秘書學概論第九章會議組織

第九章會議組織

1精選ppt第一節(jié)會議概述

一、會議的涵義與作用

1．會議的涵義與分類

簡單地說，三個人以上、聚合在一起、就某個或某些議題進行討論或解決，就是會議。

2．會議的作用2精選ppt二、會議的要素會議有六個要素，即：與會者、主持人、議題、名稱、時間、地點。1．與會者與會者就是參加會議的正式成員，包括主持人，也包括秘書，但不包括在會場上的其他效勞人員。具體地說，與會者應具有必要性、重要性、合法性。2．主持人主持人是會議過程中的主持者和引導者，也往往是會議的組織者和召集者，對會議的正常開展和取得預期效果起著領(lǐng)導和保證作用。3精選ppt3．議題

議題，是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。4．名稱

正式會議必須有一個恰當、確切的名稱。5．時間

會議時間有三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。6．地點4精選ppt第二節(jié)會前準備

一、會議方案和本錢預算會議應該計算本錢，作出預算，包括在會議方案之中。1．會議方案2．會議本錢預算5精選ppt二、文件準備較重要的會議都需要事先準備文件。

1．開幕詞

2．工作報告

3．發(fā)言稿

4．其他會議文書

5．會議文件的準備程序

一般先由領(lǐng)導根據(jù)會議內(nèi)容、目標的要求確定要點，授意給秘書。秘書按照領(lǐng)導授意，收集資料，寫成初稿，呈給領(lǐng)導審閱。領(lǐng)導審閱后提出意見，交回給秘書修改，或是自己修改。秘書修改后再次呈給領(lǐng)導，由領(lǐng)導審定后簽發(fā)。秘書或文員將簽發(fā)的文稿打印、裝訂成正式文件。

6精選ppt三、會場安排具體要求如下：1．會場布置會場除了整潔、安靜、明亮、通風、平安等要求之外，還應考慮形狀、大小、桌椅安排等布置。2．主席臺席位重大會議的主席臺席位應講究排列。主席臺的座次安排3．會場設施4．其他準備7精選ppt一、關(guān)于會議主席臺座次的安排領(lǐng)導為單數(shù)時：主要領(lǐng)導居中，2號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導左手位置，3號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導右手位置；領(lǐng)導為偶數(shù)時：

1、2號領(lǐng)導同時居中，2號領(lǐng)導依然在1號領(lǐng)導左手位置，3號領(lǐng)導依然在1號領(lǐng)導右手位置。8精選ppt主席臺人數(shù)為奇數(shù)時主席臺人數(shù)為偶數(shù)時9精選ppt

10精選ppt二、關(guān)于宴席座次的安排

宴請客人，一般主陪在面對房門的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場景有特殊因素，應視情而定。中餐桌西餐桌11精選ppt三、儀式的座次安排簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數(shù)一般對等，按主客左右排列。四、關(guān)于乘車的座次安排

小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。〔如果后排乘坐三人，那么3號座位在后排的中間〕。中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。

12精選ppt五、合影座次安排與主席臺安排相同。13精選ppt會議座位安排

長條桌注：A為上級領(lǐng)導，B為主方席14精選ppt沙發(fā)室：注：A為上級領(lǐng)導，B為主方領(lǐng)導2.與上級領(lǐng)導座談注：A為主方，B為客方1.與外賓會談15精選ppt四、會議議程、程序的擬定

1．議程會議通常有一個或幾個相關(guān)的議題。假設有多個議題，秘書應根據(jù)這些議題的內(nèi)在聯(lián)系、主次、先后排列次序，便稱為議程，印成文書，就是議程表，會前發(fā)給與會人員。2．程序把每一次會議的工程和內(nèi)容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文書，就是程序表。3．日程表與作息時間表會期超過一天的會議，還應訂出日程表和作息時間表。五、會議通知的發(fā)送16精選ppt第三節(jié)會間工作

