪f(xié)調(diào)上級交辦的事情，不協(xié)調(diào)下級反映的事情，這也不行。

橫向要善于協(xié)調(diào)。部門和部門之間、單位和單位之間，上升到市級層面就是市級各大班子辦公室之間，都有橫向協(xié)調(diào)的問題。我們文秘人員都要事必躬行、親手協(xié)調(diào)。橫向協(xié)調(diào)的要害是：千萬不要等別人找你協(xié)調(diào)，而是應(yīng)該學(xué)會主動協(xié)調(diào)、積極協(xié)調(diào)。橫向協(xié)調(diào)里面有一個最大的學(xué)問，就是“誰重要、誰不重要”的問題。如果你感覺你這個部門重要的話，那么你就更應(yīng)該先去協(xié)調(diào)；如果你感覺你這個部門不重要的話，也應(yīng)該先去協(xié)調(diào)。因為，本來你就不重要，再不去主動出擊先協(xié)調(diào)的話，你就被邊緣化了，大家就不搭理你了，這件事情也就沒人幫你辦了。大家要注意，你覺得部門重要，應(yīng)該先去協(xié)調(diào)；如果覺得部門不重要，必須主動協(xié)調(diào)。另外，在領(lǐng)導(dǎo)班子中班子成員之間的協(xié)調(diào)，我們也會遇到這樣情況：領(lǐng)導(dǎo)同志之間不說話，要我們從中跑腿、傳話，而且傳的話一般都是他們自己不好說的。這個時候非常較勁，一定要把握好了，千萬不要只當(dāng)跑腿的、說嘴的，要有真本事、真功夫，把事情協(xié)調(diào)下來。找別扭的表現(xiàn)：

1、知情不報。或者是謊報、亂報。明知有事，就是不報，等領(lǐng)導(dǎo)同志找再說，這就是找別扭。提醒大家，有這種想法，就開始失去做文秘工作的資格了。

2、有事不管。對待一些事情，視而不見、充耳不聞，消極應(yīng)付，或者是消極怠工。

3、頂牛不辦。領(lǐng)導(dǎo)安排、布置、責(zé)成辦一些事情，有時候公開頂牛、有時候暗里頂牛，就是不辦。領(lǐng)導(dǎo)催催，強調(diào)困難；領(lǐng)導(dǎo)再催催，強調(diào)客觀，軟磨硬頂，就是不辦。到時候還能把自己豁出去，說，我沒這個能力辦，沒這個本事辦。這種心態(tài)一點都不能有。

二、辦事理念。三句話——頭緒再亂也要有頭緒；節(jié)奏再快也要有節(jié)奏；程序再多也要有程序

（一）頭緒再亂也要有頭緒文秘工作的特點之一，就是千頭萬緒，一根針穿千根線。必須要有處理紛繁復(fù)雜問題的能力，不管工作頭緒有多亂，也都能理出頭緒來。

1、輕重緩急把得準(zhǔn)。工作頭緒再亂，我們也得理出“輕重緩急”來，哪些頭緒輕、哪些頭緒重、哪些頭緒緩、哪些頭緒急，要把握得很準(zhǔn)確才行，要有這個本事。比如，海上出了安全事故，這個頭緒就是重、急，就不要再安排領(lǐng)導(dǎo)同志去開會、去陪客了。這時，就得安排領(lǐng)導(dǎo)同志上一線去處理險情。能否把準(zhǔn)輕重緩急，是文秘人員思想功底深不深的標(biāo)志。

2、主次內(nèi)外分得開。不管什么工作、哪一級領(lǐng)導(dǎo)，都要先主后次，內(nèi)外有別。比如，安排領(lǐng)導(dǎo)同志的公務(wù)活動，首先考慮主要領(lǐng)導(dǎo)的公務(wù)安排，再安排其他領(lǐng)導(dǎo)同志；安排外賓，首先安排層次高的、外地的客人，其次安排層次低的、本地的客人。這一點，同志們要形成一種思維習(xí)慣，每當(dāng)遇到類似公務(wù)活動，能迅速按照先主后次、內(nèi)外有別的方式來安排、處理。尤其是內(nèi)外有別，還要注意，有些話對內(nèi)適合說，對外不適合說；有些事情對內(nèi)適合辦，對外不適合辦。比如，上級領(lǐng)導(dǎo)想總結(jié)推廣我們某項工作的經(jīng)驗、外地單位來參觀，那么，我們匯報的時候，就得把我們的亮點、特點、成功經(jīng)驗匯報上去、介紹出去。這時，就不能把工作中存在哪些問題匯報上去、介紹出去。因為他們是來抓亮點的、來取經(jīng)的，不是來幫助我們解決問題的。如果我們想推進工作，可以在送走上級領(lǐng)導(dǎo)、參觀單位后，關(guān)起門來檢討工作中存在什么問題，怎么說都行。

3、多少大小擺得平。事情有多有少、有大有小，但是文秘人員都要能“擺平”。不管遇到什么事情，文秘人員都要象“千手觀音”能接過來，“長袖善舞”能派出去。所有的工作頭緒到了我們手中，要迅速根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工、部門分工向領(lǐng)導(dǎo)提出意見和建議，交辦到分管領(lǐng)導(dǎo)、分管部門手中，不要把工作積壓在我們文秘手中，那樣，工作將十分被動。

（二）節(jié)奏再快也要有節(jié)奏

計劃不如變化，是文秘工作的又一特點。如何應(yīng)付。

1、應(yīng)變能力要強。文秘人員需要有極強的應(yīng)變能力，主要表現(xiàn)為：見事快、反應(yīng)快、動作快。原來的工作計劃迅速調(diào)整了、領(lǐng)導(dǎo)的決策馬上變化了、上級又來了新精神，原來的計劃不好使了，就要迅速做出反應(yīng)、調(diào)整工作計劃，馬上跟蹤落實。這個時候，等不及你埋怨，等不及你牢騷，你必須見事快、反應(yīng)快、動作快。

