《數(shù)據(jù)庫原理與應(yīng)用(Access)》課件第九章 宏

第九章宏本章學(xué)習(xí)目標(biāo)前面介紹了數(shù)據(jù)庫的五種對象，它們都具有強大的功能。但這些數(shù)據(jù)庫對象都是彼此獨立的并且不能能相互驅(qū)動，因此僅有這五種數(shù)據(jù)庫對象構(gòu)造數(shù)據(jù)庫將難以形成一體的應(yīng)用系統(tǒng)。要使多個數(shù)據(jù)庫對象成為一個整體，以一個應(yīng)用程序的面貌展示給用戶，就必須借助于宏對象。本章主要講述宏的基本概念及其分類，宏的創(chuàng)建和修改，以及宏的運行等。通過本章的學(xué)習(xí)，應(yīng)了解熟悉宏的概念、宏的作用，能夠建立宏和宏組，并能夠?qū)赀M行修改和調(diào)用，能夠掌握運用宏增強系統(tǒng)的功能的一般方法。9.1宏的基本概念與分類9.1.1宏的基本概念

宏是用來自動完成某特定任務(wù)的操作或操作集合，其中每一個操作都能實現(xiàn)一個特定的功能，例如打開數(shù)據(jù)表、打開窗體或打印某個報表等。將多個操作集合在一起，可以自動完成各種簡單的重復(fù)性工作。宏可以是包含操作序列的一個宏，也可以是某個宏組，使用條件表達式可以決定在某些情況下運行宏時，某個操作是否執(zhí)行。宏是一種簡化用戶工作的工具，是事先指定的動作列表?？梢园迅鞣N動作依次定義在宏里，運行宏時，Access2003就會按照定義的順序來運行各個動作。9.1.2宏的分類Access2003中的宏可以是包含操作序列的一個宏、也可以是由若干個宏構(gòu)成的宏組。另外，還可以使用條件表達式來決定在什么情況下運行宏。根據(jù)這三種情況，可以將宏分成三種類型：宏、宏組和條件操作宏。1．宏在Access2003中，宏一般都是由一個操作序列所構(gòu)成，其中每個操作完成一種特定的功能。例如打開某個窗體或關(guān)閉某個對象。如果要運行該宏，只要在合適的地方引用宏的名稱就可以了。2．宏組宏組是宏的集合，通過創(chuàng)建宏組，能夠方便地對數(shù)據(jù)庫中的宏進行分類管理和維護。宏組以一個宏名來存儲相關(guān)的宏的集合，宏組中的每一個宏都有用來標(biāo)識該宏的宏名，以便在適當(dāng)?shù)牡胤揭煤辍：杲M類似于程序設(shè)計中的“主程序”，而宏組中的宏名列中的宏類似于“子程序”。使用宏組既可以增加控制，又可以減少編制宏的工作量。在宏組中指定宏，調(diào)用宏的格式為：[宏組名]+”句點”+[宏名]。3．條件操作宏在某些情況下，可能希望僅當(dāng)某一特定條件為真時才執(zhí)行宏中某個或某些操作，從而控制宏的流程，此時可以將條件輸入到宏窗口的“條件”列中。當(dāng)條件表達式成立時，該宏命令才被執(zhí)行，否則就不執(zhí)行。使用條件操作，可以大大提高宏的控制復(fù)雜流程的能力，也使宏的應(yīng)用更加廣泛。9.1.3常見的宏操作

宏的操作是非常豐富的，如果你只是做一個小型的數(shù)據(jù)庫，程序的流程使用宏就可以完全實現(xiàn)而無需使用VBA編程。根據(jù)宏操作的對象不同，可以將宏分為6大類：操縱數(shù)據(jù)庫對象的宏、操作數(shù)據(jù)的宏、執(zhí)行命令的宏、導(dǎo)入導(dǎo)出的宏、提示警告的宏和其他類型的宏。常用的宏命令見附錄二。9.2宏的基本操作9.2.1創(chuàng)建宏

