文件管理制度

4/4文件管理制度第一章總則第一條為了提高集團文件的擬草、審核、發(fā)放的規(guī)范性，現(xiàn)統(tǒng)一制定集團文件管理制度，本制度適用于西安千林集團總部及各分公司的文件管理工作，特此制定。第二條集團文件包括集團及所有部門下發(fā)的制度、規(guī)定、決定及重要通知等。第三條所有正式文件的發(fā)文均應通過集團董事長秘書完成，各部門一律不得自行發(fā)文。第二章職責第四條各部門具體職責如下：集團總經(jīng)辦領(lǐng)導負責集團所有發(fā)文的審批；集團行政副總負責行政文件的審批；部門負責人負責本部門文件的擬制與審核，并負責定期將已處理完畢的文件移交董事長秘書處存檔；集團行政部負責集團文件的用印管理工作；董事長秘書將所收文件登記在《收文登記表》內(nèi)，內(nèi)容包括：收文日期、來文部門、文件名稱、份數(shù)、事由、附件、辦復情況、歸檔情況等。同時負責集團文件的打印及文號的管理、歸檔工作。第三章文件種類第五條上行文：請示、報告、計劃、總結(jié)；第六條下行文：批復、決定、通知、通告、通報、制度、規(guī)定；第七條平行文：信函、會議紀要。第四章行文流程第八條集團所有行文將按下列流程進行，具體如下：包括撰寫、審核、簽發(fā)、蓋印、發(fā)放、歸檔、整理等一系列工作；正規(guī)文件應盡量雙面打印，并由擬文人仔細校對審核；簽發(fā)。簽發(fā)人對簽發(fā)的文件負有完全責任，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發(fā)的，注明“同意發(fā)文”字樣后按常規(guī)手續(xù)辦理；不同意簽發(fā)的，寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；用印。印章管理人員依據(jù)規(guī)定用印，并作好登記。印章應蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫?。话l(fā)放。由發(fā)文部門填寫《發(fā)文登記表》，并做好發(fā)文簽收登記工作；收文。文件管理人員將所收到的文件登記在《收文登記表》內(nèi)；傳閱。傳閱工作一般由集團董事長秘書辦理。閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期；保存。文件辦理完畢后，由董事長秘書進行保管；歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯總交集團董事長秘書處并由其進行整理存檔工作。第五章文件排版第九條集團所有文件排版均應符合如下規(guī)范：文件首頁套印集團統(tǒng)一文頭，文件最后一頁頁腳應注明：主題詞、印發(fā)部門、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)等內(nèi)容；紙型一般采用A4紙，面頁設置：上頁邊距2.5CM、下頁邊距2.0CM、左頁邊距2.5CM、右頁邊距2.0CM；字體規(guī)定：文頭：集團名稱的字體為仿宋，字號為52號字；文號的字體為仿宋GB2312，字號為三號字；文件名稱：黑體黑色小二號字；文件抬頭稱謂及一級標題：黑體黑色四號字；文件正文：宋體黑色小四號字,正文結(jié)構(gòu)層次依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”“①”等標注；文件頁腳：楷體黑色四號字。行間距1.5倍、字符間距標準；發(fā)文統(tǒng)一使用以上第三章文件種類之一；秘密等級和緊急程度，用來確定文件發(fā)送方式及辦理速度，統(tǒng)一在文件的左上角位置加注；附件：通常指隨正文發(fā)出的補充材料。如果該文件有附件的，應在正文之下、發(fā)文單位落款的左上側(cè)，空兩格注明“附件：XXX”字樣，如果附件較多，還須編上序號，文件無附件的，無須注明；落款：指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡稱；日期：一般應寫發(fā)文日期；制度或會議通過的文件應寫通過的日期；重要的文件寫簽發(fā)的日期。第六章集團文號第十條集團所有文號均應符合如下規(guī)范：根據(jù)文件類別、發(fā)文日期、發(fā)文部門及發(fā)文順序?qū)ξ募M行統(tǒng)一編號；公司文號由董事長秘書統(tǒng)一管理。第七章文件保密第十一條集團文件除對外單位報送的以外，一律不得對外泄露(特殊情況須報董事長批準)，各部門在填寫發(fā)文紙時必須注明保密等級。具體保密等級規(guī)定如下：A級：只對主送人公開B級：只對主送人、抄送人公開C級：對集團所有員工公開第八章文件保管第十二條董事長秘書需做好集團所有發(fā)放文件的歸檔、整理工作，對于電子文檔應分年度建立文件夾，并按所發(fā)文件的集團文號建立電子文檔；對于所有發(fā)放文件應保存一份書面文檔，于每個年度結(jié)束時按順序裝訂存檔。第十三條各部門及分公司應將集團的文件電子文檔按年度及順序保存在指定電腦的文件夾中。第九章相關(guān)文檔第十四條相關(guān)文檔列表如下：《發(fā)文登記表》《收文登記表》《文件編號登記表》《公文印發(fā)及閱辦單》《會議紀要》第十章附則第十五條本制度從正式簽發(fā)之日起執(zhí)行。第十六條