XX門窗公司訂單、制單、下單管理辦法

XX門窗公司訂單、制單、下單管理辦法第一章總則第一條為加強銷售訂單、下單、制單的規(guī)范管理，有效控制訂貨失誤、避免產(chǎn)品積壓、降低經(jīng)營損失，特制定本辦法。第二條使用范圍：門窗公司所有產(chǎn)品第二章訂單分類第三條工程訂單：指以公司名義簽訂的工程訂單或客戶簽訂的工程合同訂單。第四條客戶訂單：指經(jīng)公司確認的客商資料的客戶訂單。第五條計劃訂單：營銷服務(wù)部根據(jù)市場情況下達的暢銷產(chǎn)品并保證有一定的庫存數(shù)量的訂單。第三章訂單的填寫第六條按照訂貨單的內(nèi)容要求規(guī)范填寫，訂單上必須要有訂貨客戶或工程項目名稱、訂貨時間、聯(lián)系電話、消防產(chǎn)品必須寫明工程項目所在的詳細地址（*市*區(qū)*路*號）。第七條訂貨單填寫內(nèi)容齊全、清晰、不能私自涂改(如有更改，更改時要保留原字跡，由更改人在更改處蓋章或在更改下方簽字確認)。第八條訂單必須由客戶本人簽字確認方視為有效訂單。第九條新發(fā)展客戶填寫訂貨單，由下單員或業(yè)務(wù)部門負責人指導進行規(guī)范填寫并由客戶簽字確認。第四章訂單管理第十條訂單管理（一）駐外機構(gòu)：由各駐外機構(gòu)將客戶訂單和備貨計劃訂單整理匯總后填制《訂貨單》，經(jīng)駐外機構(gòu)負責人簽字確認后以傳真或掃描件方式傳營銷服務(wù)部下單員處。（二）客戶訂單傳遞：由客戶嚴格按照訂貨單的內(nèi)容要求規(guī)范填寫，簽字確認后以傳真/掃描件/原件傳營銷服務(wù)部下單員處。（三）直管工程訂單：由項目經(jīng)辦人根據(jù)合同、圖紙、現(xiàn)場核實洞口尺寸和進度節(jié)點，嚴格按照訂貨單的內(nèi)容要求規(guī)范填寫《訂貨單》并簽字，經(jīng)部門負責人簽字確認后傳營銷服務(wù)部下單員（合同復印件同時傳回營銷服務(wù)部）。第五章訂單的審核第十一條客戶（直管）訂貨審核（一）接單審核：下單員接單后審核訂單填寫是否規(guī)范、完整、有無超公司規(guī)定配置，對存在疑問的在一個工作日內(nèi)與客戶聯(lián)系更正或確認，有更改內(nèi)容的必須出具更改手續(xù)并簽字確認。（二）有效訂單確認：凡需客戶再次進行確認有效訂單的核對時間不得超過3個工作日（以客戶傳真件或掃描件時間為時間鑒定,下單員必須保留客戶的原始訂貨單）。（三）生產(chǎn)訂單工藝評審：對特殊訂貨由下單員在接單后3個工作日內(nèi)組織相關(guān)部門進行合同評審。1、生產(chǎn)訂單工藝評審條件：①制作有特殊要求和超公司配置的；②工程因數(shù)量大且有特殊供貨周期要求的；③同一工地（項目）如前期有合同評審附前期合同評審；2、生產(chǎn)訂單工藝評審由營銷服務(wù)部負責組織技術(shù)部、綜合管理部、物料管理部、商貿(mào)公司采購部、業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員參與評審，如特異型訂單需邀請相銷售、技術(shù)、生產(chǎn)系統(tǒng)副總參加（含各廠廠長）。3、所有參與評審人員對評審結(jié)論在《生產(chǎn)訂單工藝評審表》簽字確認，并制作電子檔打印，經(jīng)營銷服務(wù)部部長審核、總經(jīng)理簽批后方可下單。(四)由下單員在NC財務(wù)系統(tǒng)核實30%預付貨款到位情況,低于30%預付款由總經(jīng)理簽批后予以下單，否則一律不予下單（公司直管工程除外）。（五）防火窗、防火卷簾門及超規(guī)格、超規(guī)范防火門營銷服務(wù)部負責人審核→對外協(xié)調(diào)副總審批。（六）凡經(jīng)銷客戶不按消防要求配置下單，由客戶書面承諾自行負責消防驗收，公司不承擔一切責任。