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文檔簡介
第4頁共4頁辦公用品管理制度為規(guī)范公司辦公用品的申購、入庫、保管、發(fā)放、使用、報廢、盤存、交接程序,使之管理有序,責(zé)任明確,節(jié)儉節(jié)約,避免浪費,特制訂本制度。一、辦公用品的分類。按使用的性質(zhì)分為低值易耗品和高值保管品兩類。其中低值易耗品主要指:簽字筆、圓珠筆、鉛筆、信封、刀片、膠水、回形針、膠帶、氣泡袋、大頭筆、割刀、刀座、綁帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、橡皮擦、原子筆、筆芯、夾子、涂改液、白板筆、螢光筆、記事本、電風(fēng)扇、線插板、插座、剪刀、釘書機、計算器、電話機、裝訂機、檔夾、裁紙刀、印泥、一次性紙杯等價值較低的日常辦公用品;高值管理品為。復(fù)印機、電腦、移動硬盤、打印機、掃描儀、碎紙機、文件柜、空調(diào)、相機、攝影機、投影儀、音響、電視機、辦公桌椅、窗簾、茶具、影碟機、名貴瓷器等價值較高的物品。二、辦公用品的管理責(zé)任部門。公司辦公用品(單品價值____元以下)的管理歸口為公司辦公室,單品價值超過(含)____元的大件管理品按固定資產(chǎn)管理要求歸口生產(chǎn)綜合部管理。每月的____號前,各單位、部門需制定相應(yīng)的次月辦公用品購買計劃報公司辦公室,辦公室完成公司辦公用品購買計劃匯總報公司審核。當(dāng)月的支出應(yīng)當(dāng)限定在報批的計劃經(jīng)費之內(nèi),如有超支的,需要列出超支的緣由。超支極大的需書面解釋。三、辦公用品的申請。辦公用品的采購或者領(lǐng)用申請需要填寫《_____公司物資采購單》。公司辦公用品的申請由各部門、單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己單位(部門)的辦公需要,及時地提出采購申請?!段镔Y采購單》經(jīng)單位、部門負(fù)責(zé)人簽批,統(tǒng)一向公司辦公室進(jìn)行申請。四、辦公用品的審批。在填寫《物資采購單》后,申請人將申請單交公司辦公室、監(jiān)察審計部審核。公司分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)審批所分管單位(部門)所需購買辦公用品的申請。單品價值超過(含)____元的,由分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后,再呈公司總經(jīng)理審批。五、辦公用品的采購。各單位、部門填寫的《物資采購單》在得到批準(zhǔn)后,交到公司辦公室統(tǒng)一采購。辦公室做好供應(yīng)商的建檔工作,編制出常用辦公用品的價格表,把握好辦公用品的價格行情,做好供應(yīng)商的比較、甑選工作,堅持“貨比三家”原則,盡最大可能控制好辦公用品的采購成本。根據(jù)公司日常辦公需要,對一些常用的辦公用品進(jìn)行批量購買,經(jīng)過驗收后,在辦公室保持一定庫存,以保證正常辦公需要的及時滿足,提高供給效率。六、辦公用品的入庫管理和保管辦公用品購買后,由專人驗收入庫,辦公室統(tǒng)一保管和發(fā)放。各單位、部門申請的辦公用品應(yīng)當(dāng)及時發(fā)放。已發(fā)放的辦公用品由辦公室做好相應(yīng)的領(lǐng)用記錄,明確領(lǐng)用部門,領(lǐng)用人,領(lǐng)用日期。辦公室建立辦公用品管理臺帳,每一季度匯總報表,實行定期盤點制。每季度末的____號至____號內(nèi)抽取時間進(jìn)行大件管理品的盤點。由公司辦公室、生產(chǎn)綜合部、監(jiān)察部、財務(wù)部各派一人組成盤點小組對各部門、單位的辦公用品進(jìn)行盤點。盤點內(nèi)容包括檢查相應(yīng)的辦公用品的存在情況,問題情況,并讓相應(yīng)的保管人簽字確定,以便及時地發(fā)現(xiàn)問題,處理問題。七、辦公用品的領(lǐng)用。各單位、部門憑《物資采購單》可以領(lǐng)用已采購回公司的辦公用品。