OHSMS文件控制程序

第頁(yè)共頁(yè)OHSMS文件控制程序某公司為了有效地管理和控制其職業(yè)健康安全管理體系（OHSMS），需要制定一套文件控制程序。該程序旨在確保公司能夠正確、及時(shí)地編制、審查、更新和控制所有與職業(yè)健康安全相關(guān)的文件。以下是一個(gè)2000字的OHSMS文件控制程序示例：一、目的和范圍：本文件控制程序的目的是確保公司能夠正確、及時(shí)地編制、審查、更新和控制所有與職業(yè)健康安全相關(guān)的文件。此程序適用于公司的所有部門(mén)和員工。二、定義：1.文件：指與職業(yè)健康安全相關(guān)的所有記錄、政策、計(jì)劃、程序、指南、培訓(xùn)資料等。2.文件所有者：指負(fù)責(zé)編制、審查和更新文件的部門(mén)或個(gè)人。3.文件編制：指制定新文件或?qū)ΜF(xiàn)有文件進(jìn)行修改、更新的過(guò)程。4.文件審查：指對(duì)待發(fā)布文件進(jìn)行詳細(xì)審查和批準(zhǔn)的過(guò)程。5.文件更新：指修訂現(xiàn)有文件以反映變更需求的過(guò)程。6.文件控制：指確保文件的正確版本得到有效的分發(fā)、更新和存檔的過(guò)程。三、文件編制：1.文件所有者負(fù)責(zé)制定與職業(yè)健康安全相關(guān)的文件，并按照公司的文件模板進(jìn)行格式化。2.文件編制過(guò)程應(yīng)包括以下內(nèi)容：a.制定文件的目的和范圍。b.確定文件的適用范圍和相關(guān)部門(mén)/崗位。c.收集必要的信息和參考材料。d.與相關(guān)部門(mén)和員工進(jìn)行討論和協(xié)商。e.完成初稿并進(jìn)行內(nèi)部審查。f.對(duì)初稿進(jìn)行修改和完善。g.向相關(guān)部門(mén)和員工進(jìn)行征求意見(jiàn)。h.根據(jù)反饋意見(jiàn)進(jìn)行修改和更新。i.將最終版本提交給上級(jí)審查和批準(zhǔn)。四、文件審查：1.文件所有者應(yīng)將待發(fā)布的文件提交給上級(jí)進(jìn)行審查和批準(zhǔn)。2.審查過(guò)程應(yīng)包括以下步驟：a.上級(jí)審查人員對(duì)文件進(jìn)行詳細(xì)審查。b.審查人員提出意見(jiàn)和建議。c.文件所有者根據(jù)審查意見(jiàn)進(jìn)行修改和更新。d.修訂后的文件再次提交給上級(jí)進(jìn)行審查和批準(zhǔn)。e.上級(jí)審查人員對(duì)修訂后的文件進(jìn)行最終審查和批準(zhǔn)。五、文件更新：1.文件所有者負(fù)責(zé)監(jiān)測(cè)和評(píng)估職業(yè)健康安全相關(guān)文件的有效性和需要更新的程度。2.當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件需要更新時(shí)，文件所有者應(yīng)按照更新流程進(jìn)行修訂。3.更新流程包括以下步驟：a.確定文件的更新需求和目標(biāo)。b.收集必要的信息和參考材料。c.與相關(guān)部門(mén)和員工進(jìn)行討論和協(xié)商。d.修改和更新文件。e.將更新后的文件提交給上級(jí)審查和批準(zhǔn)。f.將更新后的文件通知相關(guān)部門(mén)和員工。六、文件控制：1.文件所有者應(yīng)確保文件的正確版本得到有效的分發(fā)、更新和存檔。2.文件控制過(guò)程包括以下內(nèi)容：a.確定文件的發(fā)放對(duì)象和分發(fā)方式。b.建立文件的存檔和備份措施。c.監(jiān)控和跟蹤文件的分發(fā)和更新情況。d.當(dāng)發(fā)現(xiàn)文件版本錯(cuò)誤或遺漏時(shí)，立即進(jìn)行糾正。e.定期審查和更新文件的存檔和備份。七、培訓(xùn)和意識(shí)：1.公司應(yīng)對(duì)所有員工進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，使其了解和理解文件編制和控制程序。2.公司應(yīng)定期組織與文件控制相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)和知識(shí)分享會(huì)，以提高員工對(duì)文件控制的認(rèn)識(shí)和意識(shí)。3.公司應(yīng)通過(guò)內(nèi)部通知、郵件等方式及時(shí)向員工傳達(dá)有關(guān)文件控制的信息和