第十二條計劃訂貨審核（一）計劃訂單編制原則1、以市場需求為導向，綜合分析市場銷售的主要品種，歸納出銷售暢銷品種；2、計劃訂單來源于充分的市場調(diào)查和業(yè)務(wù)部門提供信息，確定合理的計劃訂單限量；3、計劃訂單執(zhí)行品種單一性原則：嚴格遵照價格體系規(guī)定的品種計劃，特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準；4、保持合理庫存量原則，對計劃訂單品種制訂最高、最低儲備定額，對計劃訂單品種公司庫存量在不超過最高庫存量的同時必須達到最低儲備量標準；5、保證計劃訂單的及時性，營銷服務(wù)部要及時掌握計劃訂單品種的庫存量，根據(jù)生產(chǎn)周期和日銷量，及時編制下達計劃訂單，按程序報批。（二）計劃訂單下單及審批1、計劃訂單由營銷服務(wù)部實行專人負責，隨時了解掌握公司內(nèi)庫存產(chǎn)品動態(tài)，根據(jù)庫存限量要求，負責計劃品種與生產(chǎn)指令單的下達；2、計劃訂單下單由營銷服務(wù)部專人提請計劃申請，由部門負責人審核、營銷總監(jiān)審批、總經(jīng)理終簽，按照簽批的計劃訂單分批次下單。第十三條訂單信息管理（一）營銷服務(wù)部每個下單日（每周一、三、五）上報已下單、未下單、工序滯留產(chǎn)品數(shù)量以信息方式傳至集團總經(jīng)理、公司總經(jīng)理、營銷總監(jiān)、生產(chǎn)總監(jiān)。（二）急件貨源由營銷服務(wù)部與各分廠綜合管理部協(xié)調(diào)后及時通知客戶。第六章下單管理第十四條生產(chǎn)訂單的復核（一）復核訂單的有效性：所有訂單必須經(jīng)客戶親自簽字確認后方可視為有效訂單。（二）復核內(nèi)容：1、與訂貨單的相符性；2、與合同的相符性；3、與公司配置的差異；4、客戶提供色樣及配件的移交情況；5、合同或訂單更改記錄，更改后回傳客戶簽字確認。第十五條公司直管工程在訂貨時必須核實工程進度，銜接進場時間，并在下單時注明分批進場時間。第十六條生產(chǎn)訂單下單及供貨表傳遞：營銷服務(wù)部根據(jù)生產(chǎn)單位最高生產(chǎn)能力，每周一、三、五下單（樣品門、投標小樣、投標五金件、送檢門必須及時下單）,并編制好生產(chǎn)供貨表以O(shè)A傳各生產(chǎn)廠綜合管理部。（一）供貨表分單類型1、一廠供貨表分為：標門（標準門、特異型門、樣品門）、非標門（標準制單、特異型制單、樣品門）；2、二廠供貨表分為：鋼質(zhì)門（防盜門）、入戶防火門、鋼質(zhì)防火門、樣品門；3、三廠供貨表分為：鋼（木）質(zhì)防火門（免漆、油漆、套裝門、醫(yī)院門、鋼木裝甲門）、鋼木室內(nèi)門、實木復合門、拼裝門、現(xiàn)代拼裝門、原木門、樣品門。（二）各類訂單應(yīng)當在7個工作日內(nèi)完成下單（特殊情況例外），若離提貨時間較久的根據(jù)客戶需求安排下單。（三）戰(zhàn)略合作單位、集采訂單要優(yōu)先下單。第十七條生產(chǎn)訂單審核（一）專審：由專職審單員和專職審價員對所下訂單信息和價格分別進行全面專核，且在訂貨單上簽字確認，對審核出有異議的信息及價格作好記錄并進行通報，確保所下訂單信息與訂貨訂單信息內(nèi)容一致、價格的準確性達100%。（二）抽審：由部門負責人隨機每月按20份進行抽審，并作好抽審記錄（抽審內(nèi)容含銷售訂單信息和價格）。第十八條客戶訂單與計劃訂單的平衡調(diào)劑（一）對客戶當天訂貨單品種，配置及規(guī)格與計劃品種相同的訂貨，原則上不以客戶名義下達生產(chǎn)，均列入計劃訂單下達。（二）當天客戶訂單配置與計劃品種均相同且總數(shù)量大于計劃品種最低庫存量50%時，超出部份則增大計劃訂貨量，不受最高庫存量限制。（三）駐外機構(gòu)訂單必須分類填報（分計劃訂單和客戶訂單），營銷服務(wù)部根據(jù)輕重緩急安排下單，以確保供貨。