在領(lǐng)用時,領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)在《辦公用品發(fā)放表》上簽上領(lǐng)取人姓名和日期。領(lǐng)取人可以是《物資采購單》申請人,也可以是申請人指定的辦公用品使用人。但涉及高值管理品的,必須是使用人前來領(lǐng)取并簽字,以明確保管責(zé)任。在領(lǐng)用人簽字領(lǐng)取辦公用品時,辦公室應(yīng)當(dāng)對領(lǐng)取人做好登記記錄。八、辦公用品的報廢。公司對高值管理品的報廢實行審批管理。各單位、部門如有高值管理品損壞,不能使用的,應(yīng)當(dāng)依據(jù)以下程序進(jìn)行處理。對簡單問題的可以自行維修處理。但對有保修服務(wù)品,且在保修期內(nèi)的,不得擅自自行處理??删S修品出現(xiàn)問題的應(yīng)當(dāng)提交《辦公用品維修申請單》至辦公室統(tǒng)一進(jìn)行處理。對維修不成的高值管理品實行報廢處理。報廢應(yīng)當(dāng)是在對可能維修的,在提交過維修申請,經(jīng)過維修但無法修好的情況下,或者是對無條件維修的,或無維修價值的,經(jīng)過辦公室的故障認(rèn)定,方可由該管理品的保管人填寫《辦公用品報廢申請單》,經(jīng)辦公室簽字確認(rèn)后報廢事項方為成立。報廢品原購買價值單件超過____元的,須報請公司分管副總經(jīng)理的批準(zhǔn);原購買價值單件超過(含)____元的,須報請公司總經(jīng)理的批準(zhǔn),按固定資產(chǎn)報廢程序辦理固定資產(chǎn)報廢手續(xù)。高值報廢品在得到報廢審批后應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行回收處理,以求極可能的開源節(jié)流。九、辭職清退情況處理。對于提出辭職的員工,在辦理解除勞動合同手續(xù)時,必須辦理完辦公用品清退手續(xù)后方可辦理工資的領(lǐng)取等事項。十、本制度的實施時間本管理制度于____年____月____日起實施。辦公用品管理制度(二)為加強辦公用品使用的管理,節(jié)約開支、避免浪費,特制定本管理規(guī)定。一、辦公用品分類:1、常用品:圓珠筆(芯)、水筆(芯)、鉛筆、橡皮、墨水、膠水、回形針、大頭針、裝釘針、稿紙。2、控制品:名片、文件夾、壓桿夾、文件架、計算器、釘書機、筆記本、會議紀(jì)錄本、信封、筆筒、鋼筆、白板筆、水彩筆、固體膠、膠帶、標(biāo)簽紙、涂改液、更正帶、檔案盒、檔案袋、皮筋、刀片、圖釘、票夾、印臺(油)、量具、刀具、軟盤、刻錄盤。3、特批品(不列入辦公用品費用考核):印刷品(各類宣傳單、各類表格、文件頭等),財務(wù)帳本、憑證,蘋果機彩色墨盒及打印紙,U盤等。二、辦公用品使用對象:各公司主管以上管理人員、職能和業(yè)務(wù)部門員工,具體由各公司核定。三、申購和采購:辦公用品常用品由人事行政部門根據(jù)消耗情況進(jìn)行申購備領(lǐng),控制品和特批品由使用部門(人)提出申購,控制品經(jīng)各公司總經(jīng)理批準(zhǔn),特批品經(jīng)董事長批準(zhǔn);批準(zhǔn)后的《申購單》交采購中心執(zhí)行購買。未填寫《申購單》及未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)擅自購買的不予報銷。四、管理和發(fā)放:1、辦公用品由人事行政部門統(tǒng)一保管,并指定保管人,按公司核定的費用標(biāo)準(zhǔn)向使用人發(fā)放。2、采購人員應(yīng)將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續(xù),保管人根據(jù)采購價格核定物品單價,計入領(lǐng)用部門(人)費用,并在每月終填報《辦公用品使用情況匯總表》。3、各部門應(yīng)指定專人領(lǐng)取辦公用品。五、各部門費用核定及有關(guān)規(guī)定:1、各公司各部門應(yīng)按總部核定的辦公用品費用定額標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好申購和領(lǐng)用關(guān)。