行政溝通中的障礙與對策研究

行政溝通中的障礙與對策研究摘要在我們平時針對行政管理學進行深入探討的時候，其中涉及到最關鍵的一個問題莫過于行政溝通了。這主要是因為如今的科技越來越發(fā)達，促使不管是國家政府，或者是各大企業(yè)單位，都已經(jīng)產生了更多的需求，所以才會讓行政溝通占據(jù)了核心地位。按照相關實踐結果來看，一個有效的行政溝通既能夠促進行政效率得到大幅度提升，而且還有利于加強自身的適應能力以及競爭實力。只不過目前在我們國家，經(jīng)常會由于行政溝通而造成傳達不正確信息以及溝通失真的不良局面，要是不及時加以改正，那么必然會對中國打造一個法治國家、加強政府辦事效率以及讓人們真正享有民主權利等這些目標造成嚴重的影響。所以說，學術界現(xiàn)在最重視的問題就是怎么樣有效避免過高的信息失真度、從而促進行政效率以及管理水平得到大幅度提升，進一步有利于節(jié)省行政成本。關鍵詞：行政溝通；必要性；途徑

ResearchonObstaclesandCountermeasuresinAdministrativeCommunicationabstractAdministrativecommunicationisanimportantsubjectinthestudyofadministrativemanagement.Inmodernsociety,becauseoftherapiddevelopmentofscienceandtechnology,theglobalizationofeconomy,thecomplexityofgovernmentstaffandtheneedsofthemasses,andthepopularizationofteammanagementmode,administrativecommunicationismoreimportant.Effectiveadministrativecommunicationcannotonlyimprovetheadministrativeefficiency,butalsoeffectivelymanagetheconflictsexistinginthegovernment,andconstantlyimprovethecompetitivenessandadaptabilityofthecountry.Butthedistortionofadministrativecommunicationandthetransmissionofadministrativeinformationisaprominentprobleminouradministrativepractice.Thecontinuityofthissituationdirectlyaffectstheestablishmentofacountryundertheruleoflaw,theimprovementofadministrativeefficiencyandtherealizationofpeople'sdemocraticrights.Therefore,howtominimizetheinformationdistortionofadministrativecommunication,improveadministrativeefficiency,improvemanagementlevelandsaveadministrativecostshasbecomethefocusofmanagementandacademia.

Keywords:administrativecommunication;necessity;ways