2、靜氣定力要足。文秘人員要每臨小事有大氣、每臨大事有靜氣，通俗說法就是“你急我不急、你躁我不躁”，沉著應(yīng)對，冷靜處置。我們經(jīng)常會遇到這樣的情況：原本好好的計劃迅速變了，安排好的方案馬上調(diào)整了，領(lǐng)導(dǎo)同志又非常著急，我們有的同志在這個時候往往就廟里長草—荒（慌）神了，一慌神，什么事情也辦不了。就這個時候，你要沉著應(yīng)對，冷靜處置，“你急我不急、你躁我不躁”，才能做到節(jié)奏再快，也有節(jié)奏。給領(lǐng)導(dǎo)同志、同事、基層有這樣一種感覺：這位同志處理起事情來，禿了毛的刷子—有板有眼。

3、運籌心力要細(xì)。心力細(xì)到什么程度。就是過目不忘、過手不漏、過時不拖、過關(guān)不“糊弄”，文秘工作就得有這樣的功夫才行。對文秘人員而言，沒有沒用的材料、沒有沒用的信息、沒有沒用的情況，要做到過目不忘；工作當(dāng)中，事情再多，只要經(jīng)過了文秘人員的手，要過手不漏；事情到了時候就辦完，要過時不拖，因為明天就沒有時間叫你再處理今天的事情；在撰寫文件、起草領(lǐng)導(dǎo)講話、領(lǐng)導(dǎo)交辦事情的時候，“丑媳婦總要見公婆”，過關(guān)的時候，不“糊弄”。我們有些文秘人員有“絕招”，寫出材料后，怕領(lǐng)導(dǎo)批評，不敢馬上交給領(lǐng)導(dǎo)看，而是在明天要用的時候，今天晚上交到領(lǐng)導(dǎo)同志手中，讓領(lǐng)導(dǎo)同志沒空批評，過關(guān)的時候“糊弄”。再比如，特別是在鎮(zhèn)街、部門工作性質(zhì)都差不多，沒有多大區(qū)別，什么季節(jié)、什么時節(jié)，講什么內(nèi)容大體都有一個格式，有個定式，有的文秘人員就把去年的講話稿改一改時間就交給了領(lǐng)導(dǎo)同志，領(lǐng)導(dǎo)同志在會上講了，鬧出了笑話，因為講的典型人物、事例今年都發(fā)生變化了。所以，過關(guān)的時候不“糊弄”。

（三）程序再多也要有程序

我們經(jīng)常會遇到這種情況，辦起事情來，程序多得煩不勝煩，特別是基層的同志來辦事，說你們怎么這么羅嗦，這一關(guān)、那一關(guān)的，這一步、那一步的。文秘人員千萬不要聽他們吆喝，必須記住一句話：程序保護干部，或者說程序保護秘書，千萬不要亂來。

1、該走的步驟一定得走，一步也不能差。要按照既定的規(guī)章、制度辦事。比如，呈送一份請示，先從分管領(lǐng)導(dǎo)開始，再報主管領(lǐng)導(dǎo)，最后報主要領(lǐng)導(dǎo)，這些步驟一步也不能少；研究重大問題，首先請主管部門提出意見，報分管領(lǐng)導(dǎo)審閱同意，然后才能提報上會，進行研究，這些步驟一步都不能少。還有一條，文秘人員一定要把好關(guān)，就是會上沒研究的事情、領(lǐng)導(dǎo)沒簽發(fā)的文件，文秘人員不能辦、不能發(fā)。

2、該分的層次一定得分，一層也不能錯。大家都知道，領(lǐng)導(dǎo)集體、領(lǐng)導(dǎo)成員是有層次的，這個層次是現(xiàn)實存在、也是起作用的，應(yīng)該得到文秘人員的尊重，該分的層次一定得分。在請示報告、安排活動、會議座次、迎來送往等公務(wù)活動中，都要分清層次。如果不分層次，勢必搞亂了工作的節(jié)奏，搞亂了工作的頭緒，程序也就成了無用之物，而且很有可能導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)同志對你產(chǎn)生若干看法。比如，上級主管部門下發(fā)了一份文件，文秘人員沒有經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)，而是直接向主要領(lǐng)導(dǎo)匯報了，當(dāng)主要領(lǐng)導(dǎo)問分管領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)這件事情的時候，兩位領(lǐng)導(dǎo)還不知道怎么回事，主要領(lǐng)導(dǎo)就要批評分管領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)。事后，分管領(lǐng)導(dǎo)、主管領(lǐng)導(dǎo)肯定會批評文秘人員。所以，該分的層次一定得分。

3、該立的規(guī)矩一定得立，一條也不能少。文秘工作有若干環(huán)節(jié)、若干問題需要處理，有些事情的處理沒有規(guī)矩是不行的，立起規(guī)矩來才好辦事。比如，公務(wù)活動中，需要領(lǐng)導(dǎo)同志出席的時候，哪幾位領(lǐng)導(dǎo)出席。幾位領(lǐng)導(dǎo)出席合適。要形成慣例。有了這個規(guī)矩，工作就好辦了，到時就可以迅速按照慣例進行安排；向外賓贈送禮品、紀(jì)念品的時候，哪個層次的客人贈送什么標(biāo)準(zhǔn)的。要有規(guī)矩。否則，文秘人員很難操作，就得去請示，來一次客人，請示一次，領(lǐng)導(dǎo)同志不勝其煩，我們也沒有那么多的精力，要有規(guī)矩；賓客就餐接待標(biāo)準(zhǔn)，也要有規(guī)矩。諸如此類，沒有規(guī)矩的都要立起規(guī)矩來，然后請領(lǐng)導(dǎo)同志決策、拍板，以便于我們遵循。多年來的文秘工作，我有一個體會：規(guī)矩，大家不要當(dāng)成障礙我們手腳的東西，遵守規(guī)矩的人才是最自由的人。

三、修身理念。四句話——親而有禮；和而不同；讓而不爭；勤而不怨修身養(yǎng)性，是一門很深的做人功夫，文秘人員也要講究修身。一個人修身養(yǎng)性有若干東西可以作為理念，為什么單獨把這四句話提出來，因為這是文秘人員特殊工作崗位應(yīng)具備的理念。

