公文文體與用語(yǔ)

企業(yè)公文講座專(zhuān)題三

公文文體和用語(yǔ)

1精選ppt一、公文文體和用語(yǔ)的含義二、公文的表達(dá)方式三、公文運(yùn)用語(yǔ)言的特殊方式四、公文常用的修辭方式五、運(yùn)用公文進(jìn)行書(shū)面溝通的根本原那么主要內(nèi)容2精選ppt一、公文文體和用語(yǔ)的含義〔一〕公文文體文體是文章體裁，即表達(dá)方式。公文以現(xiàn)代漢語(yǔ)的書(shū)面形式〔即白話(huà)文〕作為必須使用的符號(hào)系統(tǒng)。公文文體是兼有議論文、說(shuō)明文、記敘文的一般特點(diǎn),屬于以語(yǔ)體文為原那么的應(yīng)用文體。公文文體通過(guò)特定表達(dá)方式表現(xiàn)。3精選ppt〔二〕公文用語(yǔ)專(zhuān)指用于公務(wù)活動(dòng)，具有公文特色的標(biāo)準(zhǔn)化的語(yǔ)言體系。屬于應(yīng)用語(yǔ)體，或稱(chēng)公文事務(wù)語(yǔ)體。表達(dá)要求在遵循一般寫(xiě)作通那么的根底上，須符合特殊的表達(dá)要求，除準(zhǔn)確、清楚、簡(jiǎn)潔、質(zhì)樸、得體等之外，還必須熟練掌握公文運(yùn)用語(yǔ)言的特殊方式和常用的修辭方式。4精選ppt公文隸屬于事務(wù)語(yǔ)體范疇，要求更加嚴(yán)格、標(biāo)準(zhǔn)。

表現(xiàn)“天氣熱〞可以有不同的表述用語(yǔ)：咳！熱死人啦！〔日常生活領(lǐng)域〕赤日炎炎似火燒?！参膶W(xué)領(lǐng)域〕今年7月21日至31日的平均氣溫到達(dá)36。9℃，為110年中的同期最大值?！部萍碱I(lǐng)域〕最高氣溫：38℃(事務(wù)領(lǐng)域〕

5精選ppt二、公文的表達(dá)方式

主要是綜合運(yùn)用說(shuō)明、表達(dá)和議論；

不同文種各有側(cè)重。6精選ppt〔一〕公文的說(shuō)明1.公文中常用的說(shuō)明方法2.公文中說(shuō)明的特點(diǎn)(1)多與表達(dá)、議論結(jié)合使用;(2)多種說(shuō)明方式結(jié)合使用;〔3)直陳觀(guān)點(diǎn),極為注重說(shuō)明的客觀(guān)性、內(nèi)容的科學(xué)性和語(yǔ)言的準(zhǔn)確性。7精選ppt〔二〕公文的議論1.議論的要素方法2.公文議論的特點(diǎn)(1)夾敘夾議\論說(shuō)結(jié)合;(2)常常簡(jiǎn)化論證過(guò)程，直接用判斷句式說(shuō)明立場(chǎng)、觀(guān)點(diǎn)、主張、意見(jiàn);〔3〕常以正面論證為主。8精選ppt〔三〕公文的表達(dá)1.表達(dá)的種類(lèi)2.表達(dá)的人稱(chēng)3.公文表達(dá)的特點(diǎn)〔1〕概述為主;〔2〕強(qiáng)調(diào)平直順敘，常常省去人稱(chēng);〔3〕常結(jié)合議論方式，就事論理。9精選ppt三、公文運(yùn)用語(yǔ)言的特殊方式