目錄1.研究目的和意義 12.相關概念和理論回顧 12.1相關概念 12.1.1行政溝通的基本定義 12.1.2有效的行政溝通的必要性 12.2理論回顧 23.我國行政溝通中存在的問題 23.1溝通方式偏于單一 23.2信息反饋的失真度較高 33.3信息溝通的靈敏度較低 34.造成我國溝通障礙的原因 34.1組織的溝通障礙 34.2媒介的溝通障礙 44.3個人的溝通障礙 55.改善我國行政溝通有效性的途徑 65.1構建多通道的行政信息開發(fā)和傳送體系 65.2優(yōu)化行政信息反饋機制 65.2.1信息反饋形式多樣化 65.2.2建立信息反饋監(jiān)督法 75.3推動行政組織扁平化改革 75.3.1壓縮中間管理層，擴大管理幅度 75.3.2矩陣式管理 7結論 8參考文獻 8PAGE11.研究目的和意義從目前的情況來看，信息社會已經(jīng)得到了普及，而且還誕生了不勝枚舉的技術方式，就連溝通設備也越來越豐富。只不過從現(xiàn)實生活的角度來看，人們之間仿佛依舊存在著一種看不見的“隔閡”，對相互之間的溝融造成了一定的影響，這種現(xiàn)象尤其是表現(xiàn)在官僚文化比較突出的行政機構里面。所以說，按照中國政府溝通范疇內目前所顯示的局面進行分析，最好的辦法既應該充分考慮到溝通方式，而且也應該充分考慮到行政溝通本身，甚至還可以通過有一些系統(tǒng)性的知識來對整個行政組織進行探索，并好好抓住組織的動態(tài)性與協(xié)同性等這些特點，以充分確保各個方面都能夠進行正常有序的操作流程，最終讓組織能夠實現(xiàn)非常高效率的溝通。2.相關概念和理論回顧2.1相關概念2.1.1行政溝通的基本定義實際上我們可以將政府組織所涉及到的行政溝通逐一細分成如下這兩種類型：（1）政府和廣大人民群眾的交流；（2）政府內部所有員工和各個部門間的交流。而筆者在這篇文章中旨在探討政府內部溝通，所以在下文中談及的溝通，實際上就是指政府內部行政溝通。2.1.2有效的行政溝通的必要性首先，我們可以說行政溝通相當于讓所有行政活動正常開展的一個先決條件：因為關于行政溝通這個方面的探討工作可以大力促進行政管理體制改革得到落實，同時它也是打造服務型政府的一個關鍵對策，甚至還相當于中國大力發(fā)展民主政治的核心組成部分，既能夠充分反映出我們國家的民主化程度，也能夠將政府和廣大人民群眾緊密的聯(lián)系在一起，從而大力推動社會的融洽。其次，一個標準化的行政溝通可以有效促進政府的工作效率得到大幅度提升：因為它能夠讓相關行政決定變得越來越科學化以及民主化，以充分確保行政組織在深入貫徹所有政策制度的時候達成一致觀點，從而有利于促進組織工作效率得到一定提升，并繼續(xù)提高組織面對外部因素變化的適應能力。最后，一個優(yōu)異的行政溝通可以更好的幫助人們享受自己應得的知情權：因為我們大家都知道，政府決定所具備的透明性以及公開性其實就已經(jīng)在很大程度上決定了民眾知情權是否能夠達成，其先決條件就是要求政府可以適當?shù)捻槕褚?，并積極接受廣大人民群眾的監(jiān)督，但以上所說都必須通過優(yōu)異的行政溝通方能實現(xiàn)。2.2理論回顧根據(jù)臺灣大學里面一位非常有名的教授—曾仕強先生曾經(jīng)提出的觀點來看，首先，他覺得上行溝通實際上就是員工發(fā)表自身看法、抱怨各種不滿以及大膽提出批評的一條主要途徑，通過這種方式來實現(xiàn)“下情上達”的最終目的；其次，下行溝通其實也就是企業(yè)經(jīng)營者建立各種制度、計劃以及遠大發(fā)展目標的一個基本手段，通過這種方式來實現(xiàn)“上情下達”的最終目的；最后，平行溝通則等同于彼此認識、照顧、平衡的一種偉大藝術，通過這種方式來實現(xiàn)“心意相通”的良好成效。3.我國行政溝通中存在的問題3.1溝通方式偏于單一其實總的說起來，我們國家有各種各樣的行政溝通手段，所以才需要根據(jù)詳細情況以及實際需求進行認真選擇。只不過因為在各種因素的影響之下，促使中國現(xiàn)有的大部分企業(yè)以及部門的領頭者都比較傾向于使用“開會”這種傳統(tǒng)手段來進行交流。如此一來，不單單阻礙了那些原本能夠達到更高效率的交流途徑，而且還導致地方也舉辦了非常多的會議，比方說馬拉松會議以及其他大型活動會議等，甚至還容易導致黨政府因為一件事情而舉行多次會議。而之所以會造成這種局面，主要還是因為如下這三個原因：首先，在大多數(shù)人的眼里，他們覺得可以通過開會的次數(shù)、時間長短以及其涉及面來判斷員工有沒有認真落實各項工作；其次，因為組織部門有所重疊，導致經(jīng)常出現(xiàn)各個部門之間反復傳達的情況；最后，因為目前仍然存在較為嚴重的官僚主義傾向，所以很多人覺得任何事情都可以通過開會來得到妥善解決，但是他們卻在會議上沒有辦法達成一致意見，沒有搞清楚問題的重點，從而往往會導致開會時間變得更長，涉及面也更加廣泛了。