（一）親而有禮

文秘人員和領(lǐng)導(dǎo)同志距離近、感情深，這是正常的，也是應(yīng)該的，但必須要有分寸。親近但要講究禮節(jié)，不能把思想感情庸俗化。

1、要親的得體，不能沒大沒小。文秘人員在領(lǐng)導(dǎo)同志身邊工作，親近可以，但要親的得體，不能沒大沒小。比如，別人一提到某位領(lǐng)導(dǎo)同志的時候，你馬上說：“我是他的秘書，鐵哥們”，你這么一說，都捎帶壞了這位領(lǐng)導(dǎo)同志的水平、形象。我們領(lǐng)導(dǎo)同志都是見了書記叫書記、見了市長叫市長，從來沒有見了書記、市長叫“鐵哥們”。你為這位領(lǐng)導(dǎo)同志當(dāng)秘書，就叫領(lǐng)導(dǎo)同志“鐵哥們”。不能沒大沒小。

2、要親的合適，不能沒你沒我?！皼]你沒我”就是說?！拔沂悄衬愁I(lǐng)導(dǎo)的人?！蹦憔褪悄悖I(lǐng)導(dǎo)就是領(lǐng)導(dǎo)，你不能代表這位領(lǐng)導(dǎo)。文秘人員一定要注意，千萬不要跟人。跟人，這是文秘人員的一個通病。誰跟人，誰吃虧。“鐵打的衙門，流水的官”，領(lǐng)導(dǎo)同志總有調(diào)走的一天，而你不一定會調(diào)走，你公開標(biāo)榜自己是某某領(lǐng)導(dǎo)的人，這位領(lǐng)導(dǎo)同志調(diào)走后，你要難看的。跟誰。跟組織、跟工作、跟事業(yè)。無論為哪位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，都這樣干，不能“沒你沒我”。

3、要親的有數(shù)，不能沒頭沒腦。文秘人員不能“領(lǐng)導(dǎo)同志做對了我跟，做錯了我也跟；領(lǐng)導(dǎo)同志說對了我擁護，說錯了我還擁護”，親的“沒頭沒腦”。

（二）和而不同

“和”的意思是與領(lǐng)導(dǎo)和睦相處，和諧共事，支持、理解、擁護領(lǐng)導(dǎo)的意圖；“不同”的意思是要有獨立的思考、獨到的見解、獨特的風(fēng)格。和而不同有“四忌”：

1、忌挑剔領(lǐng)導(dǎo)。特別忌諱挑剔領(lǐng)導(dǎo)同志的相貌、出身、家庭，更不可以挑剔領(lǐng)導(dǎo)同志的水平。領(lǐng)導(dǎo)同志有若干優(yōu)點，只是你沒有發(fā)現(xiàn)，應(yīng)該更多地去挖掘、學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)同志的優(yōu)點。如果你每跟一位領(lǐng)導(dǎo)同志學(xué)習(xí)一樣本領(lǐng)，你將來很有可能比你跟的所有領(lǐng)導(dǎo)同志都“厲害”；如果你每跟一位領(lǐng)導(dǎo)同志挑一樣毛病，最后你是“集領(lǐng)導(dǎo)同志毛病之大成”，把自己集成了“矮子”。

2、忌吹吹拍拍。個別文秘人員喜歡在領(lǐng)導(dǎo)面前、公開場合，對領(lǐng)導(dǎo)吹吹拍拍，輕來輕去，偶爾為之，也算正常，如果把“吹吹拍拍”當(dāng)飯吃、當(dāng)活干，就危險了。既有傷個人人格，又有損領(lǐng)導(dǎo)威信。

3、忌離心離德。文秘人員和領(lǐng)導(dǎo)離心離德，是不妥當(dāng)?shù)?。文秘人員有風(fēng)格不能出風(fēng)頭，風(fēng)頭尤其不能蓋過領(lǐng)導(dǎo)同志，出風(fēng)頭比領(lǐng)導(dǎo)同志還高，這是犯大忌。有見解不能沒見識，你認(rèn)為有點見解就比領(lǐng)導(dǎo)同志見識高了，這是錯誤的，見解和見識不是一回事。更不能公開攻擊領(lǐng)導(dǎo)同志，背離領(lǐng)導(dǎo)同志意圖，自己背后私下來另搞一套。出風(fēng)頭、沒見識，都是和領(lǐng)導(dǎo)同志離心離德的表現(xiàn)。

4、忌沒有主見。沒有主見，就沒有資格從事文秘工作，這是我對文秘人員的一個忠告。

（三）讓而不爭

“讓”說的是對領(lǐng)導(dǎo)同志要謙讓，退讓，在領(lǐng)導(dǎo)同志面前，要謙順；“不爭”說的是與領(lǐng)導(dǎo)同志不爭名、不爭功、不爭吵。和領(lǐng)導(dǎo)同志爭名、爭功、爭吵，都是文秘人員的大忌。

1、受到領(lǐng)導(dǎo)表揚，個人表現(xiàn)要有度。特別是在領(lǐng)導(dǎo)同志表揚自己后，當(dāng)場就表現(xiàn)出比領(lǐng)導(dǎo)同志還高明的神情，在群眾面前炫示，領(lǐng)導(dǎo)同志如何表揚自己、自己多么厲害，都給人一種“王婆賣瓜—自賣自夸”的感覺，有傷文秘人員的形象。

2、受到領(lǐng)導(dǎo)批評，個人進退要有步。文秘人員在領(lǐng)導(dǎo)同志身邊工作，經(jīng)常和領(lǐng)導(dǎo)同志打交道，工作的好壞經(jīng)常得到領(lǐng)導(dǎo)同志的評價，所以說，干活多，挨的批評也多，這是文秘工作的職業(yè)特點。有時候領(lǐng)導(dǎo)同志的批評是對的，也有時候領(lǐng)導(dǎo)同志的批評是不得體的，但無論如何，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)同志批評的時候，不可以爭、不可以吵，更不可以鬧。大家應(yīng)該有這樣的理念：受到領(lǐng)導(dǎo)同志批評時，感覺合理的，把它當(dāng)成對自己的訓(xùn)練；感覺不合理的，把它當(dāng)成對自己的磨練，總而言之，都是必要的鍛煉。文秘人員必須經(jīng)過這樣的鍛煉。

3、看到領(lǐng)導(dǎo)得意，個人不要忘形。比如，你服務(wù)過的領(lǐng)導(dǎo)同志進步了、提拔了、立功了、受獎了，領(lǐng)導(dǎo)同志非常得意，但是你不可以忘形，忘形到了什么程度。說，這位領(lǐng)導(dǎo)同志的提拔，全靠我那次給他寫的講話；這位領(lǐng)導(dǎo)同志能立功，是因為我某個時間為他處理了某件事情。如果這樣，會毀了你自己的。