創(chuàng)建宏的目的是為了通過執(zhí)行宏中一系列的操作序列來完成某特定的任務(wù)，如打開窗體和報表等。創(chuàng)建宏的一般過程是先指定操作，再為每個操作設(shè)置相應(yīng)的操作參數(shù)。根據(jù)宏的類型不同，在創(chuàng)建宏的方法上也有一些區(qū)別.1．宏的創(chuàng)建和創(chuàng)建其他Access對象一樣，創(chuàng)建宏也是在設(shè)計視圖中進行。其過程是：打開數(shù)據(jù)庫，在“對象”列表中選擇“宏”對象，然后單擊工具欄上的“新建”按鈕，彈出一個宏設(shè)計窗口。單擊宏工具條上的“宏名”按鈕和“條件”按鈕，可以創(chuàng)建宏的一個典型的設(shè)計窗口，如圖9-1所示，各個部分的意義如下：圖9-1宏設(shè)計窗口◆宏名：輸入宏的名稱，在一個宏組中是必須的?！魲l件：在該列中輸入條件表達式，可以用來控制宏執(zhí)行的條件?！舨僮鳎憾x宏執(zhí)行的操作，在該列中操作會有下拉列表提示?！糇⑨專簩Σ僮鞯拿枋?，讓用戶更容易明白定義的宏的功能?！舨僮鲄?shù)：顯示在窗口左下角的操作參數(shù)面板中，大部分動作都需要參數(shù)，它們控制操作執(zhí)行方式的選擇。

打開一個宏設(shè)計窗口時，屏幕上會同時打開宏工具條，如圖9-2所示，其中各個主要按鈕的含義如下：保存按鈕：保存宏。打印預(yù)覽按鈕：打印預(yù)覽宏定義。宏名按鈕：在宏的設(shè)計窗口中顯示宏名列。條件按鈕：在宏的設(shè)計窗口中顯示條件列。插入行按鈕：在宏的設(shè)計窗口中插入一個新行。刪除行按鈕：單擊宏定義表中要刪除的行，然后單擊該按鈕，Access2003將刪除該行。運行按鈕：單擊該按鈕將運行宏。單步按鈕：用于設(shè)置宏單步運行狀態(tài)，用戶設(shè)置了這一個選擇以后，它會一直保持，直到關(guān)閉它為止。生成器按鈕：Access2003提供了一個高級的表達式生成器對話框，幫助用戶定義宏動作參數(shù)的輸入。數(shù)據(jù)庫窗口按鈕：單擊它，可使數(shù)據(jù)庫窗口成為當(dāng)前窗口實例9-1：利用直接創(chuàng)建宏的方法，在“學(xué)生信息”數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建一個打開“按專業(yè)分組報表”的宏，其中包含一個“打開報表”的操作。設(shè)置完成后的宏設(shè)計窗口如圖9-3所示。圖9-3宏設(shè)計窗口操作步驟如下：

(1)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“對象”下的“宏”，單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕，打開宏的設(shè)計窗口。

(2)單擊“操作”列的第一個空白行，單擊右側(cè)的下拉箭頭，從下拉列表中選擇需要執(zhí)行的操作，這里要求打開報表，所以我們選擇“OpenReport”，在該行后面的“注釋”列中輸入該操作的注釋信息（可選）。

(3)在設(shè)計窗口的下方出現(xiàn)了“OpenReport”命令所對應(yīng)的操作參數(shù)，操作參數(shù)是宏所必須的附加信息，宏命令不同時，相應(yīng)的操作參數(shù)也會不同?！癘penReport”命令對應(yīng)的操作參數(shù)主要有：

報表名稱：為必選參數(shù)，指定要打開的報表名稱，這里我們選擇“按專業(yè)分組報表”視圖：指定打開報表的視圖方式，主要有打印、設(shè)計和打印預(yù)覽視圖，這里選擇“打印預(yù)覽”視圖。篩選名稱：輸入要應(yīng)用的篩選，這可以是一個查詢或保存為查詢的篩選，使用篩選可以對報表限制或排序記錄，這里不做選擇。

Where條件：輸入一個SQLWhere語句或表達式，可以從報表的基本表或查詢中選定記錄，這里不做選擇。窗口模式：選擇報表窗口模式，主要有普通（報表使用報表屬性中設(shè)置的模式）、隱藏（隱藏報表）、圖標(biāo)（報表最小化）或者對話框（報表是模式對話框，并且彈出窗口屬性設(shè)置為“是”）幾種模式，這里我們選擇“普通”模式。

(4)單擊工具欄上的“保存”按鈕，打開“另存為”對話框，在宏名稱框中輸入宏名，單擊“確定”按鈕即可，如圖9-4所示。圖9-4保存宏實例9-2：利用“通過拖動數(shù)據(jù)庫對象添加宏操作”的方法，在“學(xué)生信息”數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建一個宏，其中包含兩個操作：打開“教師信息”窗體，將窗口最大化；同時要求只顯示“職稱”為“副教授”的教師。創(chuàng)建的宏如圖9-5所示。圖9-5宏設(shè)計窗口操作步驟如下：

