廣告策劃-商務(wù)秘書教程第5章之一商務(wù)活動(dòng)組織與禮儀

第五章商務(wù)活動(dòng)組織與禮儀第一節(jié)商務(wù)旅行安排旅行前的準(zhǔn)備工作旅行期間秘書的工作旅行結(jié)束后秘書的工作隨行事務(wù)旅行前的準(zhǔn)備工作〔一〕〔一〕旅行方案一般來說，旅行方案應(yīng)該考慮時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具、住宿、旅行內(nèi)容、資料、物品、工作時(shí)間表等方面。制定旅行方案的本卷須知：1、明確并尊重上司的意圖和要求。2、與對方秘書取得聯(lián)絡(luò)再確定會(huì)談及其他約會(huì)，時(shí)間安排不宜過緊或過松。3、國際旅行應(yīng)考慮時(shí)差。4、預(yù)備多個(gè)旅行方案方案，以便上司選擇。5、可適當(dāng)增加參觀當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)土人情、以期有效利用時(shí)間。6、方案制作好后，上司及其家中、秘書應(yīng)各備一份。相關(guān)材料1：旅行目的地工作安排表日期具體時(shí)間交通工具地點(diǎn)事項(xiàng)備注10/5星期8:00—10:30民航班機(jī)廣州出發(fā)11:00—12:00北京出席分公司業(yè)務(wù)報(bào)告會(huì)（需1號材料），午餐15:00—16:00北京拜會(huì)××公司領(lǐng)導(dǎo)（禮物已準(zhǔn)備）16:30—17:30北京參觀×××公司18:00—北京晚餐，下榻于××酒店，已預(yù)先定房酒店電話：××××10/6星期9:00—12:00北京出席××分公司新技術(shù)產(chǎn)品發(fā)布會(huì)并發(fā)言（講話稿為2號材料）12:00—13:00北京××分公司的午餐會(huì)（××賓館）15:00—16:00北京會(huì)見××分公司經(jīng)理17:20—19:50民航班機(jī)廣州返回相關(guān)材料2：旅行方案表北京——廣州200×年6月4日—6月6日6月4日星期×上午×?xí)r從家赴首都機(jī)場（公司派車）×?xí)r乘×次班機(jī)離京赴穗×?xí)r抵達(dá)廣州（××接機(jī)），住××酒店××房間（已預(yù)先訂好房間)（酒店總機(jī)：×××××××××××）×?xí)r參加××公司的午餐會(huì)下午×?xí)r與××公司××經(jīng)理會(huì)談，地點(diǎn)在××公司接待室（需用1、2號材料）×?xí)r與××公司××經(jīng)理共進(jìn)晚餐6月5日星期×上午×?xí)r前往××貿(mào)易公司與××經(jīng)理洽談合作事宜（需用3、4號材料）×?xí)r洽談結(jié)束，中午與××經(jīng)理共進(jìn)午餐下午×?xí)r拜訪老朋友××廳×××廳長（禮品已備好）×?xí)r與×××廳長共進(jìn)晚餐6月6日星期×上午處理私務(wù)中午12時(shí)在酒店用餐下午×?xí)r乘×次班機(jī)離穗回京（×××接機(jī)）旅行前的準(zhǔn)備工作〔二〕〔二〕票務(wù)秘書應(yīng)精心選擇方便、經(jīng)濟(jì)、合理的路線，提前做好機(jī)〔車、船〕票的預(yù)訂和檢查工作。辦理票務(wù)時(shí)應(yīng)注意：1、確保飛機(jī)〔車、船〕班〔車、船〕次、日期、途徑城市、到達(dá)城市等的準(zhǔn)確。2、核對票價(jià)正確與否。旅行前的準(zhǔn)備工作〔三〕〔三〕體檢事務(wù)世界上很多國家明文規(guī)定，對患有某些疾病的外國人，不準(zhǔn)其入境。因此，準(zhǔn)備出國的人員首先必須在國內(nèi)進(jìn)行體檢。秘書應(yīng)幫助準(zhǔn)備出國的上司做好領(lǐng)取體檢表及約定體檢時(shí)間等工作。〔四〕辦理護(hù)照1、帶齊有關(guān)證件2、準(zhǔn)備好相片3、準(zhǔn)確填寫有關(guān)資料并核對。旅行前的準(zhǔn)備工作〔四〕〔五〕辦理簽證1、由本人持護(hù)照和相關(guān)材料到旅行國駐我國大使館或領(lǐng)事館辦理。