4、看到領(lǐng)導(dǎo)失意，個人不要勢利。領(lǐng)導(dǎo)同志也有“走麥城”的時候、也有被降職的時候、也有犯錯誤受到批評的時候，你作為身邊的工作人員，長期和睦相處、和諧共事，在這個時候，你就不能拿出“勢利眼”了，也去說：這位領(lǐng)導(dǎo)同志怎么不好、怎么不行。文秘人員不要當(dāng)“勢利眼”，你應(yīng)該千方百計地去寬容、諒解，幫助領(lǐng)導(dǎo)解除思想包袱，提供新的思想動力。這也是文秘人員從修身的角度的一項要求。

（四）勤而不怨

“勤”就是勤苦、勤懇、勤勉；“不怨”就是沒怨氣、沒怨言，心甘情愿。既要任勞能吃苦，更要任怨不訴苦。通常，大家都能做到“任勞”，做到“任怨”還有差距。說，干了這么多活，還不讓發(fā)發(fā)牢騷。受了這么多累，還不讓埋怨幾句。但是，埋怨也好，牢騷也好，你自己心里要有數(shù)，多了確實不行。你勤勤苦苦、勤勤懇懇、勤勤勉勉，好不容易把“臺子”扎起來了，然后你一埋怨、一牢騷、一訴苦，自己慢慢又把“臺子”拆掉了。大家要記住這樣三句話：

1、勤苦磨練意志；

2、勤懇提升境界；

3、勤勉成就人才。

文秘工作人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)

──在全省審計機關(guān)文秘培訓(xùn)班的講話

郝志遠(yuǎn)

（2006年12月18日，根據(jù)錄音整理）

省廳舉辦這次文秘工作培訓(xùn)班，我認(rèn)為很有必要。借這個機會，我講三個問題。第一，文秘工作在審計工作的重要地位及其現(xiàn)狀；第二，文秘工作中應(yīng)當(dāng)解決的幾個突出問題；第三，文秘工作人員應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)。

一、文秘工作在審計工作中的重要地位及其現(xiàn)狀

對這個問題，大家是有所了解的。在審計工作中，文秘工作具有非常重要的地位和作用。文件、信息工作都屬于文秘工作的范疇。在審計工作中，審計報告、審計決定、審計意見、審計建議都是以文件的方式發(fā)給被審計單位，報送上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)。審計法賦予審計機關(guān)和審計人員的職責(zé)和權(quán)力，都要通過文件來體現(xiàn)。一紙紅頭文件，不是一般性的公文，而是法律約束力的一種體現(xiàn)。審計工作中的一些失誤、風(fēng)險也往往是通過文件來體現(xiàn)的。

多年來，廣大文秘工作人員、廣大審計人員在文秘工作中付出了大量辛勤的勞動，做出了顯著的成績，文秘工作為保證審計工作的順利開展，為廣大審計人員和各級審計機關(guān)依法履行職責(zé)，開展審計工作，為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)，產(chǎn)生了良好的作用和效果。借這個機會，我也向多年從事文秘工作的同志以及在文秘工作方面付出了大量艱辛勞動的審計人員表示衷心感謝，向大家表示親切的問候。當(dāng)前文秘工作的現(xiàn)狀，可以說既有應(yīng)該充分肯定的一些好的方面，有很多值得總結(jié)的好經(jīng)驗，有很多值得繼續(xù)發(fā)揚的優(yōu)良作風(fēng)，同時也還存在許多薄弱環(huán)節(jié)，有不少突出問題。對這些問題，我在平時工作中也是十分關(guān)注的，應(yīng)當(dāng)說看到的也比較多，所以我今天要講一講。也用不著專門準(zhǔn)備，用不著羅列好多現(xiàn)象。我就憑印象舉一些例子，和大家討論。

文件的質(zhì)量不高，表現(xiàn)在各級審計機關(guān)、各級工作人員平時的工作中。我們平時見到的各類文件毛病太多，有的毛病在各級領(lǐng)導(dǎo)審核的過程中逐步得到解決。還有一些文件，是從一開始就帶著問題出生，在文件的整個運行過程中難以消除、難以發(fā)現(xiàn)，最后帶病出廠，產(chǎn)生不好的影響和效果。有的文件報到審計署以后，在各個環(huán)節(jié)的審查和評審中被指出被通報，這也是常有的事。

這些文件中表現(xiàn)出來的問題通常有這樣幾種類型：

一是文字表述含糊。起草文件，做文秘工作，和文字打交道，首先必須注意文字的準(zhǔn)確性。而我們現(xiàn)在有許多審計人員、專職的文秘工作人員，文字基本功不夠，對中國語言文字的基本含義和特點掌握不熟練，所以在運用文字來表達一些事物的時候，文字運用不準(zhǔn)確，表達不清，有一些詞句甚至整段的文字或者是整個文件詞不達義，言不達義，甚至有的文字容易讓人產(chǎn)生歧義的理解，產(chǎn)生很不好的效果。

二是一些文件里對某些法律、政治、政策的概念表述不準(zhǔn)確。而法律、政治、政策上的語言和內(nèi)容，在一個文件里是最關(guān)鍵的最重要的地方，如果在這方面出了問題就是大問題，如果在這方面有毛病就是大毛病。有一些可能導(dǎo)致法律性的錯誤，會導(dǎo)致一個文件或一個行政行為的違法，或者會導(dǎo)致某一個行政行為的政治性錯誤、政策性錯誤。我們有不少文件，這樣的錯誤是司空見慣的。這暴露出我們相當(dāng)一部分審計人員和文秘工作人員法律知識不足，政治水平、政策水平不高。文件出去以后，所反映不僅僅是工作人員的水平問題，而是反映一個機關(guān)的工作水平、工作質(zhì)量、法律觀念、政策水平。文件出去以后，人家就不再是說某一個工作人員而是說一個機關(guān)，所以這方面問題導(dǎo)致的后果和影響也是嚴(yán)重的。

