企業(yè)檔案管理制度

企業(yè)檔案管理制度一、治理原則：妥當(dāng)保管、規(guī)范流程、應(yīng)用便利、辦事經(jīng)營(yíng)二、檔案歸檔（一）工程材料歸檔項(xiàng)目投標(biāo)時(shí)期材料的歸檔：項(xiàng)目在開(kāi)標(biāo)停止（中標(biāo)項(xiàng)目）三天內(nèi)，由商務(wù)助理同一將招標(biāo)文件原件（含電子檔，如有的話）、投標(biāo)文件電子檔（含文本文檔，如有的話）移交給檔案室，并建立一整套該項(xiàng)目標(biāo)檔案材料庫(kù)；關(guān)于投標(biāo)未中標(biāo)的項(xiàng)目材料（如招投標(biāo)文件、工程量清單等材料）由各部分自行留存，并建立部分項(xiàng)目材料庫(kù)，以便利部分內(nèi)部查閱。項(xiàng)目中標(biāo)施工時(shí)期：項(xiàng)目中標(biāo)，接到中標(biāo)通知書(shū)后（各地扶植局或招標(biāo)代理若要求立案的請(qǐng)先立案），應(yīng)第一時(shí)刻移交到檔案室，檔案治理員急速及時(shí)掃描存檔共享；關(guān)于施工合同如甲方已蓋印，我單位引導(dǎo)贊成該項(xiàng)目合同條目無(wú)修改的，在我單位蓋印（公章或合同專用章、法人章或法人代表簽字、付款專用章）完畢后按合同要求留存檔案室響應(yīng)份數(shù)，如我方蓋印甲方未蓋印的，由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)催討該合同，檔案治理員將掃描關(guān)鍵部分（合同名稱、承包內(nèi)容、合同金額、甲乙兩邊簽字、項(xiàng)目經(jīng)理、清單頁(yè)等），建立電子檔案文件夾。項(xiàng)目停止后應(yīng)及時(shí)將項(xiàng)目落成材料（含落成申報(bào)）、落成圖紙（含電子檔）、決算審計(jì)材料（審計(jì)核準(zhǔn)定單）移交（項(xiàng)目經(jīng)理作為此項(xiàng)工作落實(shí)義務(wù)人應(yīng)親自或責(zé)成相干人員負(fù)責(zé)材料移交）至檔案室。關(guān)于合作方項(xiàng)目由經(jīng)營(yíng)治理部（或直管部分）的商務(wù)助理負(fù)責(zé)追要，關(guān)于材料不完全的項(xiàng)目或拒絕給材料的項(xiàng)目，需將材料（招投標(biāo)文件、合同文件、清單、落成申報(bào)、審計(jì)核準(zhǔn)定單等）交代完全后再解決結(jié)款。（二）企業(yè)材料歸檔軌制1.關(guān)于企業(yè)天資申請(qǐng)、審批、年檢、變革等相干材料完全的電子版本，及紙質(zhì)文件應(yīng)及時(shí)歸檔。2.企業(yè)其他重要發(fā)文、收文、軌制、章程等重要材料在完成須要的流程（如公示公司各部分、企業(yè)工商立案后）應(yīng)及時(shí)歸檔。（三）子公司及直屬分公司材料歸檔1.子公司的檔案材料（包含天雄、漫科、優(yōu)科漫企業(yè)天資證書(shū)等材料）應(yīng)由主辦人負(fù)責(zé)掛號(hào)移交至檔案室。2.直屬分公司材料由分公司商務(wù)助理或治理部分的商務(wù)助理負(fù)責(zé)移交。三、檔案查閱說(shuō)明1.應(yīng)用者要愛(ài)護(hù)檔案材料的完全與安穩(wěn)，不準(zhǔn)涂改、污損、拆散，損掉和轉(zhuǎn)借。2.借閱檔案、材料以便利工作，知足應(yīng)用為目標(biāo)，但必須嚴(yán)格實(shí)施手續(xù)，凡臨時(shí)（時(shí)刻為1日內(nèi)）在公司查閱檔案人員事如借出檔案室均必須先掛號(hào)簽字方可借閱，了債時(shí)盤(pán)點(diǎn)無(wú)誤后由檔案治理人員銷號(hào)。

3.查閱檔案材料均由檔案治理人員負(fù)責(zé)查找，任何人員均不克不及在室內(nèi)自行查找。4.合作方除有權(quán)直截了當(dāng)查閱合作方本身所承攬的工程材料，證書(shū)情形及其他項(xiàng)目材料等需合作方治理部分人員負(fù)責(zé)借查詢拜望閱，未經(jīng)治理部分許可，合作方一律弗成擅自查閱借調(diào)檔案，如違抗本規(guī)定由此帶來(lái)的晦氣阻礙由檔案治理人員自行承擔(dān)。5.未經(jīng)治理部分經(jīng)理許可，弗成將任何檔案材料隨便率性發(fā)送電子檔給合作方或公司以外人員查看，由此帶來(lái)晦氣后果由文件發(fā)送人自行承擔(dān)；公司直屬分公司如需電子檔案需在經(jīng)營(yíng)治理部商務(wù)助理征得其部分引導(dǎo)贊成后方可發(fā)送文件。6.本公司人員除查閱工作范疇內(nèi)檔案材料，弗成越權(quán)查閱檔案材料，如有須要檔案治理員須請(qǐng)示借閱人員上級(jí)部分引導(dǎo)，經(jīng)贊成后方可查閱。