2、委托權(quán)威簽證代辦機(jī)構(gòu)代辦。3、委托前往國家洽商的組織到前往有關(guān)國家的使〔領(lǐng)〕館辦理?！擦侈k理“黃皮書〞〔七〕辦理出境登記卡〔八〕準(zhǔn)備旅費(fèi)旅行前的準(zhǔn)備工作〔五〕〔九〕入出境事務(wù)1、邊防檢查2、海關(guān)檢查3、平安檢查4、檢疫5、乘機(jī)〔十〕預(yù)訂旅館1、使用預(yù)訂效勞2、保證預(yù)訂3、確認(rèn)預(yù)訂旅行期間秘書的工作〔一〕工作處理1、上司尚未到目的地，對方如安排接站，應(yīng)先通知對方上司出發(fā)的具體時(shí)間。2、估計(jì)上司已到達(dá)下榻處，應(yīng)主動(dòng)與上司聯(lián)系。3、遇到超越秘書職權(quán)范圍或緊急、特殊情況，應(yīng)及時(shí)向上司請示。4、如需上司親自處理的郵件，應(yīng)立即郵寄給上司。〔二〕工作記錄隨時(shí)記錄上司不在時(shí)的一些主要事情及處理結(jié)果，以便上司回來后能了解工作進(jìn)展?！踩彻ぷ魇崂砺眯薪Y(jié)束后秘書的工作〔一〕接站〔二〕匯報(bào)〔三〕整理文件資料〔四〕核算報(bào)銷本錢〔五〕向受訪對象致謝〔六〕檢查總結(jié)隨行事務(wù)〔一〕隨行事務(wù)的含義秘書隨同上司進(jìn)行公務(wù)，為上司外出開展公務(wù)活動(dòng)所進(jìn)行的綜合性效勞工作。〔二〕隨行事務(wù)的特點(diǎn)1、流動(dòng)性2、全面性3、復(fù)雜性〔三〕隨行事務(wù)的工作程序1、準(zhǔn)備階段：思想、組織、資料、物質(zhì)2、出訪階段：做好安排、提出建議、聯(lián)系公司、處理日常事務(wù)3、結(jié)束階段：安排返程、整理資料、落實(shí)問題、報(bào)銷、總結(jié)第二節(jié)商務(wù)接待組織與禮儀商務(wù)接待工作類型商務(wù)接待準(zhǔn)備工作商務(wù)接待工作實(shí)施商務(wù)接待工作本卷須知商務(wù)接待工作類型〔一〕商務(wù)接待活動(dòng)的四要素一項(xiàng)接待活動(dòng)通常由來訪者、接待著、來訪意圖、接待方式構(gòu)成?！捕成虅?wù)接待工作的類型1、按接待對象的國別劃分：內(nèi)賓/外賓接待2、按接待的組織關(guān)系劃分：上級/平級/下級來訪接待3、按來賓的來訪意圖劃分：公務(wù)/會(huì)議/參觀/視察與檢查/經(jīng)營活動(dòng)/技術(shù)考察/其他接待4、按來訪者有無預(yù)約劃分：預(yù)約/未預(yù)約來訪者接待5、按來訪人數(shù)劃分：團(tuán)體/個(gè)別商務(wù)接待準(zhǔn)備工作〔一〕〔一〕環(huán)境準(zhǔn)備1、自然環(huán)境準(zhǔn)備2、人文環(huán)境準(zhǔn)備〔二〕設(shè)施物資準(zhǔn)備〔三〕信息資料準(zhǔn)備1、來賓資料2、接待材料3、活動(dòng)材料商務(wù)接待準(zhǔn)備工作〔二〕〔四〕方案準(zhǔn)備1、接待方針高規(guī)格2、接待規(guī)格對等規(guī)格低規(guī)格3、制定接待方案4、明確接待責(zé)任5、接待經(jīng)費(fèi)6、其他事宜相關(guān)材料：接待表來賓單位來賓人數(shù)參觀日期姓名國別性別職務(wù)姓名國別性別職務(wù)來賓參觀事由及要求有無攝像及其他新聞要求接待部門主要接待人陪同人飲食安排住宿安排接車司機(jī)及車輛接待日程安排接待負(fù)責(zé)人備注接待工作實(shí)施〔一〕〔一〕迎接客人1、迎接2、介紹3、握手4、陪車〔二〕安排工作生活〔三〕協(xié)商日程〔四〕組織活動(dòng)：會(huì)見、會(huì)談、參觀游覽〔五〕聽取意見接待工作實(shí)施〔二〕〔六〕宴請〔七〕安排返程1、訂購車〔機(jī)、船〕票2、安排送行人員及車輛〔八〕接待善后1、通知接站2、費(fèi)用總結(jié)3、總結(jié)提高4、文件歸檔商務(wù)接待工作本卷須知〔一〕接待無小事。對客人要禮貌、熱情、真誠、效勞周到、細(xì)致，樹立單位良好形象?！捕橙绻締挝挥薪哟矫娴囊?guī)章制度，秘書應(yīng)嚴(yán)格遵照執(zhí)行，不得擅自更改接待標(biāo)準(zhǔn)?！