3.2信息反饋的失真度較高其實進行溝通的主要目的在于建立一個目標，然后在依靠某些象征性的載體來表現(xiàn)自己的各種想法，從而實現(xiàn)情感和信息溝通。與此同時，進行信息溝通的一個重點在于接受者到底有沒有接受到以及領悟信息內容，而并非是強調溝通者到底有沒有將信息傳遞出去。只不過現(xiàn)在由于各種各樣的原因，導致行政溝通往往會發(fā)生失真現(xiàn)象。這也就是說，在進行行政溝通的時候，如果相關人員沒有將信息傳遞出去，或者是他傳遞出了不正確的信息，那么其實就相當于并未形成溝通；就算是信息已經(jīng)通過，那么也只能算是處于失真狀態(tài)。3.3信息溝通的靈敏度較低因為一部分地區(qū)以及制度機構比較繁瑣，再加上文件以及會議也越來越多，導致那些當?shù)匦姓I導整天都為文山會海所發(fā)愁，因此他們根本就沒有多余的時間以及精力來進行調查以及各項研究，最終導致沒有辦法滿足部分關鍵信息的需求。除此之外，因為官僚主義已經(jīng)越來越突出，促使利用人工來傳遞信息的成本也有所增加，但同時也降低了效率。比方說，原本有一部分指示也許是能夠直接分配到基層的，但有些管理者固執(zhí)己見的為此舉行多次會議。如此一來，只會導致其中部分信息在傳遞中途就已經(jīng)受到了破壞，從而無法及時進行溝通。4.造成我國溝通障礙的原因4.1組織的溝通障礙現(xiàn)如今，由于社會科學一直都在進行迅速發(fā)展，導致官僚主義的缺點越來越突出，再加上中國官僚組織中原本就具備各種各樣的限制性，在很大程度上給人員與部門之間的溝通增加了難度，最終就只會拖累行政溝通，而之所以會造成這種局面，主要還因為如下這三個方面的原因：（1）仍然采取了權力集中制度。現(xiàn)在大部分組織的經(jīng)營都不是由組織規(guī)范來決定的，基本上都是借助經(jīng)營者自己的權威以及意愿，如此不公平的等級制度自然就導致了結構僵化的不良后果，從而無法讓經(jīng)營者和他手下員工進行良好的交流；（2）現(xiàn)有的一些行政組織過于復雜，沒有辦法達到較高的信息傳播率。這主要是因為他們完全只會按照員工來安排職位，所以才會把非常簡單的事情復雜化，最終導致信息嚴重失真，并且還沒有辦法實現(xiàn)較高的傳遞效率，也無法鍛煉組織的應對能力；（3）僅僅注重形式，而忽視創(chuàng)新。因為現(xiàn)在仍然有非常多的行政組織是一味根據(jù)相關規(guī)章制度來工作的，根本沒有機會進行自我發(fā)揮，長此以往，員工也就逐漸喪失了創(chuàng)新意識，變得不看重效率，而是僅僅只在意自己是否違反規(guī)則，絲毫不關心怎么樣和同事領導進行溝通，為組織提出更多更好的發(fā)展建議。4.2媒介的溝通障礙現(xiàn)如今，中國行政組織里面所涉及到的溝通媒介也無非就是會議、廣播電視與相關文件等。盡管以上說到的溝通媒介的確可以大力推動行政溝通得到更好的發(fā)展，然而，它所具備的諸多不足之處卻已經(jīng)嚴重妨礙到了溝通的正常進行：（1）會議。雖然它在行政溝通中占據(jù)了很關鍵的地位，然而卻阻礙了那些原本能夠達到更高效率的交流途徑，甚至還有大部分會議都沒有談及到核心主題，根本就不能實現(xiàn)一個良好的信息溝通，不過是“掛羊頭賣狗肉”罷了；（2）廣播、電視。它可以實施非常完整的動態(tài)信息傳播工作，具備非常大的兼容性，贏得了很多觀眾們的青睞，甚至還可以實現(xiàn)政務的公開性以及透明度，從而有效避免出現(xiàn)更多的信息不對稱情況。只不過因為在多方面原因的影響之下，促使廣播電視不具備非常廣泛的應用面，也沒有辦法實現(xiàn)非常高的組織頻率，從而導致企業(yè)無法及時實現(xiàn)和外部之間的溝通。最后，文件。它實際上依舊可以說是在中國行政組織內，占據(jù)著不可取代地位的溝通媒介之一，因為在政府部門向下級傳遞所有文件的過程中，不管是在起草的時候，或者是在最后通過審批的時候，其中的所有環(huán)節(jié)都是由很多員工來一起創(chuàng)作出來的。盡管此類溝通手段能夠培養(yǎng)非常多的能力工作者，然而，還是沒有辦法突破效率低下這一層障礙，并且需要浪費很多的時間，沒有建立相應的內在反饋制度，從而導致信息始終都無法實現(xiàn)動態(tài)交流。4.3個人的溝通障礙首先，連企業(yè)員工自己都沒有充分搞清楚“溝通”這個詞的真正意思，故而不能判斷出最終的溝通目的。