保管人不得超標(biāo)發(fā)放辦公用品,確因工作需要超標(biāo)領(lǐng)用的,應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意。2、核定的費用實行增人增費、減人減費,各部門增人或減人,其費用由人事行政部門根據(jù)人員變動情況進(jìn)行調(diào)整。3、各部門因特殊情況需增加費用的,應(yīng)以書面形式報批,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后,由總經(jīng)理特批,并報請總部增加該項費用。4、辦公用品使用實行月統(tǒng)計年結(jié)算,截止時間為每月終和年終____月____日。由人事行政部門出具報表,財務(wù)部審核。費用超支在超支人年終獎金中扣除,節(jié)約費用計入下年度使用。5、各公司可根據(jù)總部下達(dá)的辦公用品定額自主確定各部門及各使用人的辦公用品使用標(biāo)準(zhǔn)。六、其它規(guī)定:1、各部門要控制和合理使用辦公用品,杜絕浪費現(xiàn)象。水筆芯、圓珠筆芯、膠水、墨水、涂改液、計算器等辦公用品重新領(lǐng)用時應(yīng)以舊換新。2、凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時,應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價賠償,否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。3、辦公設(shè)備的耗材及維修費用。(1)電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機等辦公設(shè)備的耗材及維修費用,總部另定定額標(biāo)準(zhǔn)。屬多個公司共用的,按集團總部規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分?jǐn)?屬各部門或個人保管使用的,計入所在公司定額費用。(2)耗材包括:打印、復(fù)印紙,激光打印機碳粉、硒鼓,針式打印機色帶,噴墨打印機墨盒(水),復(fù)印機碳粉,傳真紙,鼠標(biāo),鍵盤等;其申購由設(shè)備使用部門(人)負(fù)責(zé),并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),屬多個公司共用的,由指定管理公司的人事行政部門負(fù)責(zé)申購。(3)辦公設(shè)備的報修參照耗材申購程序辦理。七、本規(guī)定自下發(fā)之日起執(zhí)行。辦公用品管理制度(三)芙蓉堂大酒店制____至:酒店各部門由:范賢碧董事長日期:____年____月____日事由:關(guān)于酒店辦公用品的規(guī)定編號:frt[____]____號____為了規(guī)范酒店辦公用品的管理,特制訂以下規(guī)定:1、酒店的辦公設(shè)備。電腦、打印機、復(fù)印機、傳真機、電話機、對講機等均為酒店辦公而配備使用的,應(yīng)以服務(wù)于酒店為宗旨,不得挪為他用,不得轉(zhuǎn)借他人。酒店為員工配置合理辦公用品,員工有責(zé)任正確使用、維護、保管好辦公用品。若因個人原因造成遺失、損壞及損失,由其按價賠償。2、一切辦公用品的添置均由部門按照節(jié)約、方便工作的實用原則報計劃給總辦,經(jīng)財務(wù)經(jīng)理、酒店執(zhí)行總經(jīng)理(總經(jīng)理)審批后由采購統(tǒng)一購置,由辦公室發(fā)放和管理。3、辦公人員領(lǐng)用的所有辦公用具用品均需在領(lǐng)用單上簽字,若因故離開酒店應(yīng)如數(shù)交還。4、財務(wù)部對配置在各辦公桌的辦公設(shè)備實行編號管理,任何人未經(jīng)辦公室的許可不得擅自調(diào)換。出現(xiàn)故障,必須申報維修,若自作主張予以更換或修理,辦公室、財務(wù)部將視其損壞程度責(zé)成當(dāng)事人賠償。