三是很多文件出現(xiàn)的問題反映出工作人員的責(zé)任心不夠強。有一些問題本來是可以避免的，可是往往避免不了，暴露出一些工作人員在工作中有馬馬虎虎的現(xiàn)象，特別是在文字上下功夫不夠，不細(xì)心，粗枝大葉。比如說錯別字，那是司空見慣。一個文件要注意錯別字的話那就看不下去了，這種文件太多太多，可以說見不到錯別字的文件是非常罕見的。錯別字的問題，有些錯別字是工作人員用的習(xí)慣了，他就不知道，以錯為對。還有一些不是不知道，是工作粗心，不負(fù)責(zé)任造成的。有些文件送上級審批的時候，在要求簽發(fā)之前顯的很急，說我們早就準(zhǔn)備好了，早就在等開會研究，早就在等領(lǐng)導(dǎo)聽匯報，等領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，好像一切準(zhǔn)備工作都做好了，萬事俱備只欠東風(fēng)，結(jié)果送上來到了后邊的環(huán)節(jié)一看還有那么多的錯誤。如果在自己手里的時候每個環(huán)節(jié)不要著急先送上去，不要著急發(fā)，先看看有沒有應(yīng)當(dāng)解決的問題。著急什么呀，有足夠的時間，有足夠的條件把這些毛病解決了。但是很多同志不注意，還是存在一個責(zé)任心的問題。我自己直到現(xiàn)在，如果有一個重要的文件從手里出去的話，都得反復(fù)看幾遍，有時候一份文件印出來了還要再看一遍，這時發(fā)現(xiàn)問題還來得及糾正?，F(xiàn)在這方面存在問題比較多。我們看到各級的文件都有這樣的現(xiàn)象，我講的不僅僅是審計廳，包括全省各級審計機關(guān)。四是從一些文件、文字所反映的內(nèi)容可以看出，一部分工作人員缺乏辯證唯物主義的分析問題的方法。有些文字、有些語言寫的太絕，把話說的太足，有些話說的分量太重，就是說缺乏一種余地。有些話是沒有把意思充分表達出來。中國語言文字的不同的表達方式差異是很大的。一個意思有幾種不同的表達方法，這種差異里邊體現(xiàn)了政策，比如說“錯誤”、“嚴(yán)重錯誤”，就有很大的不同。我們有的話往往說的很大，大而不當(dāng)，表述一種錯誤的現(xiàn)象，往往要把最嚴(yán)重的形容詞搬出來渲染，這種渲染的做法是不好的，應(yīng)該力求實事求是，力求準(zhǔn)確。是一種什么狀態(tài)就把它表述為一種什么狀態(tài)，不要人為的拔高，不要一說不好就說成最不好，說好就說得天花亂墜。這種現(xiàn)象也是比較突出的。還有的總喜歡說“多數(shù)”、“一般”，如果需要用數(shù)字來表述的東西，就要用數(shù)字來說話，尤其是審計機關(guān)的文書，審計發(fā)現(xiàn)的問題，更多的情況下應(yīng)該用一定的時間、地點、數(shù)字來準(zhǔn)確地表述。表述一種事實，切記太多的濫用“一般”、“多數(shù)”、“可能”、“大概”等詞語。

五是文件的審核過程不嚴(yán)格。各級領(lǐng)導(dǎo)干部、各個環(huán)節(jié)對文件的審核沒有盡到責(zé)任，有許多人員在審核文件的時候停留在簽一個字、畫一個圈，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。只要這個文件經(jīng)過你的手審核，無論你是一個什么級別的干部，都要盡職盡責(zé)地解決應(yīng)該解決的問題。簽一個字就代表你要對這個文件全部內(nèi)容負(fù)一定的責(zé)任?，F(xiàn)在好多人是簽字了事。從我們各級辦公室的文秘人員這個環(huán)節(jié)上看，就存在這個問題。你們的任務(wù)不僅僅是簽字，應(yīng)該把文件里面的全部內(nèi)容都吃透，文字方面的問題，法律、政治、政策方面的問題，內(nèi)容方面的問題，事實方面的問題，格式方面的問題，都應(yīng)當(dāng)關(guān)注到。所有的問題該發(fā)現(xiàn)的都要發(fā)現(xiàn)，該糾正的都要糾正。如果帶病出去了，在這些方面都是負(fù)有相應(yīng)責(zé)任的。到了各級領(lǐng)導(dǎo)干部手里，一般來說領(lǐng)導(dǎo)干部主要是關(guān)注文件的一些主要內(nèi)容，把握政策、法律方面的一些問題，首先是要注意文件內(nèi)容的合法性，事實的完整性、準(zhǔn)確性，處理意見的正確性。但是現(xiàn)在留給領(lǐng)導(dǎo)干部的不僅僅是這些，把一些基礎(chǔ)環(huán)節(jié)上的文字方面的問題也留到后邊，甚至是最后審定的環(huán)節(jié)來解決，這顯然是一種錯位，該是哪一級的責(zé)任，哪一級就要擔(dān)負(fù)起來，該由哪一級解決的問題，哪一級就必須解決。如果每一環(huán)節(jié)都負(fù)起責(zé)任都發(fā)揮了應(yīng)有的作用，文件的質(zhì)量就得到了提高。

六是文件發(fā)送范圍的混亂。有些重要的文件該往那里發(fā)，不該往那里發(fā)，這也是有規(guī)范的要求的?，F(xiàn)在我們有些文件發(fā)送的范圍不當(dāng)，有的是范圍太大，本來應(yīng)該送到某一個特定機關(guān)的文件，變成了傳單，滿天飛。還有應(yīng)該送達的地方?jīng)]有送達。發(fā)文前就應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格確定發(fā)文范圍。