具體而言，溝通并非只是說簡單的傳遞信息，而且其重點在于要讓對方能夠領悟這一信息內容，從而協(xié)調企業(yè)活動，并實現(xiàn)終極目標；其次，每個人所具備的知識能力與價值評估標準存在較大區(qū)別，這也就是說企業(yè)成員還尚未形成統(tǒng)一的價值思想，所以才無法在溝通中達成一致意見，自然就容易導致溝通不能順利進行下去了。5.改善我國行政溝通有效性的途徑5.1構建多通道的行政信息開發(fā)和傳送體系首先，特意建立并健全一個具備較強行政性質的信息系統(tǒng)。然后還要把黨政信息溝通加以區(qū)別，讓這兩者處于一種比較獨立的狀態(tài)。如此一來，不單單能夠幫助這兩者之間進行彼此補充、彼此牽制，而且還可以促進雙方的溝通效率都得到大幅度提升。除此之外，行政部門也有必要盡快建立一個與之相應的信息機構，搞清楚自身所具備的職責，通過這貨在那個方式來促進整體的經(jīng)營效率得到大幅度提升。其次，增加社會溝通途徑。盡可能擴大人們參與社會溝通的途徑，促使人們與政府部門能夠直接或間接地進行交流與對話，使公眾的意見能夠有比較充分和有效的方式公開表達出來，可以使政府及時、廣泛地了解各種不同意見和工作中存在的問題，為政府制定政策提供依據(jù)，而且能夠使各種潛在的社會摩擦與沖突得到及時處理或緩解，有利于形成安定團結的政治局面和社會秩序。5.2優(yōu)化行政信息反饋機制5.2.1信息反饋形式多樣化雖然我們國家現(xiàn)在已經(jīng)建立了非常多的信息反饋形式，但筆者還是比較傾向于將間接反饋和直接反饋這兩種不同的機制進行一個有機整合。因為和間接反饋進行對比的話，我們其實不難發(fā)現(xiàn)，直接反饋正是因為自身具備信道不長、離信息源不遠以及信息來往時間不長等特征，所以才會擁有非常高的靈密度以及非常短的周期等長處，從而有效減少了信息失真的機會。就連那些西方國家，同樣也會因為政治需求，或者是經(jīng)濟發(fā)展，開展各種不同類型的民意測試，甚至還采取了抽樣調查這種比較常見的手段，就是為了獲得更多的反饋信息，從而方便他們及時對相關政策加以調整。故而我們應該適當?shù)膶ζ溥M行參考。5.2.2建立信息反饋監(jiān)督法按照馬克思先生曾經(jīng)提出的觀點來看，如果真心想拿到真實的反饋信息，并喚起所有人的熱情，不斷加強人們投身于社會管理的本領，那么就一定要借助整個民族的高科學文化水平來實現(xiàn)。除此之外，列寧先生也針對這個方面發(fā)表了一些自己的看法，在他眼里，文盲不應該存在政治以內。所以我們有必要摒棄之前那種比較死板的教育體制，并進行創(chuàng)新式教育，以有利于培養(yǎng)出越來越多的大膽思考以及講實話的人。5.3推動行政組織扁平化改革5.3.1壓縮中間管理層，擴大管理幅度首先，廢除現(xiàn)有的部分政府機構，由省級機構直接與縣級機構對話，以此縮短指揮鏈，提高信息傳遞的速度和效率。針對經(jīng)濟發(fā)展水平較高，地位相對重要的城市，設立直轄市，將它從省的行政結構中分出來。以此減輕大省的管理難度。其次，適當增加縣政府的一些管理權限?？h級政府管理權限不適應縣域經(jīng)濟不斷發(fā)展，制約了經(jīng)濟的發(fā)展。給予縣級政府充分的經(jīng)濟社會管理權，緩解市縣層級矛盾，以保障縣域經(jīng)濟的順利發(fā)展。最后，全面實施縣鄉(xiāng)一體化管理。為鞏固縣級政權，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級的政府機構被取消，僅作為縣級政府的派出機構。再次縮短指揮鏈，便于提高對農村的管理力度，減少資源的浪費。5.3.2矩陣式管理它旨在解決一些問題，或者是滿足公眾需求，好讓行政機構暫時建立起一個完整統(tǒng)一的專家團隊，并充分利用高度的專業(yè)化以及團隊精神來完成組織目標。這種跨部門資源整合其實已經(jīng)沖出了功能的界限，并影響了信息隔離差距。只要是存在公共需求，那么有關資源肯定就會被結合在一起。這些團隊也將進行重組，等到完成目標之后又再次解散，然后每個團隊將被退回原來的行政機構。這種矩陣組織結構導致原有部門之間的橫向以及縱向約束被新的橫向一體化組織所摧毀，以達到資源共享目的，尤其是人力以及信息資源這兩種共享。較好的保證政府跨部門的