電郵寫作及禮儀

商務(wù)英語(yǔ)電子郵件與備忘錄寫作前言商務(wù)英語(yǔ)電子郵件以其方便快捷，在現(xiàn)代商務(wù)活動(dòng)中起著重要作用。商務(wù)往來(lái)中的電子郵件代表著公司的形象，顯示著公司的水平和實(shí)力，直接影響到客戶對(duì)公司的評(píng)估。所以，商務(wù)電子郵件的寫作在業(yè)務(wù)往來(lái)中占據(jù)著舉足輕重的地位。

據(jù)調(diào)查，約有88%的互聯(lián)網(wǎng)用戶使用電子郵件，而在商務(wù)領(lǐng)域中約有90%的員工通過(guò)電子郵件的形式來(lái)聯(lián)系公務(wù)。隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展，商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的寫作越來(lái)越受到重視。本章將著重探討商務(wù)英語(yǔ)電子郵件寫作的格式、應(yīng)遵循的相關(guān)原則以及相應(yīng)的寫作技巧。英語(yǔ)電子郵件的基本格式From: TankZhang(Tank@126.com)To: Business@Date: Cc: Bcc:Attachments:DearMr.xx/Mrs.xx/Sir/Madam/all，正文BestRegards,/YoursSincerely,XXX商務(wù)英語(yǔ)電子郵件的基本格式常見的商務(wù)英語(yǔ)電子郵件包括以下五部分：①寫信人、收信人、抄送收信人、密送收信人的Email地址。②標(biāo)題。③稱呼、開頭、正文、結(jié)尾句。④禮貌結(jié)束語(yǔ)。⑤簽名：寫信人全名、寫信人職務(wù)及所屬部門、地址、電話號(hào)碼、傳真等。商務(wù)信件中要特別注意稱呼的禮貌得體。如不知對(duì)方姓名只知頭銜，可用

Dear+Title作為稱呼或DearSir/Sirs,DearMadam/Madams,DearSirorMadam；如只知對(duì)方姓名不知性別，可用Dear+全名；如郵件為一封通函，則用DearAll作為郵件稱呼。正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如內(nèi)容較長(zhǎng)，可使用小標(biāo)題、小段落、星號(hào)、下劃線等方式使郵件眉目清楚、一目了然。一般包括三部分：第一部分是開頭，需要開門見山地說(shuō)明寫信的原因和目的。如果是回信，還要說(shuō)明何時(shí)收到對(duì)方關(guān)于什么內(nèi)容的信。第二部分是信的核心和主要內(nèi)容，把開頭提出的問(wèn)題進(jìn)行充分的說(shuō)明和解釋。第三部分是信的結(jié)尾，通常以禮貌的祝?；蛘咴竿麃?lái)結(jié)束。注：齊頭式結(jié)構(gòu)，在商務(wù)英語(yǔ)中比較流行。因此整篇郵件頂頭寫，前端不需空格。關(guān)于發(fā)送，抄送和密送的區(qū)別發(fā)郵件一共有三種發(fā)送方式,即:正常發(fā)送,抄送,密送.抄送:將郵件同時(shí)發(fā)送給收信人以外的人，抄送人可以看到收信人。密送:將郵件同時(shí)發(fā)送給收信人以外的人，但收信人和抄送人都看不到密送人。看下面的例子.

