公司檔案分類編號整理方案

11檔案分類編號整理方案司檔案工作的實際狀況，擬定本方案。一、分類原則〔一制度》以一個立檔單位所形成的全部檔案為對象，依據(jù)公司職能，發(fā)利用?！捕撤诸惡蟮臋n案，分別用英文字母挨次編排大類代字?！踩痉桨高m用于集團本部及各子公司的全部檔案進展實體分類、歸檔和排架治理。二、集團公司及各子公司的全宗號：公司名稱公司名稱全宗號廣東宏德投資集團01東莞市**建設(shè)工程02東莞市**房地產(chǎn)開發(fā)03東莞市**酒店投資04東莞市*** 05東莞市**** 06東莞市***投資 07東莞市**處理 08東莞市**治理 09惠州市**開發(fā) 10東莞市**投資 11廣西***投資 12廣州市***實業(yè)投資 13東莞市**實業(yè)投資 14東莞市***工程 15東莞市*** 16東莞市*** 17鴻發(fā)*** 18東莞市*** 19〔備注：增子公司的檔案全宗號按序排列〕二、類別設(shè)置集團本部及各子公司的檔案共分為八大類，具體為：〔一〕A〔二〕B〔三〕C〔四〕D〔五〕E〔六〕F〔七〕G〔八〕H三、各大類檔案的分類與編號、整理方法〔一〕A。式和處理程序的信息材料。號+件號01-A行政.2009.1 -3件號〔20093件文件〕保管期限代號〔1永久、2長期、3短期〕年度〔文件形成年度的公元紀年〕部門簡稱〔行政部〕大類代字〔文書檔案〕全宗號文書檔案分類、整理方法：1、歸檔推斷：打算文件是否歸檔，應比照《檔案歸檔范圍及保管期限表〔見附表除。2、分類：就是依照本單位歸檔的實際狀況，對歸檔文件材料〔如：本年〕3、裝訂：將原來文件上帶有的會生銹的金屬物去掉〔短期的可不用去釘2至5頁的文件可用不銹鋼釘?shù)尼敃鴻C裝訂，5至30頁的可用不銹鋼夾把每一份文件夾結(jié)實，頁數(shù)較多的文件用三A416要按A4〔16〕規(guī)格進展折疊或托裱再裝訂。4、編頁碼：編頁碼一般用號碼機及黑色或藍色印油編寫。但凡文件中有有效文字的頁面都要編頁碼，正面的蓋在右下角空白〔呈批表5、編制檔號：在文件右上方空白處加蓋檔號章。檔號的組成:全宗號+類別名+保管期限代號+年度+機構(gòu)〔部門名稱〕+件號檔號章式樣：全宗號全宗號01類別名A年度2010機構(gòu)行政部期限長期件號16、編制歸檔文件名目：歸檔文件名目格式： 檔號章〔件號填1-n〕件號件號責任者文號題名日期頁數(shù)備注文件流水號發(fā)文單位宏德文件標題不至少填寫到每件文件頁文件的變化[2010]51能明確內(nèi)容年碼總數(shù)或參見檔號號的要重擬寫標題續(xù)打印，不需要在檔案盒內(nèi)另外存放。7別名、年度、期限、機構(gòu)、起止件號。8、上架排列：指對整理好并裝好的檔案依照分類的標準放入填寫箱柜指引卡?！捕矪全過程中形成的應當歸檔的文件材料，包括根本建設(shè)工程的提出、調(diào)研、可行性爭論、評估、決策、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)預備、竣工等工作中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的歷史記錄。檔號構(gòu)造模式為：全宗號+大類代字+工程代號+案卷號+件號02-B1-5-1件號〔第51件文件〕案卷號〔裝滿每盒文件的流水號〕工程代號〔按工程開發(fā)時間先后排序〕大類代字〔基建檔案〕全宗號基建檔案分類、整理方法：1、歸檔推斷：與文書檔案一樣。2、份數(shù)：一般一式多份。確定份數(shù)時應考慮三種狀況：滿足業(yè)檔案館的需要。送集團本部的檔案一般為原件。3、分類：先分工程，后分階段。按工程先后挨次分類，然后、同一階段、同一期限。