七是文件的利用和檢索比較困難。管理困難，檢索困難，利用率不高，有的文件發(fā)出以后，工作人員就感到后邊沒事了，目的就是發(fā)出文件。文件制作完成了、發(fā)出了僅僅是一個階段的工作完成了，還有一個運用的過程，有的文件運用的過程可能是比較長的，就要考慮到以后使用如何才能更方便一些。在制作文件的時候，文件管理的過程中，要考慮到使文件的檢索更方便一些?，F(xiàn)在我們的文件不僅僅是紙質(zhì)文件，還有電子文件。紙質(zhì)文件和電子文件的歸檔、管理、檢索，規(guī)律基本上是一樣的，格式和要求基本上是一樣的。紙質(zhì)文件按分類、時間這些要素來檢索，電子文件和紙質(zhì)文件在這些方面也一樣，電子文件應(yīng)該是更方便了，用電子計算機管理和檢索文件，效率應(yīng)該更高?，F(xiàn)在我們好多工作人員管理文件比較粗放，計算機管理的文件比手工管理的還要落后，檢索還要困難。文件起名不當(dāng)，有的文件有名無姓，有的有姓無名。就像我們坐下幾十個人，沒有姓名、性別、年齡的區(qū)別，都變成一種統(tǒng)一的符號，能識別嗎。文件也是這樣，有些文件名僅僅標(biāo)注“審計報告”，每年的審計報告都是一樣的，怎么區(qū)別。還有的用時間作為文件名，2006年12月18日這一天產(chǎn)生了10個文件，如果僅僅用了時間，內(nèi)容不同的10個文件又怎么區(qū)別。所謂檢索的條件，就是把能夠體現(xiàn)文件特點的要素都列出來，當(dāng)然不能把文件的全部內(nèi)容變成題目，題目就是要更典型，抓住這個文件的具有典型性的特點。還有主題詞。我們現(xiàn)在的文件都要求標(biāo)注主題詞。主題詞的設(shè)置是為了干什么，我們好多人沒有搞清楚，以為文件就是為了好看，在下邊列了那么一行寫幾個不同的詞，每個文件下面都標(biāo)注了關(guān)鍵詞，但是實踐中往往都用不上。紙質(zhì)文件印上了，在電子文件的題目上沒有體現(xiàn)出來。還有的沒有搞清楚主題詞應(yīng)該怎么確定。有的為了省勁兒順著文件題目，把文件題目一分解，就成了主題詞，沒有抓住要害。所謂主題詞，就是為了和別的文件區(qū)別，而且就是為了檢索的時候區(qū)別。好多人沒有搞懂這個概念，拿上一些不好區(qū)別的詞來做主題詞。既要自己用起來方便，又要以后查閱方便，利用方便。八是文件格式的使用不規(guī)范。

對文秘工作現(xiàn)狀，我就作這樣一個簡單的分析。當(dāng)然這方面還涉及文秘工作人員的素質(zhì)不夠適應(yīng)，這也不僅僅是專業(yè)的、專職的文秘工作人員，我們審計機關(guān)的廣大工作人員、審計人員在文秘工作方面的素質(zhì)，整體上還是偏低的，嚴(yán)重地不適應(yīng)審計工作的要求。

二、文秘工作中應(yīng)當(dāng)解決的幾個突出問題

剛才講到的這些情況，實際上也涉及到了應(yīng)該解決的一些突出問題。

一是每個審計人員特別是專職的文秘工作人員必須有較強的文字能力，要下功夫提高文字的基本功。這是每個機關(guān)工作人員特別是公務(wù)員，在進入公務(wù)員隊伍時，就應(yīng)該向他們提出的一個首要的條件。現(xiàn)在每個機關(guān)招收公務(wù)員都要有筆試、面試，就要把住這個關(guān)。但是，在長期的歷史過程中，由于審計人員進入審計機關(guān)都是在不同的時期以不同的方式進來的，再加上審計人員也是在過去不同的歷史環(huán)境下成長起來的，這些因素造成了不少審計人員知識結(jié)構(gòu)不夠合理，知識的功底也不夠扎實，有的同志強一點，有的同志弱一點。有的可以歸咎于當(dāng)時的教育質(zhì)量不夠高，后來每個環(huán)節(jié)都沒有來得及很好地補課，到機關(guān)以后又忙于具體的事務(wù)性工作，也沒有時間好好學(xué)習(xí)?；蛘哒f好多機關(guān)多年以來就沒有嚴(yán)格的要求，一些同志還覺得自己水平已經(jīng)很高了。客觀地公正地說，我們很多同志在這方面欠帳是很多的。不要說擔(dān)負(fù)起草一個審計機關(guān)的審計文書這樣的公文，就是寫私人信件也是需要比較強的文字功底的，否則對方也不能準(zhǔn)確把握你的意思，甚至?xí)l(fā)生歧義的理解，發(fā)生誤會。文字表達的不準(zhǔn)確，比起人們在日常的交往中語言表達的不準(zhǔn)確，產(chǎn)生的不良效果往往更嚴(yán)重。文字表達比語言表達的要求更高。語言表達不夠準(zhǔn)確，還可以在交談過程中補充，但文字表達就不同了，必須更精確，更簡練。文字的優(yōu)點在于便于傳播和保存。我們要正確把握語言和文字的區(qū)別。有些文件里有過多的口語，把一些日常交談的語言習(xí)慣帶到了文件里，使得一些文件看起來有些過于隨意。文件的基本要素就是文字，我們的審計人員、文秘工作人員必須在文字功夫的錘煉上下大功夫。這是無止境的，不要以為經(jīng)過幾年的努力就完成了，活到老學(xué)到老，永無止境。到了八十歲了，不能說你就學(xué)得很好了，不需要再學(xué)了。不能說你已經(jīng)是教授了，是高級審計師了，就不需要再學(xué)習(xí)了，那是不對的。教授也有不懂的東西，權(quán)威也有不懂的東西，何況我們普通人呢。我們不能固步自封。不能說已經(jīng)工作多少年了，十年、二十年、三十年了，很有經(jīng)驗了，需要的就是更多的肯定和表揚了，總結(jié)經(jīng)驗了，而不是找找毛病了，怎么學(xué)習(xí)了。我們必須提出學(xué)習(xí)的任務(wù)，特別是要從基本功開始。我建議大家回去以后把過去自己寫過的東西拿出來解剖上幾個東西，不好意思給別人看，就自己解剖，一句話一句話地解剖，看看究竟有多少毛病。

