工程總承包項目信息文控管理

工程總承包項目信息文控管理1工程總承包項目信息文控管理概述………………1．1項目信息的分類………………………1．2信息文控的編碼………………………1．3信息文控管理的組織與職責分工…………………2工程總承包項目管理信息系統(tǒng)……………………2．1管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡設計………2．2管理信息系統(tǒng)的結(jié)構設計…………2．3管理信息系統(tǒng)的功能設計……………3工程總承包項目信息文控管理流程………………3．1項目信息的收集………………………3．2項目信息的處理………………………3．3項目信息的發(fā)送與回執(zhí)……………3．4項目信息的存儲………………………工程總承包項目信息文控管理在項目建設過程中發(fā)揮著重要的作用。隨著項目的啟動、規(guī)劃、設計、采購、施工、試運行等項目生命周期階段的展開，與項目有關的各類信息會不斷地產(chǎn)生，項目信息文控管理的效率將直接影響項目管理其它環(huán)節(jié)的工作效率、質(zhì)量和成本。良好的信息文控管理能保證項目各參與方內(nèi)部及相互之間順利的溝通，有利于工程總承包項目的順利實施。17．1工程總承包項目信息文控管理概述項目信息的收集整理、分析處理、上傳下達、分類歸檔是總承包項目信息文控管理的主要工作。項目信息最終以各類文件的形式存在，從而進行歸檔存儲。1．1項目信息的分類(1)按級別和層次劃分>上級部門的信息；>EPC總承包商項目經(jīng)理部的信息；>分包商的信息；>項目外部的其它信息。(2)按信息來源劃分>內(nèi)部信息：指EPC總承包商項目經(jīng)理部內(nèi)部傳遞的信息。>外部信息：EPC總承包商項目經(jīng)理部與業(yè)主、PMC／監(jiān)理等單位之間的往來信息。(3)按形式劃分>各種書面文件，包括通知、報告、程序、申請、指令等工程管理文件和工程圖紙、變更、方案、措施等技術文件。>傳真，傳真文件的有效性應視同傳真文件原件。>信函，包括接收的信函以及發(fā)送的信函原件。>電子文件，當面?zhèn)鬟f的電子版文件的載體或形式包括光盤、軟盤、USB盤和計算機紅外線對傳、網(wǎng)絡共享等。有效文件的電子掃描件可視為電子文件。>電話，指一般意義上的通知、工作洽談等信息交流。重要事件或緊急情況下的通知、要求、指令、承諾等，也應以電話先行聯(lián)絡，必要時應以適當?shù)臅嫘问郊皶r予以確認。>會議紀要，指項目中的例會、專題會等會議的會議紀要。(4)項目文件的分類工程總承包項目文件要求采取先按文件來源單位不同進行分類，然后按管理要素及文件功能進行綜合分類，最后按照文件的形式、內(nèi)容進行分類，其詳細分類情況如表1所示。一級分類目錄(按單位)二級分類目錄(按要素、功能)三級分類目錄(僅做參考)業(yè)主項目組文件1．管理文件業(yè)主代表文件2．技術文件1．決策立項、招投標、征地、文控信息、質(zhì)量、進度、費用、HSE、其它(規(guī)劃／細則、創(chuàng)優(yōu)計劃歸入質(zhì)量)。政府質(zhì)量監(jiān)督站文件3．變更文件2．圖紙、設計、組織設計、方案／措施、各關鍵特殊作業(yè)指導書、其它。PMC／監(jiān)理文件4．培訓考核3．設計變更、采購變更、施工變更。4文控信息、質(zhì)量、HSE、進度、費用、其它。EPC總承包商文件5．合同文件5．合同、實物清單及合同條款變更。6．總進度計劃、年／季，月計劃、征地計劃、物資計劃、供應商文件6．生產(chǎn)計劃工作計劃、作業(yè)計劃、其它。7．通知、意見、聯(lián)系函、備忘錄、請示、回復函、匯各分包商文件7．