會間工作，指的是會議從開始到結(jié)束期間秘書人員應做的工作，包括會場的組織與效勞、會議信息的收集與編發(fā)、會議形成文件的起草等工作。一、會場的組織與效勞1．報到與簽到2．材料發(fā)放17精選ppt3．選舉工作會議選舉工作的內(nèi)容和程序如下：(1)用民主方式產(chǎn)生唱票、監(jiān)票、計票等的工作人員；(2)由選舉工作人員統(tǒng)計并通報實到的代表人數(shù)和因故缺席的代表人數(shù)；(3)分發(fā)選票并記錄下發(fā)選票的總數(shù)；(4)說明選票的填寫方法及填寫時的本卷須知；(5〕選舉人員填寫選票；(6〕由選舉工作人員檢查并出示投票箱；(7)選舉人員依照一定次序投票；(8)選舉工作人員當場開票，統(tǒng)計回收選票的總數(shù)；(9)選舉工作人員當場唱票、計票，并統(tǒng)計出有效選票的總數(shù)，廢票的總數(shù)，以及各個候選人的得票總數(shù)；(10〕公布選舉結(jié)果18精選ppt4．會場效勞5．會場臨時調(diào)度4．會場效勞5．會場臨時調(diào)度19精選ppt二、會議信息的收集與編發(fā)1．會議信息的作用會議信息具有交流、深化、反響、決策依據(jù)、儲存?zhèn)洳榈茸饔谩?．會議信息工作的程序與方法會議信息工作的根本程序是：記錄、核實、匯總、整理與篩選、編寫、發(fā)送或歸檔。其方法大致如下：(1)記錄(2)核實(3)匯總(4)整理與篩選(5)編寫(6)發(fā)送或歸檔3．會議信息編發(fā)的形式會議信息的主要形式就是會議簡報。會議簡報具有“簡、真、新、快〞的特點。20精選ppt三、會議記錄的制作

1．會議記錄的作用

2．會議記錄的內(nèi)容四、會議文件的起草

1.閉幕詞

2．決定

3．會議紀要

4．會議總結(jié)21精選ppt第四節(jié)會后工作

會后也還有一系列重要的工作要做。一、會后事務

會后事務主要有會場清理、人員離會、會議決算三個方面。

1．會場清理

2．人員離會

3．會議決算22精選ppt二、會議文書立卷三、會議傳達

會議傳達必須確定內(nèi)容、程度、范圍、層次、時間、方式等。

1．內(nèi)容與程度

2．范圍與層次

3．時間

4．方式23精選ppt四、會議催辦會議催辦是指會議決議、決定等貫徹執(zhí)行的催辦，是管理過程中非常重要的一環(huán)。催辦的形式大抵有三種：1．發(fā)文催辦2．催辦3．派員催辦三種催辦方式可以交替、結(jié)合使用。24精選ppt第五節(jié)會議組織

一、工作會議工作會議是指組織、系統(tǒng)、地區(qū)或機關(guān)、單位召開的以討論、決定、布置工作為主的會議。1．會議特點(1)會議時間、地點、人員相對穩(wěn)定。(2)議題相對集中、具體。2．會務要點(1)由于第一個特點，秘書對工作會議可以沉著地、有方案地安排。(2)由于第二個特點，秘書應將精力多放在準備每一次會議的議題上。(3)討論議題、解決問題需要足夠的信息與資料。25精選ppt二、代表會議指由各級各類組織廣闊成員推選產(chǎn)生出的代表所召開的會議，規(guī)模較大、層次較高的那么稱“代表大會〞。1．會議特點(1)代表會議是權(quán)力最大的會議，它有權(quán)作出重大的決策，通過或批準法規(guī)、章程，討論和通過各種議案、提案。(2)參加會議的代表必須依法選舉產(chǎn)生，經(jīng)過嚴格的程序和相應的資格審查。(3)代表會議依法定期召開，與會代表必須到達法定人數(shù)方為有效。26精選ppt2．會務要點(1)正式代表必須依法產(chǎn)生，參加會議前必須經(jīng)過嚴格的資格審查，不允許非代表人員混入。(2)代表會議的議題往往來自有關(guān)部門的議案和代表的提案，秘書必須注重收集、整理議案和提案，呈交大會議案審查委員會審議、通過前方可列為正式議題。(3)會場布置必須莊嚴、隆重，每個細節(jié)都不可無視。(4)代表會議通常有選舉或表決，秘書應做好選舉、表決工作的準備，如選票、票箱、工作人員，劃定投票區(qū)域、路線，保證表決機器不發(fā)生故障等等。(5)跨地區(qū)的代表大會，秘書應安排好代表的接送、食宿、交通、保健等事宜。27精選ppt三、聯(lián)席會議由不同系統(tǒng)、不同地區(qū)、不相隸屬的組織、單位為了同一目標而舉行的會議。1．會議特點(1)聯(lián)席會議乃是不同組織在互相平等、尊重，有互相協(xié)作意愿的根底上召開，任何一方都不能把自己的意愿強加于其他各方。(2)聯(lián)席會議的最低效果是各抒己見，互通信息，互相了解；最高效果是達成共識。28精選ppt2．會務要點(1)聯(lián)席會議必須由一方主動牽頭召開。(2)會議的時間、地點、議題、與會人員等，應由牽頭方與參會各方平等協(xié)商確定，充分表達互禮、互讓的精神。(3)參加會議的各方代表，應由領(lǐng)導人或由領(lǐng)導人授權(quán)的代表出席，能充分表達組織意見和態(tài)度，說話算數(shù)，有權(quán)達成協(xié)議，以免會議議而不決，決而不行。(4)秘書在會前、會間、會后特別要多做溝通、反響和協(xié)調(diào)工作。29精選ppt四、學術(shù)會議由高等院校、科研機關(guān)、學術(shù)團體召開的，以專家、教授為主要成員，以探討學術(shù)課題、發(fā)表研究成果為目標的會議。1．會議特點(1)會議應能反映最新的科學研究動態(tài)和成果，與會人員應是確有專長并有研究心得的專家、學者和科研機關(guān)、部門的負責人。(2)會議貫徹“百花齊放、百家爭鳴〞的方針，充分發(fā)揚科學、民主精神，各抒己見，服從真理，不強求一致，反對以勢壓人和學閥作風。(3)會議形式不拘一格，可以是論文報告會、現(xiàn)場演示，也可以是小型座談會，也可穿插進行。(4)會議成果往往匯編成論文集，內(nèi)部交流或公開出版。30精選ppt2．會務要點(1)學術(shù)會議要求準備充分，通常至少提前三個月發(fā)送預備性通知，讓學者們準備、提交論文或提綱。經(jīng)審查后再發(fā)正式通知。(2)會場布置應簡單、樸素、實用，開幕式、閉幕式等禮儀性程序盡量簡化，以更多時間組織實質(zhì)性討論。(3)參加籌備、效勞的秘書人員應有一定的專業(yè)知識。

