檔案管理制度草稿

山東祥光集團有限公司企業(yè)標準Q/XGGLJC.00-2013(A)檔案管理工作規(guī)范（征求意見稿）2013-11-01日發(fā)布2013-11-01日實施山東祥光集團有限公司發(fā)布目錄前言..............................................................................2檔案管理制度......................................................................31總則.............................................................................32范圍.............................................................................33規(guī)范性引用文件...................................................................34術(shù)語.............................................................................45檔案工作組織.....................................................................46管理制度.........................................................................56.1非電子檔案管理歸檔制度.......................................................56.2電子檔案管理歸檔制度.........................................................86.3檔案的保管制度..............................................................106.4檔案的保密制度..............................................................106.5檔案鑒定銷毀制度............................................................116.6檔案利用制度................................................................116.7檔案統(tǒng)計制度................................................................136.8檔案管理系統(tǒng)操作制度........................................................137罰則............................................................................14檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范..................................................................161總則............................................................................162范圍............................................................................163檔案保管期限劃分................................................................164檔案密級的劃分..................................................................175文件材料的整理規(guī)范......................................................175.1歸檔文件基本要求............................................................175.2文件材料的鑒別..............................................................185.3組卷........................................................................185.4卷內(nèi)文件的排列..............................................................185.5卷內(nèi)文件的修整..............................................................195.6案卷的裝訂..................................................................195.7案卷編目....................................................................196全宗及公司代碼編號規(guī)則..........................................................227檔案分類編號規(guī)則................................................................22附錄.............................................................................36附錄1公司代碼編號表.............................................................36附錄2文件材料歸檔范圍及保管期限表...............................................37附錄3文件資料移交清單...........................................................61附錄4檔案借閱登記表.............................................................62附錄5檔案臨時賦權(quán)申請單.........................................................63附錄6檔案權(quán)限調(diào)整申請單........................................................64附錄7檔案懲戒整改審批單........................................................65附錄8檔案銷毀審批單............................................................66附錄9檔案銷毀清冊..............................................................66附錄10檔案統(tǒng)計報表.............................................................67附錄11卷內(nèi)文件目錄.............................................................68附錄12卷內(nèi)備考表...............................................................69前言為加強和規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，注重檔案收集、整理工作，保證檔案數(shù)據(jù)齊全、完整、準確，提升檔案管理工作水平，更好地服務(wù)于公司，根據(jù)國家檔案局發(fā)布的（中華人民共和國檔案行業(yè)標準DA/T42-2009）《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等有關(guān)法律、法規(guī)，制定本制度。本制度提出部門：山東祥光集團有限公司人事行政中心本制度歸口部門：山東祥光集團有限公司人事行政中心本制度起草單位：山東祥光集團有限公司人事行政中心主要起草人：張寒寒、劉建、葛瑾、馮婷婷主要審核人：王琴琴主要批準人：沈朝云本文件為2013年首次發(fā)布，版本號：第A版。檔案管理制度1總則1.1為了加強山東祥光集團有限公司檔案管理工作，促進公司檔案工作的綜合整體建設(shè)，參照新鳳祥控股集團有限責(zé)任公司《檔案管理暫行規(guī)定》，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)，制定本制度。1.2公司檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為向?qū)В\用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。1.3檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標準的管理模式。1.4公司應(yīng)維護檔案的完整、齊全、準確、系統(tǒng)與安全。1.5公司全體員工都有保護檔案和保密的義務(wù)。2范圍2.1本制度適用于山東祥光集團有限公司各事業(yè)部、職能部門（以下簡稱祥光集團）。