〔一〕公文專(zhuān)用詞語(yǔ)的運(yùn)用公文專(zhuān)用詞語(yǔ)可使公文語(yǔ)言簡(jiǎn)明、格式標(biāo)準(zhǔn)、行文莊重得體。常見(jiàn)的公文專(zhuān)用詞語(yǔ)的種類(lèi)〔二〕介詞短語(yǔ)的運(yùn)用表對(duì)象、范圍；目的；根據(jù)；時(shí)間、處所。10精選ppt〔三〕數(shù)字、圖表的運(yùn)用1.倍數(shù)、番數(shù)：只能用于表數(shù)量的增加；不能表減少。2.數(shù)字增、減的表達(dá)方法。3.確數(shù)〔定數(shù)〕、約數(shù)〔概數(shù)〕的表達(dá)。報(bào)請(qǐng)性公文涉及事項(xiàng)、統(tǒng)計(jì)資料用確數(shù)；在介紹根本情況、作預(yù)計(jì)、估計(jì)時(shí)，那么可用約數(shù)。11精選ppt〔四〕模糊語(yǔ)言的運(yùn)用恰當(dāng)使用模糊語(yǔ)言，能使公文如實(shí)反映客觀(guān)實(shí)際，表達(dá)更得體、委婉、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確?！景咐吭嚤容^下文的不同表達(dá)今年年初，該研究所的專(zhuān)業(yè)人員組成了一個(gè)老中青三結(jié)合的課題攻關(guān)小組。2003年1月6日上午，該研究所的專(zhuān)業(yè)人員成立了一個(gè)由50—65歲的老年技術(shù)人員，35—49歲的中年技術(shù)人員，25——34歲的青年技術(shù)人員組成的課題攻關(guān)小組。12精選ppt〔五〕省略句、非主謂句的運(yùn)用【案例】各級(jí)政府和有關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)豬肉加工和肉制品加工的管理?！渤星笆÷灾髡Z(yǔ)〕確保上市豬肉和肉制品的質(zhì)量，要認(rèn)真貫徹執(zhí)行國(guó)務(wù)院?家畜家禽防疫條例?及其實(shí)施細(xì)那么等法規(guī)規(guī)章，把好生豬及其制品檢疫檢驗(yàn)關(guān)?！景咐俊彩÷灾髡Z(yǔ)，較多表示祈禱、要求、希望、限定、勸阻、禁止、號(hào)召、命令等內(nèi)容和語(yǔ)氣〕要注重調(diào)查研究，一切從實(shí)際出發(fā)。13精選ppt〔六〕聯(lián)合短語(yǔ)、“的〞字短語(yǔ)的運(yùn)用1．聯(lián)合短語(yǔ)作各種句子成分使內(nèi)容表述更嚴(yán)密、周到，語(yǔ)言更簡(jiǎn)潔、明確，具有一定形式美。【案例】各地政研室、信息辦、信訪(fǎng)辦要認(rèn)真調(diào)查、研究糾風(fēng)工作中的新情況、新問(wèn)題和新經(jīng)驗(yàn)。2．“的〞字短語(yǔ)表述更加簡(jiǎn)潔，相當(dāng)于名詞功能。在標(biāo)準(zhǔn)性文件中經(jīng)常用到。14精選ppt〔七〕公文中一些典型語(yǔ)序安排1．當(dāng)一組并列概念之間有輕重、主次、強(qiáng)弱之分，大小、上下之別時(shí)，應(yīng)依次順排或倒排；而無(wú)這種分別時(shí)，那么按一定標(biāo)準(zhǔn)〔空間分布、音節(jié)多少等〕分門(mén)別類(lèi)排列。

15精選ppt【案例】黨的紀(jì)律處分有五種：警告，嚴(yán)重警告、撤銷(xiāo)黨內(nèi)職務(wù)和向黨外組織建議撤銷(xiāo)黨外職務(wù)、留黨觀(guān)察、開(kāi)除黨籍。〔由輕到重〕【案例】國(guó)庫(kù)券的面額，分為1元、5元、10元、50元、100元和1000元六種?！灿尚〉酱蟆?6精選ppt【案例】車(chē)間、倉(cāng)庫(kù)、貨場(chǎng)、職工宿舍、職工食堂、退離休職工活動(dòng)站等工程，續(xù)建量缺乏XX％或需繼續(xù)投資額缺乏＼萬(wàn)元的，經(jīng)市計(jì)委審查批準(zhǔn)，可按收尾工程繼續(xù)施工?！睬叭?xiàng)為生產(chǎn)類(lèi)，后幾項(xiàng)為生活福利類(lèi)，同時(shí)兼顧音節(jié)整齊，先雙音節(jié)詞，再四音節(jié)詞，最后為八音節(jié)詞〕17精選ppt2．當(dāng)一組概念表現(xiàn)由假設(shè)干連續(xù)的動(dòng)作、行為構(gòu)成的活動(dòng)過(guò)程時(shí)，一般按時(shí)間開(kāi)展順序排列。【案例】該犯從北京市XX監(jiān)獄越獄逃跑后，先后流竄到石家莊、鄭州、武漢、廣州等地繼續(xù)作案。18精選ppt3．當(dāng)一組概念表現(xiàn)一個(gè)認(rèn)識(shí)過(guò)程時(shí)，一般按由淺人深、由此及彼、由表及里的次序排列。【案例】