(1)打開“學(xué)生信息”數(shù)據(jù)庫，在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“對象”下的“宏”，單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕，打開宏的設(shè)計窗口。

(2)選擇“窗口”→“垂直平鋪”命令，將“數(shù)據(jù)庫”窗口和“宏”窗口平鋪。

(3)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“對象”下的“窗體”，選擇“教師信息”窗體。

(4)將該窗體對象拖動到“宏”設(shè)計窗口的“操作”列中的第一行，系統(tǒng)會在“窗體名稱”的列表框中自動添加“教師信息”窗體。

(5)在“Where條件”參數(shù)中給出條件:[職稱]="副教授"(6)在設(shè)計網(wǎng)格的操作列的第2行選擇需要的宏操作“Maximize”（最大化窗口）。

(7)單擊工具欄上的“保存”按鈕，打開“另存為”對話框，在宏名稱框中輸入宏名“職稱為副教授的教師信息”，單擊“確定”按鈕即可。

2．宏組的創(chuàng)建宏組是功能相關(guān)或相近的宏的集合，使用宏組可以更加方便地對宏進行管理，對數(shù)據(jù)庫的操作和維護也變得更加簡單。創(chuàng)建宏組與創(chuàng)建宏的方法相同，只是在“宏”窗口中必須顯示“宏名”列，并且要在每個宏的第一個宏操作的“宏名”列輸入宏名實例9-3：在“學(xué)生信息”數(shù)據(jù)庫中新建一個打開不同窗體的宏組。設(shè)置完成后的宏組設(shè)計窗口如圖9-6所示。圖9-6“打開窗體宏組”的設(shè)計窗口操作步驟如下：

(1)打開“學(xué)生信息”數(shù)據(jù)庫，在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“對象”下的“宏”，單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕，打開宏的設(shè)計窗口。

(2)單擊宏工具欄上的“宏名”按鈕來增加宏名列，在“宏名”列的第一行輸入宏組中第一個宏的名字，這里輸入“學(xué)生信息”，在“操作”列中選擇需要執(zhí)行的操作，這里選擇“OpenForm”，并設(shè)置該操作的參數(shù)，這里設(shè)置“窗體名稱”為“學(xué)生信息”，“數(shù)據(jù)模式”為“編輯”，在下一行的“操作”列中，選擇第二個操作“Beep”，使系統(tǒng)在打開“學(xué)生信息”窗體時，發(fā)出嘟嘟聲。(3)按照同樣的方法繼續(xù)添加其他宏，打開系統(tǒng)中的“教師信息”窗體和“課程信息”窗體。

(4)單擊工具欄上的“保存”按鈕，打開“另存為”對話框，在宏名稱框中輸入宏名“打開窗體宏組”，單擊“確定”按鈕即可。3．條件操作宏的創(chuàng)建在默認(rèn)情況下，宏的執(zhí)行過程是從第一個操作依次往下執(zhí)行到最后一個操作，但在實際應(yīng)用中，用戶可能希望當(dāng)某個條件為真時才執(zhí)行宏的一個或多個操作，這時我們需要創(chuàng)建具有條件的宏。創(chuàng)建條件操作宏的方法與創(chuàng)建宏和宏組一樣，都是通過“宏”設(shè)計窗口來完成，區(qū)別是在“宏”窗口中添加“條件”列，在“條件”列中設(shè)置條件，再將“條件操作宏”加入到操作對象中。實例9-4：在“學(xué)生信息”數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建一個條件操作宏，實現(xiàn)修改“學(xué)生信息”窗體時，必須填寫“學(xué)號”字段，如果該字段為空，則出現(xiàn)一條警告信息。設(shè)計窗口如圖9-8所示。圖9-8設(shè)置條件操作宏

操作步驟如下：

(1)打開“學(xué)生信息”數(shù)據(jù)庫，在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“對象”下的“宏”，單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕，打開宏的設(shè)計窗口。