踩骋⒁饬私鈦碣e的飲食和生活習(xí)慣，特別是與宗教相關(guān)的飲食忌諱?！菜摹辰哟^程中要做好保密工作。第三節(jié)簽字儀式準(zhǔn)備簽字儀式準(zhǔn)備工作簽字儀式的程序簽字儀式中的效勞工作簽字儀式準(zhǔn)備工作〔一〕〔一〕確定簽字人員1、主簽人員2、助簽人員3、觀禮人員4、禮儀及接待人員〔二〕安排簽字儀式1、準(zhǔn)備待簽文本2、準(zhǔn)備好簽字用的文具、會(huì)標(biāo)、國旗、香檳酒等。3、安排助簽人員洽談簽字儀式有關(guān)細(xì)節(jié)。簽字儀式準(zhǔn)備工作〔二〕〔三〕布置簽字場地1、簽字廳2、簽字桌3、擺設(shè)簽字會(huì)場布置圖示〔一〕客方簽字人主方簽字人助簽人助簽人主方其他人員客方其他人員客方簽字人主方簽字人助簽人助簽人客方國旗主方國旗客方其他人員主方其他人員簽字會(huì)場布置圖示〔一〕助簽人客方簽字人主方簽字人助簽人客方其他人員主方其他人員簽字儀式的程序〔一〕雙方參加簽字儀式的人員步入簽字廳〔二〕主簽人員入座〔三〕雙方觀禮人員按身份、地位依次入場〔四〕助簽人員站在雙方各自的主簽人的外側(cè)〔五〕簽字儀式開始〔六〕簽字人簽署文本〔七〕交換合同文本〔八〕共同舉杯慶賀〔九〕合影留念簽字儀式中的效勞工作〔一〕準(zhǔn)備好必需的設(shè)備工具和材料?！捕澈炞謴d所必需的桌椅及其他配置?！踩撑鋫涠Y儀小姐并做好培訓(xùn)工作。〔四〕準(zhǔn)備香檳酒和酒杯。〔五〕簽字儀式的人員安排表和時(shí)間安排表并及時(shí)通知各簽字方?！擦匙龊靡I(lǐng)和各環(huán)節(jié)的時(shí)間提示工作?！财摺澈炞謨x式各項(xiàng)材料的整理和保管?！舶恕澈炞謨x式結(jié)束后整理好簽字廳。請仔細(xì)觀察以下圖片，談?wù)勀愕目捶?。公關(guān)活動(dòng)籌劃與執(zhí)行培訓(xùn)內(nèi)部培訓(xùn)資料選擇要求場地情況目的和程序預(yù)算構(gòu)思團(tuán)隊(duì)組成項(xiàng)目推進(jìn)表工作說明書前期準(zhǔn)備活動(dòng)場地團(tuán)隊(duì)組成和時(shí)間表車輛安排核心內(nèi)容說在前面的話來賓接待（記者）現(xiàn)場布置后勤工作停車場接待用車特殊嘉賓媒體接待基礎(chǔ)文件說在前面的話公關(guān)籌劃321法那么1個(gè)目的滿足客戶要求3個(gè)前提：2個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)產(chǎn)品同質(zhì)化傳播籌劃媒體資源有限化議題籌劃傳播手段重復(fù)化主題籌劃符合定位支持品牌/產(chǎn)品定位結(jié)果導(dǎo)向方案的可行性符合客戶要求前期準(zhǔn)備－目的確定你的目標(biāo)---意味著了解如何選擇最近和最穩(wěn)妥的道路判斷一：采取何種方式判斷四：不做無法改變事實(shí)的努力判斷二：在活動(dòng)中體現(xiàn)什么內(nèi)容判斷三：拋棄一切非目標(biāo)必須的華麗想法前期準(zhǔn)備－確立目標(biāo)的程序定位準(zhǔn)確與客戶共同陳述項(xiàng)目的目的與客戶反復(fù)討論達(dá)成一致盡快讓項(xiàng)目組成員參與討論定義清楚如何衡量項(xiàng)目效果?怎樣使項(xiàng)目效果可量化評估?公布項(xiàng)目的評估標(biāo)準(zhǔn)確定資源列出所需資源檢查已有資源尋求可調(diào)用資源在三分鐘內(nèi)向新成員解釋清楚項(xiàng)目目標(biāo)任何項(xiàng)目都可評估,只是難易的區(qū)別為所有模糊區(qū)域設(shè)定清楚的評估標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)可包括時(shí)間/數(shù)量/質(zhì)量/成本等所需時(shí)間資源/人力資源/預(yù)算資源什么是已經(jīng)有的?什么是可能有的?