這是一份很好的材料，它能引人深思，促人猛醒，催人奮進(jìn)。19精選ppt4．當(dāng)以一個(gè)語(yǔ)句反映因果關(guān)系時(shí)，一般按先因后果次序排列，只有需特別申明或突出表現(xiàn)原因時(shí)，才先講結(jié)果再談原因?！景咐恳?yàn)槲覀兪菫槿嗣裥诘模匀绻覀冇腥秉c(diǎn)就不怕別人批評(píng)指出。〞〔先因后果〕【案例】我們的會(huì)議之所以稱(chēng)為政治協(xié)商會(huì)議，是因?yàn)槿昵拔覀冊(cè)褪Y介石國(guó)民黨一道開(kāi)過(guò)一次政治協(xié)商會(huì)議。〞〔先果后因〕20精選ppt5．語(yǔ)句中的一些成分提前或后置并不違背語(yǔ)法規(guī)那么，并不改變語(yǔ)義，而且還有利于提高表達(dá)效果時(shí)，可以此作為修辭手段。

【案例】在此期間，我們一定要抓緊落實(shí)國(guó)務(wù)院文件的精神。〔狀語(yǔ)置于主語(yǔ)之前〕21精選ppt【案例】這個(gè)拿血換來(lái)的經(jīng)驗(yàn)，大家都不要忘記?！操e語(yǔ)置于主語(yǔ)之前〕【案例】在這一個(gè)多月里，他們共搶運(yùn)救災(zāi)糧1000余噸，加固水壩30多座?！捕ㄕZ(yǔ)后置〕22精選ppt6．當(dāng)因語(yǔ)句中幾個(gè)成分相互關(guān)系不明而出現(xiàn)歧義時(shí)，有時(shí)可通過(guò)改變語(yǔ)序消除歧義。

【案例】幾個(gè)工廠(chǎng)的工人來(lái)局里反映了這一情況?！景咐窟@樣的活動(dòng)樂(lè)于使廣闊群眾接受。〔“樂(lè)于〞應(yīng)在“接受〞前〕【案例】張X院長(zhǎng)和其他學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)同志出席了這次大會(huì)〔“其他〞應(yīng)在“學(xué)院〞之后〕

23精選ppt

【案例】

在主席臺(tái)就座的還有幾個(gè)技術(shù)革新小組的代表。

【案例】A先生和B先生的法律參謀曾來(lái)過(guò)事故現(xiàn)場(chǎng)。

【案例】我院已于9月30日召開(kāi)了表彰先進(jìn)個(gè)人先進(jìn)集體大會(huì)，××院長(zhǎng)和其他學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)同志出席了這次會(huì)議。24精選ppt四、公文常用的修辭方式〔一〕引用較多使用直接引用?！捕潮扔髦饕冒涤鳎?hào)標(biāo)示。如：“拳頭產(chǎn)品〞、“窗口行業(yè)〞。〔三〕節(jié)縮三種類(lèi)型1.簡(jiǎn)稱(chēng)〔1〕泛指簡(jiǎn)稱(chēng)如在各種場(chǎng)合使用的“中共中央〞、“基建〞；〔2〕專(zhuān)指簡(jiǎn)稱(chēng)僅在特定場(chǎng)合如一篇文章中使用，第一次使用要先用全稱(chēng)并注明簡(jiǎn)稱(chēng)。25精選ppt2.簡(jiǎn)代：渝—重慶、蜀——四川。3.簡(jiǎn)縮：“抗洪救災(zāi)〞、“扶貧〞?！菜摹硵?shù)概〔統(tǒng)括〕1.原詞概括:“三個(gè)代表〞、“三優(yōu)一學(xué)〞；2.原義概括:“四項(xiàng)根本原那么〞。

