跟蹤檢查的具體方法講義

跟蹤檢查的具體方法【本講重點(diǎn)】跟蹤檢查的工具目標(biāo)卡的跟蹤檢查辦法“交辦事項(xiàng)”和“重要事項(xiàng)”的跟蹤檢查跟蹤檢查的工具1．跟蹤檢查工具的選擇為了搞好目標(biāo)執(zhí)行的檢查工作，需要形成日常例行的報告制度，如我國長期以來建立的統(tǒng)計報告制度。執(zhí)行報告制度往往需要相應(yīng)的工具，如我國統(tǒng)計報告制度的統(tǒng)計報表體系。目標(biāo)管理也是如此，也需要有執(zhí)行檢查制度相應(yīng)的報告工具，實(shí)踐中采用的工具主要有兩種：一是前面講過的目標(biāo)卡；二是專為跟蹤檢查設(shè)計的“目標(biāo)跟蹤單”。目標(biāo)卡和目標(biāo)跟蹤單在完成跟蹤檢查任務(wù)上，其作用差別不大，可以任選其一，或兩者結(jié)合起來使用。不過目標(biāo)卡本身雖然有執(zhí)行進(jìn)度和執(zhí)行情況的記載要求，但由于記載的事項(xiàng)不多，對目標(biāo)執(zhí)行的反映就不很全面和細(xì)致。當(dāng)然，這個缺點(diǎn)完全可以通過設(shè)計上的改進(jìn)來彌補(bǔ)，然而那樣的話，目標(biāo)卡上的欄位就會顯得擁擠，目標(biāo)卡的版面就會增大，致使傳遞不便。正是基于這些原因，一些公司又設(shè)計了專門的跟蹤檢查單，與目標(biāo)卡一起充當(dāng)目標(biāo)管理的工具。具體使用時有幾點(diǎn)要注意：（1）日常業(yè)務(wù)繁忙的目標(biāo)執(zhí)行人，為了減輕文字工作，一般可不再填寫目標(biāo)跟蹤單而直接將執(zhí)行結(jié)果和自我檢查的情況填列在目標(biāo)卡上。不過，要對所使用的目標(biāo)卡進(jìn)行相應(yīng)改動。（2）目標(biāo)跟蹤單一般填寫三份，由上司、目標(biāo)跟蹤檢查部門和個人各保存一份。（3）根據(jù)企業(yè)規(guī)模的大小和目標(biāo)執(zhí)行人的多寡決定目標(biāo)跟蹤單的傳遞層級。規(guī)模大的公司，目標(biāo)執(zhí)行人多，就不必將目標(biāo)跟蹤單送達(dá)總經(jīng)理，只需送到直接上司就可以了；規(guī)模小的，執(zhí)行人少，就可以將它送到最高管理層。這樣做，一是考慮了高層的管理幅度；二是考慮了分權(quán)；三是避免因傳遞層多而浪費(fèi)時間和出錯。（4）目標(biāo)跟蹤單的上報時間最好與財務(wù)報表上報時間一致，以便于兩者互相印證，查實(shí)情況。2．目標(biāo)跟蹤單的填制對于目標(biāo)跟蹤單的填制，我們通過圖例進(jìn)行說明：表16-1月份目標(biāo)跟蹤單填表日期：年月日目標(biāo)與重要性目標(biāo)完成程度我檢查理情形計劃實(shí)際計劃實(shí)際上級主管：（簽章）目標(biāo)執(zhí)行人：（簽章）從上表可以看到，目標(biāo)跟蹤單分為目標(biāo)與重要性百分比、本月進(jìn)度、累計進(jìn)度、目標(biāo)完成程度、得分、自我檢查及處理情形7欄。具體填寫方法如下：目標(biāo)與重要性——依目標(biāo)卡所列目標(biāo)項(xiàng)目及重要性百分比填寫；本月進(jìn)度及累計進(jìn)度——“計劃”欄參照目標(biāo)卡填寫，“實(shí)際”欄則填寫當(dāng)月及實(shí)際累計進(jìn)度；目標(biāo)完成程度——指累計目標(biāo)完成程度，是實(shí)際數(shù)值與計劃數(shù)值之百分比；得分——指目標(biāo)人根據(jù)目標(biāo)管理評估及獎懲辦法計算進(jìn)行自我評估后的分值；自我檢查——目標(biāo)執(zhí)行落后于計劃進(jìn)度時，目標(biāo)人自我檢查原因并提出改進(jìn)措施；處理情形——上司或檢查部門記錄目標(biāo)人執(zhí)行目標(biāo)的問題、處理建議及目標(biāo)人自我改進(jìn)措施的貫徹情況?！咀詸z】如果你企業(yè)已實(shí)施目標(biāo)管理，請根據(jù)上表試填寫出你企業(yè)的目標(biāo)跟蹤表單。目標(biāo)卡的跟蹤檢查辦法目標(biāo)卡呈報審核簽發(fā)下來后，注明目標(biāo)即正式生效，各目標(biāo)執(zhí)行人就要認(rèn)真執(zhí)行。在目標(biāo)卡注明事項(xiàng)執(zhí)行的過程中，要用目標(biāo)跟蹤單進(jìn)行跟蹤檢查。具體辦法如下：（1）目標(biāo)執(zhí)行人每個月填寫目標(biāo)跟蹤單，并將實(shí)際完成情況同計劃目標(biāo)進(jìn)行對比分析。