通用公文報、建議、報告、其它。8．協(xié)調(diào)會、調(diào)度會、專題會、圖紙會審、設計交底、本單位文件8．會議紀要9．工程報表10．工程總結(jié)11．簽認報審12．工程記錄報告13．資質(zhì)資產(chǎn)PMC／監(jiān)理例會、其他。9．施工報表(日報、周報、月報)、PMC，監(jiān)理報表(周報、月報)、人機料報表(日、周、月)。10．部門總結(jié)(信息文控管理、質(zhì)量控制、進度控制、費用控制、HSE管理、合同管理)、單位總結(jié)(一般總結(jié)、階段總結(jié)、工程總結(jié))。11．費用報審(工量簽證、撥付款、索賠等)、進度報審(開停工、復工、計劃、延期)、質(zhì)量報審、HSE報審、文控信息報審。12．信息文控、質(zhì)量、進度、費用、HSE、其它。13．單位資質(zhì)、人員資質(zhì)、施工設備、儀器工具。EPC總承包商根據(jù)與本單位有信函往來關系的單位，按上述一級目錄表對文件進行選擇分類；對已建立的一級目錄均按收到該單位的文件進行二級分類；在二級目錄分類合理的基礎上，EPC總承包商還應進行文件三級目錄的劃分(上表可供參考選取用)，進一步的細化由EPC總承包商自行掌握。EPC總承包商可根據(jù)本單位和本專業(yè)的特點，建立適宜的文檔信息管理系統(tǒng)，對各自的專業(yè)文件進行管理。1．2信息文控的編碼EPC總承包商應根據(jù)集團公司“建設項目檔案管理規(guī)定”(石油辦字[2001】213號)等有關建設項目檔案管理的要求，編制與其相適合的“信息文控編碼程序”，對總承包項目從投標、設計、采購、施工、試運行到竣工驗收全過程中形成的具有保存價值的文字、圖紙、聲像等各種載體的信息文控資料進行編碼，科學地管理項目信息文控，實現(xiàn)項目信息文控管理的標準化、規(guī)范化和統(tǒng)一。1．3信息文控管理的組織與職責分工(1)信息文控管理的組織EPC總承包商項目經(jīng)理部下設信息文控中心，為信息文檔管理的歸口部門。信息文控中心的組成成員應包括信息文控工程師、IT工程師。信息文控管理是一個二級控制模式，信息文控中心從總體上負責項目全部信息的匯總、控制和管理。在項目經(jīng)理部各部門再設置信息文控人員，負責該部門的信息文控管理工作。信息文控工程師與各部門的文檔管理人員相互協(xié)調(diào)配合從而構成了項目文檔控制網(wǎng)絡，如圖1所示。(2)信息文控管理的職責分工1)EPC總承包商項目經(jīng)理及各部門經(jīng)理項目經(jīng)理負責項目經(jīng)理部發(fā)往業(yè)主文件等信息的簽發(fā)。項目經(jīng)理外出時可指定一名副經(jīng)理代替簽發(fā)信函。部門經(jīng)理負責本部門報批文件的簽發(fā)。2)信息文控中心>編制用于指導項目的所有文檔管理工作的文檔管理程序，并負責該程序的應用和推廣。>將計算機技術應用于信息文控管理工作中，建立總承包項目管理信息系統(tǒng)，建立并維護計算機信息文檔數(shù)據(jù)庫，在項目內(nèi)部建立局域網(wǎng)絡，使信息可以及時準確的獲取、傳遞、更新、共享。>對項目文檔的準備、報批、分發(fā)、存檔和作廢等一系列處理過程進行有效的控制和管理，確保項目文檔的質(zhì)量和格式滿足文檔使用者的需要。>負責項目實施期間文檔的印刷、分發(fā)以及臨時存檔，提供項目文檔查閱及復印服務。>負責文檔整理分類，在項目結(jié)束后負責項目文檔的移交工作。>負責竣工文件的整理工作。>按合同要求負責項目其他參與方計算機系統(tǒng)的建立。3)各部門信息文控人員>各部門信息文控人員按照信息文控中心的程序要求建立本部門信息文控管理體系，參與制訂文件編碼系統(tǒng)。