26精選ppt(五)排比適當(dāng)能增強(qiáng)公文的可讀性和表現(xiàn)力.例47權(quán)為民用,情為民系,事為民辦,利為民謀。〔六〕層遞從排列順序分為遞升和遞降，能引導(dǎo)人們認(rèn)識(shí)層層推進(jìn)，更具有條理和深刻性。其他還有比照、設(shè)問(wèn)、換算〔遠(yuǎn)換近、大換小，陌生換熟悉等〕等修辭在公文中也被使用。27精選ppt五、運(yùn)用公文進(jìn)行書(shū)面溝通的根本原那么

準(zhǔn)確

清楚

簡(jiǎn)潔

具體

完整

客套

體諒

正確

28精選ppt

〔一〕準(zhǔn)確

讀者會(huì)注意到文件中的錯(cuò)誤而忽略文件內(nèi)容，減弱他們對(duì)組織的良好印象。

1.認(rèn)真辨析詞義，精心選用詞語(yǔ)〔1〕選用詞語(yǔ)要概念準(zhǔn)確、清楚、無(wú)歧義。〔2〕注意詞義在表達(dá)范圍、輕重、程度、褒貶、語(yǔ)體色彩方面的細(xì)微差異?！?〕恰當(dāng)使用關(guān)聯(lián)詞語(yǔ)，準(zhǔn)確表達(dá)復(fù)句間關(guān)系。

29精選ppt〔4〕注意防止詞語(yǔ)聲音語(yǔ)調(diào)對(duì)語(yǔ)義產(chǎn)生歧義影響。【案例】各種油輪一律不得進(jìn)港?！病坝洼啫暱赡芘c“郵輪〞、“游輪〞混淆〕。【案例】“部同意你局……〞〔與“不同意〞混淆〕【案例】“正式會(huì)議前全體起立唱司歌〞〔與“詩(shī)歌〞相混〕30精選ppt

2.

恰當(dāng)使用修飾、限制詞語(yǔ)，表意準(zhǔn)確〔1〕對(duì)事物性質(zhì)、范圍限制的詞語(yǔ)例4我們要減少不必要的浪費(fèi)?！?〕量詞對(duì)事物的限制修飾〔概稱(chēng)、特指〕【案例】全校職工差不多都為受災(zāi)群眾捐了款。【案例】有些貪污賄賂的大案要案，必須嚴(yán)厲【案例】查處?！景咐楷F(xiàn)在的年輕人，生活講享受，工作怕吃苦?！景咐糠补緝?nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)一律不得對(duì)外行文。31精選ppt3.句子成分搭配恰當(dāng),詞序合理,結(jié)構(gòu)完整搭配要遵守(1)語(yǔ)法規(guī)那么(2)事理邏輯(3)搭配習(xí)慣【案例】該縣的糧食總產(chǎn)量連續(xù)3年以每年遞增15%的速度大踏步地向前開(kāi)展。【案例】他們虛心征求用戶(hù)對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的要求。【案例】如果不盡快加強(qiáng)職業(yè)教育，勢(shì)必拖延培養(yǎng)人才的時(shí)間與質(zhì)量32精選ppt【案例】那時(shí)該小區(qū)沒(méi)有建立健全平安保衛(wèi)制度，結(jié)果給慣偷、流氓和壞人造成了盜竊、行兇、陰謀破壞的可乘之機(jī)?！卜N概念與屬概念并列〕【案例】各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部和共產(chǎn)黨員都奮戰(zhàn)在抗洪搶險(xiǎn)第一線(xiàn)?！簿哂薪徊骊P(guān)系的詞并列使用〕【案例】我們應(yīng)注意提拔、發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)青年干部。〞〔并列關(guān)系的概念的排列應(yīng)符合邏輯次序，改為：“發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)、提拔〞〕