前期準(zhǔn)備－預(yù)算先確定預(yù)算，再確定方案是穩(wěn)妥的方法確定必須本錢來賓交通及接待場地施工和裝飾工作人員費(fèi)用納入非必須本錢表演和娛樂主持人等其他前期準(zhǔn)備－構(gòu)思摒棄頭腦中所有雜念，全心全意地想象活動(dòng)的全過程，這個(gè)想象應(yīng)至少重復(fù)三次，并將你想象的全過程詳細(xì)地說給你的團(tuán)隊(duì)，以便獲得補(bǔ)充：每個(gè)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)問題的地方每個(gè)環(huán)節(jié)所需用到的物料每個(gè)環(huán)節(jié)是否可以再優(yōu)化每個(gè)環(huán)節(jié)是否給人驚喜在構(gòu)思完成后，再次檢查你的目的是否到達(dá)？在構(gòu)思完成后，再次檢查你的預(yù)算是否足夠？團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表－團(tuán)隊(duì)工程負(fù)責(zé)人參與部門工程所必須的人員配備供給商列表和對應(yīng)聯(lián)系人：場地搭建租車/禮儀攝影攝像其他確定你的工作團(tuán)隊(duì)確定你的供給商團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表－工程推進(jìn)表工程推進(jìn)表〔為可控因素預(yù)留必要時(shí)間：比正常時(shí)間多1/3〕工程執(zhí)行：為每個(gè)成員制定每日工作協(xié)調(diào)內(nèi)容物料清單：列舉已有物料及需要準(zhǔn)備的物料人員分工：列出每個(gè)子工程負(fù)責(zé)人必須首先確定不可控因素：障礙來自哪里？場地：如果不及時(shí)確定可能租不到適宜的場地重要來賓：他們的時(shí)間、行程是不確定的其他不可控因素預(yù)定的檢查時(shí)間通報(bào):向所有成員報(bào)告每日工作的完成情況,分享你的完成快樂,也分享別人的完成快樂使其他成員知道應(yīng)該沿著你完成的工程去做什么?應(yīng)付意外情況、贏得補(bǔ)救時(shí)機(jī)工程推進(jìn)表的分解－－－正確制定并運(yùn)用子目標(biāo)制定子目標(biāo)的原則:所有子目標(biāo)的完成將自然導(dǎo)致總目標(biāo)的完成制定子目標(biāo)的程序:與所有成員逐個(gè)討論總目標(biāo)明確每個(gè)成員的工作及在總體任務(wù)中的位置為每個(gè)成員限定目標(biāo)要求及資源制定子目標(biāo)時(shí)的問題:使每個(gè)成員了解子目標(biāo),但同時(shí)知道總目標(biāo)每個(gè)個(gè)體都應(yīng)該擁有完成子目標(biāo)所相應(yīng)的權(quán)利運(yùn)用子目標(biāo)來限定責(zé)任和要求墨菲法則：可能出錯(cuò)的就一定會(huì)出錯(cuò)！團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表－工作說明書活動(dòng)根本要素〔時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主題、流程等〕活動(dòng)物料匯總部門工作〔接待〕流程和要求活動(dòng)現(xiàn)場具體分工〔人員位置和要求〕文案準(zhǔn)備新聞稿主持人臺(tái)本領(lǐng)導(dǎo)講話稿重要領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)場文件夾內(nèi)容資料通訊錄工作說明書的主要目的－－－確定活動(dòng)根本要素/相互關(guān)系及檢查點(diǎn)明確活動(dòng)根本要素利于活動(dòng)掌控參與人員的工作指導(dǎo)，提升工作效率新增人員的活動(dòng)手冊，利于快速到位〔補(bǔ)位〕相互關(guān)系確實(shí)認(rèn)部門之間的配合和各自負(fù)責(zé)人；哪些事情可以同時(shí)進(jìn)行；完成工程的方式可能不止一種，通過相互關(guān)系的檢查可以使你找到最好的方法；檢查點(diǎn)可為我們提供補(bǔ)救的時(shí)機(jī)定期的回憶和檢討：在每隔固定時(shí)間由所有成員在一起檢查工程進(jìn)展，并對意外情況作出補(bǔ)救。