高校論壇策劃書

13/15——策劃書——策劃書——勤工助學(xué)中心公關(guān)部 目錄一、活動主題 4二、活動背景 4三、活動目的 4四、活動地點(diǎn) 4五、活動時(shí)間 4六、與會人員 4七、活動推介 5八、活動內(nèi)容 58-1前期準(zhǔn)備 58-2活動開展 7a迎賓 7b主會場——開幕 7c分會場——部門討論 8d主會場——閉幕 88-3活動結(jié)束 88-4后續(xù)活動 9九、應(yīng)急預(yù)案 9十、活動期望 9十一、活動預(yù)算 10十二、活動流程圖 11附表1部門主要要求 12附表2活動當(dāng)天人員安排 14附表3高校聯(lián)盟的相關(guān)事宜 14附表4場地布置 15一、活動主題和諧互助二、活動背景北京化工大學(xué)北區(qū)勤工助學(xué)中心經(jīng)過歷屆精英和指導(dǎo)老師多年的打造，已經(jīng)逐漸走上成熟化的道路，勤工助學(xué)中心的工作取得了很大的進(jìn)展，但在內(nèi)部機(jī)制方面仍存在很大的提升空間！此外，同石油、政法、華北電力、中央財(cái)經(jīng)、勞動關(guān)系學(xué)院等友校勤工助學(xué)中心的溝通交流及聯(lián)盟方面仍需繼續(xù)努力！在信息高速傳播，資源高度共享的現(xiàn)代社會，高校之間，部門之間的交流與互助顯得尤為重要，而成立高校聯(lián)盟能大大地?cái)U(kuò)大六個(gè)學(xué)校在高校間及社會上的影響力，有助于各種活動的開展。三、活動目的加強(qiáng)各校之間勤工助學(xué)中心的聯(lián)系，六校的勤工助學(xué)中心可以在交流中互相學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短，提高各自的工作水平與效率，加強(qiáng)六大高校之間的交流溝通與聯(lián)盟。此外，論壇有助于進(jìn)一步完善北京化工大學(xué)北區(qū)勤工助學(xué)中心的制度，改善組織的不足，提高組織的工作效率，為以后繼續(xù)做好北區(qū)經(jīng)濟(jì)困難同學(xué)的崗位工作提供更多的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)！四、活動地點(diǎn)北京化工大學(xué)北區(qū)多功能報(bào)告廳及主教五、活動時(shí)間四月17號六、與會人員校領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)老師韓天順老師、各院輔導(dǎo)員代表及各部長和干事，中國石油大學(xué)，中國政法大學(xué)，中央財(cái)經(jīng)大學(xué)，華北電力大學(xué)，勞動關(guān)系學(xué)院等六大高校的勤工助學(xué)中心相關(guān)人員。七、活動推介提前由北京化工大學(xué)北區(qū)勤工助學(xué)中心主任召開五部部長會議，部署大會相關(guān)工作。同時(shí)各部長及時(shí)召開部內(nèi)會議，帶領(lǐng)各部干事做好高校論壇的一切相關(guān)準(zhǔn)備工作。八、活動內(nèi)容8-1前期準(zhǔn)備a.韓老師及主任與各校勤工負(fù)責(zé)人商討關(guān)于建立六校聯(lián)盟的事宜(建立六校聯(lián)盟的事宜詳見附表3)b.五個(gè)部門分別負(fù)責(zé)一個(gè)學(xué)校,各個(gè)部門提前10天或以上分別派人到負(fù)責(zé)的學(xué)校進(jìn)行溝通工作,主要內(nèi)容包括:1.介紹本次高校論壇的情況.2.了解友校勤工各部門的情況.3.了解友校勤工的特色活動與取得的成績4.了解友校工作中出現(xiàn)的問題(包括勤工整體與具體各個(gè)部門)。通過電子郵件盡早拿到各校勤工自我介紹的PPT及視頻c.秘書處負(fù)責(zé)（校內(nèi)服務(wù)部協(xié)助）整理各部門從友校處得來的資料并將各高校勤工的部門分成工作性質(zhì)相似的五個(gè)組。整理好后交給公關(guān)部。并制作一個(gè)融合各部門視頻的總視頻。公關(guān)部負(fù)責(zé)制作論壇當(dāng)天的主會場PPT（應(yīng)包括主會場的座位分區(qū)示意圖及分會場安排情況）。各個(gè)部門負(fù)責(zé)制作對應(yīng)的分會場的PPT(相關(guān)人員的工作安排詳見附表2)d.外聯(lián)部負(fù)責(zé)聯(lián)系好有關(guān)商家.制作本次論壇的宣傳橫幅(各部門的工作要求詳見附表1)e.宣傳部負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)好本次聯(lián)盟會徽.宣傳海報(bào).