文書檔案的整理方法

文書檔案的整理方法文書檔案的整理方法一、概念文書檔案主要是指各單位從事社會(huì)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，即法規(guī)性文件和行政性文件。法規(guī)性文件是本單位制定和頒發(fā)的。具有法律性和強(qiáng)制性的文件。行政性文件是本單位為貫徹執(zhí)行法規(guī)、在日常政務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料。目前我國(guó)黨政軍機(jī)關(guān)、部門使用和形成的文件主要由：命令（令）、指令、決議、決定、指示、布告、公告、通知、通告、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函、會(huì)議紀(jì)要等。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是各單位制發(fā)的“紅頭文件”和“白頭文件”（如總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、情況匯報(bào)、合同、協(xié)議等等）。歸檔文件材料：立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。二、歸檔文件規(guī)范整理的基本要求和基本步驟1、歸檔文件規(guī)范整理基本要求歸檔文件規(guī)范整理是檔案管理工作的核心和基礎(chǔ)，是一項(xiàng)重要的、承上啟下的工作，整理工作的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的保管和利用。歸檔文件的收集范圍應(yīng)按國(guó)家檔案局第8號(hào)令公布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》和經(jīng)區(qū)檔案局審批的“三合一”制度執(zhí)行。整理方法應(yīng)符合《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）和《湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》（鄂檔[2001]45號(hào)）的規(guī)定，在計(jì)算機(jī)和專用檔案管理軟件輔助歸檔的前提下，遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有關(guān)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管、利用和移交進(jìn)國(guó)家綜合檔案館。文件歸檔工作應(yīng)按照國(guó)家“雙軌制”管理的業(yè)務(wù)要求，將紙質(zhì)歸檔文件與電子歸檔文件同步規(guī)范整理。2、歸檔文件規(guī)范整理基本步驟歸檔文件規(guī)范整理按《歸檔文件整理規(guī)則》、《湖北省歸檔文件整理實(shí)施細(xì)則》的規(guī)定進(jìn)行。以“件”為單位進(jìn)行規(guī)范整理?；静襟E為：收集、裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒等七個(gè)環(huán)節(jié)。三、歸檔文件的整理方法1、收集。即是對(duì)本單位應(yīng)歸檔的文件材料的接收。如何確保文件材料的收集齊全完整？概括為十句話：一是處理完畢的文件材料要隨時(shí)收；二是經(jīng)常用的文件，要履行借用手續(xù)定期收；三是本單位發(fā)文，在蓋章時(shí)當(dāng)時(shí)收；四是會(huì)議材料，要事先做好工作及時(shí)收；五是內(nèi)部形成的材料，要注意掌握線索有針對(duì)性地收；（2）文件的裝訂。采用袋裝結(jié)合線裝的方法。袋裝即是將金屬排除后，放入梯形無(wú)酸牛皮紙（即斜口袋）中。較厚的文件，先線裝（“三孔一線”），再裝入斜口袋。3、分類。即依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對(duì)文件進(jìn)行有層次的區(qū)分，并組成具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的管理體系。分類方案的設(shè)置：一般機(jī)關(guān)按“年度—機(jī)構(gòu)或問題—保管期限”三級(jí)分類；歸檔文件少的單位可按“年度—保管期限”兩級(jí)分類。保管期限最低一級(jí)類目，分為永久和定期。其中定期分為30年、10年。如何準(zhǔn)確劃分保管期限？國(guó)家檔案局8號(hào)令中也有明確規(guī)定：永久保管的文書檔案主要包括：（1）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；（2）本機(jī)關(guān)召開重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；（3）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；（4）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（5）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；（6）本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；（7）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；（8）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。定期保管的文書檔案主要包括：（1）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（2）本機(jī)關(guān)召開會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（3）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（4）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（5）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（6）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（7）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（8）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（9）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。這些門類檔案的保管期限仍為永久、長(zhǎng)期、短期。除科技檔案中的設(shè)備類檔案的保管期限為長(zhǎng)期外，其他的都是永久保存。4、排列（1）盒內(nèi)歸檔文件排列。在同一保管期限下，按“事由結(jié)合時(shí)間”排列。運(yùn)用電腦和軟件輔助歸檔的，可采用隨辦隨歸，按文件辦理時(shí)間先后順序排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件集中排列。一件文件的排列順序：發(fā)文與定稿為一件，發(fā)文在前；收文處理簽和文件為一件，收文處理簽在前；正件與附件為一件，正件在前；請(qǐng)示與批復(fù)為一件，批復(fù)在前；轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)件在前；原件與復(fù)制件為一件，復(fù)制件在前；無(wú)定稿的發(fā)文與簽發(fā)單為一件，發(fā)文在前。（2）檔案盒上架排列。按“三合一”制度中分類方案設(shè)置的順序上架排列，按年度—類別—保管期限或年度—保管期限上架排列。注意排列順序?yàn)閺纳系较?，從左到右?、編號(hào)（1）檔號(hào)的編制。由全宗號(hào)—年度號(hào)—類別號(hào)—保管期限—件號(hào)組成。在編制檔號(hào)時(shí)，注意五點(diǎn)：①全宗號(hào)是指區(qū)檔案館給各單位的代號(hào)。②年度號(hào)是指歸檔文件形成的年度。③類別號(hào)用大寫拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字混合編制。拼音字母為檔案的類代號(hào)，阿拉伯?dāng)?shù)字為類別號(hào)。如“W01”表示文書檔案中的黨群類（或辦公室）④保管期限按照永久、30年、10年編制。用“Y”代表永久、“30”代表30年、“10”代表10年。⑤件號(hào)（即文件的排列順序號(hào)）規(guī)定為三位數(shù)阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，如“001”。編制方法：在同一保管期限內(nèi)編寫流水號(hào)。即同一個(gè)保管期限的，件號(hào)都是從“1”開始。也就是說(shuō)，同一年度、同一保管期限、同一類別（或問題）的，從“1”開始編一個(gè)流水號(hào)；同一年度、同一類別（或問題）、不同保管期限的，從“1”開始編一個(gè)流水號(hào)；同一年度、不同類別（或問題）的，從“1”開始編一個(gè)流水號(hào)。這三句話，大家一定要牢牢記住。檔號(hào)舉例：如“013—2009—W01—Y—001”表示13號(hào)全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）永久保管期限的第1件；“013—2009—W01—30—001”表示13號(hào)全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）30年保管期限的第1件；“013—2009—W01—10—001”表示13號(hào)全宗2009年文書檔案綜合類（或辦公室）10年保管期限的第1件。(2)、頁(yè)數(shù)的編制：頁(yè)數(shù)指每件文件的總頁(yè)數(shù)（包括處理簽、發(fā)文稿紙、底稿等），在每件文件首頁(yè)的右