文件管制作業(yè)程序全套

文件管制作業(yè)程序全套1.目的：為使本公司品質、環(huán)境、職業(yè)安全健康、社會責任系統(tǒng)內所使用的文件能有效控制并及時流通到各相關單位，并避免逾時失效的文件誤用。2.范圍：凡運用于系統(tǒng)運作中的本公司內部制定之文件/表單或外來文件均適用之。3.參考文件：4.權責：4.1.內部文件：4.2.外來文件由文管中心負責登記列冊、發(fā)行、回收。5.定義：5.1.第一階文件：品質手冊、EHS管理手冊。5.2.第二階文件：作業(yè)程序書。5.3.第三階文件：作業(yè)標準書。5.4.第四階文件：表單。5.5.外來文件：運用于系統(tǒng)運作中的內部收集之行業(yè)、國家、國際標準或由外部客戶或供應商提供之適用于管理系統(tǒng)之文件。5.6.記錄文件：印證活動的執(zhí)行，并作為活動之實施依據時為記錄文件。例如：合格供應商名冊、管理審查會會議記錄、環(huán)境因素識別評價表等。6.作業(yè)流程：如附圖。7.作業(yè)內容：7.1.文件之撰寫：7.1.1.文件（手冊、作業(yè)程序書、作業(yè)標準書）之首頁、內頁格式如附件。7.1.2.第一階文件依照①目的②權責③管理重點④程序索引之順序撰寫。第二階文件依照①目的②范圍③參考文件④權責⑤定義⑥作業(yè)流程⑦作業(yè)內容⑧附件之順序撰寫。第三階文件依照①范圍②參考文件③作業(yè)說明④附件之順序撰寫。7.1.3.文件頁次格式為：總頁數，文件右下腳顯示當頁頁碼；所有文件內容采用“宋體小四”字體，行間距采用“固定行距：最小值，30磅”；標頭公司名稱采用楷體2號字體，文件類型和文件名稱采用宋體3號字體，且文件名稱要加粗，文件編號、頁碼、版次采用TimesNewRoman小四字體。7.1.4.文件須經由4.1.權責主管核準。7.2.文件識別：7.2.1.文件、表單編號原則：文件編號原則表單編號原則（在文件編號后加四碼）7.2.2.文件種類代號：（1）QM（品質手冊）EHSM（環(huán)境安全管理手冊）（2）QP（質量管理作業(yè)程序書）EHSP（環(huán)境安全管理作業(yè)程序書）（3）QS（質量管理作業(yè)標準書）EHSS（環(huán)境安全管理作業(yè)標準書）7.2.5.通用文件編碼原則：質量、環(huán)境、職業(yè)安全健康體系通用文件的編碼依質量體系編碼為準。例如：《文件管制作業(yè)程序》是質量體系和環(huán)境安全體系通用的文件，則該文件的編碼采用質量體系的編碼，即A-QP-25-0017.3.文件核準與保管：7.3.1.第一、二、三、四階文件審查及核準依4.1.權責說明,第一、二、三階文件由文管中心登錄于《文件管制總覽表》文管中心負責保存最新版次之文件,應每半年核對是否為最新版本與持有件數,記錄于《文件版次查核記錄表》。7.3.2.所有文件經審核核準后，統(tǒng)一由文管中心保管。7.4.文件發(fā)行：7.4.1.所有文件統(tǒng)一由文管中心發(fā)行。文件發(fā)行日期，除非另有通知否則為實施日期。7.4.2.文件分發(fā)對象與份數，由管理代表依各單位實際需求而決定。7.4.3.分發(fā)的文件每頁均由發(fā)行單位加蓋紅色“管制文件”章（如附件），分發(fā)給相關單位簽收，并做記錄于《文件分發(fā)收回記錄表》。7.4.4.蓋紅色“參考文件”章之文件，不在分發(fā)修訂范圍內。7.4.5.文管中心保管之文件原稿不須蓋章，只做為分發(fā)之復印用。7.4.6.發(fā)行之正式文件，使用單位及人員不得于文件上劃線記號或涂改其內容，并禁止影印。7.4.7.各單位日常使用之表單，由各單位主管控制使用。7.5.文件修訂/補發(fā)：7.5.1.修訂：7.5.1.1.提案者通知文件制訂單位召集相關部門，研討決議后，由制訂單位填寫《文件修改/廢止/補發(fā)申請單》，填寫修正理由及建議修正內容，依4.1權責審核后由文管中心發(fā)行，再分發(fā)使用單位。7.5.1.2.文件版次以阿拉伯數字表示，第一位代表版本，第二位代表修訂次數，修正次數九次以上，必需重新發(fā)行版本。例“1.0”為第一次發(fā)行版次，“1.1”為第一版本第一次修訂次數。表單的版次類同（外來文件版次除外）。7.5.1.3.修改后的文件為了彰顯修訂內容，在首頁處填寫修改內容。7.5.2.補發(fā)：所有文件原件由文管中心妥善保管，使用單位分發(fā)文件若有損毀或遺失時，須填寫《文件修改/廢止/補發(fā)申請單》，申請補發(fā)。7.6.回收、廢止：舊版文件及各單位以《文件修改/廢止/補發(fā)申請單》申請之作廢文件由文管中心統(tǒng)一收回銷毀。原稿可保存參考，但須加蓋“作廢文件”章（如附件）以防誤用。7.7.外來文件作為本公司制造或檢驗之技術標準，文管中心以《外來文件管制總覽表》列冊管理，需分發(fā)相關部門時依7.4.文件發(fā)行程序執(zhí)行。7.8.當記錄文件僅由獨個部門產生并僅適用于本部門時，由部門主管對其作核準、更新、使用、作廢之管制；當記錄文件有跨部門使用時，依7.3.7.4.7.5.7.6.程序管制其審核、發(fā)行、修訂/補發(fā)、回收、廢止，記錄之核準日期作為其最新版本之識別。8.附件：8.1.外來文件管制總覽表A-QP-25-001-01-1.08.2.文件管制總覽表A-QP-25-001-02-1.08.3.文件修改/廢止/補發(fā)申請單A-QP-25-001-03-1.18.4.文件分發(fā)收回記錄表A-QP-25-001-04-1.08.5.文件