2.2祥光集團各事業(yè)部、職能部門可以在不違背本制度的前提下，結(jié)合各公司實際情況進行增加補充條款，經(jīng)祥光集團歸口部門審批后下發(fā)執(zhí)行。3規(guī)范性引用文件DA／T42—2009《中華人民共和國檔案行業(yè)標準》DA／T1《檔案工作基本術(shù)語》DA／T12《全宗卷規(guī)范》DA／T13《檔號編制規(guī)則》DA／T22《歸檔文件整理規(guī)則》DA/T28《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》JGJ25《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》4術(shù)語4.1檔案指公司從事生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理、工程建設(shè)以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。注：檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、會計業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、項目建設(shè)、設(shè)備檔案、合同檔案、特殊載體檔案、實物檔案和權(quán)證檔案十四類。其中，黨群工作、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理合為文書檔案。4.2秘密公司秘密是關(guān)系公司權(quán)利和利益，依照特定程序確定，在一定時間內(nèi)只限一定范圍人員知悉的事項。4.3電子檔案指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生產(chǎn)，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。從技術(shù)角度上區(qū)分，電子文件主要有：文本文件、圖像文件、圖形文件、音頻文件、多媒體文件、超媒體文件、程序文件、數(shù)據(jù)庫文件。4.4非電子檔案指除電子檔案以外的所有檔案，如紙質(zhì)檔案、實物檔案。5檔案工作組織5.1檔案領(lǐng)導(dǎo)小組：主任：沈朝云副主任：王琴琴成員：張寒寒劉建葛瑾馮婷婷檔案領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)：祥光集團人事行政中心、財務(wù)中心、物流中心、祥瑞銅材、金屬事業(yè)部、有色貿(mào)易事業(yè)部、材料部、預(yù)決算部等部門兼職檔案管理人員。成員：陳惠絹、楊瀟、孫桂軍、鄧連軍、馮婷婷、秦曉娟、徐龍佳、林彬、張進賢、侯典季、馬曉瑜、宋義友、徐星然、張朝勝、鄭金寶、魏曉然、劉士祥、靳艷偉、潘如春、趙燕燕、杜恒煜、杜春玲、楊飛燕、苗紅生、張煦。(兼職檔案管理員可能會有變動，是否可把成員名單去掉)5.2檔案領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)：統(tǒng)籌規(guī)劃祥光集團各事業(yè)部、職能部門的檔案管理工作，制定、修訂、審核文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交、銷毀有關(guān)規(guī)章制度。負責(zé)祥光集團各事業(yè)部、職能部門檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計工作，并指導(dǎo)員工使用檔案管理系統(tǒng)進行檔案數(shù)據(jù)查詢、利用工作。指導(dǎo)祥光集團各事業(yè)部、職能部門及專項工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。監(jiān)督、檢查祥光集團各事業(yè)部、職能部門的檔案工作。負責(zé)檔案管理信息化系統(tǒng)維護工作。5.3兼職檔案管理員職責(zé)：負責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、保管和提供利用工作。負責(zé)本部門檔案預(yù)立卷工作，在每年規(guī)定的期限內(nèi)，及時到祥光集團檔案室歸檔。負責(zé)本部門檔案的安全保管和保密工作。對業(yè)務(wù)部門文件材料的形成、積累整理和歸檔工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。指導(dǎo)本部門員工利用檔案管理系統(tǒng)查詢檔案。5.4檔案人員要求：檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守公司制度，忠于職守，具有檔案管理專業(yè)知識。檔案管理員應(yīng)具備大專以上學(xué)歷。檔案管理員應(yīng)定期接受檔案管理培訓(xùn)。6管理制度6.1非電子檔案歸檔管理制度6.1.1歸檔要求6.1.1.16.1.1.2歸檔的文件材料應(yīng)準確反映企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、基建等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。6.1.1.3歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。6.1.1.4歸檔的文件材料應(yīng)符合規(guī)定的格式及書寫標準。6.6.1.2.1黨群工作：企業(yè)黨群工作主要包括黨務(wù)工作、組織工作、宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作、紀檢與監(jiān)察工作、工會工作、共青團工作、民間團體工作等過程中產(chǎn)生的會議紀要、請示報告、上級批復(fù)、組織、協(xié)調(diào)等各種文件材料。6.1.2.2行政管理：公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件資料；公司股東會、董事會、監(jiān)事會形成的文件資料；有關(guān)行政事務(wù)、安全保衛(wèi)、法務(wù)文件、審計工作和外事工作等方面的文件材料。6.1.2.3經(jīng)營管理：企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、市場經(jīng)濟信息、廣告宣傳和用戶服務(wù)中形成的文件材料等。6.1.2.4生產(chǎn)管理：質(zhì)量管理、技術(shù)引進、技術(shù)改造和標準、計量、能源、安全、環(huán)保、科技情報、設(shè)計管理等方面的文件材料。6.1.2.5會計檔案：會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、財務(wù)報表、其他會計核算材料及會計檔案的保管清冊、移交清冊和銷毀清冊。6.1.2.6人事檔案：人員任免文件、工資明細、績效考核數(shù)據(jù)、出勤、休假管理制度、員工個人檔案、社保檔案等。6.1.2.7產(chǎn)品檔案：產(chǎn)品設(shè)計、工藝、工裝的圖樣和技術(shù)文件，原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。6.1.2.8科研檔案：生產(chǎn)、建設(shè)、科技研究部門在科學(xué)研究活動中形成的文件材料，如：上級有關(guān)文件、協(xié)議、試驗研究中形成的重要文件；國內(nèi)外考察材料，階段性小結(jié)；最終研究報告；成果鑒定和上級機關(guān)批復(fù)及獎勵方面的文件材料。6.1.2.9項目建設(shè)檔案：在基本建設(shè)活動中形成的文件材料，包括施工圖、設(shè)計變更文件、圖表、預(yù)決算材料、竣工圖、竣工資料和監(jiān)理資料等。6.1.2.10設(shè)備檔案：成套設(shè)備開箱隨機資料，設(shè)備儀器安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術(shù)性、憑證性文件材料，特種設(shè)備年檢產(chǎn)生的文件材料，設(shè)備運行期間的運行記錄、維修記錄、設(shè)備技改和報廢的文件材料等。6.1.2.11合同檔案：設(shè)計咨詢、土建安裝、設(shè)備買賣安裝、產(chǎn)品銷售、原材料、備品備件采購、培訓(xùn)服務(wù)協(xié)議、其他合同等。6.1.2.12實物檔案：公司在節(jié)日慶典、領(lǐng)導(dǎo)視察、工程建設(shè)、營銷活動、科技進步、成果展示、外事活動、友好往來、社會活動中形成的各種獎牌、獎杯、牌匾等。6.1.2.13特殊載體檔案：在公司重大活動、重要會議、節(jié)日慶典、領(lǐng)導(dǎo)視察、工程建設(shè)、外事活動、社會活動中形成的音頻、音像、磁帶、光盤等各類載體文件。6.1.2.14權(quán)證檔案：公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、開戶許可證、房產(chǎn)證、環(huán)境、質(zhì)量體系證、排污許可證和安全生產(chǎn)許可證等相關(guān)證件。6.1.2.15其他具有保存價值的文件材料。6.1.3歸檔時間6.1.3.1文書檔案、產(chǎn)品檔案：必須在每年五月份之前將前一年度需要歸檔的文件材料到祥光集團檔案室辦理歸檔交接手續(xù)，任何人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。6.1.3.2會計檔案：當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了之后，可暫由會計部門保管一年，期滿之后，移交祥光集團檔案室集中統(tǒng)一管理。6.1.3.3科研檔案：在科研成果鑒定后隨時將文件材料移交祥光集團檔案室歸檔。6.1.3.4項目建設(shè)檔案：項目建設(shè)期間，項目部將施工過程中產(chǎn)生的文件及時到祥光集團檔案室歸檔。