二是我們每個審計人員和文秘工作人員都要認(rèn)真學(xué)習(xí)法律、法規(guī)和相關(guān)的政策。我們起草的文件必須是合法的，不能在法律上出現(xiàn)問題，不能出現(xiàn)違法的文件，違法的表述，也不能在政治上存在什么錯誤。政治性的錯誤、違法的問題往往也會不知不覺地出來，法律規(guī)定不能做的事，我們有的同志在寫文件時寫成可以這樣也可以那樣，這就是違法了。法律禁止的，你就不能寫成允許。政治性的問題也要注意。中共十六大以后，中央提出了許多新的思路，新的方針，十六大以后你要起草文件就不能用一些過時了的說法來表述。有些時事政治方面的常識，我們要關(guān)注，不要犯一些常識性的錯誤。再比如黨委、人大、政府、政協(xié)這樣一些機關(guān)的關(guān)系，也應(yīng)該搞清楚。中國共產(chǎn)黨是執(zhí)政黨，黨委是居于領(lǐng)導(dǎo)地位的；地方人大是地方的權(quán)力機關(guān)；政府是行政機關(guān)，在黨委的領(lǐng)導(dǎo)下工作，要接受人大的監(jiān)督；而政協(xié)是一個多黨合作，實行政治協(xié)商、民主監(jiān)督的組織。不能把這些機關(guān)的性質(zhì)混淆了。還有，不同的法律法規(guī)有不同的層級，不同的地位，在我們國家憲法是國家的根本大法，憲法之下就是法律，法律之下是國家的行政法規(guī)，然后是地方性法規(guī)，還有部門的規(guī)章、政府的規(guī)章。國務(wù)院各部、省級人民政府、較大的市的人民政府可以發(fā)布規(guī)章。我們在平時起草文件，有好多表述往往很混亂，搞不清法律、法規(guī)、規(guī)章的關(guān)系和區(qū)別，把一個部門的、基層政府的文件不適當(dāng)?shù)乇硎鰹榉ㄒ?guī)。應(yīng)該加強在法律、法規(guī)、政策方面的學(xué)習(xí)，在寫文件時應(yīng)該準(zhǔn)確地表述，避免在這些方面發(fā)生混亂，發(fā)生錯誤。

三是起草審計文書一定要堅持實事求是的態(tài)度，辯證唯物主義的態(tài)度。所謂實事求是，用辯證唯物主義的態(tài)度來起草文件，就是說我們所起草的文件在事實方面不能出問題，不能出現(xiàn)不真實的現(xiàn)象，我們在文件里反映的事實必須是準(zhǔn)確的，我們所得出的結(jié)論必須是建立在事實基礎(chǔ)上的，從一定的準(zhǔn)確事實出發(fā)經(jīng)過分析得出正確的全面的認(rèn)識，正確的結(jié)論，我認(rèn)為這就是實事求是。準(zhǔn)確地全面地反映事實，全面地看待問題，得出正確的全面的結(jié)論，這就是一種辯證唯物主義的態(tài)度。如果對事實的反映是殘缺不全的，講了一部分事實，而沒有講出全部的事實，從部分的事實出發(fā)就可能得出片面的結(jié)論。建立在不全面的事實基礎(chǔ)上得出片面的結(jié)論、片面的看法，那就違背了實事求是，違背了辯證唯物主義。我們審計中發(fā)現(xiàn)的問題，怎么樣反映，怎么樣表述，都需要有一種正確的指導(dǎo)思想。比如說對一個領(lǐng)導(dǎo)干部的經(jīng)濟責(zé)任審計，經(jīng)濟責(zé)任審計既要反映成績又要反映工作中存在的問題，在這個基礎(chǔ)上做出對一個領(lǐng)導(dǎo)干部履行經(jīng)濟責(zé)任情況的評價，如果僅僅依靠成績來做出評價，忽視了存在的問題，事實不完整，評價不全面。如果僅僅講了問題而忽略工作的成績，不全面也不公正。這是就大的方面來說。再具體來講，我們講一件事，講一個問題，這一個問題的整個過程也是完整的，如果我們只講了問題的一個階段一個情節(jié)而忽略了別的階段、別的情節(jié)或者相關(guān)的背景，對這個問題的表述可能就不完整了。對某些重要情節(jié)的忽略可能就會導(dǎo)致我們對這個問題的定性處理產(chǎn)生片面性，有時候即使是一句話，這一句話說不到就帶來了片面性，多一句話就帶來了對問題認(rèn)識的完整。還有時候，在更小一些的細(xì)節(jié)上，對一個環(huán)節(jié)或一個看法的表述，其實就是一句話，這一句話里也有一個實事求是的問題，也有一個能不能體現(xiàn)辯證法的問題。這一句話該怎么說，大家可以去琢磨，去研究。一句話如果說的客觀一些，讓人感覺很得當(dāng)，既準(zhǔn)確反映了事物存在的狀態(tài)，又不是絕對化的。因為我們認(rèn)識事物的能力是有限的，我們對事物的了解也是有一定局限性的。我們在審計過程中發(fā)現(xiàn)的一些問題，是不是掌握了事物的全部情況也不一定，同時我們也沒有能力掌握更多的情況，我們對這個問題的認(rèn)識是不是就能夠十分全面了，就沒有一點認(rèn)識不到的因素了。很難。那么，在文字表述中要體現(xiàn)出這種狀態(tài)，就是我前面提到的不要把話說絕。同時又不能是模棱兩可，不能說這個問題可能存在也可能不存在。比如說，我們在一些經(jīng)濟責(zé)任審計報告里，經(jīng)常會講到，通過審計沒有發(fā)現(xiàn)某某同志違反廉政制度的行為，或者說沒有發(fā)現(xiàn)不廉潔的行為，應(yīng)該說這種表述還是比較客觀的，叫做沒有發(fā)現(xiàn)。如果是另一種表述，通過審計認(rèn)為某某同志不存在不廉潔的行為?；蛘咦兂闪硪环N說法，說不知道廉潔不廉潔，那行嗎。你審計干什么去了，難道你一點也不知道嗎。你總是審計了一定的領(lǐng)域，通過一些具體的方面具體的事情來了解，連一點肯定的評價都沒有不行，說的太絕對了也不行。比如說有些單位存在損失浪費、揮霍浪費現(xiàn)象，你用一個“大肆揮霍浪費”的說法，好像表現(xiàn)了很大的義憤。但是，什么叫大肆呀。浪費多少算大肆。到什么程度是大肆。我們不是寫評論，也不是在寫散文。在這種情況下就要求我們不要多寫形容詞。損失浪費一百萬就是一百萬，一千萬就是一千萬，是大事或者不是大事，看的人就會分析。