33精選ppt【案例】武警官兵那種奮不顧身、舍己救人，受到當(dāng)?shù)仡I(lǐng)導(dǎo)和群眾的贊揚(yáng)?！踩鄙僦髡Z(yǔ)中心詞“的英雄行為〞〕【案例】目前我市正在開(kāi)展整頓交通秩序，〔遺漏賓語(yǔ)“的活動(dòng)〞〕【案例】如果售貨員與顧客吵架，值班經(jīng)理應(yīng)立即向負(fù)有責(zé)任的售貨員提出警告，并記錄在案，作為獎(jiǎng)金發(fā)放的依據(jù)〔語(yǔ)意多歧，應(yīng)為“作為少發(fā)或不發(fā)獎(jiǎng)金的依據(jù)〞〕34精選ppt〔二〕清楚強(qiáng)調(diào)直接、簡(jiǎn)單的寫(xiě)作。1.Kiss原那么即“KeepItShotandSimple〞——即寫(xiě)作時(shí)要求“短和簡(jiǎn)單〞,溝通最重要的原那么。要作到這一點(diǎn)，應(yīng)該使用日常語(yǔ)匯和熟悉易懂的詞。盡量使用簡(jiǎn)短句子和最直接的表達(dá)方式。段落不要太長(zhǎng)。一段只說(shuō)明一個(gè)意思。如果說(shuō)不清楚，就分成幾段，用過(guò)渡詞或短語(yǔ)連接起來(lái)。視覺(jué)輔助。圖片、圖表可簡(jiǎn)化復(fù)雜信息。35精選ppt2.少用術(shù)語(yǔ)和行話(huà)

術(shù)語(yǔ)可使專(zhuān)業(yè)人士更簡(jiǎn)單地理解復(fù)雜信息，可對(duì)于外部人士無(wú)意義。只有在確信讀者能理解它們時(shí)才能用這些詞(尤其是公布性文件)。

行話(huà)是一種高度專(zhuān)業(yè)化的語(yǔ)言，只限于某一特定行業(yè)，某些行話(huà)甚至只在某公司或辦公室中通用。注意哪些是本公司所特有的，在本公司范圍以外使用，可能會(huì)使交流發(fā)生障礙。36精選ppt給高度專(zhuān)業(yè)化的詞匯編個(gè)詞匯表應(yīng)防止無(wú)意使用不加解釋的行話(huà),把你和所有非本崗位的人員隔絕起來(lái)。對(duì)首次出現(xiàn)的技術(shù)術(shù)語(yǔ)加以定義對(duì)于第一次應(yīng)用于報(bào)告、信函和其他文件中的技術(shù)詞語(yǔ)加以定義是一種好習(xí)慣。在行文中插入定義能不干擾讀者的思緒或占用太多的空間，這種習(xí)慣能使讀者清楚理解整篇報(bào)告。盡量防止使用過(guò)多的技術(shù)術(shù)語(yǔ)在為本崗位以外的人編寫(xiě)文件或?qū)懸粋€(gè)將廣為分發(fā)的信函、通知時(shí)，防止使用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)或技術(shù)性表達(dá)。這樣的術(shù)語(yǔ)是為了方便在該領(lǐng)域工作的人員的交流，別指望非專(zhuān)業(yè)人員能理解它們。37精選ppt3.在注意分寸前提下適當(dāng)使用口語(yǔ)

公務(wù)寫(xiě)作既要聽(tīng)起來(lái)專(zhuān)業(yè)化，但也不要做作和過(guò)于正式。尤其商務(wù)寫(xiě)作和內(nèi)部文件、事務(wù)性文件、面向社會(huì)的公文要防止使用術(shù)語(yǔ)或生僻書(shū)面語(yǔ)，要熱情、友好、口語(yǔ)化，當(dāng)然也不要寫(xiě)成閑聊式的文字。38精選ppt4.總體風(fēng)格顯得質(zhì)樸選用質(zhì)樸易讀、通俗易懂的詞語(yǔ)和單純的句子。一般不用描寫(xiě)和抒情的表達(dá)方式；主要采用順敘、直接說(shuō)明、議論直陳觀(guān)點(diǎn)。切忌濫用修辭方式

，以消極修辭為主，一般不用夸張、擬人等藝術(shù)性強(qiáng)烈的修辭方式。使用單一、穩(wěn)定的結(jié)構(gòu)方式。39精選ppt(三〕簡(jiǎn)潔“凡筆老那么簡(jiǎn)〞。用最少的語(yǔ)言表達(dá)想法，但不要犧牲其他寫(xiě)作原那么。注重公文文體表達(dá)方法的特殊性。刪繁就簡(jiǎn)，禁絕空話(huà)、套話(huà)。恰當(dāng)運(yùn)用公文專(zhuān)用詞語(yǔ)和文言詞語(yǔ)。選用結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單的句式和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定的概括性詞語(yǔ)。運(yùn)用縮略語(yǔ)、引用等修辭方式，運(yùn)用數(shù)字圖表。