31精選ppt五、記者招待會組織為實現(xiàn)一定的宣傳目的，邀請報刊、電臺、電視臺等新聞媒介單位記者召開的會議，也可稱“新聞發(fā)布會〞。1．會議特點(1)新聞發(fā)布會以單向溝通為主。(2)記者招待會那么以雙向溝通為主。2．會務要點(1)會議地點應選在交通便利又比較熱鬧的場所。(2)會議時間盡量不安排在休息日，以免影響記者們的出席率。(3)會議通知用請柬形式。(4)應由專業(yè)秘書事先做些調(diào)查訪問。32精選ppt六、報告會指為了宣傳、教育目的而舉辦的，邀請勞模、英雄、先進人物或?qū)＜?、學者、黨政領(lǐng)導干部所作的專題報告會。

1．會議特點

(1)報告會以單向宣傳、教育為主，通常是一人講、眾人聽。

(2)報告人應有一定的社會地位或知名度，有一定的表達能力。33精選ppt2．會務要點(1〕報告主題及報告人必須慎重選擇。(2)報告會應中等規(guī)模。(3)報告會時間不宜過長，一般以一、兩個小時為宜。(4)邀請報告人時，可事先對內(nèi)容提出些要求，盡量做到有的放矢。(5)報告會后，應收集反響意見，及時總結(jié)、匯報，以便改進。34精選ppt七、座談會組織為收集信息、征求意見、調(diào)查研究而邀請有關(guān)人員召開的小型會議，包括各種“座談會〞、“懇談會〞、“見面會〞、“茶話會〞等。1．會議特點(1)座談會以小型為主。(2)座談會既集中，又民主。2．會務要點(1)座談會邀請對象必須是知情人，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者。(2〕座談會上，秘書應與主持人密切配合。(3)座談會的時間不必嚴格規(guī)定。(4〕會場可準備飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。35精選ppt八、國際會議指來自兩個以上國家〔不是指地區(qū)〕的政府、政黨或社會組織、民間團體就共同關(guān)心的問題召開的會議。1．會議特點(1)所謂國際會議，必須具備兩個特點：一是來自或代表兩個以上國家，也可以是多國會議、世界性會議；二是議題必須是共同的，當然觀點可以不同。(2)參加會議的國家無論大小，一律平等，互相尊重。36精選ppt2．會務要點(1)國際會議由東道國發(fā)起、組織、邀請。必須寫明議題、時間、地點、人數(shù)〔包括職務〕以及差旅、食宿、會務等費用承擔情況。(2)國際會議往往存在語言障礙，東道國必須準備足夠的同聲翻譯，文件也應準備不同文字的文本。(3)地方政府、企事業(yè)單位、民間團體要召開國際會議，應向上級主管部門