培訓講座課件 第4章　檔案登記與統(tǒng)計技能訓練

檔案管理技能訓練第4章檔案登記與統(tǒng)計技能訓練第4章檔案登記與統(tǒng)計技能訓練?學習任務和目標通過多個檔案基礎登記表格的填寫，提高學生檔案登記工作能力。通過幾個重要統(tǒng)計表格的編制，提高學生編制三大類型檔案統(tǒng)計表的能力。在掌握檔案登記與統(tǒng)計技能的基礎上，進一步提高學生分析檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)、撰寫檔案數(shù)據(jù)分析報告的能力。?內容概述擋案登記與統(tǒng)計工作是為各級黨政領導決策提供優(yōu)質服務的重要手段，同時也反映著檔案工作部門管理水平、服務水平。檔案登記與統(tǒng)計工作應保證檔案和檔案工作原始數(shù)據(jù)的真實性，統(tǒng)計源頭資料的完整性，統(tǒng)計資料的連續(xù)性。本章重點訓練基礎登記表的填寫和重要統(tǒng)計表格的編制技能。第4章檔案登記與統(tǒng)計技能訓練4.1了解檔案登記與統(tǒng)記4.2做好檔案登記工作4.3編制檔案統(tǒng)計報表4.1了解檔案登記與統(tǒng)計4.1.1登記與統(tǒng)計

登記：檔案管理中所出現(xiàn)的重要事實、行為和數(shù)據(jù)進行記錄。分檔案狀況和檔案工作狀況登記。

統(tǒng)計：以表冊、數(shù)字形式，對檔案和檔案工作發(fā)展情況進行統(tǒng)計調查、分析，提供統(tǒng)計資料，實行統(tǒng)監(jiān)督。

實體統(tǒng)計：檔案館檔案總量、不同種類、不同保管期限、不同整理狀況等統(tǒng)計，以及收藏資料的數(shù)量情況。

檔案事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計：各個環(huán)節(jié)工作狀況統(tǒng)計，檔案經(jīng)費及機構建設數(shù)量狀況，工作人員基本情況統(tǒng)計等。

登記是統(tǒng)計的基礎，統(tǒng)計是登記的進一步發(fā)展。4.1了解檔案登記與統(tǒng)計4.1.2掌握檔案統(tǒng)計的要求準確性及時性科學性法治性4.2做好檔案登記工作

4.2.1

登記檔案狀況

1．全宗名冊

2．全宗單

3.全宗登記表

4.全宗卡片

5.檔案成分和數(shù)量變化情況報道表

6.案卷目錄登記簿

7.總登記簿 4.2做好檔案登記工作

4.2.2

登記檔案工作狀況

1．工作日志

2．人員進出庫房登記表

3.檔案出入庫登記

4.檔案清點、檢查登記

5.利用者登記卡

6.檔案借出登記簿

7.檔案復制、摘抄登記4.3編制檔案統(tǒng)計報表

4.3.1檔案統(tǒng)計體系與類型1.檔案統(tǒng)計的體系四個層次全國檔案工作基本情況統(tǒng)計。納入國家國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃的統(tǒng)計指標，由國家檔案局組織進行，由國家統(tǒng)計局指導與監(jiān)督。專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計，由專業(yè)主管機關組織進行。地方（包括省、市、地、縣各級）檔案工作基本情況統(tǒng)計。由地方檔案行政管理機關組織進行。檔案館、檔案室（包括各種專門檔案室）檔案工作情況統(tǒng)計。由各檔案館、檔案室自己組織進行。4.3編制檔案統(tǒng)計報表

2.檔案統(tǒng)計的類型檔案構成統(tǒng)計檔案利用統(tǒng)計檔案工作人員情況統(tǒng)計檔案館建設狀況統(tǒng)計檔案室建立情況統(tǒng)計4.3編制檔案統(tǒng)計報表

4.3.2檔案統(tǒng)計指標及選擇原則

1.檔案統(tǒng)計指標絕對數(shù)相對數(shù)平均數(shù)

2.統(tǒng)計指標的選擇原則客觀性統(tǒng)一性穩(wěn)定性可比性4.3編制檔案統(tǒng)計報表

4.3.3編制統(tǒng)計報表

1.統(tǒng)計表的構成

總標題――概括統(tǒng)計表中全部資料的內容，是表的名稱。

橫行標題――表示各組的名稱，它說明統(tǒng)計表要說明的對象，是橫行的名稱。

縱欄標題――表示匯總項目即統(tǒng)計指標的名稱。

數(shù)字資料――是各組、各匯總項目的數(shù)值4.3編制檔案統(tǒng)計報表2.統(tǒng)計表的內容主詞――是說明總體的，它可以是各個總體單位的名稱、總體各個分組名稱。行式上表現(xiàn)為橫行標題。賓詞――是說明總體的指標名稱和數(shù)值的。形式上表現(xiàn)為縱欄標題和指標數(shù)值。4.3編制檔案統(tǒng)計報表3.統(tǒng)計表的類型按主詞的結構，統(tǒng)計表可分為：

簡單表：主詞未經(jīng)任何分組的統(tǒng)計表。

分組表：主詞只按一個標志進行分組的統(tǒng)計表。

復合表：主詞按兩個或兩個以上標志進行分組的統(tǒng)計表。4.3編制檔案統(tǒng)計報表4.統(tǒng)計表的制作規(guī)則統(tǒng)計表一般為橫長方形，上下兩端封閉且為粗線，左右兩端開口。統(tǒng)計表欄目多時要編號，一般主詞部分按甲、乙、丙；賓詞部分按(1)(2)等次序編號。統(tǒng)計表總標題應簡明扼要，符合表的內容。主詞與賓詞位置可互換。各欄排列次序應以時間先后、數(shù)量大小、空間位置等自然順序編排。計量單位一般寫在表的右上方或總欄標題下方。表內資料需要說明解釋部分，寫在表的下方。填寫數(shù)字資料不留空格，即在空格處劃上斜線。統(tǒng)計表經(jīng)審核后，制表人和填報單位應簽名并蓋章，以示負責。4.3編制檔案統(tǒng)計報表5.編制簡單表簡單表即所反映的對象未經(jīng)任何分組。它只是單位的排列，具有一覽表的性質。4.3編制檔案統(tǒng)計報表6.編制分組表分組表即其主詞按照某一標志進行分組的檔案統(tǒng)計表。它可用來揭示擋案工作現(xiàn)象總體及其各組情況。4.3編制檔案統(tǒng)計報表7.編制復合表即其主詞按兩個或兩個以上的標志進行復合分組的檔案統(tǒng)計表。它可以用來對檔案工作現(xiàn)象進行比較復雜的分析、研究。4.3編制檔案統(tǒng)計報表4.3.4分析檔案統(tǒng)計資料——最后一個步驟對經(jīng)過整理的大量調查資料進行分析研究。通過對統(tǒng)計數(shù)字的分析，可以進一步掌握不同時期內檔