5、辦公用品原則上由各部門每月向采購部申購一次,部門抄送:范賢碧董事長____蓉總經(jīng)理王輝執(zhí)行總經(jīng)理芙蓉堂大酒店制根據(jù)工作實際需要,將申購辦公用品的品名、規(guī)格、數(shù)量、用途及上次領(lǐng)用時間等填寫清楚后,統(tǒng)計好后交財務(wù)經(jīng)理、執(zhí)行總經(jīng)理(總經(jīng)理)審批,再報采購部,按采購計劃嚴(yán)格執(zhí)行。6、采購回來的辦公用品全部入庫(嚴(yán)格按照品名、規(guī)格、數(shù)量和金額進(jìn)行登記,并分類妥善保管)。在指定領(lǐng)料時間領(lǐng)用時,由部門自行填寫領(lǐng)用單,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、執(zhí)行總經(jīng)理(總經(jīng)理}簽字后,在辦公室領(lǐng)出,直接交由使用部門。7、各部門員工應(yīng)本著節(jié)約的原則,按實際需要領(lǐng)用辦公用品,申請部門必須準(zhǔn)確填寫所需物品的名稱、數(shù)量、用途、上次領(lǐng)用時間等,對于非初次申購或領(lǐng)用的物品,應(yīng)堅持“以舊換新”原則,對于濫領(lǐng)辦公用品者,如不能做出合理解釋,總辦和財務(wù)有權(quán)不予領(lǐng)用并視情節(jié)做出處理。8、嚴(yán)格對復(fù)印紙、打印紙的管理,提倡節(jié)約,減少浪費,對報廢紙張集中使用,可用做文件校對稿的打印,或剪裁成小方紙做便箋紙使用。9、辦公室每月進(jìn)行一次小盤點,及時了解辦公用品的結(jié)存,對急需的辦公用品,應(yīng)報采購部及時采購,保證酒店辦公用品的正常供應(yīng)。10、所有員工對辦公用品必須愛護,勤儉節(jié)約,杜絕浪費,努力降低消耗、費用。辦公用品管理制度(四)第一條為進(jìn)一步規(guī)范辦公用品的管理,明確辦公用品的申購、審批、采購、驗收、報銷及領(lǐng)用等規(guī)定,減少辦公費用開支,特制定以下規(guī)定。第二條辦公用品的申購及審批規(guī)定:1、常規(guī)辦公用品的申購:由綜合管理部保管員根據(jù)每月用量及庫存情況,于每月的月底進(jìn)行統(tǒng)計申購。2、非常規(guī)辦公用品的申購:各部門需使用的辦公用品如屬于非常規(guī)用品,首先須報本部門經(jīng)理審批,然后報分管副總經(jīng)理和行政副總經(jīng)理審批后,方可由綜合管理部采購,如果價值超過____元以上的,還必須報總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可采購。3、綜合管理部采購人員填寫申購單時,必須詳細(xì)注明所申購用品之名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價及申購部門等,對于常規(guī)的辦公用品,應(yīng)固定一個物美價廉的品牌,不宜隨意變更。第三條辦公用品的采購規(guī)定:1、采購人員應(yīng)根據(jù)已審批的申購單要求進(jìn)行采購,有疑問的須即時反饋,否則出現(xiàn)采購錯誤,由采購人員承擔(dān)責(zé)任。2、采購人員采購辦公用品時,務(wù)必把握“貨比三家、物美價廉”的原則,確保所購用品質(zhì)量。3、在價格和質(zhì)量基本穩(wěn)定的情況下,不應(yīng)隨意更換辦公用品的品牌,否則綜合部保管員有權(quán)拒收。4、所有辦公用品由綜合管理部統(tǒng)一采購,特殊用品經(jīng)行政副總批準(zhǔn)后可由申請使用部門購買,且均須提供發(fā)票(以加蓋印章方為有效)和購買處地址及電話,以便市場調(diào)研。第四條辦公用品的驗收及報銷規(guī)定:1、綜合管理部保管員負(fù)責(zé)辦公用品的驗收。2、保管員驗收辦公用品時,必須嚴(yán)格依據(jù)申購單的有關(guān)要求進(jìn)行驗收,確認(rèn)合格后辦理入庫手續(xù),有質(zhì)量問題的,一律作退貨處理,對數(shù)量或單價有疑問的亦可拒收,并向上反映。