(2)單擊宏工具欄上的“條件”按鈕，增加“條件”列到宏設(shè)計窗口中。

(3)在“條件”行中可以直接輸入表達式，也可以單擊宏工具欄上的“生成器”按鈕，打開“表達式生成器”來建立表達式。如圖9-7所示，這里我們在左側(cè)列表框中雙擊“函數(shù)”，選擇“函數(shù)”中的“內(nèi)置函數(shù)”，在右側(cè)列表框中雙擊“IsNull”，在表達式框中添加表達式“IsNull(?varexpr?)”。將“?varexpr?”改為“[學(xué)號]”，單擊“確定”按鈕即可添加條件。圖9-7表達式生成器窗口(4)單擊“條件”列旁邊的“操作”列中的下拉箭頭，從中選擇“Msgbox”（信息框）操作，在操作參數(shù)的“消息”框中輸入“請輸入學(xué)號！”；在“發(fā)嘟嘟聲”下拉列表中選擇“是”；在“類型”下拉列表中選擇“警告!”；在“標(biāo)題”框中輸入“輸入學(xué)號”。

(5)在“條件”列的第二行中輸入“…”，表示前一行符合條件時，同時執(zhí)行此行操作，選擇相應(yīng)的宏操作為“CancelEvent”。

(6)單擊工具欄上的“保存”按鈕，打開“另存為”對話框，在宏名稱框中輸入宏名“必須輸入學(xué)號的條件操作宏”，單擊“確定”按鈕即可。設(shè)置完成后的宏。(7)將宏加入窗體對象中。在數(shù)據(jù)庫窗口的設(shè)計視圖中打開“學(xué)生信息”窗體，選擇“學(xué)號”字段，單擊工具欄上的“屬性”按鈕，選擇“事件”選項卡，在“更新前”下拉列表中選擇“必須輸入學(xué)號的條件操作宏”，如圖9-9所示，單擊工具欄上的“保存”按鈕，保存所做的修改。

(8)單擊工具欄上的“視圖”按鈕，切換到窗體視圖，將“學(xué)號”字段中的文本刪除，再將焦點移到其他地方，會出現(xiàn)警告信息窗口，如圖9-10所示。圖9-9設(shè)置應(yīng)用條件操作宏的字段圖9-10條件操作宏的警告信息4．自動運行的宏的創(chuàng)建

Access2003支持自動運行的宏的設(shè)置，這主要是通過Autoexec宏來實現(xiàn)，Autoexec宏也是一個宏，只不過其宏名為Autoexec。當(dāng)打開一個數(shù)據(jù)庫時，系統(tǒng)首先查找名為Autoexec的宏，如果該宏存在，就自動運行該宏。實例9-5：創(chuàng)建自動運行的宏Autoexec，使其在打開Access數(shù)據(jù)庫時，自動打開Autoexec宏所調(diào)用的窗體。操作步驟如下：

(1)打開“學(xué)生信息”數(shù)據(jù)庫，在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“對象”下的“宏”，單擊“數(shù)據(jù)庫”窗口工具欄上的“新建”按鈕，打開宏的設(shè)計窗口。

(2)在“操作”列的第一行中輸入OpenForm，在操作參數(shù)的窗體名稱中，選擇要自動打開的窗體，如圖9-11所示。

(3)單擊工具欄上的“保存”按鈕，打開“另存為”對話框，在宏名稱框中輸入宏名“Autoexec”，單擊“確定”按鈕即可。

(4)關(guān)閉“學(xué)生信息”數(shù)據(jù)庫，當(dāng)再次打開“學(xué)生信息”數(shù)據(jù)庫時，即自動打開“學(xué)生信息”窗體。圖9-11自動運行的宏的設(shè)計窗口9.2.2修改宏

創(chuàng)建一個宏后，有時需要對其進行修改和編輯，添加新的操作或修改以往操作上的一些不足。修改宏主要包含：增加新操作、刪除宏操作、改變宏操作順序和復(fù)制宏操作等。1．添加新操作如果要在兩個宏操作之間插入一個宏操作，可以在第二個操作行上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“插入行”命令；或者直接單擊工具欄上的“插入行”命令按鈕，然后在“操作”列中單擊下列箭頭，從下拉列表中選擇需要使用的操作，并指定該操作需要的操作參數(shù)。2．刪除宏操作如果要刪除某個宏操作，可以右鍵單擊該宏操作所在的行，從彈出的快捷菜單中選擇“刪除行”命令；或者直接將鼠標(biāo)定位到該行后，單擊工具欄上的“刪除行”命令按鈕。3．改變宏操作順序如果要改變宏操作順序，單擊該操作所在行左側(cè)的行選定器按鈕選中該行，按下鼠標(biāo)左鍵，拖動到想要移動的位置后松開鼠標(biāo)左鍵即可；也可在選中該行后，單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“剪切”命令或單擊工具欄上的“剪切”按鈕，然后將光標(biāo)定位到該操作要移動的位置，單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令或單擊工具欄上的“粘貼”按鈕。4．復(fù)制宏操作如果要復(fù)制一條宏操作，單擊該操作所在行左側(cè)的行選定器按鈕選中該行，單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制”命令或單擊工具欄上的“復(fù)制”按鈕，然后將光標(biāo)定位到該操作要復(fù)制到的位置，單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令或單擊工具欄上的“粘貼”按鈕。9.2.3運行宏