場地選擇－列出要求需要類型：考慮活動(dòng)類別、主題、品味要求來賓人數(shù)：測算最小面積要求活動(dòng)內(nèi)容：是否有特殊物品擺放，是否需特殊設(shè)施？是否有頂高要求？是否有破壞可能？周邊環(huán)境：交通、噪音、光線、用餐及住宿氣候條件：防雨、防寒、防暑、日落時(shí)間費(fèi)用限制：能夠用于場地租賃的最高限額場地選擇－詢問是否有檔期？是否有足夠的布展時(shí)間？場地需要清空嗎？場地清空需要付費(fèi)嗎？場地清掃需要特別安排嗎？場地可容納多少人？使用該場地是否需要辦理特別手續(xù)？是否有噪音及平安、清潔方面的要求？場地能夠提供什么設(shè)施？它們是否收費(fèi)？現(xiàn)場視覺效果如何？是否有遮擋視線的裝飾？場地有多少衛(wèi)生間？條件怎樣？需要裝飾嗎？是否有供貴賓和工作人員休息的地方？場地自身工作人員的素質(zhì)如何？是否有類似活動(dòng)的效勞經(jīng)驗(yàn)？場地是否有存放雜物或資料的地方？車輛安排－停車場停車場在哪里？從停車場到活動(dòng)場地步行需要多長時(shí)間？通過哪些線路？停車場的開放和關(guān)閉時(shí)間？停車場需要什么憑證？是否可以專辟停車場？是否有VIP專用停車場？是否有“停車已滿〞標(biāo)志牌？停車場是否有保安管理？工作用車停在哪里？是否需付費(fèi)？車輛安排－活動(dòng)班車來賓來自哪里？何時(shí)啟程？正常何時(shí)抵達(dá)？以每半小時(shí)為單位，列出航班抵達(dá)時(shí)間表，并據(jù)此確定每班班車的間隔時(shí)間、發(fā)車輛數(shù)班車品牌？新舊程度？司機(jī)素質(zhì)如何？會(huì)否迷路？聯(lián)系方式？班車途經(jīng)路線是否有擁堵可能？預(yù)留至少一輛機(jī)動(dòng)車輛車輛安排－特殊來賓接待特殊來賓有多少人〔正確職務(wù)〕？他們啟程和抵達(dá)的精確時(shí)間表？是否有陪同人員？入住酒店？入住時(shí)間和離開時(shí)間？特殊來賓的級別是否有差異？他們是否要求乘坐不同檔次的車輛？特殊來賓的行程安排〔活動(dòng)當(dāng)天〕，征求本人或隨從的意見；活動(dòng)前是否觀看場地并參加彩排？由誰接待？期間是否有其他安排？〔會(huì)議？用餐？〕特殊來賓的活動(dòng)文件夾準(zhǔn)備：簡易流程、講話稿、行程提醒來賓接待當(dāng)來賓準(zhǔn)備趕赴機(jī)場時(shí)，接待工作已經(jīng)開始：來賓是否拿到了正確的機(jī)票？來賓是否方便抵達(dá)機(jī)場？當(dāng)來賓抵達(dá)機(jī)場時(shí)是否安排工作人員辦理手續(xù)？來賓是否知道下飛機(jī)后應(yīng)該如何做？突發(fā)情況處理：航班延誤個(gè)別來賓遲到來賓接待當(dāng)來賓走下飛機(jī)后：確保第一時(shí)間知道接站人位置在班車等候時(shí)間不能超過30分鐘在班車行程中為來賓播放輕松音樂突發(fā)情況處理：班車損壞局部來賓延誤班車迷路來賓接待當(dāng)來賓抵達(dá)接待區(qū)時(shí)：確保第一時(shí)間看到接待人員和接待指示牌預(yù)估每批來賓人數(shù)，保障足夠的接待人力如果是入住酒店，最好提前拿到所有來賓入住房間，以節(jié)省來賓登記時(shí)間，并在登記完成后交酒店總臺(tái)在接待區(qū)預(yù)備休息區(qū)如果是直接進(jìn)入會(huì)場，應(yīng)準(zhǔn)備存衣處、行李存放處，并有專人管理，預(yù)備存衣牌突發(fā)情況處理：因交通原因突然導(dǎo)致來賓人數(shù)劇增來賓接待來賓登記時(shí)應(yīng)了解什么？活動(dòng)的日程安排活動(dòng)所需佩戴證件及使用要求活動(dòng)場地平面圖及入口、出口、衛(wèi)生間位置何時(shí)可以離開？離開機(jī)票領(lǐng)取的時(shí)間和方式來程時(shí)的費(fèi)用報(bào)銷時(shí)間、地點(diǎn)、方式離開時(shí)是否有班車接送？用餐時(shí)間、地點(diǎn)？用餐憑證？