企業(yè)行政值班管理課件

《秘書(shū)基礎(chǔ)》日常事務(wù)企業(yè)行政值班管理（一）值班的含義與分類

1、含義值班，是指單位為了保證辦公室正常的工作秩序，確保信息暢通，杜絕“空崗”、“脫崗”現(xiàn)象，在節(jié)假日、雙休日及正常下班后，安排專人負(fù)責(zé)處理有關(guān)事務(wù)的方式和制度。作為單位窗口的辦公室，通常要負(fù)責(zé)組織安排或參與值班工作。一般地來(lái)說(shuō)，單位是實(shí)行兼職輪流的值班制度。值班工作企業(yè)行政值班管理按照職責(zé)范圍，值班可分為：

2、分類

（1）綜合值班，即負(fù)責(zé)處理本單位各項(xiàng)事務(wù)的值班，如大中型單位的總值班室；（2）專項(xiàng)值班，即只負(fù)責(zé)處理某一項(xiàng)事務(wù)的值班，如單位內(nèi)部各職能部門(mén)的值班。

企業(yè)行政值班管理按照人員來(lái)分，值班可分為：（1）固定值班，即由專門(mén)人員負(fù)責(zé)的值班，如秘書(shū)機(jī)構(gòu)的日常值班；（2）輪流值班，即由不同部門(mén)，不同職務(wù)的人員交替擔(dān)任的值班，如節(jié)假日值班。企業(yè)行政值班管理按照時(shí)間特征分，值班可分為：（1）永久性值班，單位專門(mén)設(shè)立的值班室；（2）臨時(shí)性值班，針對(duì)某一項(xiàng)任務(wù)在某一段時(shí)內(nèi)進(jìn)行的值班。在較高層次的大型企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和某些專業(yè)部門(mén)，還設(shè)立專職人員組成的常設(shè)值班室，晝夜輪班值守。企業(yè)行政值班管理（二）編制值班表平日需要有人值班的辦公室節(jié)假日值班辦公室企業(yè)行政值班管理2．值班表的內(nèi)容（1）列出值班時(shí)限和具體值班時(shí)間。（2）按照要求填入值班人員姓名。（3）標(biāo)明值班的地點(diǎn)。（4）標(biāo)明負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。（5）有時(shí)須用簡(jiǎn)明的文字標(biāo)明值班的工作內(nèi)容。（6）標(biāo)明人員缺勤的備用方案或替班人員姓名。企業(yè)行政值班管理某集團(tuán)公司國(guó)慶放假值班表值班時(shí)間值班人員姓名值班地點(diǎn)值班電話帶班領(lǐng)導(dǎo)值班任務(wù)10月1日張××辦公室總經(jīng)理1、接聽(tīng)和處理電話，保證聯(lián)絡(luò)渠道暢通。2、接待和指引來(lái)訪人中。3、接收分發(fā)文電郵件和書(shū)報(bào)雜志。4、處理臨時(shí)發(fā)生的事情。5、注意安全，防火防盜。10月2日李××辦公室副總經(jīng)理10月3日王××辦公室副總經(jīng)理10月4日郭××辦公室行政辦主任注意事項(xiàng)1、值班時(shí)間：每天上午8天至下午5點(diǎn)30分2、做好值班記錄。3、值班人員不得缺席，確因病因事不能值班，請(qǐng)?zhí)崆奥?lián)系辦公室，以便及時(shí)調(diào)整人員。企業(yè)行政值班管理總經(jīng)理辦公室：陳總：“小王，‘五一’勞動(dòng)節(jié)就要到了，集團(tuán)準(zhǔn)備放假三天，你去編制一份值班表，然后給我看看?！蓖觖悾骸昂玫?，陳總！”問(wèn)題：假如你是王麗，你該如何編制這份值班表？

任務(wù)企業(yè)行政值班管理

人文創(chuàng)新集團(tuán)“五一”放假值班表值班日期值班人值班地點(diǎn)值班電話帶班領(lǐng)導(dǎo)帶班領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系方式5月1日鐘苗行政部王凱5月2日王麗行政部金耀5月3日張濟(jì)行政部李皓企業(yè)行政值班管理點(diǎn)擊添加標(biāo)題（三）工作的內(nèi)容、任務(wù)負(fù)責(zé)信息溝通和通訊聯(lián)絡(luò)負(fù)責(zé)公務(wù)接洽和來(lái)訪接待

處理突發(fā)事件確保安全做好值班記錄保持工作連續(xù)企業(yè)行政值班管理1、負(fù)責(zé)信息溝通和通訊聯(lián)絡(luò)接受并登記緊急文件收受并轉(zhuǎn)送電報(bào)企業(yè)行政值班管理

2、負(fù)責(zé)公務(wù)接洽和來(lái)訪接待

企業(yè)行政值班管理（１）外來(lái)人員登記表序號(hào)姓名性別單位乘坐車輛攜帶物品辦理事項(xiàng)進(jìn)入時(shí)間出門(mén)時(shí)間備注企業(yè)行政值班管理（２）來(lái)訪接待記錄表來(lái)訪人姓名來(lái)訪人單位接待時(shí)間年月日時(shí)分至年月日時(shí)分內(nèi)容擬辦意見(jiàn)：領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)：處理結(jié)果：值班人簽字：編號(hào)：值班人：企業(yè)行政值班管理3、處理突發(fā)事件確保安全（2）具體辦理。如立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，接受領(lǐng)導(dǎo)指示，迅速部署工作；或就近組織人員搶救搶險(xiǎn)；或依靠鄰近單位或部隊(duì)；或保護(hù)事故現(xiàn)場(chǎng)；或配合保衛(wèi)部門(mén)搞好工作。有時(shí)為將損失減小到最低程度，在領(lǐng)導(dǎo)人未批示前可采取臨時(shí)應(yīng)急措施。企業(yè)行政值班管理