40精選ppt取消大膽割?lèi)?ài)，取消一切與主旨無(wú)關(guān)的材料。一文一事。堅(jiān)持直接表意的語(yǔ)體風(fēng)格，忌用曲筆、渲染、夸張、場(chǎng)景描寫(xiě)及虛構(gòu)事實(shí)；忌用反語(yǔ)、擬人、夸張、雙關(guān)、象征等修辭格〔常用比照、排比、換算等修辭格〕。惜墨如金，舍卻一切浮辭、套話(huà)、廢話(huà)、重復(fù)話(huà)、假話(huà)、空話(huà)、模棱兩可語(yǔ)義含混的鬼話(huà);防止長(zhǎng)段的介紹、不必要的解釋、多余的形容詞或介詞。簡(jiǎn)潔醒目，防止寫(xiě)讀者一目了然的事；不重復(fù)對(duì)方告訴你的事；通過(guò)突出的位置及表述，使重要內(nèi)容一目了然。怎樣使公文簡(jiǎn)潔？41精選ppt壓縮堅(jiān)持開(kāi)門(mén)見(jiàn)山〔開(kāi)宗見(jiàn)旨〕；使過(guò)渡簡(jiǎn)潔，能用標(biāo)號(hào)〔序碼等〕過(guò)渡的不用關(guān)聯(lián)詞語(yǔ)，能用關(guān)聯(lián)詞語(yǔ)的不用過(guò)渡句，能用過(guò)渡句的不用過(guò)渡段；積極正確地采用縮略語(yǔ)，標(biāo)準(zhǔn)地使用簡(jiǎn)稱(chēng)，妥貼地使用數(shù)概〔如“四化〞、“三廢〞等〕；標(biāo)準(zhǔn)地使用省略句；正確使用以鄭重、簡(jiǎn)潔為特色的專(zhuān)用詞語(yǔ)。42精選ppt替代盡量以標(biāo)記代文句；以概述代詳述；以圖表代文字表達(dá)；以附件代精細(xì)的正文；以合理的直接引用代轉(zhuǎn)述或議論分析〔間接引用〕；以詞形固定、詞義精確單一的術(shù)語(yǔ)代自然語(yǔ)言中的多義詞與詞義不確定的詞語(yǔ)；以標(biāo)準(zhǔn)化、樣板化、模式化文稿代隨機(jī)撰擬例行性?xún)?nèi)容根本固定的文稿。43精選ppt合并將詞性一致、結(jié)構(gòu)相近的詞或詞組歸并為聯(lián)合詞組；將同類(lèi)內(nèi)容集中分條列項(xiàng)表達(dá)；(見(jiàn)下例)合并內(nèi)容、功用完全相同的假設(shè)干文稿為一份通用文稿?！踩缒承┡摹?4精選ppt【例文】同類(lèi)內(nèi)容可集中分條列項(xiàng)案例：

觀(guān)點(diǎn):國(guó)防科研院所檔案工作范圍擴(kuò)大、管理難度加大國(guó)防科研院所改制后最突出的就是軍品與民用產(chǎn)品實(shí)行分線(xiàn)管理……民用單位先期進(jìn)行了搬遷，建立營(yíng)銷(xiāo)網(wǎng)點(diǎn)，機(jī)構(gòu)駐地較為分散，形成的文件材料分散，收集難度較大。另外在市場(chǎng)開(kāi)拓與銷(xiāo)售種產(chǎn)生的合同及經(jīng)營(yíng)性文件不斷增多。一些技術(shù)較為成熟的民用產(chǎn)品工程開(kāi)始尋求合作，吸引何利用外資，產(chǎn)生了大量外事文件。在國(guó)防科研院所的搬遷過(guò)程中，產(chǎn)生的基建檔案、技改工程檔案較多。同時(shí)一些院所也新購(gòu)置了不少先進(jìn)的儀器設(shè)備，設(shè)備檔案利用多，管理難度加大。隨著信息技術(shù)的開(kāi)展及國(guó)防科研院所生產(chǎn)科研條件改善，產(chǎn)生了大量新型載體檔案，如聲像檔案、電子檔案。另外——實(shí)物檔案〔獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)隆㈠\旗及根據(jù)型號(hào)造型制作的模型〕數(shù)量也比較大。還有一個(gè)特殊之處便是存在少量教育檔案與醫(yī)藥衛(wèi)生檔案，因?yàn)檫@些院所都設(shè)有子弟學(xué)校、醫(yī)院以及學(xué)位授位點(diǎn)培養(yǎng)研究生的教學(xué)檔案。45精選ppt〔四〕具體只要有必要、有可能就用具體的數(shù)字替代籠統(tǒng)說(shuō)法。注意正確使用模糊用語(yǔ)