來賓接待當(dāng)來賓進(jìn)入酒店房間休息：準(zhǔn)備小型歡送卡確保來賓能夠迅速聯(lián)絡(luò)接待人員是否需要提前清空房間內(nèi)的收費(fèi)物品？房間內(nèi)是否需要準(zhǔn)備鮮花及水果？房間內(nèi)應(yīng)準(zhǔn)備當(dāng)?shù)芈糜问謨约暗貓D現(xiàn)場布置來賓行走線路現(xiàn)場勘察：場地有多少入口？是否可以確保來賓從指定入口進(jìn)入？來賓人數(shù)有多少？是否能夠及時(shí)順暢地通過入口？入口是否需要鋪設(shè)紅地毯？在抵達(dá)會(huì)場途中是否要穿越其他場地？是否有明確方向指示？來賓進(jìn)入會(huì)場后是否能夠立即找到自己的位置？不同類別的來賓是否需要分別設(shè)定入口？是否有來賓需要特別休息室？現(xiàn)場布置搭建施工保證施工期間的用電及保安保證施工用料的擺放位置檢查施工單位用料擺放是否合理搭建完成時(shí)間應(yīng)保障至少12小時(shí)的彩排時(shí)間務(wù)必進(jìn)行最大負(fù)荷電量測試施工完畢后應(yīng)清理一切施工痕跡確保用電線路平安隱秘現(xiàn)場布置舞臺(tái)布置保障上場及下場通道暢通后臺(tái)有方便快捷且平安的物品存放處來賓上下舞臺(tái)通道地板檢查，是否有松動(dòng)可能舞臺(tái)布置的設(shè)備不能遮擋現(xiàn)場攝影攝像視線確保來賓無法進(jìn)入后臺(tái)現(xiàn)場布置來賓區(qū)域貴賓席如何布置〔座位安排圖〕？是否需要名簽或椅背簽？為外籍人士座位的側(cè)前方安排翻譯人員座位來賓的通道是否暢通？是否要準(zhǔn)備同傳？規(guī)格？現(xiàn)場翻譯？預(yù)留攝影攝像位置，是否需要架高？來賓取用飲料位置是否方便？當(dāng)來賓退場時(shí)是否可能發(fā)生擁擠？后勤安排安排專門工作人員負(fù)責(zé)用餐預(yù)訂及送達(dá)指定工作人員用車和司機(jī)文件打印資料裝袋、運(yùn)輸和存放物品領(lǐng)取登記視頻、圖片資料媒體接待根底文件媒體接待根底文件邀請媒體名單新聞夾內(nèi)容航班時(shí)刻表〔接、送車輛安排〕住房登記表媒介分工〔活動(dòng)現(xiàn)場位置〕接待物料專訪安排〔名單、Q&A、陪同媒介、速錄〕其他事項(xiàng)活動(dòng)付款明細(xì)表供給商、額度、日期、付款形式、尾款結(jié)算日期現(xiàn)場指揮文件---根據(jù)確定流程AV、音響〔上場音樂/出車音樂〕、燈光配合攝影攝像預(yù)定位置和要求重要環(huán)節(jié)時(shí)的前后銜接、人員補(bǔ)位現(xiàn)場提問時(shí)的媒介人員位置主持人臺(tái)本活動(dòng)〔專訪〕結(jié)束后聚集活動(dòng)攝影攝像資料〔速錄文字？〕挑選圖片或整理速錄文字，客戶確認(rèn)后上傳網(wǎng)絡(luò)統(tǒng)計(jì)媒體對視頻資料的數(shù)量公關(guān)活動(dòng)籌劃與執(zhí)行培訓(xùn)內(nèi)部培訓(xùn)資料選擇要求場地情況目的和程序預(yù)算構(gòu)思團(tuán)隊(duì)組成項(xiàng)目推進(jìn)表工作說明書前期準(zhǔn)備活動(dòng)場地團(tuán)隊(duì)組成和時(shí)間表車輛安排核心內(nèi)容說在前面的話來賓接待（記者）現(xiàn)場布置后勤工作停車場接待用車特殊嘉賓媒體接待基礎(chǔ)文件說在前面的話公關(guān)籌劃321法那么1個(gè)目的滿足客戶要求3個(gè)前提：2個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)產(chǎn)品同質(zhì)化傳播籌劃媒體資源有限化議題籌劃傳播手段重復(fù)化主題籌劃符合定位支持品牌/產(chǎn)品定位結(jié)果導(dǎo)向方案的可行性符合客戶要求前期準(zhǔn)備－目的確定你的目標(biāo)---意味著了解如何選擇最近和最穩(wěn)妥的道路判斷一：采取何種方式判斷四：不做無法改變事實(shí)的努力判斷二：在活動(dòng)中體現(xiàn)什么內(nèi)容判斷三：拋棄一切非目標(biāo)必須的華麗想法前期準(zhǔn)備－確立目標(biāo)的程序定位準(zhǔn)確與客戶共同陳述項(xiàng)目的目的與客戶反復(fù)討論達(dá)成一致盡快讓項(xiàng)目組成員參與討論定義清楚如何衡量項(xiàng)目效果?