項目竣工后，項目施工方將項目負責(zé)人、項目監(jiān)理、和項目建設(shè)單位分管領(lǐng)導(dǎo)共同確認審核后的項目竣工驗收資料、竣工圖，到祥光集團檔案室辦理移交手續(xù)。6.1.3.5設(shè)備檔案：設(shè)備到貨后，工程設(shè)備部或項目部將成套單體設(shè)備的設(shè)備隨機資料收集齊全后及時到檔案室歸檔，設(shè)備運行過程產(chǎn)生的文件材料每季度末到檔案室歸檔。6.1.3.6實物檔案、特殊載體檔案、權(quán)證檔案應(yīng)隨時歸檔。6.1.3.7重要檔案：需要在事件結(jié)束一個月內(nèi)，及時提交祥光集團檔案室備案歸檔。6.1.4歸檔數(shù)量6.1.4.1原則上所有檔案需歸檔兩份，一份原件，一份復(fù)印件。6.1.4.2權(quán)證類、文書類、實物檔案、會計檔案可歸檔一份，必須為原件。6.2電子檔案管理歸檔制度6.2.1歸檔要求6.2.1.1歸檔的電子檔案，必須保證真實性和完整性，達到檔案的功能價值。6.2.1.2電子文件格式標準化，在標準的用戶界面下操作，支持不同的平臺，與現(xiàn)有的設(shè)備兼容。6.2.1.3歸檔的電子文件，如有紙質(zhì)文件，要與紙質(zhì)文件之間相互建立準確、可靠的對應(yīng)關(guān)系。6.2.1.4歸檔的電子文件載體或裝具盒上應(yīng)貼有標簽，標簽內(nèi)填寫編號、名稱、硬件及軟件環(huán)境。6.2.1.5特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲載體中同時存有相關(guān)軟件。6.2.1.6電子文件拷貝至耐久性較好的載體上應(yīng)當(dāng)一式三份，一份封存保管、一分查詢利用、一份異地保存。6.2.1.7重要的電子文件應(yīng)當(dāng)紙質(zhì)化。6.2.2歸檔范圍6.2.2.1非電子文件歸檔范圍內(nèi)的所有檔案資料歸檔時，所附帶的光盤、磁盤等電子文件。6.2.2.2反映公司生產(chǎn)、建設(shè)重大活動的錄像、錄音等各種特殊載體檔案材料。6.2.2.3OA協(xié)同平臺系統(tǒng)中需要歸檔的重要工作流程，如合同審批流程、內(nèi)部請示流程、會議紀要、收發(fā)文申請、制度發(fā)布等。6.2.2.4通過郵件進行審批的重要電子文件。6.2.2.5公司信息系統(tǒng)中的各種財務(wù)數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)等文件。6.2.2.6其他有歸檔價值的電子文件。6.2.3歸檔時間6.2.3.1參照非電子文件的歸檔時間6.2.3.2備份數(shù)據(jù)歸檔時間6.2.4歸檔數(shù)量6.2.4.1一般的歸檔一份6.2.4.2有載體的、重要的或利用頻繁的歸檔兩份。6.2.56.2.5.1各種文件材料的形成積累，整理歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營等各項管理程序；列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營等各項活動的工作計劃；列入公司有關(guān)部門和有關(guān)人員職責(zé)范圍。6.2.5.2檔案工作情況需要納入祥光集團各事業(yè)部、職能部門績效管理體系。祥光集團檔案室在每年年終對各事業(yè)部、職能部門的檔案工作情況進行檢查、審核后，報人力資源考核。6.2.5.3公司產(chǎn)品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評獎、專利申請等，歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，檔案室沒有簽署意見不得報成果。6.2.5.4擬定合同時，該合同涉及到應(yīng)交付技術(shù)資料條款時，應(yīng)約定交付技術(shù)資料的范圍、數(shù)量和載體形式。如果沒有明確約定，該合同將不進行蓋章生效。6.2.5.5根據(jù)合同對交付技術(shù)資料條款的約定，所有設(shè)計應(yīng)該交付技術(shù)資料的合同，業(yè)務(wù)部門和檔案室予以核實，確保技術(shù)資料的交付按照合同約定執(zhí)行后，在付款手續(xù)中予以確認。財務(wù)部門應(yīng)在收到包含業(yè)務(wù)部門和檔案室對合同相關(guān)技術(shù)資料交付確認的付款申請后，方可辦理付款手續(xù)。6.2.5.6所有設(shè)備重大技改項目、科研成果項目結(jié)束后，業(yè)務(wù)部門及時將相關(guān)技術(shù)文件到檔案室辦理歸檔手續(xù)，財務(wù)部門應(yīng)在收到檔案室確認已收到技術(shù)文件后，方可辦理獎金發(fā)放手續(xù)。6.3檔案保管制度為了確保檔案安全，最大限度地延長檔案的壽命，加強檔案保管的科學(xué)管理，做好檔案安全保管。檔案庫房的建設(shè)按照JGJ25《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》執(zhí)行。檔案庫房屬公司存放檔案重要基地，應(yīng)加強管理，非檔案管理人員不得隨意進入檔案庫房。檔案室配備必要的設(shè)施，確保檔案安全，延長檔案的壽命，發(fā)現(xiàn)檔案材料丟失或在利用中泄密和損毀，立即向領(lǐng)導(dǎo)報告，不得隱瞞和延誤。平時做好防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫工作，每年對檔案進行防蟲、防霉檢查和施放防蟲藥，認真做好檢查結(jié)果記錄。研究和改進檔案保護技術(shù)，對已破損和字跡褪色檔案，及時修復(fù)和復(fù)制。庫房內(nèi)溫度要控制在14--24℃之間，相對濕度應(yīng)控制在45--60%之間。查、借閱檔案當(dāng)面注銷，及時入庫。每年對庫藏案卷進行總清點，及時催還借出的檔案。采用檔案管理信息化系統(tǒng)對檔案進行管理，提高管理效率。6.4檔案的保密制度公司全體員工均有檔案保密的義務(wù)。凡劃定了密級（絕密、機密、秘密）的檔案資料和未列入密級且不宜公開的內(nèi)控檔案資料均屬保密范圍。在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應(yīng)當(dāng)事先經(jīng)董事長、總經(jīng)理或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存、銷毀和外出攜帶公司秘密檔案，由指定人員擔(dān)任，并采取必要的安全措施。采用電腦加密技術(shù)存取、處理、傳遞公司秘密檔案。在設(shè)備完善的保險裝置中保存。不準在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準在公共場所談?wù)摴久孛埽粶释ㄟ^其他方式傳遞公司秘密。不向廢品收購部門出售秘密文件、資料、筆記本，不得私自銷毀秘密文件、資料。不得擅自復(fù)制、復(fù)印、傳抄秘密文件、資料。公司工作人員發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)泄露或者可能泄露時，應(yīng)當(dāng)立即采取補救措施并及時報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，立即做出處理。6.5檔案鑒定銷毀制度當(dāng)已失效的檔案，要認真鑒定，屬于公司秘密的檔案材料需經(jīng)董事長或總裁批準、其它檔案需經(jīng)檔案所屬事業(yè)部總經(jīng)理或部門總監(jiān)批準后，方能銷毀。銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在檔案銷毀單上簽字。對保管期限已滿，但仍有保存價值的檔案應(yīng)延長保管期限，任何人不得擅自銷毀檔案。銷毀審批手續(xù)和銷毀清冊要永久保存。未經(jīng)鑒定和批準，任何部門和個人都不得擅自銷毀檔案。為防止發(fā)生不必要的損失，對批準銷毀的檔案，必須送去打紙漿或焚毀，嚴禁應(yīng)銷毀的檔案作其他用途，不許作廢品出售。6.6檔案利用制度公司檔案只允許公司內(nèi)部人員借閱。員工按照檔案借閱權(quán)限和借閱期限的要求借閱檔案，權(quán)限以外的檔案借閱應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后方可借閱。借閱人員接到檔案實物時，應(yīng)點數(shù)清楚在“檔案借閱登記表”簽字。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)逐冊、逐項核對檔案，確認齊全無損后辦理注銷手續(xù)。對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，借閱者如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、損毀，不得擅自復(fù)制，并且嚴格做好檔案的保密工作。借閱人員不準轉(zhuǎn)借，必須專人專用。檔案管理員必須保證任何檔案資料，在任何時間都能滿足檔案室內(nèi)查閱的需要。為滿足借閱人急需，檔案管理員有權(quán)隨時調(diào)回已借出的檔案。員工轉(zhuǎn)崗時應(yīng)將在原崗位借出的檔案及時歸還，然后按照新崗位的借閱權(quán)限進行借閱。人力資源部在辦理員工離職或異動手續(xù)時，應(yīng)有檔案管理員的簽字，確保離職或異動人員已將所借檔案全部歸還。若是專兼職檔案管理員，確保已將檔案資料逐項與交接人進行交接。檔案借閱權(quán)限（1）董事長和總裁可檢索、復(fù)制和借閱各類檔案。（2）公司副總裁可檢索、復(fù)制和借閱公司非保密范圍的所有檔案和部分保密級檔案。（3）公司總監(jiān)和各事業(yè)部總經(jīng)理，可檢索、復(fù)制和借閱本事業(yè)部和本部門的所有檔案。（4）各部門負責(zé)人包括經(jīng)理、科長、主管、主任、助理等只可檢索和借閱所負責(zé)工作范圍內(nèi)的所有檔案。