建立宏的目的是為了運行它，以完成指定的任務(wù)。在執(zhí)行宏時，Access2003將從宏的起始點啟動，并執(zhí)行宏中的所有操作，一直執(zhí)行到宏組中的另一個宏或者宏的結(jié)束點為止。對于一個已經(jīng)建立的宏，可以從其他宏或事件過程中直接執(zhí)行（通過RunMacro操作），或者將它作為對窗體、報表或控件中發(fā)生的事件作出的響應(yīng)。下面講述幾種運行宏的方法。1．從“宏”窗口中運行宏如果要在打開的宏窗口中運行宏，則單擊工具欄上的“運行”按鈕即可。例如運行上節(jié)中建立的宏——“職稱為副教授的教師信息”，首先需要在設(shè)計視圖中打開該宏的設(shè)計窗口，然后單擊工具欄上的“運行”按鈕，即可運行該宏。2．從“數(shù)據(jù)庫”窗口中運行宏如果要從“數(shù)據(jù)庫”窗口中運行宏，則單擊“對象”下的“宏”，在右側(cè)列表中雙擊要執(zhí)行的宏；或者選定要執(zhí)行的宏，單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“運行”命令

3．從Access主窗口運行宏如果要從窗體設(shè)計視圖、報表設(shè)計視圖或Access2003的其他地方運行宏，則將鼠標(biāo)指針指向“工具”菜單中的“宏”，單擊“運行宏”。屏幕接著顯示“執(zhí)行宏”對話框，如圖9-12所示。雙擊“宏名”框中相應(yīng)的宏，或選擇宏名并單擊“確定”按鈕，該宏即可被執(zhí)行。

圖9-12“執(zhí)行宏”對話框4．宏組的運行宏組的運行與宏的運行相似，唯一不同的是，宏組在運行中每次只運行一個宏，宏組中其他相關(guān)的宏將通過事件過程、工具按鈕或自定義菜單命令來執(zhí)行。如果要執(zhí)行宏組中的宏，可以使用下列三種方法中任意一個方法：

(1)將宏指定為窗體或報表的事件屬性設(shè)置，或在宏窗口中指定為RunMacro（運行宏）操作的宏名參數(shù)，使用下列方法引用宏：宏組名.宏名

(2)選擇“工具”菜單中的“宏”，單擊“運行宏”命令，然后選定宏名列表中的宏。當(dāng)宏名出現(xiàn)在列表中時，宏名列表中將包含宏組中的所有宏。

(3)在VBA程序中運行宏組中的宏的方法是：使用DoCmd對象的RunMacro（運行宏）方法，并采用“宏組名.宏名”格式引用宏組中的某個宏。

9.3宏應(yīng)用案例實例9-6：在“學(xué)生信息”數(shù)據(jù)庫中建立一個“教學(xué)信息維護”窗體，在該窗體上添加3個命令按鈕，這些命令按鈕上的文本信息是“學(xué)生基本信息”、“教師基本信息”、“課程基本信息”，這3個命令按鈕分別用于打開“學(xué)生信息”窗體、“教師信息”窗體和“課程信息”窗體。并添加一個“關(guān)閉窗體”命令按鈕用于關(guān)閉“教學(xué)信息維護”窗體。操作步驟如下：

(1)首先需要創(chuàng)建一個宏組，分別可以實現(xiàn)打開“學(xué)生信息”窗體、“教師信息”窗體和“課程信息”窗體，在實例9-3中已經(jīng)建立了“打開窗體宏組”，所以這里不予重復(fù)創(chuàng)建。(2)在“數(shù)據(jù)庫”窗口中，單擊“對象”下的“窗體”，單擊工具欄上的“新建”按鈕，打開“新建窗體”對話框，在右側(cè)列表框中選擇“設(shè)計視圖”，單擊“確定”按鈕，打開窗體的設(shè)計視圖窗口。

(3)單擊工具箱中的“標(biāo)簽”按鈕，在窗體的合適位置單擊，標(biāo)簽上輸入文本為“教學(xué)信息維護”，并設(shè)置其字體、字號和背景色等屬性。