3、所有辦公用品必須憑正規(guī)發(fā)票后附入庫單,經(jīng)綜合管理部保管員驗收簽字,綜合部經(jīng)理審核,分管副總和總經(jīng)理審核簽字后,財務(wù)方可報銷。第五條辦公用品的領(lǐng)用規(guī)定:1、辦公用品由綜合管理部統(tǒng)一保管、發(fā)放,各部門需使用辦公用品的可按審批程序到綜合管理部處領(lǐng)取,綜合管理部保管員原則上按照<辦公用品消耗標(biāo)準(zhǔn)>予以發(fā)放。2、各種筆芯、鉛筆、墨水、橡皮、雙面膠、膠帶、文件夾、文件袋、回形針、大頭針、大小便箋、稿紙等易耗品,可由本部門經(jīng)理簽字同意,綜合管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后領(lǐng)用。3、圓珠筆、中性筆、涂改液、筆記本等常用品的領(lǐng)用,除需部門經(jīng)理簽字同意外,還須注意領(lǐng)用周期,原則上領(lǐng)用周期為三個月(對于已領(lǐng)過圓珠筆或中性筆的,原則上以后只能領(lǐng)用筆芯)。4、計算器、電話機、u盤、墨盒等非消耗性用品的領(lǐng)用和更換,除需本部門經(jīng)理簽字同意,經(jīng)綜合部經(jīng)理審批準(zhǔn)外,領(lǐng)用時還須以舊換新。5、打印機、傳真機、飲水機、碎紙機、電腦、辦公桌椅、文件柜、保險箱等貴重辦公用品用具的領(lǐng)用,必須由行政副總經(jīng)理批準(zhǔn),并執(zhí)行交舊領(lǐng)新制度。6、領(lǐng)用人員離職時,須清還領(lǐng)用之辦公用品(易耗品視情況而定),如有丟失的須按原價扣還。第六條本制度從____年____月____日起執(zhí)行。辦公用品管理制度(五)第一章主題內(nèi)容與適用范圍為加強我公司辦公用品管理,控制費用開支,規(guī)范我公司辦公用品的采購與使用,本著勤儉節(jié)約和有利于工作的原則,根據(jù)我公司實際情況,特制定本規(guī)定。第二章辦公用品的購買辦公用品購買細(xì)則第一條原則為了統(tǒng)一限量,控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支,所有辦公用品的購買,都應(yīng)由行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)。第二條辦公物品的申購根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平,向行政經(jīng)理通報,確定申購數(shù)量。如果辦公印刷制品需要調(diào)整格式,或者未來某種辦公用品的需要量將發(fā)生變化,也一并向行政經(jīng)理提出。第三條采購規(guī)定在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下,按照成本最小原則,選擇直接去商店采購或者訂購的方式。辦公用品的采購要本著節(jié)約、合理、適用的原則。采購復(fù)印紙、大中型設(shè)備器具、批量辦公用品等,必須有兩至三人參加洽談,貨比三家,務(wù)求價廉質(zhì)優(yōu)。經(jīng)辦人在業(yè)務(wù)交往中嚴(yán)禁收受回扣、紅包及高額貴重饋贈;不得受賄,不得索取錢物。訂購單:在各部門申請的辦公用品中如果包含有需要訂購的辦公用品,則申請部門還必須另填一份訂購單,經(jīng)行政部門確認(rèn)后,直接向有關(guān)商店訂購。行政部門必須依據(jù)訂購單,填寫“訂購進(jìn)度控制卡”,卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價以及向哪個商店訂購等等。第四條驗貨所購買辦公用品送到后,按購貨清單進(jìn)行驗收,核對品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量,確保沒有問題。第五條各部門申請辦公用品辦公用品原則上由公司行政部統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個部門。