（5）其他正式員工可檢索和借閱本部門或本車間的內(nèi)部檔案和公開檔案。（6）財務(wù)人員可檢索和查閱會計檔案。（7）人力資源部人員可檢索和查閱人事檔案。（8）審計人員可憑借領(lǐng)導(dǎo)審批后的審計任務(wù)書，檢索和借閱相關(guān)檔案。檔案借閱權(quán)限的審批絕密級檔案需經(jīng)董事長或總裁批準。機密級檔案需經(jīng)部門總監(jiān)、總經(jīng)理、批準（3）秘密級檔案借閱時，如果超出借閱權(quán)限，需要經(jīng)部門部長、經(jīng)理、廠長審批方可借閱。（3）公司所有絕密級、機密級檔案的電子版本，如需復(fù)制時，必須經(jīng)過董事長或總裁審批。秘密級檔案、內(nèi)部檔案和公開檔案的電子版本，如需復(fù)制時，須經(jīng)本事業(yè)部總經(jīng)理或本部門總監(jiān)審批。借閱期限（1）絕密級檔案和機密級檔案的借閱期限為一天；（2）秘密級檔案的借閱期限為三天；（3）內(nèi)部檔案和公開檔案的借閱期限為七天。6.7檔案的統(tǒng)計制度定期對檔案工作的規(guī)模、水平、普遍程度、結(jié)構(gòu)及檔案的形成規(guī)律進行分析，為制定檔案工作計劃，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)提供依據(jù)。公司檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作，統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確可靠，每個檔案人員必須做好平時數(shù)字累計工作，保證所統(tǒng)計檔案數(shù)據(jù)的準確，及時。保證數(shù)字的準確性，堅持實事求是，嚴格認真對待每一個文字，如實反映情況，使統(tǒng)計數(shù)字準確，符合客觀事實。對檔案的收進、移出、保管、利用情況，本公司的檔案及檔案工作情況定期調(diào)查，及時進行統(tǒng)計分析，按照相關(guān)規(guī)定，定期向檔案業(yè)務(wù)部門報送檔案工作情況統(tǒng)計表。檔案統(tǒng)計工作遵循國家統(tǒng)計工作要求，執(zhí)行《中華人民共和國統(tǒng)計法》，用科學(xué)的標準和方法使統(tǒng)計工作科學(xué)化。6.8檔案管理系統(tǒng)操作制度為了加強和規(guī)范祥光集團檔案管理系統(tǒng)操作維護，確保檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定安全運行，結(jié)合祥光集團檔案管理實際情況和檔案管理系統(tǒng)建設(shè)特點，特制訂本制度。祥光集團檔案管理人員、專兼職檔案管理員負責(zé)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用操作，包括數(shù)據(jù)收集、整理、錄入、掛接電子文件、歸檔、保管、利用、編研等。設(shè)專人負責(zé)檔案系統(tǒng)賦權(quán)審批操作，包括檔案數(shù)據(jù)的借閱、預(yù)約、以及電子文件瀏覽、下載、打印等權(quán)限申請的審批。檔案系統(tǒng)管理員與信息部門人員負責(zé)檔案管理系統(tǒng)維護工作，包括機構(gòu)權(quán)限設(shè)置、檔案類型、各種報表維護、服務(wù)器維護、數(shù)據(jù)庫維護、系統(tǒng)備份維護等。對于超權(quán)限查閱、利用檔案人員，嚴格按照賦權(quán)審批流程執(zhí)行，逐級審批同意后方可利用檔案。嚴格按照檔案管理系統(tǒng)著錄項規(guī)范進行數(shù)據(jù)錄入，如序號、頁數(shù)、成文日期、責(zé)任者等，不得隨意刪除、修改檔案目錄、電子文件，如誤刪除，請及時聯(lián)系系統(tǒng)管理員進行數(shù)據(jù)恢復(fù)。任何人未經(jīng)許可都不得進入檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進行操作，實施維護時不準擅自修改檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、檔案類型、錄入界面等，如需修改，必須得到檔案部門領(lǐng)導(dǎo)確認，其他操作人員一律不準在實施數(shù)據(jù)庫操作及修改檔案數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)操作。平時做好檔案系統(tǒng)密碼保密工作。7罰則7.1祥光集團各事業(yè)部、職能部室及個人都不得將公司檔案據(jù)為己有，有下列行為之一的，財務(wù)部取消報銷手續(xù)，并且據(jù)情節(jié)輕重，予以扣除責(zé)任人績效考核。7.1.1上報公司內(nèi)部或外部獲獎的生產(chǎn)工藝和設(shè)備技改項目，各項科研成果鑒定、專利申請等，沒有按時上交文件材料歸檔的；財務(wù)部取消報銷手續(xù)，待檔案室確認文件材料歸檔后，財務(wù)部在執(zhí)行報銷手續(xù)并扣除責(zé)任人3分績效考核。7.1.2外出考察、參加技術(shù)培訓(xùn)，沒有按時上交考察報告和培訓(xùn)技術(shù)資料的，第一次予以警告，第二次扣除責(zé)任人1分績效考核。7.1.3建設(shè)合同、技術(shù)協(xié)議、設(shè)備合同等，沒有按合同約定交付相應(yīng)技術(shù)文件，沒有檔案管理員確認簽字，財務(wù)部將不辦理付款手續(xù)。7.1.4專兼職檔案管理員發(fā)現(xiàn)某事業(yè)部、職能部室或個人有未按時歸檔文件材料，第一次給予警告，第二次扣除責(zé)任人1分績效考核。7.2如有下列行為之一，予以扣除責(zé)任人的績效考核成績，并據(jù)情節(jié)輕重，給予50-5000元扣薪處理，嚴重者調(diào)離工作崗位或予以辭退，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任。7.2.1將檔案文件據(jù)為己有，沒有按時歸檔，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予扣除100元罰款，并扣除年度績效考核1分處理。7.2.2在借閱檔案室，拒絕按時歸還并不辦理續(xù)借手續(xù)，或出現(xiàn)損壞、剪切、、勾畫、涂改等情形；給予扣除50員罰款處理。7.2.3對檔案借閱期限超過的每卷（本、件）按2元/天罰款；丟失非保密檔案的按原價賠償，丟失保密級檔案的據(jù)情節(jié)輕重給予降級（薪）、辭退處分。7.2.4故意或過失泄露公司秘密，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的，給予辭退處分，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。7.2.5利用工作之便不經(jīng)批準翻閱、記錄、披露公司秘密的，給予2000元罰款處分，據(jù)情節(jié)輕重，給予辭退處分。7.2.6利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定的，給予辭退處分，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。7.2.7檔案管理人員違反檔案借閱制度擅自借出檔案的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)給予批評警告外，每次罰款100元，未及時上報歸檔或管理不善的和涂改、偽造檔案的，給予降級（薪）處分，丟失或擅自銷毀檔案的給予調(diào)離工作崗位處分，并據(jù)情節(jié)輕重，給予辭退處分，若構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范1總則1.1為了規(guī)范山東祥光集團有限公司檔案的分類和整理，健全和完善公司的檔案信息工作，特制定本規(guī)則。1.2檔案管理員在進行檔案組卷時，應(yīng)該按照本規(guī)則進行檔案的整理、分類和編目。1.3本規(guī)則所規(guī)定的科技檔案（產(chǎn)品生產(chǎn)類、科研開發(fā)類、項目建設(shè)類和設(shè)備儀器類）二級類目和三級類目還有待完善，各事業(yè)部和各部門可以根據(jù)本部門實際情況進行添加，由兼職檔案管理員提前報祥光集團檔案室備案。1.4公司全體員工都應(yīng)按照檔案管理業(yè)務(wù)流程，做好檔案管理的各項工作。2范圍2.1本規(guī)則規(guī)定了檔案整理的基本要求和各類檔案的分類原則、分類方法、文件歸檔范圍、密級和保存期限。2.2檔案管理業(yè)務(wù)流程包含檔案的收集、整理、立卷、保管、利用、保密、鑒定銷毀和統(tǒng)計各個環(huán)節(jié)。2.3本規(guī)則適用于山東祥光集團有限公司（以下簡稱祥光集團）所有檔案的分類和管理。3檔案保管期限的劃分3.1確定檔案保管期限的原則：確定檔案的保存價值，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用，根據(jù)公司需要，全面確定檔案保存價值，準確地制定檔案的保管期限。3.2檔案（除會計業(yè)務(wù)檔案）的保管期限指檔案的保存時間，劃分為永久、定期兩種。3.2.1永久，無限期盡可能長遠地保存。主要是指反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，對公司建設(shè)和發(fā)展有長遠利用價值的檔案。主要包括反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對于國家建設(shè)和歷史研究有長遠價值的檔案；3.2.2定期，一般是指檔案須保存十年和三十年兩種。主要是指反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司的建設(shè)和發(fā)展有查考利用價值的文件材料。3.2.2.1凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為三十年保管。