接待各高校與會人員的引導(dǎo)牌及工作人員證，并與外聯(lián)部一起設(shè)計(jì)并制作論壇紀(jì)念品f.宣傳部制作邀請函.公關(guān)部制作發(fā)給各個(gè)高校的論壇當(dāng)天的流程表（以便友校了解論壇當(dāng)天的大概流程，更好地參與論壇）g.韓老師邀請出席論壇的老師及嘉賓。主任向各高校的勤工助學(xué)中心發(fā)送邀請函h.宣傳部及校內(nèi)服務(wù)部在論壇之前完成北功廳及從西門到北功廳、從北功廳到分會場（即主樓教室）的沿途布置工作。在論壇當(dāng)天中午之前布置好各分會場（具體布置要求見附表4）。公關(guān)部對北功廳所有設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，確保其正常工作。i.主任向校禮儀隊(duì)發(fā)出邀請，并邀請EYE或?qū)W通社在論壇當(dāng)天攝影及錄像。j.公關(guān)部提前借好七個(gè)媒體教室，并確保論壇當(dāng)天主會場活動開始時(shí)，分會場無其他同學(xué)。k.秘書處選好主持人并同各主持人完成相關(guān)主持稿l.物品準(zhǔn)備：礦泉水正裝紀(jì)念品借北功借教室（提前清空人員）給各高校的流程表PPT（主會場，分會場及各校的介紹）有關(guān)我校勤工的視頻若干筆記本電腦邀請函引導(dǎo)牌宣傳海報(bào)宣傳橫幅工作人員證1-2張桌子紅布聯(lián)盟協(xié)議書麥克風(fēng)4個(gè)布置會場的裝飾品8-2活動開展a迎賓負(fù)責(zé)迎接各個(gè)高校代表團(tuán)的負(fù)責(zé)人拿著迎賓牌在西門口迎接相應(yīng)高校代表團(tuán)。②借助校廣播宣傳、介紹本次高校論壇或北化勤工相關(guān)成績。(主任負(fù)責(zé)聯(lián)系)③各負(fù)責(zé)人將相應(yīng)代表團(tuán)帶入北功廳。b主會場——開幕PPT上顯示座位分區(qū)，衛(wèi)生間，出口的位置，工作人員播放輕音樂（具體曲目事先確定）嘉賓觀眾入場（有關(guān)引領(lǐng)人員做好引領(lǐng)工作，相關(guān)負(fù)責(zé)人員做好場地秩序維護(hù)工作）大燈滅，播放相關(guān)視頻（主要介紹六大高校勤工助學(xué)中心）主持人致開幕詞北京化工大學(xué)勤工助學(xué)中心主任講話，介紹北京化工大學(xué)勤工助學(xué)中心歷年的發(fā)展與成就，并簡要介紹本次論壇流程（10min）⑥各校代表介紹各自學(xué)校的勤工助學(xué)中心（每個(gè)學(xué)校8-10min）⑦主持人宣布部門討論地點(diǎn)，工作人員帶領(lǐng)各小組成員到達(dá)指定教室，PPT上顯示部門分組情況及相關(guān)地形圖c分會場——部門討論①相關(guān)工作人員引導(dǎo)與會人員進(jìn)場②工作人員主持并做好會議記錄③各校代表上臺做部門簡介，分享工作經(jīng)驗(yàn)，提出遇到的問題，并進(jìn)行PPT展示（5~8min）④自由討論（時(shí)間限制20~30min）⑤主持人小結(jié)(2~3min)⑥各分會場負(fù)責(zé)人引導(dǎo)各校代表回主會場d主會場——閉幕①六校聯(lián)盟建立的啟動儀式，展開揭開會徽儀式（實(shí)施與否待定）(5min左右)②韓老師作總結(jié)發(fā)言(5~8min)③向各校代表派發(fā)紀(jì)念品，合影留念(5min)8-3活動結(jié)束①由韓老師和主任歡送有關(guān)嘉賓從前門離場，有關(guān)場地秩序維護(hù)人員須保證后門秩序②活動結(jié)束后，五部干事打掃主會場和分會場8-4后續(xù)活動會后由秘書處整理論壇的討論結(jié)果與得到的問題解決方案，在網(wǎng)上與各校分享，并制作成小冊子，與活動當(dāng)天的照片一同送給各校。九、應(yīng)急預(yù)案9-1如有學(xué)校因特殊原因未能準(zhǔn)時(shí)到會，主持人應(yīng)向主會場中的人員說明情況并安撫其情緒，可播放音樂或有關(guān)我校勤工的視頻。9-2每個(gè)上臺發(fā)言人員，要準(zhǔn)備兩份發(fā)言稿，以免不幸丟失，又無備份，造成遺憾。9-3各校勤工助學(xué)中心的PPT與其他論壇要用到的資料應(yīng)提前通過網(wǎng)上傳過來。9-4大會期間須確保場內(nèi)兩個(gè)廁所的燈始終處于亮的狀態(tài)，若發(fā)現(xiàn)有燈泡不亮，有關(guān)負(fù)責(zé)人要及時(shí)和老師聯(lián)系，及時(shí)換上新的燈泡。