四是起草文件、起草各類審計文書要注意邏輯性?，F(xiàn)在不少文件邏輯上比較混亂。首先是有重復(fù)的現(xiàn)象，前面一個問題已經(jīng)講過的事實，到了后面的一個問題又講，把一件事分割成幾塊，給人感覺比較混亂。我們有些同志理解，我按照不同性質(zhì)的問題來表述，幾個方面都能掛上，所以在前面講了到后面還要講，這樣想有一定的道理，但必須比較，用什么樣的表達方式更準(zhǔn)確，效果更好。一般來講，一件事主要放在一個地方講應(yīng)該說是比較清楚，更完整一些。比如說審計一個單位，講一個工程項目的問題，這個工程項目的問題既涉及到投資的管理，又涉及到資金的管理、決策的程序，放在幾個方面講，都可以涉及到。但是一件事在幾個地方都講，就不如放在一個地方講更為集中和明確。一件事，最典型的最主要的問題是什么，在性質(zhì)上要把握，按其主要的方面來確定。克服邏輯混亂的現(xiàn)象，關(guān)鍵是起草文件的過程中一定要明確，你要說什么，必須搞清楚，不要你自己都搞不清要說什么，說到那算那，最后看的人也云里霧里的，搞不清楚說了什么。有的文件反來復(fù)去的改，就是這個問題。

五是起草文件必須開門見山，言之有物，力戒空話套話太多。一句話能說清楚的，不要用兩句話，一段話能說清楚的不要用兩段話三段話，不要離題萬里。有的文件，人為的把房子蓋的越來越大，本來是一間房子可以放下的內(nèi)容，蓋了一棟樓，蓋了幾排房子，房子很多了，里邊是空的，沒有材料，沒有人住。有的把簡單的問題復(fù)雜化，沒有必要。有的故意拉長文件，本來一百字能說清楚的要變成一千字，如果寫的短了怕別人以為不會寫，這是一個誤區(qū)，文章并不是越長越好。

六是重要文件起草要發(fā)揮集體的作用，成為集體智慧的結(jié)晶。審計報告應(yīng)該是集體的作品，審計組成員都應(yīng)該參與，都應(yīng)該貢獻出自己的智慧，提出自己的觀點、建議，該討論的討論，該各自提供有關(guān)材料的提供有關(guān)材料，該提出觀點的提出觀點，同時每個環(huán)節(jié)上，不同角度、不同的側(cè)面，該補充什么內(nèi)容的，就補充什么內(nèi)容。有些重要的文件、審計報告、審計建議，或者機關(guān)的一些重要公文，不同的環(huán)節(jié)上究竟應(yīng)該起什么樣的作用，有些環(huán)節(jié)上存在認(rèn)識的誤區(qū)。后邊環(huán)節(jié)上不僅僅是對前邊環(huán)節(jié)上起一個檢驗的作用。比如說工作人員寫了一個材料，到了處長那里、廳長局長那里，不僅僅是是檢驗，后邊的環(huán)節(jié)要站在你那個高度上來審視，文件應(yīng)該表達的內(nèi)容表達出來了沒有，還缺什么，是不是正確。我們有些審核環(huán)節(jié)現(xiàn)在成了二傳手，不能每個環(huán)節(jié)都成二傳手，不是在打拍球。我們審計機關(guān)的各級工作人員、各級領(lǐng)導(dǎo)干部不是排球運動員，不是在相互傳球。我們更應(yīng)該像是廚師，不同的環(huán)節(jié)上都要經(jīng)過加工，通過這種加工要賦予作品新的形態(tài)，給它添加新的材料，使之更加完美。一個文件經(jīng)過的環(huán)節(jié)很多，每個環(huán)節(jié)都是參與者，每個環(huán)節(jié)的聰明才智都體現(xiàn)在其中，我們不能要求其中一個環(huán)節(jié)上就把所有的問題都解決了，也不能要求某個環(huán)節(jié)上就盡善盡美。存在不完善也是一種客觀的狀態(tài)，因為個人的能力和智慧是有限的，所以才需要集體研究，不同的環(huán)節(jié)來審核。每個環(huán)節(jié)都要發(fā)揮應(yīng)有的作用。

七是起草文件要妥善處理各方面的關(guān)系。要準(zhǔn)確把握哪些問題是我們職責(zé)范圍內(nèi)應(yīng)該講的，哪些問題是不應(yīng)該講的。不要在我們的文件里無端地?fù)p害別的部門、單位。不負(fù)責(zé)任的指責(zé)，產(chǎn)生的效果是不好的，會帶來一些負(fù)面的影響。審計機關(guān)的審計文書，大量的是講被審計單位的，要非常客觀、準(zhǔn)確，而且要做好應(yīng)對行政復(fù)議、行政訴訟的思想準(zhǔn)備。在復(fù)議和訴訟的過程中要努力爭取立于不敗之地。還有一些相關(guān)的行政部門，它不是我們的被審計單位，可能是工作上有一定聯(lián)系的部門單位，我們的文件里涉及到相關(guān)的部門單位，或者是上級機關(guān)時，要注意用法制和文明來規(guī)范我們的文書。文件內(nèi)容涉及到相關(guān)部門單位時，表述上不要超越了法律的界限，不要違反文明的規(guī)則，避免不必要的麻煩。相關(guān)的部門單位看到我們的文件，要增強工作的合力，避免增加不必要的阻力。比如說經(jīng)濟責(zé)任審計，是由好幾個部門合作的，有紀(jì)檢委、組織部、監(jiān)察機關(guān)，有企業(yè)管理部門，這些部門各自有各自的職責(zé)，我們的文件里怎么樣恰當(dāng)?shù)?、?zhǔn)確地表述每個部門的職責(zé)，表述一件事的時候怎么樣恰當(dāng)?shù)伢w現(xiàn)各部門之間的這種恰當(dāng)?shù)年P(guān)系，必須正確把握。通過一份高質(zhì)量的文件，能夠把外部的、內(nèi)部的積極的因素更好地整合起來，為我們更好地開展工作營造一種良好的環(huán)境。如果文件寫不好，看了這個文件就感到是一個矛盾的集合體，就像一個傳染病人一樣，到處散發(fā)出一種不利的、影響團結(jié)的、會帶來矛盾的因素。比如一個文件如果指責(zé)這個部門，指責(zé)那個部門，怨天尤人，上級不支持，橫向的那個部門不合作，就不會產(chǎn)生好的效果。還有報送上級的一些報告，也不能隨意指責(zé)一通。什么上級機關(guān)指導(dǎo)不力了，領(lǐng)導(dǎo)不夠了。專門讓你批評的時候你可以批評，不是專門讓你批評的時候，就不能不適當(dāng)?shù)嘏u。比如說我們給審計署