如果二者有差異，則找出原因并提出相應(yīng)措施。（2）每月15日前交目標(biāo)跟蹤單。如果上級和目標(biāo)跟蹤部要求召開目標(biāo)完成情況匯報會，則應(yīng)將目標(biāo)跟蹤單于會前交跟蹤檢查部門。（3）開會時，首先由目標(biāo)執(zhí)行人說明上次會議決議待落實(shí)的事項(xiàng)有哪些，記錄在跟蹤單的何處，什么時候匯報，然后依次匯報。未完成的事項(xiàng)要重點(diǎn)說明原因及準(zhǔn)備采取的措施。上級和目標(biāo)跟蹤部可以質(zhì)疑。（4）若目標(biāo)執(zhí)行人無法回答或回答無法令人滿意，且上級認(rèn)為該問題重要時，應(yīng)將該問題連同會議上形成的議案及最高管理層直接交辦的事項(xiàng)一起列為交辦事項(xiàng)，并按“交辦事項(xiàng)跟蹤檢查辦法”處理。若是重點(diǎn)檢查項(xiàng)目，則按“重點(diǎn)事項(xiàng)檢查辦法”處理。（5）目標(biāo)跟蹤部將目標(biāo)卡和目標(biāo)跟蹤單匯總后整理成總表，擬定意見后報上級審核。 “交辦事項(xiàng)”和“重點(diǎn)事項(xiàng)”的跟蹤檢查辦法 1．“交辦事項(xiàng)”的跟蹤檢查（1）目標(biāo)跟蹤部將上級領(lǐng)導(dǎo)的批示連同會議記錄復(fù)印件交被檢查單位（經(jīng)辦單位），并把交辦事項(xiàng)的名稱、經(jīng)辦單位、交辦日期登記在交辦事項(xiàng)登記表中；（2）經(jīng)辦單位按會議決議落實(shí)，在執(zhí)行過程中視需要向上級報告；（3）目標(biāo)跟蹤部根據(jù)實(shí)際需要隨時赴經(jīng)辦單位檢查事項(xiàng)的進(jìn)展，處理相關(guān)問題，并將檢查、處理情況向上級作匯報；（4）經(jīng)辦單位在完成交辦事項(xiàng)后，作書面報告，送目標(biāo)跟蹤部轉(zhuǎn)呈上級核批，跟蹤部將事項(xiàng)完成的日期、成果登記在交辦事項(xiàng)表中，作為日后考核的依據(jù)。2．“重點(diǎn)事項(xiàng)”的跟蹤檢查（1）上級領(lǐng)導(dǎo)指示重點(diǎn)交辦事項(xiàng)；（2）領(lǐng)導(dǎo)辦工作人員（交辦人）將交辦事項(xiàng)、現(xiàn)狀介紹及重點(diǎn)要求寫在交辦單上（一式二份），若領(lǐng)導(dǎo)指示限期辦理，則應(yīng)將辦理日期填寫在完成期限欄內(nèi)，并規(guī)定經(jīng)辦單位呈報處理對策的期限；（3）領(lǐng)導(dǎo)辦將交辦單呈報領(lǐng)導(dǎo)核實(shí)簽章后，將重點(diǎn)事項(xiàng)登記在重點(diǎn)交辦事項(xiàng)表中，并把第二聯(lián)送到經(jīng)辦單位執(zhí)行；（4）經(jīng)辦單位收單后，單位領(lǐng)導(dǎo)和具體經(jīng)辦人一起會商辦理對策，并將之登記在“處理對策欄”（如需要，則附詳細(xì)說明），經(jīng)辦人和單位領(lǐng)導(dǎo)雙方簽名后，將交辦單送回上級領(lǐng)導(dǎo)辦；（5）交辦人收到交辦單（若沒有在規(guī)定期限收到交辦單，則填寫“催辦單”催促經(jīng)辦單位和經(jīng)辦人上報預(yù)定的對策），送領(lǐng)導(dǎo)批示（確保對策與問題配匹）后返回經(jīng)辦人，經(jīng)辦人按批示辦理；（6）經(jīng)辦人執(zhí)行完畢后將執(zhí)行結(jié)果填寫在“處理結(jié)果”欄內(nèi)（如需要，則附詳細(xì)說明）上報，領(lǐng)導(dǎo)收到單后給出評價意見，若不滿意可另行填寫交辦單要求進(jìn)一步處理；（7）交辦人可根據(jù)需要在經(jīng)辦過程中隨時檢查經(jīng)辦人的處理情況，核實(shí)上報資料、情報的準(zhǔn)確性?！颈局v小結(jié)】本講主要介紹了跟蹤檢查工具的填寫和使用，以及交辦事項(xiàng)和重點(diǎn)事項(xiàng)的跟蹤檢查辦法。由于涉及的是具體的技術(shù)細(xì)節(jié)，所以比較瑣碎。在學(xué)習(xí)的時候，要重點(diǎn)把握具體的跟蹤檢查程序和注意事項(xiàng)。從實(shí)踐來看，對執(zhí)行情況匯報的質(zhì)疑和對經(jīng)辦人預(yù)定對策的審查是保證事項(xiàng)順利完成的關(guān)鍵?！拘牡皿w會】______________________________________________________________________