如有特殊情況,允許各部門在提出“購買辦公用品申請表”的前提下進(jìn)行采購。在這種情況下,行政部門有權(quán)進(jìn)行審核,并且把審核結(jié)果連同申請書一起保存,以作為日后使用情況報告書的審核與檢查依據(jù)。第三章辦公用品的分類、領(lǐng)用及報廢處理第六條辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。1、消耗品:鉛筆、刀、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、復(fù)寫紙、標(biāo)簽、便簽、橡皮、夾子等。2、管理消耗品:簽字筆、圓珠筆、修正液、筆記本、信封、白板筆、固體膠等。3、管理品:剪刀、釘書器、直尺、筆筒、計算機、文件夾、檔案盒、檔案袋、票夾、印臺等。第七條管理和發(fā)放:1、辦公用品由人事行政部門統(tǒng)一保管,并指定保管人,按公司核定的費用標(biāo)準(zhǔn)向使用人發(fā)放。2、采購人員應(yīng)將所采購的物品交保管人辦理登記入庫手續(xù),保管人根據(jù)采購價格核定物品單價,計入領(lǐng)用部門(人)費用,并在每月終填報<辦公用品使用情況匯總表>。3、各部門辦公用品費用核定及有關(guān)規(guī)定:①、辦公用品領(lǐng)用必須認(rèn)真履行手續(xù),應(yīng)填寫<辦公用品領(lǐng)用單>后領(lǐng)用和發(fā)放,嚴(yán)禁先借后領(lǐng)的行為。②、公司各部門應(yīng)按公司核定的辦公用品費用定額標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好申購和領(lǐng)用關(guān)。保管人不得超標(biāo)發(fā)放辦公用品,確因工作需要超標(biāo)領(lǐng)用的,應(yīng)經(jīng)行政經(jīng)理同意。③、核定的費用實行增人增費、減人減費,各部門增人或減人,其費用由人事行政部門根據(jù)人員變動情況進(jìn)行調(diào)整。④、各部門因特殊情況需增加費用的,應(yīng)以書面形式報批,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后,由總經(jīng)理特批增加該項費用。⑤、辦公用品使用實行月統(tǒng)計年結(jié)算,截止時間為每月終和年終____月____日。由人事行政部門出具報表,財務(wù)部審核。費用超支在超支人年終獎金中扣除,節(jié)約費用計入下年度使用。⑥、各部門及各使用人的辦公用品使用標(biāo)準(zhǔn):每人每月最多領(lǐng)用____支簽字筆,如果保管不好丟失自行負(fù)責(zé)購買。每周三統(tǒng)一領(lǐng)用辦公用品,其他時間嚴(yán)禁領(lǐng)用辦公用品。⑦、各部門要控制和合理使用辦公用品,杜絕浪費現(xiàn)象。筆記本、簽字筆芯、圓珠筆芯、膠水、涂改液、計算器等辦公用品重新領(lǐng)用時應(yīng)以舊換新。⑧、凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時,應(yīng)將所領(lǐng)用的辦公用品(一次性消耗品除外)如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價賠償,否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。第八條報廢處理對決定報廢的辦公用品,要作好登記,在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量及報廢處理的其他有關(guān)事項。第四章辦公物品的保管第九條填寫清單所有入庫辦公用品,都必須一一填寫入庫清單。第十條保管必須清楚地掌握辦公用品庫存情況,經(jīng)常整理與清掃,必要時要實行防蟲等保全措施。第十一條盤存辦公用品倉庫應(yīng)定期清點。清點工作由行政人員負(fù)責(zé)。清點要求做到賬物一
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