文件編號及格式管理制度

TYM/體d-4.2.3-01PAGE2PAGE1制造過程精品文件編號及格式管理制度1.目的確定文件的編號規(guī)則是為了使文件有分類標(biāo)準(zhǔn)，以便全公司內(nèi)統(tǒng)一，便于區(qū)分、傳遞、查找和存檔。2.適用范圍適用于天津市屹馬汽車配件制造有限公司所有部門的行政文件、工藝技術(shù)文件、質(zhì)量管理體系文件。3.術(shù)語和定義 無4.職責(zé)與權(quán)限4.1總務(wù)人事部負(fù)責(zé)行政文件編號規(guī)則的制定和管理；4.2質(zhì)檢部負(fù)責(zé)公司總體質(zhì)量管理體系文件編寫規(guī)則的制定和管理；4.3各部門負(fù)責(zé)本部門文件編號的正確運用。5.工作程序5.1代號說明5.1.1公司及部門代號說明代號由兩位字母組成，其代號規(guī)定見下表：序號部門代號1總務(wù)人事部ZW2質(zhì)檢部ZJ3財務(wù)部CW4精益監(jiān)察科JY5生管物流部SG6設(shè)備科SB7銷售科XS8庫房KF9凈化器車間CJ10工藝科GY5.1.2文件類別代號說明序號名稱代號1通知TZ2通報TB3申請SQ4會議紀(jì)要HY5聯(lián)絡(luò)書LL6報告BG7制度ZD8計劃JH9調(diào)令制度DL10任命書RM11方案FA12合同HT13月報YB14周報ZB15日報RB如有其他類型的文件應(yīng)取拼音字母前兩個。5.2文件編號及識別號編制規(guī)則5.2.1行政文件編號規(guī)則參照總務(wù)人事部下發(fā)的《行政文件編制規(guī)則》進(jìn)行，其中各部門代碼按照本規(guī)定5.1.1執(zhí)行。5.2.2體系文件編號編制規(guī)則5.2.2.1體系文件編號構(gòu)成如下：TYM/體X-××-□□文件序號文件序號過程條款過程條款文件類別文件類別體系文件縮寫體系文件縮寫企業(yè)代號企業(yè)代號5.2.2.2體系文件編號說明a）體：代表質(zhì)量管理體系文件b）文件類別：X代表I-V類文件夾，也就是ISO9001標(biāo)準(zhǔn)4.2.1條款a)-e)類文件，用a-e書寫(a代表質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)。B代表質(zhì)量手冊.c代表程序文件.d代表支持文件.e代表記錄、表單)c）TYM：天津屹馬汽車配件制造有限公司d）XX：ISO/TS16949：2009標(biāo)準(zhǔn)條款e）XX：文件序號，從01-995.2.3體系文件識別號編制規(guī)則5.5.2記錄表格格式按照主責(zé)部門下發(fā)的表格執(zhí)行，如現(xiàn)行記錄格式不能滿足要求，由主責(zé)部門調(diào)整并上報質(zhì)檢部備案后方可變更；如現(xiàn)有表格不能滿足需要，主責(zé)部門可自行設(shè)計表格并編號備案后方可使用。6.相關(guān)支持性文件序號文件編號文件名稱1TYM/XZ-ZD-001-2012《行政文件編號規(guī)則》7.質(zhì)量記錄序號記錄編號記錄名稱保存期限1TYM/體e-4.2.3-03文件發(fā)放/回收記錄3年2TYM/體e-4.2.3-01受控文件清單3年3TYM/體e-4.2.3-06文件更改通知單3