如：A發(fā)送郵件給B，抄送給C，密送給了D

那么：A知道發(fā)送給了B，抄送給了C，密送給了D。

B知道這封是A發(fā)送給自己的，并且抄送給了C。

C知道這封是A發(fā)送給B的，并且抄送給了自己。

D知道這封是A發(fā)送給B的，并且抄送給了C，而且密送給了自己。郵件主題①.主題（Subject）框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greetings；長(zhǎng)的可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ)，也可以是完整句，但長(zhǎng)度一般不超過(guò)35個(gè)字母。YES：Suppliertraining；NO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany（太長(zhǎng)）②.主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。NO：像Newsaboutthemeeting這樣的表達(dá)；YES：應(yīng)改為Tomorrow'smeetingcanceled。一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可；另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞和冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫。YES：NewE-mailAddressNotification；DetailedcalculationNO：detailedcalculation③.視信的內(nèi)容是否重要，還可以在開頭加上URGENT或者FYI（ForYourInformation供參考），如：URGENT：Submityourreporttoday!郵件正文①.郵件第一段開頭可以說(shuō)到自己是誰(shuí)(Thisis××(人名)from××(公司名))，也可以不說(shuō)；②.感謝讀者是郵件開場(chǎng)白的好辦法。感謝您的讀者能讓對(duì)方感到高興，特別是之后你有事相求的情況下會(huì)很有幫助。⑴.Thankyouforcontactingus.如果有人寫信來(lái)詢問(wèn)公司的服務(wù)，就可以使用這句句子開頭，向他們對(duì)公司的興趣表示感謝。⑵.Thankyouforyourpromptreply.當(dāng)一個(gè)客戶或是同事很快就回復(fù)了你的郵件，一定記得要感謝他們；如果回復(fù)并不及時(shí)，只要將“prompt”除去即可，你還可以說(shuō)，“Thankyouforgettingbacktome.”⑶.Thankyouforprovidingtherequestedinformation.如果你詢問(wèn)某人一些信息，他們花了點(diǎn)時(shí)間才發(fā)送給你，那就用該句表示你仍然對(duì)他們的付出表示感激。⑷.Thankyouforallyourassistance.如果有人給了你特別的幫助，那一定要感謝他們！如果你想對(duì)他們表示特別的感激，就用這個(gè)句子，“Itrulyappreciateforyourhelpinresolvingtheproblem.”⑸.Thankyouraisingyourconcerns.就算某個(gè)客戶或是經(jīng)理寫郵件給你對(duì)你的工作提出了一定的質(zhì)疑，你還是要感謝他們。這樣你能表現(xiàn)出你對(duì)他們的認(rèn)真態(tài)度表示尊重及感激。同時(shí)，你也可以使用，“Thankyouforyourfeedback.”郵件正文-注意事項(xiàng)正文中，每段定格寫，不用空兩格。段與段之間空一行書寫。正文中的人稱選擇：I,You,We等，如果郵件很長(zhǎng)的話，you的使用不能過(guò)多；I和We的區(qū)別是顯而易見的，生意上、客戶之間一般都是用We，你是代表公司的；當(dāng)然該用I表示你個(gè)人的時(shí)候還是要用I的，視具體情況而定。語(yǔ)氣和賓詞的運(yùn)用得當(dāng)能決定你的禮貌程度。如：NO:Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.YES:Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou’llagreetoserve.切忌主客不分或模糊例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.應(yīng)改為：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.郵件結(jié)尾⑴.Ifyouhaveanyquestionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme./Anyquestionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme.很常用的結(jié)尾，正文中不用說(shuō)的非常詳細(xì)，顯得冗余，可以這樣結(jié)尾，他不懂的或者建議，可以聯(lián)系你。⑵.Thankyouforyourhelpandyourvaluabletimeagain./Iappreciateagainforyourattentionandtime.結(jié)尾的感謝用語(yǔ)⑶.Iamlookingforwardtohearingfromyousoon./Lookingforwardtohearingfromyousoon.期待收信人的盡快回復(fù)，這樣的寫法很常用，”soon”就足可以表示“盡快”的意思，不要用”asquicklyasyoucan”這樣生硬的短語(yǔ)，像是在下命令，很不禮貌。⑷.Thankyouforyourkindcooperation.如果你需要讀者幫助你做某事，那就先得表示感謝。郵件結(jié)尾⑸.Thankyouforyourattentiontothismatter.與以上的類似，本句包含了你對(duì)對(duì)方將來(lái)可能的幫助表示感謝。⑹.Thankyouforyourunderstanding.如果你寫到任何會(huì)對(duì)讀者產(chǎn)生負(fù)面影響的內(nèi)容那就使用這句句子吧。⑺.Thankyouforyourconsideration.如果您是在尋求機(jī)會(huì)或是福利，例如你在求職的話，就用這封郵件結(jié)尾。⑻.Thankyouagainforeverythingyou'vedone.這句句子可以用在結(jié)尾，和以上有所不同。如果你在郵件開頭已經(jīng)謝過(guò)了讀者，你就可以使用這句話，但是因?yàn)樗麄兊膸椭憧梢灾卦俅胃兄x你們的付出。檢查①.注意拼寫是否正確，尤其是標(biāo)題。人稱，時(shí)態(tài)，語(yǔ)法，名詞單復(fù)數(shù)等細(xì)節(jié)②.郵件內(nèi)容用5C原則檢查一下，現(xiàn)在的工作中用到的郵件一般都不會(huì)很長(zhǎng)。Clear (信息明了)Complete (內(nèi)容完整)Correct (準(zhǔn)確無(wú)誤)Concise (簡(jiǎn)明扼要)Courteous (禮貌周到)Hi,①I'msorryaboutthis.②Now,wehavebeenclearabouttheproblemaboutoursystem.③Thereisanewcolleaguejoiningourteam,andhewillarrangeforcheckingthesystem.④Becauseheisbusywithanotherrequirementnow,hewillgiveustheoptimalplanafterfinishingthatone.Regards!例：DearMr.XXX,

I‘msorryabouttheproblemofoursystem.Isincerelyapologizeforitandwe’lltryourbesttosolvetheproblemin

aweek.（此處可加上具體的解決方案）Pleasecontactmeifyouhaveanyquestion.BestRegards，XXX原文修改稿問(wèn)題點(diǎn)整片郵件的格式（稱呼、落款等）不規(guī)范，英文書信中標(biāo)點(diǎn)后面必須空一格。①語(yǔ)句不完整，this指什么？②同一個(gè)句子中連續(xù)出現(xiàn)2個(gè)about，重復(fù)。后一個(gè)應(yīng)該為of，表示從屬關(guān)系。③④語(yǔ)句表達(dá)不合理，在發(fā)信方對(duì)于出現(xiàn)的問(wèn)題十分焦急的情況下應(yīng)告知對(duì)方承諾解決的時(shí)間以及相應(yīng)的計(jì)劃等，不能用責(zé)任人不在或沒有時(shí)間來(lái)推脫。英文商務(wù)郵件寫作必備的黃金句子發(fā)起會(huì)議：

IwouldliketotalktoyouoverthephoneregardingissuesabouttheXXproject.

我想跟你電話討論下XX項(xiàng)目的情況。

IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.今天下午我建議我們就A項(xiàng)目的發(fā)展計(jì)劃開會(huì)討論一下。反饋/建議：

Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.期待您的反饋建議！

Pleasecontactmeifyouhaveanyquestion.有任何問(wèn)題，歡迎和我們聯(lián)系。3.

附件：

Ienclose…foryourreference.我附加了…供您閱讀。

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