人事檔案管理八項制度模板模版

第頁共頁人事檔案管理八項制度模板模版一、總則1.為規(guī)范人事檔案管理工作，確保人事檔案的真實性、完整性和安全性，制定本制度。2.本制度適用于本公司所有員工的人事檔案管理工作。3.人事部門是本公司的檔案管理部門，負責全面管理和維護公司員工的人事檔案。4.人事檔案包括招聘、培訓、晉升、離職等相關(guān)信息的記錄和存檔。5.本公司所有員工都有義務正確保存和使用自己的人事檔案，并有權(quán)查閱、復印和提取相關(guān)檔案材料。6.人事檔案必須保密，只能由授權(quán)人員查閱和使用，嚴禁外借、泄露和篡改。7.人事檔案必須按照國家法律法規(guī)和本公司的規(guī)定進行保存，離職員工檔案的保存期限為三年。二、檔案建立和管理1.員工入職時，必須提供真實、準確的個人信息，包括身份證明、畢業(yè)證書、工作經(jīng)歷等。2.人事部門負責核對和錄入員工的個人信息，并及時建立員工的人事檔案。3.每個員工的人事檔案必須包括基本信息、勞動合同、入職體檢報告、照片、薪酬變動記錄等重要資料。4.人事檔案必須按照員工姓名和工號進行編號，并妥善保管。5.人事檔案應按照部門和年度進行歸檔和封存，確保檔案的整潔和有序。三、檔案查閱和借閱1.員工有權(quán)查閱自己的人事檔案，并可以申請復印和提取相關(guān)檔案材料，需填寫申請表并經(jīng)過部門負責人批準。2.部門負責人可以查閱本部門員工的人事檔案，并可以申請復印和提取相關(guān)檔案材料，需填寫申請表并經(jīng)過人事部門負責人批準。3.人事部門負責人有權(quán)查閱所有員工的人事檔案，并可以申請復印和提取相關(guān)檔案材料，需填寫申請表并經(jīng)過公司領(lǐng)導的批準。4.人事檔案絕密級的內(nèi)容，必須經(jīng)過公司領(lǐng)導的批準方可查閱，禁止復印和提取。5.人事部門負責人應當嚴格控制和記錄人事檔案的查閱和借閱情況，確保檔案的安全和完整。四、檔案保管和轉(zhuǎn)移1.人事檔案必須妥善保管，防止遺失、損毀和盜竊。2.人事檔案應當保留在專門的檔案室，設(shè)有合格的保管人員。3.人事檔案室必須具備防火、防水、防病蟲害等措施，并定期清理和整理檔案材料。4.人事檔案必須定期進行備份和存儲，以防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。5.人事檔案在轉(zhuǎn)移時，必須做好檔案移交手續(xù)，并由相關(guān)人員簽字確認。五、檔案銷毀1.人事檔案銷毀必須按照國家法律法規(guī)和本公司的規(guī)定進行，禁止私自銷毀和篡改檔案。2.人事檔案銷毀必須由人事部門負責，需經(jīng)過公司領(lǐng)導的批準。3.人事檔案銷毀前，必須做好檔案清理和整理工作，并編制檔案銷毀清單。4.人事檔案銷毀清單必須由相關(guān)人員簽字確認，并存檔備查。5.人事檔案銷毀必須留存銷毀證明，以備查詢和核實。六、檔案借閱和調(diào)閱1.員工有特殊需要，可向人事部門提出檔案借閱和調(diào)閱申請。2.員工的檔案借閱和調(diào)閱申請需經(jīng)過部門負責人和人事部門負責人的批準。3.員工的檔案借閱和調(diào)閱申請需填寫申請表，并注明借閱或調(diào)閱的目的和期限。4.員工的檔案借閱和調(diào)閱必須在指定的時間和地點進行，不得私自帶出和泄露檔案。5.員工的檔案借閱和調(diào)閱結(jié)束后，必須按照規(guī)定歸還檔案，并填寫歸還表。七、檔案安全和保密1.人事檔案必須嚴格保密，不得將檔案內(nèi)容外傳或用于其他目的。2.人事檔案室必須設(shè)有專門的保密儲存區(qū)域，存放檔案的絕密級和機密級內(nèi)容。3.人事部門負責人和保管人員必須簽署保密協(xié)議，并嚴格履行保密責任。4.人事檔案的傳輸和傳遞必須采取安全的方式，可以使用加密設(shè)備和網(wǎng)絡進行傳輸。5.離職員工的檔案必須經(jīng)過人事部門負責人的審查和批準后，方可轉(zhuǎn)交部門或歸檔封存。八、檔案遷移和數(shù)字化1.隨著科技的發(fā)展，人事檔案可以通過數(shù)字化手段進行管理和保存。2.人事檔案的數(shù)字化管理和保存必須符合相關(guān)的法律法規(guī)和技術(shù)標準。3.人事檔案數(shù)字化前，必須進行數(shù)據(jù)導入和清洗，并確保數(shù)據(jù)的完整和準確。4.人事檔案數(shù)字化后，必須進行備份和存儲，并建立安全的訪問和權(quán)限控制系統(tǒng)。5