（四）工程樣品門7天內(nèi)必須入庫，特殊情況總經(jīng)理簽批特急件執(zhí)行。第七章價格審批第十九條根據(jù)客戶要求，超配置加價由下單員在下單前或下單當天填制審批表，按程序報批。第二十條批量出庫優(yōu)價由業(yè)務(wù)室制單員負責填制《批量出庫優(yōu)價審批單》，部門負責人審批。第二十一條經(jīng)銷客戶發(fā)貨帳上全貨款時，可以分批出庫并享受批量優(yōu)惠政策，由部門申報→營銷總監(jiān)簽批→總經(jīng)理終簽方可執(zhí)行。第二十二條特殊產(chǎn)品價格執(zhí)行（一）工藝定額特殊產(chǎn)品價格由下單員咨詢總經(jīng)理確認，填制異型產(chǎn)品價格審批單經(jīng)下單員擬制→部門負責人審核→總經(jīng)理終簽執(zhí)行。（二）非工藝定額特殊產(chǎn)品價格由下單員嚴格按生效的工藝定額填制價格審批單上報部門負責人審核→營銷總監(jiān)審批→總經(jīng)理終簽執(zhí)行。第八章制單管理第二十三條綿陽區(qū)域客戶出庫需本人到公司辦理，如客戶不能到公司辦理的需經(jīng)營銷總監(jiān)簽批的委托書辦理。第二十四條出庫制單時必須經(jīng)財務(wù)上確認貨款已到公司賬戶上，且無欠款方能辦理產(chǎn)品出庫。第二十五條經(jīng)銷客戶需辦理過戶帳時，根據(jù)工序訂單及庫存產(chǎn)品，留足全貨款方可辦理（特殊情況需提供總經(jīng)理簽批的書面依據(jù)）。第二十六條欠款出庫（一）經(jīng)銷客戶需欠款出庫：經(jīng)銷性質(zhì)業(yè)務(wù)（含轉(zhuǎn)制工程業(yè)務(wù)）由分管副總審核，欠款5萬元及以下公司總經(jīng)理簽批，欠款5-30萬元）由集團總經(jīng)理簽批，欠款30萬元及以上由董事長批準。（二）直管工程需欠款出庫：直銷業(yè)務(wù)欠款由部門負責人審核，營銷管理部合同管理員根據(jù)合同付款條件和工程實際進度復核付款是否達標，單項工程10萬元及以下營銷總監(jiān)終簽，10萬元以上由總經(jīng)理終簽。第九章庫存清理第二十七條每月10日前由營銷服務(wù)部清理庫存大于50樘以上的經(jīng)銷客戶及直管項目，組織業(yè)務(wù)部門人員進行討論，落實出庫數(shù)量、時間節(jié)點（僅限當月）、責任人及考核方式。第二十八條每季度末由營銷服務(wù)部清理客戶及直管項目庫存入庫90天以上的產(chǎn)品，由業(yè)務(wù)部門落實未出庫原因及處理意見（附與客戶的溝通記錄），營銷服務(wù)部憑處理意見按公司相關(guān)規(guī)定進行處理。第十章報表管理第二十九條由部門會計每周六統(tǒng)計本周回款，以短信或QQ傳遞方式上報部門負責人及營銷總監(jiān)。第三十條由部門會計在次月13日前與財務(wù)核對上月的各類銷售數(shù)據(jù)，并按要求整理報表，上報營銷總監(jiān)、總經(jīng)理、行政人事部、集團人力資源部，且將電子版OA協(xié)同營銷系統(tǒng)各業(yè)務(wù)部門。第三十一條由部門會計每月22日前將駐外庫房保管及分公司項目經(jīng)理提成工資簽批后OA上傳行政人事部。第十一章考核第三十二條凡違反以上條款，視情節(jié)輕重按50-100元進行考核。第三十三條專職審單員每月對審出的結(jié)果必須進行OA進行通報，否則預留當月應(yīng)得工資5%。第三十四條嚴格按要求辦理出庫制單，若出現(xiàn)違規(guī)辦理按50-100元/次處罰。第三十五條嚴格控制訂單下單、出庫制單損失，若損失額(按經(jīng)銷價80%計算)在1000元以內(nèi)按20%承擔損失，1000-5000元的損失額(按經(jīng)銷價80%計算)按15%承擔損失，5000元以上的損失額(按經(jīng)銷價80%計算)