四、借閱材料范疇凡經(jīng)引導(dǎo)審批的天資證書(shū)、人員證書(shū)所有檔案室存檔的檔案材料，可用于借閱，關(guān)于沒(méi)有填寫(xiě)《原件借用接洽單》（模板見(jiàn)附件一）或填寫(xiě)的接洽單內(nèi)容及簽批不完全，檔案治理員有權(quán)拒絕借閱，待《原件借用接洽單》必填材料補(bǔ)償完全后方可借閱，關(guān)于沒(méi)有存檔的材料（如身份證、卒業(yè)證書(shū)、職稱證書(shū)等）而項(xiàng)目報(bào)名、預(yù)審、投標(biāo)等緣故須要借用的材料請(qǐng)借用人自行接洽證書(shū)持有人。五、借閱流程（一）項(xiàng)目報(bào)名、預(yù)審、投標(biāo)立案等借用材料流程：合作方項(xiàng)目需由合作方提出申請(qǐng)（填寫(xiě)工作接洽單或原件借用接洽單），如有須要需將報(bào)名、預(yù)審、投標(biāo)借用原件材料（招標(biāo)文件）要求供給給合作方治理部分（經(jīng)營(yíng)治理部）商務(wù)助理查對(duì)確認(rèn)無(wú)誤后，由經(jīng)營(yíng)治理部經(jīng)理簽字確認(rèn)后遞交給檔案治理員，檔案治理員接到原件借用接洽單后，應(yīng)急速查看，關(guān)于須要調(diào)和的材料應(yīng)急速與相干人員調(diào)和，關(guān)于確切無(wú)法供給的原件材料需急速明白告訴商務(wù)助理，由商務(wù)助理逐級(jí)報(bào)告請(qǐng)示解決。合作方合作方經(jīng)營(yíng)治理部檔案治理員公司市場(chǎng)部項(xiàng)目或其他部分項(xiàng)目借用原件需由本部分經(jīng)理簽字，交由經(jīng)營(yíng)治理部經(jīng)理簽字確認(rèn)，再遞交給檔案治理員，檔案治理員接到原件借用接洽單后，應(yīng)急速查看，關(guān)于須要調(diào)和的材料應(yīng)急速與相干人員調(diào)和。市場(chǎng)部市場(chǎng)部經(jīng)營(yíng)治理部檔案治理員3.用于一樣事務(wù)性查閱借調(diào)（1）公司內(nèi)部人員用于一樣事務(wù)性借閱檔案材料，如在公司內(nèi)查看借閱并承諾當(dāng)日了債的只需在借閱掛號(hào)本掛號(hào)簽字即可借閱。（2）如需帶出公司解決天資等工作，需填寫(xiě)原件借用接洽單，寫(xiě)明借用日期，承諾了債日期，請(qǐng)部分引導(dǎo)簽字確認(rèn)后，轉(zhuǎn)交經(jīng)營(yíng)治理部經(jīng)理確認(rèn)（與項(xiàng)目報(bào)名預(yù)審?fù)稑?biāo)無(wú)沖突后）方可借用。（二）原件借用接洽單填寫(xiě)留意事項(xiàng)：1.所有證照、合同原件等材料，于限制了債日期內(nèi)了債，過(guò)期借用方天天自愿罰款200元/本給東大年夜智能（收到日期以郵件到南京日期為準(zhǔn)）。2.借用方在原件借用時(shí)代，應(yīng)包管原件無(wú)任何修改與破舊，如發(fā)明了債原件比擬借出時(shí)有明顯涂改或者破壞，則東大年夜智能有權(quán)對(duì)借用方進(jìn)行處罰。3.借用方（負(fù)責(zé)人）在證書(shū)借用前或借用時(shí)簽訂原件借用接洽單，收到證件原件后按照原件借用接洽單清單進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，發(fā)明不符的需急速向東大年夜智能提出并發(fā)，除東大年夜智能贊成是技巧缺點(diǎn)，不然，視為所列原件均已借用至借用人。4.借用人如需將此次借用材料用于其他項(xiàng)目，請(qǐng)?zhí)嵩缣岢錾暾?qǐng)，若因借用方供給借用信息不精確導(dǎo)致本項(xiàng)目或其他項(xiàng)目受損，由借用方自行承擔(dān)。5.若借用材料因招標(biāo)代理或甲方（業(yè)主）拘留收禁，請(qǐng)供給拘留收禁憑條證實(shí)，并提早通知東大年夜智能相干人員（除通知商務(wù)助理外，務(wù)必通知檔案治理員，以便檔案治理員第一時(shí)刻明白得檔案材料去向，調(diào)和檔案材料借閱時(shí)刻等）。6.原件借用原件接洽單件有效。六、更換移交1.人員和負(fù)責(zé)的項(xiàng)目對(duì)應(yīng)關(guān)系產(chǎn)生變更，從檔案室借出的材料轉(zhuǎn)交給其他人員應(yīng)由兩邊至檔案室解決交代，不然因借閱人掉誤導(dǎo)致材料損掉，由此帶來(lái)的后果由借閱人承擔(dān)。2.人員離職時(shí)應(yīng)將所借材料無(wú)缺無(wú)損的了債至檔案室，檔案治理員負(fù)責(zé)盤(pán)點(diǎn)核銷，如未了債，不得解決離職手續(xù)和結(jié)算工資。3.如因檔案治理人員更換，應(yīng)無(wú)缺無(wú)損地移交檔案材料，移交時(shí)，交代兩邊在移交清單上簽字，同時(shí)應(yīng)有見(jiàn)證人旁不雅見(jiàn)證，并在移交清單上簽字確認(rèn)，原則上見(jiàn)證工資檔案室直截了當(dāng)上級(jí)引導(dǎo)，移交清單一式叁份，兩邊各執(zhí)壹份，見(jiàn)證人留存壹份。4.如因檔案治理員外出或告假等