>根據(jù)要求及時提交各類文件狀態(tài)。負責本部門所有文檔的處理和最終歸檔。>負責接受信息文控中心對本部門信息文控管理的質(zhì)量審核。2工程總承包項目管理信息系統(tǒng)2．1管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡設計EPC總承包商將項目管理信息系統(tǒng)連到Intemet網(wǎng)，項目所有參與方通過網(wǎng)絡共享工程建設信息。系統(tǒng)連接Internet網(wǎng)的方式多種多樣。典型的網(wǎng)絡設計示意圖如圖17-2所示。圖17-2管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡設計示意圖17．2．2管理信息系統(tǒng)的結(jié)構設計系統(tǒng)采用基于Web技術的B／S架構，系統(tǒng)只須在服務器安裝工程信息管理系統(tǒng)軟件加Web服務器軟件加數(shù)據(jù)庫，客戶端須使用當前流行的瀏覽器即可隨時隨地共享管理信息資源。系統(tǒng)包括工程信息數(shù)據(jù)庫、工程信息管理系統(tǒng)軟件和網(wǎng)站三個部分。系統(tǒng)結(jié)構設計示意圖如圖17-3所示。圖17-3管理信息系統(tǒng)的結(jié)構設計示意圖(1)公眾層項目參與方和社會公眾都可以訪問項目網(wǎng)站。外部公眾可以通過訪問網(wǎng)站了解工程動態(tài)、有關工程的新聞，同時還可以留言和參與某些討論。(2)工程信息管理系統(tǒng)軟件EPC總承包商內(nèi)部通過用戶名和密碼進入工程信息管理系統(tǒng)，向系統(tǒng)提供或獲取工程信息，進行網(wǎng)上工作處理，發(fā)布計劃或指示，了解督辦事宜落實情況，了解會議信息，對工程有關人員進行網(wǎng)上培訓，對方案等進行審查和論證等等。(3)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)庫用來存儲整個項目建設過程中產(chǎn)生的大量信息，它是工程信息系統(tǒng)管理軟件的基礎，工程信息系統(tǒng)管理軟件在工程信息數(shù)據(jù)庫的基礎上開發(fā)應用。2．3管理信息系統(tǒng)的功能設計管理信息系統(tǒng)包含的功能有：文檔管理、質(zhì)量控制、進度控制、費用控制、合同管理、HSE管理、物資管理、電子郵件、網(wǎng)上培訓和系統(tǒng)管理，如圖7-4所示。圖17—4項目管理信息系統(tǒng)構成(1)文檔管理子系統(tǒng)本模塊涵蓋了辦公自動化的功能，主要功能包括：>文檔的編碼；>文檔的起草、審批、備案和發(fā)送；>文檔接收、審閱、備案、傳遞和處理，文檔的批閱和辦理；>文件的歸檔；>文檔的查詢；>定制文檔流程，對文檔辦理狀態(tài)進行跟蹤，提供短信息服務。(2)質(zhì)量控制子系統(tǒng)本模塊是用于對項目的設計質(zhì)量、采購質(zhì)量、施工質(zhì)量等進行控制和管理，主要功能包括：>項目質(zhì)量要求和質(zhì)量法規(guī)標準查詢；>實際質(zhì)量與合同要求的質(zhì)量比較分析；>質(zhì)量驗收記錄；>綜合質(zhì)量評估；>質(zhì)量的統(tǒng)計分析；>提供多種格式的質(zhì)量報表。(3)進度控制子系統(tǒng)本模塊可實現(xiàn)的功能包括：>計劃發(fā)布；>計劃報審；>進度報表；>進度考核；>編制計劃需加載資源的管理；>工程實際進度的統(tǒng)計分析；>實際進度和計劃進度的動態(tài)比較；>工程進度變化趨勢預測；>進度計劃的調(diào)整；>工程進度的查詢。