卷內(nèi)文件的排列：治理性文件按問題、按時間排列；保管期限長的在前，短的在后；文字材料在前，圖紙在后；圖紙按原圖名目排列，無名目的，總的在前，分項在后，建施在前，結(jié)施在后，土建在前，其他專業(yè)在后。4、裝訂：除圖紙外，其他文件材料的裝訂與文書檔案一樣。4〔210×297mm〕進展折疊，以顯露圖紙右下角的圖標為基準。檔號件號檔號件號B1-51檔號:類別名+工程代號+案卷號件號：每份文件的流水號6、編制歸檔文件卷內(nèi)名目：歸檔文件名目格式： 檔號章〔件號填1-n〕序號序號文件責任者文件材料題名日期頁數(shù)備注編號件號文號或發(fā)文單位標題全稱編制文件材每件文件的圖號料的時間頁碼總數(shù)案分類名目一起裝訂成檢索名目冊。歸檔時間、檔號、底圖名稱、幅面張數(shù)、編制單位、編制日期、備再編制。7、裝盒：卷內(nèi)備考表要標明案卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題，還必需簽定組卷時間、組卷人簽名，而后檢查一下卷內(nèi)文件排列、裝訂是否正確。卷紙袋/長抽屜中平放或卷成筒狀裝入硬紙筒保存。8、上架排列：在同一工程的歸檔檔案按案卷挨次先后排列?！踩矯隨機帶來的材料，其應歸檔設(shè)備的價格限額為2萬元以上〔含2萬元。號+件號06-C1.1-5-1件號〔每件文件材料的流水號〕案卷號〔裝滿每盒檔案的流水號〕型號代號〔設(shè)備型號的流水號〕設(shè)備代號〔設(shè)備的流水號〕大類代字〔設(shè)備和儀器檔案〕全宗號設(shè)備議器檔案分類、整理方法：套即可。〔四〕D會計檔案是指會計憑證、會計帳簿和財務報告等會計核算材料。檔號構(gòu)造模式為：全宗號+大類代字+屬類代號+自然號+年度+案卷號01-D3.1.2002-1案卷號〔每冊檔案的流水號〕年度〔形成材料年度的公元紀年〕〔〕屬類代號〔1帳簿、2憑證、3報表、4其它類〕〔會計檔案〕全宗號1、加蓋檔號章：卷號保持全都。全宗號全宗號名目號案卷號01D3.1.200212、編制會計檔案名目：成的會計報表〔財務報告、帳簿、憑證及其他會計文件四大類各編一本名目。序號類別案卷題名起止時間序號類別案卷題名起止時間保管期限卷內(nèi)張數(shù)備注〔帳現(xiàn)金日記2002-6-9至15〔見〔簿、憑證、報帳、明細帳、2002-7-9〔附表《檔案碼〕表、其它〕等歸檔范圍及保水號〕〕卷名目，一年后連同會計檔案一同移交檔案室〔五〕E它由簡歷、入職材料、職位變更、證書復印件等材料組成。檔號構(gòu)造模式：全宗號+大類代字+年度+案卷號+件號01-E2000-1-1件號〔每份員工檔案材料流水號〕案卷號〔每盒檔案流水號〕年度〔員工入職年度〕大類代字〔職工檔案〕全宗號人事檔案分類、整理方法：可參照文書檔案分類整理方法〔六〕F它主要包括：照片、錄像帶、錄音帶、光盤、獎旗等非紙質(zhì)檔大做強的歷程。檔號構(gòu)造模式：全宗號+大類代字+類別代號+年度+案卷號+件號01-F2.1999-1-3件號〔每份資料的流水號〕案卷號〔每盒檔案的流水號〕年度〔資料形成年度〕類別代號〔12345獎旗等其他〕(聲像檔案)全宗號照片歸檔時留意填寫相關(guān)的文字說明，包括拍攝時間、地點、每盒〔盤、張〕的外套上要貼有標簽，注明時間、內(nèi)容、編號、保管期限等內(nèi)容。獎旗、獎狀等實物檔案按件編號歸檔?！财摺矴主要是為本單位營業(yè)執(zhí)照范圍內(nèi)所形成的資料、報告、方案、歸入基建檔案B檔號構(gòu)造模式為：全宗號+大類代字+一級屬類代號+二級屬類代號+案卷號+件號02-G1.1-5-1件號〔51件文件〕案卷號〔裝滿每盒文件的流水號〕二級屬類代號〔業(yè)務大類的分類代號〕一級屬類代號〔本公司經(jīng)營業(yè)務大類代號〕大類