3.2.2.2凡是在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的文件材料，列為十年保管3.3會計檔案保管期限劃分為永久和定期，定期分為3年、5年、10年、15年、25年5種。4檔案密級的劃分公司檔案的密級從高到低可分為“絕密”、“機密”、“秘密”、“內(nèi)部”和“公開”五級，其中“絕密”、“機密”、“秘密”屬于公司秘密，是公司保密級檔案。4.1絕密，保密內(nèi)容的核心部分。主要是指公司重大決策中的秘密事項，尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策等直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料，一旦泄密會使公司利益遭受特別嚴重的損害。4.2機密，保密內(nèi)容的重要部分。主要是指公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、財務(wù)預(yù)決算報告、財務(wù)報表、統(tǒng)計報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況等，一旦泄密會使公司利益遭受嚴重的損害。4.3秘密，保密內(nèi)容的一部分。主要是指人事檔案、合同、協(xié)議、工程設(shè)計圖紙、工資性收入及尚未進入市場或公開的信息等，一旦泄密會使公司利益遭受較大的損害。4.4內(nèi)部，沒有公布于社會，只限于內(nèi)部有關(guān)人員使用。主要是指設(shè)備操作手冊等供員工學(xué)習(xí)和操作的各種技術(shù)資料，一旦泄密會使公司利益遭受一般損害。4.5公開，主要是指公司獲得的各項證件、榮譽、獎?wù)碌?，公開有助于公司利益。5文件材料的整理規(guī)范5.1歸檔文件的基本要求5.1.1各類文件按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集，并根據(jù)文件材料的有機聯(lián)系進行組卷。5.1.2歸檔的文件應(yīng)責(zé)任簽署完畢，并完整、準確地反映本單位各項管理活動。5.1.3文件材料質(zhì)地良好，字跡清晰、耐久。5.1.4需永久、長期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書寫材料（紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等）書寫、繪制。5.1.5如果有聲像材料，應(yīng)附文字說明，對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。5.2文件材料的鑒別5.2.1鑒別文件的完整、準確情況。對缺漏的文件進行收集補充，對內(nèi)容不準確的文件進行更正。5.2.2鑒別文件材料保存價值，剔除無保存價值的文件，劃定應(yīng)歸檔文件的保管期限。5.2.3鑒別文件材料的真?zhèn)巍w檔的文件材料必須是原件，并且對未按規(guī)定履行責(zé)任簽署的文件補辦簽批手續(xù)。5.3組卷5.3.1組卷原則遵循文件材料形成的規(guī)律與特點，保持文件材料的有機聯(lián)系，便于保管和利用。5.3.2組卷按照實體公司、年度、車間或類別分開，固定于一個二級類目和三級類目中。5.4卷內(nèi)文件的排列5.4.1同一案卷內(nèi)的文件材料，一般按其所反映問題的重要程度結(jié)合時間順序排列。5.4.2同一責(zé)任者、同一問題的文件材料，按其形成時間順序排列。5.4.3同一問題、幾個責(zé)任者的文件材料，按其責(zé)任者的隸屬關(guān)系或習(xí)慣順序排列。5.4.4幾個相關(guān)問題、幾個責(zé)任者的文件材料，按問題的重要程度再按其責(zé)任者的隸屬關(guān)系或習(xí)慣排列。5.4.5密不可分的文件材料應(yīng)當(dāng)排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后；印件在前，定稿在后；復(fù)制件在前，原件在后；非訴訟案件的結(jié)論、決定性文件材料在前，依據(jù)性文件在后。5.4.6同一案卷內(nèi)文件材料的保管期限應(yīng)當(dāng)相同。5.5卷內(nèi)文件的修整5.5.1文件材料的標準規(guī)格統(tǒng)一為A4尺寸，即210mm×297mm。5.5.2對大于標準幅面尺寸（A4）的文件材料，向內(nèi)折疊成標準幅面。圖紙按GB10609.3-89《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》折疊。5.5.3對規(guī)格小，不易裝訂的文件材料，應(yīng)當(dāng)平行或階梯式托裱在標準幅面白紙上，并按自左至右、自上而下的順序在被托裱文件材料的右下角自“1”起編寫固定號，托裱紙底部加注“此頁共X張”標記。5.5.4對裝訂可能出現(xiàn)壓字現(xiàn)象的文件材料，應(yīng)當(dāng)逐頁在其裝訂位置托裱裝訂邊條。5.5.5修補、托裱破損的文件材料。5.6案卷的裝訂5.6.1選用線繩或不銹蝕的材料做裝訂材料。5.6.2拆除案卷內(nèi)文件材料上易銹蝕的金屬物。5.6.3用線裝訂案卷，采用三孔一線裝訂法，使文件材料下齊、右齊，裝訂位置在文件材料左側(cè)中部，距左端12mm，裝訂長度160mm，結(jié)頭系在案卷后面。5.6.4案卷可采取裝訂和不裝訂兩種形式。5.6.5整理好的案卷采用祥光集團檔案室統(tǒng)一的檔案盒，將每件文件順序排列在卷盒內(nèi)。5.6.6硬皮精裝中、外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式，不需要重新裝訂，也不需裝入卷盒。5.6.7尺寸為420×297mm（A3）裝訂成冊的硬皮精裝文件（一般為圖紙），可以保持原來的案卷，不入卷盒。5.7案卷編目5.7.1編號5.7.1.1同一案卷內(nèi)可存放多件文件，編寫頁號時每件文件都應(yīng)單獨編寫頁號。印刷成冊的文件，不必重新編寫頁號。5.7.1.2每件文件中有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號。當(dāng)文件超過20頁時，應(yīng)編制目次。5.7.1.3以件為單位，在文件首頁右上方空白位置加蓋檔號章。檔號章的尺寸和內(nèi)容嚴格按照DB37/T181-93《工業(yè)企業(yè)檔案案卷格式》執(zhí)行。5.7.1.4頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標題欄外右上方。5.7.1.5圖紙單獨立卷時不必編寫頁碼，按圖號順序排列存放。5.7.1.6兩張以上小幅面文件材料托裱在同一張紙上，按一頁編寫頁號。5.7.1.7案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表不編頁號。5.7.2填寫卷內(nèi)文件目錄5.7.2.1卷內(nèi)文件目錄的尺寸和內(nèi)容要求，嚴格按照DB37/T181-93山東省地方標準工業(yè)企業(yè)檔案案卷格式的要求。5.7.2.2卷內(nèi)文件目錄填寫要求：序號，以卷內(nèi)文件材料排列的先后順序填寫。文件編號，應(yīng)填寫文件文號或圖樣的圖號，或設(shè)備、項目代號。責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者。文件題名，應(yīng)填寫文件標題全稱，并且將英文譯成中文。自擬標題的外加“[]”號。日期，應(yīng)填寫文件形成日期，填寫時可省略“年”、“月”、“日”字樣，在表示年、月、日的數(shù)字右下角加“·”號。頁數(shù)，應(yīng)填寫每份文件的總頁數(shù)，為封面、扉頁和正文頁數(shù)之和。備注，需要時填寫。5.7.2.3一個子項、一個專業(yè)的圖紙單獨立卷且一個卷盒可以容納時，圖紙目錄可以代替卷內(nèi)目錄，不必再填寫卷內(nèi)目錄。如果需要多個卷盒才能容納時，必須填寫卷內(nèi)目錄，每個圖號均要在卷內(nèi)目錄內(nèi)作為一個文件按圖號順序登記。5.7.2.4當(dāng)一個圖號下有多張圖紙時（材料表、設(shè)備表、清單之類），可用不銹鋼訂書釘裝訂，作為一個文件編目，而且按圖號順序編目存放。5.7.2.5圖紙和文件可以混合立卷。編制卷內(nèi)目錄盡量成冊文件在前，圖紙在后，每個圖號都要作為一個文件編目。5.7.2.6卷內(nèi)文件目錄排列在文件材料首頁之前。5.7.3填寫卷內(nèi)備考表5.7.3.1卷內(nèi)備考表的尺寸和內(nèi)容要求，嚴格按照DB37/T181-93山東省地方標準工業(yè)企業(yè)檔案案卷格式的要求。5.7.3.2卷內(nèi)備考表填寫要求：卷內(nèi)備考首先表要表明卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)、不同載體文件的數(shù)量。示例：文件材料20件，100頁，照片10張，附圖1張說明，填寫卷內(nèi)文件材料的件數(shù)和頁數(shù)以及在組卷或案卷使用過程中需要說明的問題（卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀）。案卷歸檔后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題，有檔案管理人員填寫并簽名、標注時間。立卷人，由立卷人簽名。檢查人，由案卷質(zhì)量審核人簽名。立卷時間，填寫立卷完成日期。5.7.3.2卷內(nèi)備考表排列在文件材料尾頁之后。5.7.4填寫案卷封面和脊背5.7.4.1祥光集團各公司、職能部室均在檔案室領(lǐng)取統(tǒng)一規(guī)格的檔案盒用于文件材料的立卷。5.7.4.2案卷外封面主要內(nèi)容如下：案卷題名，應(yīng)簡明、標準揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。