怎樣使項(xiàng)目效果可量化評估?公布項(xiàng)目的評估標(biāo)準(zhǔn)確定資源列出所需資源檢查已有資源尋求可調(diào)用資源在三分鐘內(nèi)向新成員解釋清楚項(xiàng)目目標(biāo)任何項(xiàng)目都可評估,只是難易的區(qū)別為所有模糊區(qū)域設(shè)定清楚的評估標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)可包括時(shí)間/數(shù)量/質(zhì)量/成本等所需時(shí)間資源/人力資源/預(yù)算資源什么是已經(jīng)有的?什么是可能有的?前期準(zhǔn)備－預(yù)算先確定預(yù)算，再確定方案是穩(wěn)妥的方法確定必須本錢來賓交通及接待場地施工和裝飾工作人員費(fèi)用納入非必須本錢表演和娛樂主持人等其他前期準(zhǔn)備－構(gòu)思摒棄頭腦中所有雜念，全心全意地想象活動(dòng)的全過程，這個(gè)想象應(yīng)至少重復(fù)三次，并將你想象的全過程詳細(xì)地說給你的團(tuán)隊(duì)，以便獲得補(bǔ)充：每個(gè)環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)問題的地方每個(gè)環(huán)節(jié)所需用到的物料每個(gè)環(huán)節(jié)是否可以再優(yōu)化每個(gè)環(huán)節(jié)是否給人驚喜在構(gòu)思完成后，再次檢查你的目的是否到達(dá)？在構(gòu)思完成后，再次檢查你的預(yù)算是否足夠？團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表－團(tuán)隊(duì)工程負(fù)責(zé)人參與部門工程所必須的人員配備供給商列表和對應(yīng)聯(lián)系人：場地搭建租車/禮儀攝影攝像其他確定你的工作團(tuán)隊(duì)確定你的供給商團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表－工程推進(jìn)表工程推進(jìn)表〔為可控因素預(yù)留必要時(shí)間：比正常時(shí)間多1/3〕工程執(zhí)行：為每個(gè)成員制定每日工作協(xié)調(diào)內(nèi)容物料清單：列舉已有物料及需要準(zhǔn)備的物料人員分工：列出每個(gè)子工程負(fù)責(zé)人必須首先確定不可控因素：障礙來自哪里？場地：如果不及時(shí)確定可能租不到適宜的場地重要來賓：他們的時(shí)間、行程是不確定的其他不可控因素預(yù)定的檢查時(shí)間通報(bào):向所有成員報(bào)告每日工作的完成情況,分享你的完成快樂,也分享別人的完成快樂使其他成員知道應(yīng)該沿著你完成的工程去做什么?應(yīng)付意外情況、贏得補(bǔ)救時(shí)機(jī)工程推進(jìn)表的分解－－－正確制定并運(yùn)用子目標(biāo)制定子目標(biāo)的原則:所有子目標(biāo)的完成將自然導(dǎo)致總目標(biāo)的完成制定子目標(biāo)的程序:與所有成員逐個(gè)討論總目標(biāo)明確每個(gè)成員的工作及在總體任務(wù)中的位置為每個(gè)成員限定目標(biāo)要求及資源制定子目標(biāo)時(shí)的問題:使每個(gè)成員了解子目標(biāo),但同時(shí)知道總目標(biāo)每個(gè)個(gè)體都應(yīng)該擁有完成子目標(biāo)所相應(yīng)的權(quán)利運(yùn)用子目標(biāo)來限定責(zé)任和要求墨菲法則：可能出錯(cuò)的就一定會(huì)出錯(cuò)！