。

46精選ppt

【案例】模糊與具體的表達(dá)方式比較例1：〔誤〕我們的產(chǎn)品獲得過(guò)好幾次獎(jiǎng)勵(lì)?！舱衬衬钞a(chǎn)品在過(guò)去的三年里的四次比賽中獲得一等獎(jiǎng)。例2〔誤〕這個(gè)月的銷(xiāo)售量增加了很多。〔正〕這個(gè)月的銷(xiāo)售量增加了10%。例3〔誤〕祝賀你最近獲得榮譽(yù)?！舱匙ＹR你被評(píng)為本月優(yōu)秀員工。47精選ppt【補(bǔ)充：企業(yè)文件修改技巧】(1)利用數(shù)字、事實(shí)以及實(shí)例使文件更加具體和增加可信度。在每個(gè)句子中都加上數(shù)字或統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。在實(shí)例的根底上進(jìn)行概括。將概括性表述轉(zhuǎn)換稱(chēng)容易理解、實(shí)用有效的信息時(shí)，例證可以起到很好效果。利用例證將枯燥的文件變得更加生動(dòng)?！景咐坎徽f(shuō)“我們?cè)谂ΡＷo(hù)環(huán)境〞，而要說(shuō)“我們?cè)诨厥账芰?、玻璃、紙張和鋁材，盡最大努力去保護(hù)環(huán)境〞。48精選ppt【案例】分析利用例證修改文稿初稿：今年的分?jǐn)?shù)將根據(jù)你們每個(gè)人的整體進(jìn)步來(lái)計(jì)算。我會(huì)用各種方法來(lái)檢驗(yàn)?zāi)銈兪欠窳私馑鶎W(xué)的內(nèi)容。所有的方法都很重要，我希望你們能夠成功地通過(guò)每一種方法的考察。〔不夠具體〕修改稿：今年的分?jǐn)?shù)將根據(jù)你們每個(gè)人的整體進(jìn)步來(lái)計(jì)算。我會(huì)用4種方法來(lái)考察你們對(duì)所學(xué)的內(nèi)容的了解。4種方法都很重要。每一項(xiàng)占總分的25%。它們是：〔1〕參與課堂討論；〔2〕日常練習(xí)；〔3〕測(cè)驗(yàn)；〔4〕讀書(shū)報(bào)告。49精選ppt【補(bǔ)充：數(shù)字和編號(hào)】〔1〕盡可能在文章內(nèi)有效地表達(dá)數(shù)字；〔在不使用某種計(jì)算或數(shù)值形式的情況下,幾乎不可能展開(kāi)商務(wù)的書(shū)面交流〕〔2〕當(dāng)一個(gè)句子中出現(xiàn)幾個(gè)數(shù)字時(shí),應(yīng)保持表達(dá)形式的一致；(我國(guó)公文中的幾種數(shù)字形式〕〔3〕使用編號(hào)體系來(lái)說(shuō)明和區(qū)分。〔如我國(guó)公文規(guī)定的四層編號(hào)體系；標(biāo)準(zhǔn)性文件的六層編號(hào)體系〕50精選ppt〔四〕完整要求公文結(jié)構(gòu)完整，不遺漏任何必備的數(shù)據(jù)內(nèi)容。公文構(gòu)詞完整標(biāo)準(zhǔn)，不濫用簡(jiǎn)稱(chēng)。如果一個(gè)組織發(fā)送的文件不完整，彌補(bǔ)造成的遺憾甚至錯(cuò)漏會(huì)增加工作本錢(qián)；這些額外的費(fèi)用很可能使一個(gè)公司失去良好印象甚至客戶(hù),使其工作效率和管理水平受到置疑。51精選ppt〔五〕客套在一些聯(lián)系性公文中自然地使用客氣的語(yǔ)句。如“如蒙批準(zhǔn)〞，“非常抱歉〞，“很欣喜地得悉〞等。但也不要過(guò)度使用。對(duì)外對(duì)下行文應(yīng)防止使用苛求的或說(shuō)教的語(yǔ)言。如“你公司應(yīng)該……〞，“你院必須……否那么……〞易使人產(chǎn)生反感。記?。杭词乖诤苌鷼獾那闆r下，發(fā)脾氣或譏諷并不能幫助到達(dá)溝通的目的。切忌使用粗魯語(yǔ)言，這會(huì)給組織形象帶來(lái)不可挽回的損失。52精選ppt