主要包括項目名稱、代字、代號和結(jié)構(gòu)、部件、階段的代號和名稱等；項目名稱應(yīng)與批準的原立項、設(shè)計（包括代號）相符；歸檔外文資料的題名應(yīng)譯成中文；立卷單位，應(yīng)填寫文件組卷部門或項目負責(zé)部門；編制日期，應(yīng)填寫卷內(nèi)文件形成的起止日期；保管期限，由檔案室按照相關(guān)規(guī)定加蓋保管期限章；密級，由檔案室按照相關(guān)規(guī)定加蓋密級章；檔號，由檔案室填寫。5.7.4.3案卷脊背填寫檔號和案卷題名。檔號由左至右橫排填寫，案卷題名從左至右豎寫，首行空兩個字。6全宗及公司編號規(guī)則6.1全宗設(shè)置6.1.1全宗是指一個獨立機關(guān)、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機整體。目前我公司分為001-新鳳祥、002-鳳祥股份、003-祥光集團三個全宗6.1.2全宗編號方法：目前我公司有新鳳祥、鳳祥股份、祥光集團三個全宗，如需增加全宗只需要按照流水號在檔案系統(tǒng)中進行添加即可，如004、0056.2公司代碼6.2.1每個全宗下屬公司對應(yīng)不同的公司編號，以三位阿拉伯?dāng)?shù)字代表，如003代表祥光銅業(yè)，002代表祥光集團，在檔案系統(tǒng)代碼庫中可以查看各公司代碼。6.2.2公司名稱變化公司代碼不變6.2.3新設(shè)立的公司代碼按數(shù)字流水號排在當(dāng)前所有公司最后。如，當(dāng)前最后一個公司代碼為055，那么新設(shè)立的公司代碼就是056.6.2.4撤銷的公司，原有公司代碼仍然保留。7檔案分類編號規(guī)則7.1分類原則以山東祥光集團有限公司全部檔案為對象，依據(jù)公司管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。7.2公司代碼設(shè)置山東祥光集團有限公司由多個實體公司構(gòu)成，每一個實體公司作為一個公司代碼，每個公司代碼用阿拉伯?dāng)?shù)字來表示。立檔單位編號依據(jù)“公司代碼編號規(guī)則”編制。7.3一級類目的設(shè)置設(shè)置十四個一級類目，即黨群管理類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、會計業(yè)務(wù)類、職工管理類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、科研開發(fā)類、項目建設(shè)類、設(shè)備儀器類、合同檔案、實物檔案、特殊載體檔案和權(quán)證檔案。一級類目代號一級類目名稱一級類目代號一級類目名稱0黨群管理7科研開發(fā)1行政管理8項目建設(shè)2經(jīng)營管理9設(shè)備儀器3生產(chǎn)管理10合同檔案4會計業(yè)務(wù)11特殊載體檔案5職工管理12實物檔案6產(chǎn)品生產(chǎn)13權(quán)證檔案7.4文書檔案分類編號細則文書檔案包括黨群管理、行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理四大類檔案。7.4.1類目設(shè)置文書檔案按年度設(shè)二級類目，按保管期限設(shè)置三級類目。7.4.2編號的結(jié)構(gòu)形式文書檔案的編號結(jié)構(gòu)形式采用四段制，由左至右排列。均采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，各段之間用“·”隔開，最后用“-”隔開表示案卷流水號。第一段為公司代碼（立檔單位代號）。第二段為一級類目代號，黨群管理檔案用“0”表示，行政管理用“1”表示，經(jīng)營管理用“2”表示，生產(chǎn)管理用“3”表示。第三段為二級類目（年度）代號，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第四段為三級類目（永久期限）代號，用1、2、3分別表示永久、三十年、十年。7.4.3文書檔案分類編號結(jié)構(gòu)形式示例：XXX·X·XXXX·X–XXXX│││││││││└───案卷順序號│││└───────保管期限代號（1、2、3）││└────────────年度代號│└────────────────文書檔案代號（0、1、2、3）└──────────────────────公司代碼（立檔單位代號）7.5會計業(yè)務(wù)檔案分類編號細則7.5.1類目設(shè)置會計業(yè)務(wù)檔案按照文件形式（名稱）設(shè)置類目，根據(jù)《冶金檔案分類編號規(guī)則》設(shè)置四個二級類目（見類目代號表），結(jié)合山東祥光集團有限公司財務(wù)檔案的有關(guān)情況，設(shè)置了三級類目。7.5.2編號的結(jié)構(gòu)形式會計業(yè)務(wù)檔案的編號結(jié)構(gòu)形式采用四段制，由左至右排列。均采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，各段之間用“·”隔開，最后用“-”隔開表示案卷流水號。第一段為公司代碼（立檔單位代號）。第二段為一級類目（會計業(yè)務(wù)檔案）代號，“4”表示。第三段為二級類目代號，用01-04表示。第四段為三級類目（年度）代號，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。7.5.3會計業(yè)務(wù)檔案分類編號結(jié)構(gòu)形式示例：XXX·4·XX·XXXX–XXXX│││││││││└───案卷順序號│││└───────年度代號││└───────────二級類目代號│└───────────────會計業(yè)務(wù)檔案代號└─────────────────────公司代碼（立檔單位代號）7.5.4會計業(yè)務(wù)檔案類目代號表一級類目二級類目類號類目名稱類號類目名稱4會計業(yè)務(wù)檔案01會計憑證02會計帳簿03財務(wù)報告04其他7.6職工管理檔案分類編號細則7.6.1類目設(shè)置職工管理檔案設(shè)置四個二級類目（詳見二級類目代號表），然后按照員工編碼設(shè)置案卷，一位員工一個案卷。7.6.2編號的結(jié)構(gòu)形式職工管理檔案的編號結(jié)構(gòu)形式采用四段制，由左至右排列。均采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，各段之間用“·”隔開，最后用“-”隔開表示案卷流水號。第一段為公司代碼（立檔單位代號）。第二段為一級類目（職工管理檔案）代號，用“5”表示。第三段為二級類目代號，用01-04表示。第四段為案卷順序（員工編碼）代號，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。7.6.3職工管理檔案分類編號結(jié)構(gòu)形式示例：X·5·XX–XXXX│││││││└───案卷順序號││└──────────二級類目代號（01-04）│└─────────────職工管理檔案代號└─────────────────公司代碼（立檔單位代號）7.6.4職工管理類檔案類目代號表一級類目二級類目類號類目名稱類號類目名稱5職工管理檔案01在職02離退休03離職04死亡7.7產(chǎn)品生產(chǎn)檔案分類編號細則7.7.1類目設(shè)置產(chǎn)品檔案采用產(chǎn)品種類設(shè)置類目，產(chǎn)品檔案設(shè)置**個二級類目（見類目代號表）。按照產(chǎn)品名稱設(shè)置案卷，原則上一個產(chǎn)品組成一卷，一卷組裝不下，可裝多卷。7.7.2編號的結(jié)構(gòu)形式產(chǎn)品生產(chǎn)檔案的編號結(jié)構(gòu)形式采用三段制，由左至右排列。均采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，各段之間用“·”隔開，最后用“-”隔開表示案卷流水號。第一段為公司代碼（立檔單位代號）。第二段為一級類目（產(chǎn)品生產(chǎn)檔案）代號，用“6”表示。第三段為二級類目（產(chǎn)品種類）代號，用二位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。7.7.3產(chǎn)品生產(chǎn)檔案分類編號結(jié)構(gòu)形式示例：XXX·6·XX–XXXX│││││││└───案卷順序號││└───────────二級類目產(chǎn)品種類代號│└───────────────產(chǎn)品生產(chǎn)檔案代號└──────────────────────公司代碼（立檔單位代號）7.7.4產(chǎn)品生產(chǎn)類檔案類目代號表（根據(jù)產(chǎn)品種類的增加添加編號）一級類目二級類目類號類目名稱類號類目名稱6產(chǎn)品生產(chǎn)檔案01礦產(chǎn)品02冶煉產(chǎn)品03冶煉副產(chǎn)品……7.8科研開發(fā)檔案分類編號細則7.8.1類目設(shè)置科研開發(fā)檔案采用科研課題專業(yè)和名稱設(shè)置類目，科研開發(fā)檔案設(shè)置**個二級類目（見類目代號表）。按照課題名稱設(shè)置案卷，原則上一個研究課題組成一卷，一卷組裝不下，可裝多卷。7.8.2編號的結(jié)構(gòu)形式科研開發(fā)檔案的編號結(jié)構(gòu)形式采用四段制，由左至右排列。均采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，各段之間用“·”隔開，最后用“-”隔開表示案卷流水號。第一段為公司代碼（立檔單位代號）。第二段為一級類目（科研開發(fā)檔案）代號，用“7”表示。第三段為二級類目（課題專業(yè)）代號，用二位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。