(4)費用控制子系統(tǒng)本模塊可實現(xiàn)的功能包括：>各單位工程單價；計劃工程量及計劃費用信息查詢；>實際完成費用與計劃費用的動態(tài)比較；>各月計劃費用與實際費用的對比分析；>工程費用預測；>單位工程與分項工程的費用查詢；>提供多種項目費用報告。(5)合同管理子系統(tǒng)本模塊可以實現(xiàn)的功能包括：>圍繞項目實施與合同約定，處理責任事項、查閱處理警示、跟蹤問題(索賠、變更等)、處理郵件等功能，具有催辦督促以及處理文件的功能。>跟蹤項目實施過程中的所有合同，監(jiān)控跟蹤項目的合同執(zhí)行情況。>通過狀態(tài)的變化從宏觀角度跟蹤具體工程變更情況。>合同送審與審批。>合同支付計劃與實際合同支付情況的跟蹤和對比分析。(6)HSE管理子系統(tǒng)本模塊可以實現(xiàn)的功能包括：>HSE管理文件、HSE檢查情況的通報的網(wǎng)上發(fā)布；>項目參與方及人員對各個HSE文件的接受情況及承諾(全部公開發(fā)布)；>HSE不符合信息的匯總、分析與查詢；>HSE事故／事件調(diào)查報告信息的匯總與查詢；>健康衛(wèi)生知識、安全知識、環(huán)境保護知識的查詢；>HSE不符合事項、事故／事件的級別判斷。(7)物資管理子系統(tǒng)本模塊可以實現(xiàn)的功能包括：>進場物資查詢；>物資動態(tài)分析；>物資基本信息；>物資計劃管理；>物資采購管理；>物資存貨管理；>物資調(diào)撥管理等。(8)電子郵件子系統(tǒng)電子郵件系統(tǒng)為工程內(nèi)部聯(lián)絡提供方便。其主要功能有包括：>電子郵件的收發(fā)；>企業(yè)獨立域名：>POP3加密認證收信；>SMTP加密認證發(fā)信；>Web界面管理；>安全防護功能；>拒絕訪問功能；>自動回復；>列表地址管理；>郵箱空間管理等。(9)網(wǎng)上培訓子系統(tǒng)本模塊提供各種形式的網(wǎng)上培訓，既可以將需培訓的內(nèi)容制作成音像資料放到網(wǎng)上，供各有關單位下載，又可以采用類似聊天室的文字交互的方式進行，還可以將要培訓的內(nèi)容直接以文檔的形式放到網(wǎng)上以供學習。(10)系統(tǒng)管理子系統(tǒng)系統(tǒng)管理子系統(tǒng)主要包括工程組織結(jié)構管理、用戶帳號和密碼管理、用戶權限管理、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的備份、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的恢復等。為保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫既要有自動備份功能(每日)，又要有手動備份功能，鑒于系統(tǒng)數(shù)據(jù)龐大，應采用增量備份的方式。當系統(tǒng)數(shù)據(jù)被破壞或不一致時，要能夠自動恢復。17．3工程總承包項目信息文控管理流程3．1項目信息的收集項目信息的收集是項目信息管理的基礎。在項目信息管理過程中，要培養(yǎng)和樹立項目全員信息管理意識，保證所收集信息的全面性、準確性和有效性。在項目信息收集過程中，要按照項目信息標準化的要求，形成標準的原始信息，為項目信息管理的傳遞、處理、反饋和存儲提供方便。信息的積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍之中，并有相應的檢查、控制及考核措施。(1)收集范圍凡是反映與項目有關的重要職能活動、具有利用價值的各種載體的信息，都應收集齊全，歸入建設項目檔案。(2)收集時間應按信息形成的先后順序或項目完成情況及時收集。