9-5提前一天確認(rèn)所有媒介（包括主會場與分會場）處于良好狀況，若發(fā)現(xiàn)有關(guān)媒介出現(xiàn)問題，相關(guān)負(fù)責(zé)人須及時(shí)向相關(guān)工作人員匯報(bào)9-6嘉賓入場或離場時(shí)若出現(xiàn)擁擠現(xiàn)象，場維人員須及時(shí)進(jìn)行調(diào)解9-7活動前應(yīng)多借一個(gè)教室，防止臨時(shí)需要用教室卻無場地可以用的情況發(fā)生9-8開幕式進(jìn)行期間，如出現(xiàn)投影儀出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)與老師聯(lián)系。另外，主持人應(yīng)做好調(diào)解工作。9-9準(zhǔn)備兩臺電腦，以防一臺電腦突然出現(xiàn)問題而耽誤了論壇進(jìn)度9-10論壇結(jié)束后打掃衛(wèi)生期間，若發(fā)現(xiàn)丟失的物品應(yīng)及時(shí)聯(lián)系負(fù)責(zé)人，總負(fù)責(zé)人再聯(lián)系六所高校十、活動期望通過本屆高校論壇，更進(jìn)一步加深六校勤工助學(xué)中心之間的友誼，互相借鑒工作經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)六校之間合作的可持續(xù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)互利共贏，為以后六校之間的合作與交流搭建更高的平臺，為2010年度勤工助學(xué)中心的工作翻開新的篇章。十一、活動預(yù)算①引導(dǎo)牌25元②邀請函20元③紀(jì)念品150元④礦泉水200元⑤膠布4元⑥“大箭頭”等裝飾用品待定⑦工作證30元⑧宣傳海報(bào)100元⑨宣傳橫幅（3-4條）100元共約：629元十二、活動流程圖活動前推介活動前推介宣傳部完成繪制、設(shè)計(jì)等工作市場聯(lián)系部完成外聯(lián)工作校內(nèi)服務(wù)部協(xié)助各部完成相關(guān)工作公關(guān)部做好人員安排和策劃等工作秘書處完成相關(guān)資料收集、整理活動開展主會場開幕西門迎賓主會場閉幕分會場討論活動結(jié)束附表1部門主要要求宣傳部：根據(jù)論壇主題等設(shè)計(jì)論壇標(biāo)志關(guān)于高校論壇的大型噴繪海報(bào)設(shè)計(jì)邀請函；設(shè)計(jì)引導(dǎo)牌；制作工作證（30個(gè)）與外聯(lián)部一起定制紀(jì)念品；設(shè)計(jì)從西門至北功廳以及從北功廳至所借教室沿途裝飾和路標(biāo)（起宣傳作用）；與校內(nèi)服務(wù)部配合做好所有場地的布置市場聯(lián)系部：與宣傳部一同制作紀(jì)念品；聯(lián)系有關(guān)商家并制作宣傳橫幅；其它外聯(lián)及準(zhǔn)備活動中其它所需要的物品。校內(nèi)服務(wù)部：活動準(zhǔn)備期間協(xié)助秘書處進(jìn)行相關(guān)資料的搜集、整理；與宣傳部一同進(jìn)行相關(guān)場地布置。會后協(xié)助秘書處整理論壇成果會后聯(lián)系EYE或?qū)W通社整理活動照片并交給秘書處秘書處：選主持人，并準(zhǔn)備好主持稿；完成各校有關(guān)資料的收集、整理及相關(guān)視屏等的制作。會后整理論壇的成果及問題的解決方案，在網(wǎng)上與各校共享，并制作成小冊子，與活動照片一同送往各高校公關(guān)部：督促各部完成活動前的相關(guān)準(zhǔn)備工作；完成活動當(dāng)天的詳細(xì)策劃及人員安排。制作主會場的PPT制作給各高校的論壇流程表借教室注：各部除上述特定工作外，還應(yīng)完成：對各部負(fù)責(zé)聯(lián)系的學(xué)校進(jìn)行聯(lián)系及活動當(dāng)天相應(yīng)學(xué)校迎接和全程引導(dǎo)；各部自己的部門介紹及分會場的PPT準(zhǔn)備；各部自己負(fù)責(zé)的分會場的討論方向及討論方式；各部自己負(fù)責(zé)的分會場的主持人和會議記錄；各部負(fù)責(zé)將自己負(fù)責(zé)的分會場小組人員從北功廳帶往分會場及返回；具體人員安排各部自己決定。(附表2)附表2活動當(dāng)天人員安排①每個(gè)部門派一個(gè)人負(fù)責(zé)在西門迎接對應(yīng)高校的與會人員，并全程引導(dǎo)友校代表（共5人）②每個(gè)部門出兩人負(fù)責(zé)引導(dǎo)對應(yīng)小組的各校代表到分會場并負(fù)責(zé)分會場的討論，一人主持會議，一人做會議記錄（共10人）③主持人2人，電腦控制2人，燈光控制1人，投影儀控制1人，禮儀2人（引導(dǎo)嘉賓頒發(fā)紀(jì)念品），遞麥克2人(共10人)④場地秩序維護(hù)（4人）⑤攝影照相（學(xué)通社或EYE攝影協(xié)會派人）⑥與會人員共分為6組。將各校各部門人員分為五組工作性質(zhì)相似的5組，第6組為各校勤工