7.8.3科研開發(fā)檔案分類編號結(jié)構(gòu)形式示例：XXX·7·XX–XXXX│││││││└───案卷順序號││└──────────二級類目課題專業(yè)代號│└─────────────科研開發(fā)檔案代號└───────────────────公司代碼（立檔單位代號）7.8.4科研開發(fā)檔案類目代號表一級類目二級類目類號類目名稱類號類目名稱7科研開發(fā)檔案01基礎(chǔ)理論02冶煉技術(shù)03設(shè)備儀器研制04腐蝕與保護05安全技術(shù)06電子計算機應(yīng)用與自動化07能源開發(fā)與節(jié)能技術(shù)……7.9項目建設(shè)檔案分類編號細則7.9.1類目設(shè)置項目建設(shè)檔案按工程項目-項目工期設(shè)置類目，按二級類目組織案卷。7.9.2編號的結(jié)構(gòu)形式項目建設(shè)檔案的編號結(jié)構(gòu)形式采用四段制，由左至右排列。均采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，各段之間用“·”隔開，最后用“-”隔開表示案卷流水號。第一段為公司代碼（立檔單位代號）。第二段為一級類目（項目建設(shè)檔案）代號，用“8”表示。第三段為二級類目（項目工期）代號，用二位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。用01、02、03分別表示一期、二期、三期等。第四段為三級類目（項目類別）代號，用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。詳見類目代號表。7.9.3項目建設(shè)檔案分類編號結(jié)構(gòu)形式示例：XXX·8·XX·XXX–XXXX│││││││││└───案卷順序號│││└───────三級類目項目類別代號││└───────────二級類目項目工期代號│└──────────────項目建設(shè)檔案代號└────────────────────公司代碼（立檔單位代號）7.9.4項目建設(shè)檔案類目代號表一級類目二級類目三級類目類號類目名稱類號類目名稱類號類目名稱8項目建設(shè)檔案01一期101總體部分02二期102冶煉工程103電解工程104制氧工程105硫酸工程106公用工程107多金屬回收工程108中間物料工程109選礦工程110銅材加工工程111電力工程112礦業(yè)工程7.10設(shè)備儀器檔案分類編號細則7.10.1類目設(shè)置設(shè)備儀器檔案按設(shè)備專業(yè)-設(shè)備名稱設(shè)置類目，設(shè)備儀器檔案設(shè)置十六個二級類目（見二級類目表），按設(shè)備名稱組織案卷，原則上一個研究課題組成一卷，一卷組裝不下，可裝多卷。7.10.2編號的結(jié)構(gòu)形式設(shè)備儀器檔案的編號結(jié)構(gòu)形式采用四段制，由左至右排列。均采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，各段之間用“·”隔開，最后用“-”隔開表示案卷流水號。第一段為公司代碼（立檔單位代號）。第二段為一級類目（設(shè)備儀器）代號，用“9”表示。第三段為二級類目（設(shè)備專業(yè)）代號，用01-16二位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。7.10.3設(shè)備儀器檔案分類編號結(jié)構(gòu)形式示例：XXX·9·XX–XXXX│││││││└──案卷順序號││└────────二級類目設(shè)備專業(yè)代號│└───────────設(shè)備儀器檔案代號└─────────────────公司代碼（立檔單位代號）7.10.4設(shè)備儀器檔案類目代號表一級類目二級類目類號類目名稱類號類目名稱9設(shè)備儀器檔案01總圖專業(yè)02土建專業(yè)03給排水專業(yè)04電力專業(yè)05暖通專業(yè)06儀表專業(yè)07熱工專業(yè)08冶煉專業(yè)09冶金爐專業(yè)10收塵專業(yè)11化工專業(yè)12選礦專業(yè)13機修專業(yè)14電信專業(yè)15化驗專業(yè)16制冷專業(yè)17機械專業(yè)25其他專業(yè)7.11合同管理檔案分類編號細則7.11.1類目設(shè)置合同管理檔案按照類別和年度設(shè)置類目，合同管理檔案設(shè)置五個二級類目（見二級類目表），按合同類別組織案卷。7.11.2編號的結(jié)構(gòu)形式合同管理檔案的編號結(jié)構(gòu)形式采用四段制，由左至右排列。均采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，各段之間用“·”隔開，最后用“-”隔開表示案卷流水號。第一段為公司代碼（立檔單位代號）。第二段為一級類目（合同管理檔案）代號，用“10”表示。第三段為二級類目（合同類別）代號，用01-05二位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第四段為三級類目（年度）代號，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。7.11.3合同管理檔案分類編號結(jié)構(gòu)形式示例：XXX·10·XX·XXXX–XXXX│││││││││└───案卷順序號│││└────────三級類目年度代號││└────────────二級類目合同類別代號│└────────────────合同管理檔案代號└──────────────────────公司代碼（立檔單位代號）7.11.4合同管理檔案類目代號表一級類目二級類目類號類目名稱類號類目名稱10合同管理檔案01設(shè)計咨詢合同02設(shè)備采購安裝合同03建安施工合同04其他物品采購合同05銷售合同06其他合同（土地轉(zhuǎn)讓協(xié)議、融資、擔(dān)保類合同）7.12特殊載體檔案分類編號細則7.12.1類目設(shè)置特殊載體檔案按照載體類型和年度設(shè)置類目，特殊載體檔案設(shè)置四個二級類目（見二級類目表），按載體類型組織案卷。7.12.2編號的結(jié)構(gòu)形式特殊載體檔案的編號結(jié)構(gòu)形式采用四段制，由左至右排列。均采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，各段之間用“·”隔開，最后用“-”隔開表示案卷流水號。第一段為公司代碼（立檔單位代號）。第二段為一級類目（特殊檔案）代號，用“11”表示。第三段為二級類目（載體類型）代號，用01-04二位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第四段為三級類目（年度）代號，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。7.12.3特殊載體檔案分類編號結(jié)構(gòu)形式示例：XXX·11·XX·XXXX–XXXX│││││││││└───案卷順序號│││└────────三級類目年度代號││└────────────二級類目載體類型代號│└────────────────特殊載體檔案代號└──────────────────────公司代碼（立檔單位代號）7.12.4特殊載體檔案類目代號表一級類目二級類目類號類目名稱類號類目名稱11特殊載體檔案01照片02錄音03錄像04軟件05數(shù)據(jù)資料7.13實物檔案分類編號細則7.13.1類目設(shè)置實物檔案按照類型和年度設(shè)置類目，實物檔案設(shè)置七個二級類目（見二級類目表），按實物類型組織案卷。7.13.2編號的結(jié)構(gòu)形式實物檔案的編號結(jié)構(gòu)形式采用四段制，由左至右排列。均采用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，各段之間用“·”隔開，最后用“-”隔開表示案卷流水號。第一段為公司代碼（立檔單位代號）。第二段為一級類目（特殊檔案）代號，用“12”表示。第三段為二級類目（實物類型）代號，用01-07二位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第四段為三級類目（年度）代號，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。7.13.3實物檔案分類編號結(jié)構(gòu)形式示例：XXX·12·XX·XXXX–XXXX│││││││││└───案卷順序號│││└───────三級類目年度代號││└───────────二級類目實物類型代號│└───────────────實物檔案代號└─────────────────────公司代碼（立檔單位代號）7.13.4實物檔案類目代號表一級類目二級類目類號類目名稱類號類目名稱12實物檔案01獎狀、獎牌、榮譽證書02獎杯03錦旗04禮品、紀念品05字畫06其他077.14權(quán)證檔案分類編號細則7.14.1權(quán)證檔案直接按照公司代碼設(shè)置案卷，不再設(shè)置二級類目和三級類目。