(3)各方職責>項目準備階段形成的前期信息應由業(yè)主各承辦機構負責收集、積累并確保信息的及時性、準確性。>EPC總承包商負責項目建設過程中所需信息的收集、積累，確保信息的及時性、準確性，并按規(guī)定向業(yè)主檔案部門提交有關信息。>各分包商負責其分包項目全部信息的收集、積累、整理，并確保信息的及時性、準確性。>項目PMC／監(jiān)理負責監(jiān)督、檢查項目建設中信息收集、積累和齊全、完整、準確情況。>緊急(質(zhì)量、健康、安全、環(huán)境)情況由發(fā)現(xiàn)單位迅速上報，具體按照EPC總承包商項目經(jīng)理部質(zhì)量管理體系文件和HSE管理體系文件中的相關程序執(zhí)行。3．2項目信息的處理(1)外部信息EPC總承包商接收到的外部信息，在進行處理和傳遞分發(fā)之前必須審查其有效性。如發(fā)現(xiàn)收到的文件和資料在有效性存在問題，應立即與發(fā)放信息的單位聯(lián)系，取得有效的證據(jù)。對于接收到的外部信息由信息文控中心接收并確認其有效性，進行編碼，再根據(jù)文件類別填寫“來文登記表”，登記過的文件由信息文控人員呈交項目經(jīng)理審閱、批辦或轉(zhuǎn)批。然后交信息文控中心復印，原件存檔，復印件按照“文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關各部，或提交有關部門處理，必要時報送業(yè)主。(2)內(nèi)部信息內(nèi)部信息按照EPC總承包商項目經(jīng)理部要求起草后形成正式文件，由項目經(jīng)理審批后再由信息文控中心登記、編碼、復印，然后按照“文件發(fā)放登記表”分發(fā)到相關各部，必要時報送業(yè)主。項目的所有信息資料，在使用前應由有關的責任部門或人員進行評審。如發(fā)現(xiàn)錯誤或疑問，應及時與提供部門聯(lián)系，協(xié)商解決，以確保質(zhì)量。3．3項目信息的發(fā)送與回執(zhí)(1)項目信息的發(fā)送>發(fā)往外部的所有報批文件、信函、傳真、會議紀要等應使用信息文控中心制訂的統(tǒng)一文件格式和文件編碼。經(jīng)發(fā)件部門經(jīng)理、項目經(jīng)理簽字批準，由信息文控中心登記編碼后統(tǒng)一發(fā)送、存檔。>傳真應以固定的標識和格式明確文件主題、發(fā)文號、收發(fā)件人等內(nèi)容，要求對方回復的事項應明確回復時間和相關要求。發(fā)往外部的信函中要求對方回復的事項應明確要求回復時間和相關要求。>報批文件由各部門準備(內(nèi)容涉及其他部門時，由文件編制部門牽頭會簽)，連同由部門經(jīng)理簽字的“文件傳送單”送信息文控中心向業(yè)主提交。>EPC總承包商項目經(jīng)理部與業(yè)主例會的會議紀要由信息文控中心整理完成，征求各部門意見后交業(yè)主審閱修改，無異議后雙方簽字認可，傳送各相關部門。(2)項目信息的回執(zhí)>各部門應按照職責要求，要及時準確地對接收到的項目信息及時進行處理及反饋。>各部門設置專門文控人員定時查看信息平臺通知欄和公文辦理模塊，定時查看信息、下載，系統(tǒng)自動回執(zhí)，并對系統(tǒng)自動回執(zhí)信息下載保存，日后跟蹤和追溯。>技術類文件、程序類文件、管理類文件、設計變更、組織設計報批文件等特殊要求的紙質(zhì)傳真類文件，在收到對方“文件傳送單”或傳真文件后，第一時間在“文件傳送單”或其要求的回執(zhí)簽字處簽署，按文件分類規(guī)定進行分類歸檔。3．4項目信息的存儲總承包項目中流動的各類信息最終都會以各類文件的形式進行存儲保存。針對項目信息的存儲管理也即為對