4、做好值班記錄保持工作連續(xù)

值班記錄主要包括值班登記及值班日志。值班登記主要對(duì)外來(lái)的信函、電報(bào)、反映情況、外來(lái)的電話等，進(jìn)行認(rèn)真登記，讓接班人員保持工作的連續(xù)性。值班日志是將值班過(guò)程中接收的任務(wù)及完成情況、收到的各方面的信息及處理情況、備忘事項(xiàng)等，在有固定格式的本冊(cè)上記載下來(lái)，以便與其他值班人員交流和事后查考。企業(yè)行政值班管理（３）值班日志年月日星期值班人：承辦事項(xiàng)：1、2、3、待辦事項(xiàng)：處理結(jié)果企業(yè)行政值班管理

（四）值班工作的要求熱情服務(wù)，照章辦事

問(wèn)明情況，做好記錄

重要情況，及時(shí)報(bào)告

完成工作，辦理交接

企業(yè)行政值班管理1．熱情服務(wù)，照章辦事值班人員不僅要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為上級(jí)服務(wù)，為單位內(nèi)部各部門(mén)和下級(jí)服務(wù)，為客戶服務(wù)。在服務(wù)中，對(duì)待每一項(xiàng)工作都要做到嚴(yán)肅認(rèn)真，不能輕率處理每件事，不能放過(guò)收到的信息中的每個(gè)疑點(diǎn)，更不能越權(quán)辦事。2．問(wèn)明情況，做好記錄無(wú)論什么時(shí)候接到的電話，不論事情大小，都要問(wèn)明情況，如來(lái)電者姓名、單位、職務(wù)（職業(yè)）、來(lái)電時(shí)間、反映情況的內(nèi)容等，并一一認(rèn)真做好記錄。有條件的還可配備錄音電話。企業(yè)行政值班管理3．重要情況，及時(shí)報(bào)告所謂重要情況，是指突然發(fā)生的重大事件、重大災(zāi)害、重大事故等，或者是需要上司立即知道（決策）、采取措施、親臨現(xiàn)場(chǎng)處理的問(wèn)題。凡屬此類情況，值班人員要及時(shí)報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并迅速按領(lǐng)導(dǎo)指示承辦。4．完成工作，辦理交接一些能在值班時(shí)間內(nèi)處理好的事務(wù)，當(dāng)班人員盡量處理完。上一班的值班人員應(yīng)把值班情況、特別是重要情況待辦事項(xiàng)向下一班值班人員一一交代清楚，并按照規(guī)定的時(shí)間、程序做好交接工作，以保證值班事務(wù)的連續(xù)性。企業(yè)行政值班管理（五）任務(wù)實(shí)施第二天，上班時(shí)把詳細(xì)情況匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)記清值班處理事務(wù)方法在《值班日志》記清電話、賓客接洽情況記錄電話內(nèi)容，接待客人，了解清楚客人身份、單位、來(lái)訪意圖，然后視事情緩急，靈活處理。天地公司高秘書(shū)接到保衛(wèi)電話后，他應(yīng)該這么做企業(yè)行政值班管理案例分析據(jù)《中國(guó)青年報(bào)》4月30日?qǐng)?bào)道，H省A市委近日向全市發(fā)出通報(bào)，對(duì)擅自離開(kāi)工作崗位造成工作嚴(yán)重失職的原市政府副秘書(shū)長(zhǎng)P，免去其市政府副秘書(shū)長(zhǎng)、市政府辦公室黨組副書(shū)記、市政辦公室正處級(jí)督察員職務(wù)，調(diào)離市政府辦公室。企業(yè)行政值班管理?yè)?jù)了解，在防治某重大疫情的嚴(yán)峻形勢(shì)下，身為防治重大疫情指揮部綜合住處組負(fù)責(zé)人的P，卻撤離工作崗位長(zhǎng)達(dá)5小時(shí)之久。4月26日下午，P主持召開(kāi)了有關(guān)部門(mén)相關(guān)人員會(huì)議后，未按要求及時(shí)半會(huì)議情況反饋給指揮部，又應(yīng)約與一個(gè)體老板等人在某大酒店吃晚飯，然后又到歌廳唱歌。在此時(shí)間內(nèi)，市重大疫情指揮部多次電話與其聯(lián)系，都沒(méi)能聯(lián)系上。企業(yè)行政值班管理思考與分析1、從工作職責(zé)角度分析其免職的原因。2、非常時(shí)期，秘書(shū)人員應(yīng)該如何作為？企業(yè)行政值班管理視頻欣賞（復(fù)習(xí)）秘書(shū)日常事務(wù)工作：接待工作、接打聽(tīng)電話、辦公物品管理、印信管理、介紹信、值班室基本內(nèi)容和基本要求等。企業(yè)行政值班管理[知識(shí)目標(biāo)]值班工作的內(nèi)容、任務(wù)和要求[能力目標(biāo)]能夠安排值班工作[教學(xué)重點(diǎn)]如何安排值班工作[教學(xué)方法]講解、討論、案例分析法任務(wù)四值班工作企業(yè)行政值班管理任務(wù)導(dǎo)入

國(guó)慶節(jié)期間，公司將按照國(guó)務(wù)院的有關(guān)規(guī)定，放假7天。為了加強(qiáng)國(guó)慶期間公司的安全保衛(wèi)工作，公司安排了值班。10月6日，輪到辦公室高山秘書(shū)值班，到午夜時(shí)分，高秘書(shū)忽然接到保衛(wèi)的電話，說(shuō)有一個(gè)自稱是張總親戚的陌生男子要找張總，說(shuō)有急事要找張總，高秘書(shū)接到電話后該怎