7.14.2權(quán)證檔案分類編號結(jié)構(gòu)形式示例：XXX·13·–XXXX│││││└───案卷順序號│└────────權(quán)證檔案代號└─────────────公司代碼（立檔單位代號）附錄1公司代碼編號表序號公司名稱公司代碼序號公司名稱公司代碼01山東祥光集團有限公司00217聊城盛富企業(yè)管理有限公司05602陽谷祥光銅業(yè)有限公司00318香港鴻潤國際控股有限公司05703山東陽谷吉祥貴金屬有限公司00419盛富國際發(fā)展有限公司06004山東祥光再生資源有限公司00520YORKEYFAITHLIMITED06105山東祥光集團青島有色金屬有限公司00621FortuneCityInternationalLimited06206上海鑫光金屬有限公司00722GMInternationalInvestmentLimited06307山東祥瑞銅材有限公司00823GMK(UK)LTD06408陽谷森泉板業(yè)有限公司00924CanadaXiangguangMiningLtd06509陽谷祥光熱電有限公司01025AustraliaXiangguangMiningPtyLtd06610陽谷森泉熱電有限公司01126CentralAsiaXiangguangMining06711陽谷縣第二污水處理廠01227CongoXiangguangMiningSprl06812陽谷宏祥投資有限公司01828XiangguangMiningZambiaLimited06913陽谷華宇經(jīng)貿(mào)有限公司01929青島祥光物流有限公司07314山東祥宇有色金屬貿(mào)易有限公司02030上海祥光金屬貿(mào)易有限公司07415香港祥光國際控股有限公司04131上海祥光國際貿(mào)易有限公司07516祥光礦業(yè)股份有限公司042附錄2文件材料歸檔范圍及保管期限表一級類目名稱及代號基本范圍保管期限0黨群管理01黨務(wù)工作1黨員代表大會、黨委（黨支部）會議及其他有關(guān)會議1.1會議通知、報告、換屆選舉結(jié)果、決議、通報、紀要等永久1.2發(fā)言、簡報、小組會議紀要10年2黨務(wù)綜合性工作2.1工作計劃、總結(jié)、重要專項活動工作報告，重要的調(diào)研材料、黨務(wù)工作大事記永久2.2情況反映、工作簡報及一般材料10年3上級機關(guān)關(guān)于黨務(wù)工作的文件3.1針對本企業(yè)重大問題的指示、批示文件永久3.2對企業(yè)一般性、普發(fā)性的文件10年4對下屬單位關(guān)于黨務(wù)工作請示的批復(fù)30年5各項規(guī)章制度、管理辦法與條例等30年02組織工作1黨員干部考察、考核、任免、政審決定等永久2入黨、轉(zhuǎn)正、退黨、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等決定及黨員名冊永久3黨委（總支、支部）組織工作的規(guī)章制度永久4黨群機構(gòu)設(shè)置、調(diào)整、人員編制等方面的決定及通知永久5黨費收支與黨組織關(guān)系介紹信及存根30年6黨員學(xué)習(xí)教育等活動形成的文件6.1重要的永久6.2一般的10年7黨員統(tǒng)計年報、計劃總結(jié)、組織發(fā)展計劃永久03宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作1企業(yè)宣傳統(tǒng)戰(zhàn)工作報告、會議紀要、調(diào)研、計劃、總結(jié)材料、各民主黨派人員名單登記、活動記錄1.1重要的永久1.2一般的30年2單位編輯的出版物樣本與定稿2.1重要的永久2.2一般的30年3反映本企業(yè)活動的報刊、廣播稿30年4企業(yè)文件建設(shè)方面的文件（包括社會公益事業(yè)、慈善事業(yè)的參與、投入的記錄；賑災(zāi)、扶貧、獻血、擁軍優(yōu)屬、精神文明建設(shè)方面的文件）4.1重要的30年4.2一般的10年04紀檢與監(jiān)察工作1紀檢與監(jiān)察工作的規(guī)定、決定、通報、通知、會議記錄、紀要、計劃、總結(jié)、請示報告及上級批復(fù)永久2違紀案件調(diào)查處理材料2.1重大案件的立案報告、調(diào)查依據(jù)、審查結(jié)論、處理意見等材料永久2.2一般案件的調(diào)查處理材料30年3紀檢與監(jiān)察工作統(tǒng)計報表30年05工會工作5.1工會工作規(guī)劃、總結(jié)、規(guī)章制度、決定、通知、會議記錄30年5.2職工代表大會及有關(guān)會議文件5.2.1會議通知、報告、換屆選舉結(jié)果、決議、通報、紀要等永久5.2.2發(fā)言、簡報、小組會議記錄等10年5.3工會會員名冊永久5.4民主管理、勞動競賽、表彰先進、勞保福利、職工維權(quán)方面的文件30年5.5女工工作、文體活動等方面的文件、計劃生育5.5.1重要的30年5.5.2一般的10年5.6工會會費與財務(wù)管理材料30年5.7工作統(tǒng)計報表5.7.1重要的30年5.7.2一般的10年06共青團工作6.1共青團工作規(guī)劃、總結(jié)30年6.2團代會、團委（常委、擴大）會會議文件6.2.1會議通知、報告、換屆選舉結(jié)果、決議、通報、紀要等永久6.2.2發(fā)言、簡報、小組會議記錄等10年6.3團員及團組織管理方面的決定、通知、批復(fù)30年6.4團費收據(jù)與團組織關(guān)系介紹信及存根30年6.5共青團工作統(tǒng)計報表6.5.1重要的30年6.5.2一般的10年07民間團體工作7.1專業(yè)學(xué)會、協(xié)會、群眾團體活動方面的文件7.1.1重要的30年7.1.2一般的10年1行政管理01行政事務(wù)1.1上級機關(guān)頒發(fā)的本企業(yè)應(yīng)執(zhí)行的有關(guān)文件1.2上級領(lǐng)導(dǎo)視察本企業(yè)的題詞、指示、講話材料30年1.2.1重要的永久1.2.2一般的10年1.3行政工作計劃、總結(jié)等永久1.4經(jīng)理辦公會、行政辦公會會議記錄、紀要、決定等永久1.5企業(yè)制發(fā)的行政決定、通報和簽訂的行政協(xié)議、合同永久1.6工商行政管理方面的材料30年1.7企業(yè)的設(shè)立、關(guān)、停、并、轉(zhuǎn)及更名、雇用與廢止印模等方面的文件永久1.8企業(yè)文秘、機要、保密、信訪、綜合治理等方面的文件1.8.1重要的30年1.8.2一般的10年1.9企業(yè)編史修志方面的文件1.9.1大事記、機構(gòu)沿革等永久1.9.2工作簡報、情況反映、工作信息等30年1.10公司各類規(guī)章制度永久1.11公司印章登記備案02安全保衛(wèi)工作2.1上級機關(guān)頒發(fā)的本企業(yè)應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)文件10年2.2企業(yè)安全保衛(wèi)、民兵工作的計劃、總結(jié)、報告、報表等30年2.3對本企業(yè)及職工在安全保衛(wèi)工作方面的獎懲材料及統(tǒng)計報表30年2.4武裝保衛(wèi)、民兵、預(yù)備役人員名單及有關(guān)機構(gòu)設(shè)置、干部任免文件30年2.5自然災(zāi)害防范、交通管理方面的文件2.5.1重要的30年2.5.2一般的10年2.6重大事故調(diào)查和處理文件永久03法律事務(wù)3.1法律事務(wù)管理與協(xié)調(diào)工作3.1.1法院判決書、調(diào)解書等訴訟和仲裁等文件永久3.1.2一般法律事務(wù)工作文件30年3.2案件、糾紛及公證事務(wù)中結(jié)論性材料永久3.3案件、糾紛及公證事務(wù)中調(diào)查過程形成的文件30年04審計稽查工作4.1上級機關(guān)頒發(fā)的本企業(yè)應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)審計工作文件30年4.2審計意見、審計報告及批復(fù)等永久4.3審計工作會議記錄、紀要、計劃、報告、總結(jié)、調(diào)查材料、辦法、一般的請示與批復(fù)等30年4.4專項審計通知、報告、批復(fù)、評價書（結(jié)論）、調(diào)查與證明等材料4.4.1重要的永久4.4.2一般的30年4.5下級單位報送的審計工作文件10年05勞動人事與人力資源管理5.1上級機關(guān)頒發(fā)的本企業(yè)應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)文件30年5.2企業(yè)制定的勞動人事方面的規(guī)章制度、報告、決定等永久5.3內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置、名稱更改、組織簡則、印信啟用和作廢、人員編制方面的有關(guān)文件永久5.4干部職工的任免與招聘、升降、獎懲、考核、職稱評聘等方面的文件永久5.5人事調(diào)動介紹信及存根、工資轉(zhuǎn)移證等30年5.6老干部、職工離退休、停薪留職、撫恤、剩余人員與復(fù)轉(zhuǎn)退軍人安置等有關(guān)材料永久5.7職工名冊、勞動人事工作計劃、總結(jié)、報表及調(diào)資方案等永久5.8勞動保護、職業(yè)安全衛(wèi)生、計劃生育、保險的方針、政策、規(guī)定、統(tǒng)計報表等永久5.9職工獎勵、處分工作形成的文件、勞動合同管理、勞動工資和社會保險文件、醫(yī)療、工傷保險、住房公積金永久5.10勞資糾紛、仲裁方面的文件永久06教育培訓(xùn)工作6.1上級機關(guān)頒發(fā)的本企業(yè)應(yīng)貫徹執(zhí)行的有關(guān)文件10年6.2企業(yè)教育培訓(xùn)工作的計劃、總結(jié)30年6.3企業(yè)制定教育培訓(xùn)工作規(guī)章制度、請示與批復(fù)、決定等30年6.4企業(yè)教育培訓(xùn)工作統(tǒng)計報表等30年6.5企業(yè)干部職工進修培訓(xùn)名單、合同等30年07外事工作7.1發(fā)表的公告、簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等永久7.2出訪考察、參加國際會議、接待來訪等外事活動、出訪審批文件30年7.3出口審批手續(xù)，執(zhí)行日程安排，考察報告等一般性文件30年02經(jīng)營管理01經(jīng)營決策1.1企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營戰(zhàn)略決策、企業(yè)改革等文件永久1.2轉(zhuǎn)換經(jīng)營機制、各項配套制度改革實施方案、請示與批復(fù)、總結(jié)、報告等永久1.3董事會、監(jiān)事會、股東會構(gòu)成及變更方面的文件永久1.4廠務(wù)公開文件30年1.5廠長（經(jīng)理）責(zé)任制、任期目標等30年1.6股東大會文件1.6.1重要的永久1.6.2一般的10年1.7董事會、股東會會議記錄、紀要、工作報告、聲明、決定、決議、通知、名單、議程、報告、討論通過的文件、公告、總結(jié)等永久1.8