【案例】客氣與不客氣的語(yǔ)句比較

例1〔誤〕必須星期五之前交報(bào)告?！舱痴?qǐng)于星期五之前交報(bào)告。例2〔誤〕在部門(mén)里你們應(yīng)該組織合伙搭車(chē)。〔正〕組織合伙搭車(chē)會(huì)節(jié)省你們的交通費(fèi)并有助于環(huán)境保護(hù)。53精選ppt〔六〕體諒1.以受文者為中心的語(yǔ)氣〔而不是以作者為中心〕一位美國(guó)名作家說(shuō)，要想寫(xiě)好就要滿(mǎn)足讀者的需要，站在讀者的角度考慮問(wèn)題；分析受文者怎么理解信息，盡力提供他們需要的東西；解決受文者的問(wèn)題；節(jié)省受文者的費(fèi)用；體諒受文者的感受和處境。54精選ppt2.文件的內(nèi)容和組織也可以讀者為中心尊重受者的求實(shí)、求尊、求簡(jiǎn)、求新、求近、求知、求利心理。信息太多，可考慮把一些細(xì)節(jié)放在附錄中。預(yù)測(cè)和答復(fù)讀者可能答復(fù)的問(wèn)題。寫(xiě)了讀者沒(méi)有要求的信息時(shí)，解釋為什么這么做。把讀者最感興趣的東西放在最前面寫(xiě)。(提要\目錄、結(jié)論，開(kāi)宗顯旨)公文篇章結(jié)構(gòu)上使用一系列技術(shù)性要求。如標(biāo)題摘由、篇前撮要、段頭顯旨、分項(xiàng)標(biāo)號(hào)、分層列段、小標(biāo)題顯旨、條首句段首句、編頁(yè)碼等等，以便讀者很快找到重點(diǎn)和頭緒。用自然的語(yǔ)氣使讀者感到親切。適當(dāng)?shù)丶由下?lián)系人聯(lián)系或方式。55精選ppt3.用肯定語(yǔ)氣一些否認(rèn)的詞會(huì)有副作用，給人一種否認(rèn)的印象，或者還有指責(zé)讀者的意思。如給客戶(hù)寫(xiě)信，一開(kāi)始就寫(xiě)“你關(guān)于…的投訴〞，“你們抱怨……〞，作者不會(huì)意識(shí)到其效果會(huì)引起讀者不滿(mǎn)。為防止影響溝通效果，應(yīng)限制否認(rèn)詞匯的使用，盡量使用肯定的語(yǔ)言表達(dá)自己的意思。告訴讀者：他們能做什么而不是不要做什么，給讀者提供更多的選擇。56精選ppt4.防止雙重語(yǔ)氣〔意思不確定〕以下表達(dá)都暗示作者會(huì)不同意某個(gè)建議或行動(dòng)如果你想遵照以下說(shuō)明…〔以下說(shuō)明有助于你…〕如果我的資歷符合你的要求…〔我可以來(lái)詳細(xì)面談我的資歷嗎？〕我們希望這會(huì)令你滿(mǎn)意……〔令你滿(mǎn)意的是……〕我們相信這是一個(gè)令人滿(mǎn)意的方案……我知道這比你預(yù)計(jì)的要多，但是……57精選ppt(七〕正確1.“文以體