團(tuán)隊(duì)構(gòu)成和時(shí)間表－工作說明書活動(dòng)根本要素〔時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主題、流程等〕活動(dòng)物料匯總部門工作〔接待〕流程和要求活動(dòng)現(xiàn)場具體分工〔人員位置和要求〕文案準(zhǔn)備新聞稿主持人臺(tái)本領(lǐng)導(dǎo)講話稿重要領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)場文件夾內(nèi)容資料通訊錄工作說明書的主要目的－－－確定活動(dòng)根本要素/相互關(guān)系及檢查點(diǎn)明確活動(dòng)根本要素利于活動(dòng)掌控參與人員的工作指導(dǎo)，提升工作效率新增人員的活動(dòng)手冊，利于快速到位〔補(bǔ)位〕相互關(guān)系確實(shí)認(rèn)部門之間的配合和各自負(fù)責(zé)人；哪些事情可以同時(shí)進(jìn)行；完成工程的方式可能不止一種，通過相互關(guān)系的檢查可以使你找到最好的方法；檢查點(diǎn)可為我們提供補(bǔ)救的時(shí)機(jī)定期的回憶和檢討：在每隔固定時(shí)間由所有成員在一起檢查工程進(jìn)展，并對意外情況作出補(bǔ)救。場地選擇－列出要求需要類型：考慮活動(dòng)類別、主題、品味要求來賓人數(shù)：測算最小面積要求活動(dòng)內(nèi)容：是否有特殊物品擺放，是否需特殊設(shè)施？是否有頂高要求？是否有破壞可能？周邊環(huán)境：交通、噪音、光線、用餐及住宿氣候條件：防雨、防寒、防暑、日落時(shí)間費(fèi)用限制：能夠用于場地租賃的最高限額場地選擇－詢問是否有檔期？是否有足夠的布展時(shí)間？場地需要清空嗎？場地清空需要付費(fèi)嗎？場地清掃需要特別安排嗎？場地可容納多少人？使用該場地是否需要辦理特別手續(xù)？是否有噪音及平安、清潔方面的要求？場地能夠提供什么設(shè)施？它們是否收費(fèi)？現(xiàn)場視覺效果如何？是否有遮擋視線的裝飾？場地有多少衛(wèi)生間？條件怎樣？需要裝飾嗎？是否有供貴賓和工作人員休息的地方？場地自身工作人員的素質(zhì)如何？是否有類似活動(dòng)的效勞經(jīng)驗(yàn)？場地是否有存放雜物或資料的地方？車輛安排－停車場停車場在哪里？從停車場到活動(dòng)場地步行需要多長時(shí)間？通過哪些線路？停車場的開放和關(guān)閉時(shí)間？停車場需要什么憑證？是否可以專辟停車場？是否有VIP專用停車場？是否有“停車已滿〞標(biāo)志牌？停車場是否有保安管理？工作用車停在哪里？是否需付費(fèi)？車輛安排－活動(dòng)班車來賓來自哪里？何時(shí)啟程？正常何時(shí)抵達(dá)？以每半小時(shí)為單位，列出航班抵達(dá)時(shí)間表，并據(jù)此確定每班班車的間隔時(shí)間、發(fā)車輛數(shù)班車品牌？新舊程度？司機(jī)素質(zhì)如何？會(huì)否迷路？聯(lián)系方式？班車途經(jīng)路線是否有擁堵可能？預(yù)留至少一輛機(jī)動(dòng)車輛車輛安排－特殊來賓接待特殊來賓有多少人〔正確職務(wù)〕？他們啟程和抵達(dá)的精確時(shí)間表？是否有陪同人員？入住酒店？入住時(shí)間和離開時(shí)間？特殊來賓的級別是否有差異？他們是否要求乘坐不同檔次的車輛？特殊來賓的行程安排〔活動(dòng)當(dāng)天〕，征求本人或隨從的意見；活動(dòng)前是否觀看場地并參加彩排？由誰接待？期間是否有其他安排？〔會(huì)議？用餐？〕特殊來賓的活動(dòng)文件夾準(zhǔn)備：簡易流程、講話稿、行程提醒來賓接待當(dāng)來賓準(zhǔn)備趕赴機(jī)場時(shí)，接待工作已經(jīng)開始：來賓是否拿到了正確的機(jī)票？來賓是否方便抵達(dá)機(jī)場？當(dāng)來賓抵達(dá)機(jī)場時(shí)是否安排工作人員辦理手續(xù)？來賓是否知道下飛機(jī)后應(yīng)該如何做？突發(fā)情況處理：航班延誤個(gè)別來賓遲到來賓接待當(dāng)來賓走下飛機(jī)后：確保第一時(shí)間知道接站人位置在班車等候時(shí)間不能超過30分鐘在班車行程中為來賓播放輕松音樂突發(fā)情況處理：班車損壞局部來賓延誤班車迷路來賓接待當(dāng)來賓抵達(dá)接待區(qū)時(shí)：確保第一時(shí)間看到接待人員和接待指示牌預(yù)估每批來賓人數(shù)，保障足夠的接待人力如果是入住酒店，