電子文件檔案與紙質文書檔案的比較研究

電子文件檔案與紙質文書檔案的比較研究

一、電子文件檔案網絡技術的快速發(fā)展導致了不同方面的連通性變化：多媒體技術的產生、數據庫技術的產生、數據網絡傳輸技術的使用、網絡數據資源的共享以及大量電子文件的出現。傳統(tǒng)的檔案管理模式遭受到電子文件檔案的沖擊。隨著電子文件檔案在社會生活中發(fā)揮越來越重要的作用,不少人產生了這樣的想法:在不久的將來,電子檔案將取代紙質檔案,獨霸檔案天下。電子文件檔案究竟會不會代替紙質文書檔案?電子文件檔案能不能兼具電子、紙質檔案的雙重作用?這些問題擺在我們檔案管理人員的面前,面對新時代檔案管理工作對我們的提出的挑戰(zhàn),需要我們深入剖析紙質文書檔案與電子文件檔案。二、電子文件檔案的內涵要想解決以上疑問,需要我們從剖析兩者定義入手,了解什么是紙質文書檔案,什么是電子文件檔案。紙質文書檔案,顧名思義就是以紙張作為載體,對人類社會、政治、經濟、文化、歷史等各項實踐活動的真實記錄。紙質文書檔案最顯著的特點是以紙張為載體,紙質文書檔案的保存、應用、共享等都受到紙質載體的影響,對于紙質文書檔案的研究離不開“紙質”這一載體特征。關于電子文件檔案的定義,看法不一,現援引一二。1.國際檔案理事會電子文件委員會觀點:把“檔案”接收和保存的電子文件稱為“具有檔案性質的電子文件”。2.國內典型觀點:“具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應的支持軟件、參數和其他相關數據?！?.美國國家檔案館觀點:“由檔案館接收和保存的電子文件直接稱為:‘電子文件’?！狈治鲆陨蠋追N觀點的共同點,不難看出,電子文件檔案具有這樣一些特點,首先具有檔案性質,被檔案管理部門接受并保存;其次是“電子”特征,歸結到底,也就是文件現代化的信息技術與硬件載體。所以無論是電子文件檔案還是紙質文書檔案,他們都具有檔案的特性,不同的是載體以及因載體的不同而衍生的其他的區(qū)別。下面我將著重從兩者的優(yōu)缺、價值、需求等方面進行比較。三、紙質文件文件和電子文件文件的比較(一)電子文件檔案的特點紙質文書檔案以紙張為載體,在查詢時首先具有有證可依的特點,一旦內容與紙墨融合成一個整體,形成文件或者記錄,隨時可以提供證據,而且具有不易修改性;其次,紙質的載體特征使紙質文書檔案的穩(wěn)定性比較高,“黑字落白紙”,在人們的心中是板上釘釘的事,可信度高;第三界定容易。紙質文書檔案,原始性較強,所以界定非常容易,而且法律效力非常強,幾乎沒有人會對紙質文書檔案產生懷疑。紙質文書檔案的缺點也是由它的載體決定的,紙質文件空間占有率大,壽命受環(huán)境條件影響大,傳輸與應用、價值與共享都受“紙質”載體的約束。電子文件檔案是以現代存儲體為載體,顯示屏為展示平臺,以計算機為硬件支持。電子文件檔案優(yōu)點比較多:它具有信息存儲的高密度性。小小的磁盤能夠存儲超量的檔案,可以毫不夸張的說,在條件具備的情況下,一個小小的磁盤能存儲全世界有史以來的所有紙質文書檔案的內容;電子文件檔案的信息與載體之間具有可分離性,可以將巨量文件檔案隨身攜帶;電子文件檔案不像紙質文件檔案,只能現場查閱,可以傳遞快捷,輕易實現在線查詢,便捷實現資源共享。電子文件檔案也有它的缺點,對現代電子信息技術的依賴性強,非人直接識別,一旦失去系統(tǒng)與技術支持,電子文件檔案就可能出現無法識別與查閱,甚至會瞬間銷毀。電子文件檔案存在不安全性,非常容易修改與復制,原始性界定困難,往往會引起人們對電子檔案的法律憑證作用的懷疑。(二)兩種文件檔案的優(yōu)缺點“檔案的價值指的就是檔案的利用價值,是檔案能夠滿足社會需求的表現?！北４鏅n案的目的是為了發(fā)揮檔案的價值,檔案只有被需求者所使用,并為社會經濟文化的發(fā)展創(chuàng)造出更多價值,檔案才有存在的價值。兩種文件檔案的優(yōu)缺點決定了兩種文件檔案不同的價值。首先他們的價值形成不同。紙質文件檔案,一旦進行記錄與保存,它們的價值就形成了,而且具有不可逆性。電子文件檔案的價值有賴于技術和形成環(huán)境,只有將電子文件信息與形成、記錄過程有機結合,才可能產生價值;其次,價值鑒定要素不同。電子文件檔案的價值鑒定,由證據、信息、記憶等形式構成價值鑒定要素,它要求信息得到證據保證,運用技術平臺,為事物、活動的再現提供條件。紙質文書檔案價值的鑒定不同,它注重兩方面的價值,情報性價值與文件的證據性,文件一旦具有信息的內容,并且加上相關部門的確認,紙質文件檔案的價值就實現了。(三)電子文件檔案與紙質檔案的優(yōu)勢差異電子文件檔案與紙質文書檔案對檔案需求者的需求影響不同。首先需求實現載體不同。從文字發(fā)明以來,不同時代的人們運用不同的載體,甲骨→竹簡→絲綢→紙質,文件呈現形式也可能存在差別,或文字、或聲像、或圖片等,但一旦將信息與載體結合后,檔案就可以獨立存在,無需技術和方法支持,只需一定的認知水平就足夠識別檔案的內容,這些檔案只要保存環(huán)境恰當,就能長期保存;而電子檔案的載體是現代技術與設備,一旦文件信息被記錄于存儲載體,文件信息就與技術和設備難以分割了,永遠離不開特殊的生存環(huán)境條件。電子文件檔案的利用,需要利用者依附現代計算機上,并掌握現代技術,才能實現檔案需求;其次,檔案需求實現方式不同。對于紙質檔案的需求,需求者必須要到檔案館或者相關檔案部門實體檢索才能實現,要通過人力去查閱,檔案檢索程序繁冗,檔案管理人員的工作量相對比較大。電子檔案的需求實現則顯得簡單得多,電子檔案因為是以計算機為讀取方式,在存儲體與網絡上進行,我們可以通過現代網絡傳輸技術實現信息的快捷查詢,異地查詢,操作快速、高效。通過以上分析比較,我們不難看出,紙質文書檔案與電子文件檔案各有優(yōu)缺點,各有存在的價值,各有自己的需求者,所以,電子文件檔案不會取代紙質檔案,紙