文件管理制度

4/4文件管理制度第一章總則第一條為了提高集團(tuán)文件的擬草、審核、發(fā)放的規(guī)范性，現(xiàn)統(tǒng)一制定集團(tuán)文件管理制度，本制度適用于西安千林集團(tuán)總部及各分公司的文件管理工作，特此制定。第二條集團(tuán)文件包括集團(tuán)及所有部門下發(fā)的制度、規(guī)定、決定及重要通知等。第三條所有正式文件的發(fā)文均應(yīng)通過集團(tuán)董事長(zhǎng)秘書完成，各部門一律不得自行發(fā)文。第二章職責(zé)第四條各部門具體職責(zé)如下：集團(tuán)總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)集團(tuán)所有發(fā)文的審批；集團(tuán)行政副總負(fù)責(zé)行政文件的審批；部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門文件的擬制與審核，并負(fù)責(zé)定期將已處理完畢的文件移交董事長(zhǎng)秘書處存檔；集團(tuán)行政部負(fù)責(zé)集團(tuán)文件的用印管理工作；董事長(zhǎng)秘書將所收文件登記在《收文登記表》內(nèi)，內(nèi)容包括：收文日期、來文部門、文件名稱、份數(shù)、事由、附件、辦復(fù)情況、歸檔情況等。同時(shí)負(fù)責(zé)集團(tuán)文件的打印及文號(hào)的管理、歸檔工作。第三章文件種類第五條上行文：請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)；第六條下行文：批復(fù)、決定、通知、通告、通報(bào)、制度、規(guī)定；第七條平行文：信函、會(huì)議紀(jì)要。第四章行文流程第八條集團(tuán)所有行文將按下列流程進(jìn)行，具體如下：包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作；正規(guī)文件應(yīng)盡量雙面打印，并由擬文人仔細(xì)校對(duì)審核；簽發(fā)。簽發(fā)人對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任，應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神，仔細(xì)閱讀文稿，實(shí)事求是地?cái)M寫批語。同意簽發(fā)的，注明“同意發(fā)文”字樣后按常規(guī)手續(xù)辦理；不同意簽發(fā)的，寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定用印，并作好登記。印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。對(duì)一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印；發(fā)放。由發(fā)文部門填寫《發(fā)文登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作；收文。文件管理人員將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)；傳閱。傳閱工作一般由集團(tuán)董事長(zhǎng)秘書辦理。閱讀人在閱讀后應(yīng)簽署姓名、日期；保存。文件辦理完畢后，由董事長(zhǎng)秘書進(jìn)行保管；歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯總交集團(tuán)董事長(zhǎng)秘書處并由其進(jìn)行整理存檔工作。第五章文件排版第九條集團(tuán)所有文件排版均應(yīng)符合如下規(guī)范：文件首頁套印集團(tuán)統(tǒng)一文頭，文件最后一頁頁腳應(yīng)注明：主題詞、印發(fā)部門、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)等內(nèi)容；紙型一般采用A4紙，面頁設(shè)置：上頁邊距2.5CM、下頁邊距2.0CM、左頁邊距2.5CM、右頁邊距2.0CM；字體規(guī)定：文頭：集團(tuán)名稱的字體為仿宋，字號(hào)為52號(hào)字；文號(hào)的字體為仿宋GB2312，字號(hào)為三號(hào)字；文件名稱：黑體黑色小二號(hào)字；文件抬頭稱謂及一級(jí)標(biāo)題：黑體黑色四號(hào)字；文件正文：宋體黑色小四號(hào)字,正文結(jié)構(gòu)層次依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”“①”等標(biāo)注；文件頁腳：楷體黑色四號(hào)字。行間距1.5倍、字符間距標(biāo)準(zhǔn)；發(fā)文統(tǒng)一使用以上第三章文件種類之一；秘密等級(jí)和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注；附件：通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充材料。如果該文件有附件的，應(yīng)在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，空兩格注明“附件：XXX”字樣，如果附件較多，還須編上序號(hào)，文件無附件的，無須注明；落款：指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱；日期：一般應(yīng)寫發(fā)文日期；制度或會(huì)議通過的文件應(yīng)寫通過的日期；重要的文件寫簽發(fā)的日期。第六章集團(tuán)文號(hào)第十條集團(tuán)所有文號(hào)均應(yīng)符合如下規(guī)范：根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文部門及發(fā)文順序?qū)ξ募M(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)；公司文號(hào)由董事長(zhǎng)秘書統(tǒng)一管理。第七章文件保密第十一條集團(tuán)文件除對(duì)外單位報(bào)送的以外，一律不得對(duì)外泄露(特殊情況須報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn))，各部門在填寫發(fā)文紙時(shí)必須注明保密等級(jí)。具體保密等級(jí)規(guī)定如下：A級(jí)：只對(duì)主送人公開B級(jí)：只對(duì)主送人、抄送人公開C級(jí)：對(duì)集團(tuán)所有員工公開第八章文件保管第十二條董事長(zhǎng)秘書需做好集團(tuán)所有發(fā)放文件的歸檔、整理工作，對(duì)于電子文檔應(yīng)分年度建立文件夾，并按所發(fā)文件的集團(tuán)文號(hào)建立電子文檔；對(duì)于所有發(fā)放文件應(yīng)保存一份書面文檔，于每個(gè)年度結(jié)束時(shí)按順序裝訂存檔。第十三條各部門及分公司應(yīng)將集團(tuán)的文件電子文檔按年度及順序保存在指定電腦的文件夾中。第九章相關(guān)文檔第十四條相關(guān)文檔列表如下：《發(fā)文登記表》《收文登記表》《文件編號(hào)登記表》《公文印發(fā)及閱辦單》《會(huì)議紀(jì)要》第十章附則第十五條本制度從正式簽發(fā)之日起執(zhí)行。第十六條