工程檔案管理講座

工程檔案管理講座

工程檔案是指從工程工程提出、立項(xiàng)、審批，勘察設(shè)計(jì)、消費(fèi)預(yù)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建立及工程管理過程構(gòu)成并應(yīng)歸檔保管的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體資料，它是根本建立工程管理任務(wù)的重要組成部分：建立與加強(qiáng)工程檔案管理任務(wù)，是工程建立管理任務(wù)的需求。假設(shè)沒有建立相應(yīng)的工程檔案任務(wù)，工程檔案就處于乏人管理形狀，這對(duì)工程建立與維護(hù)及工程檔案的搜集、整理和管理任務(wù)都是非常不利的，其結(jié)果必然會(huì)影響工程的建立、整理與驗(yàn)收任務(wù)、建立工程檔案任務(wù)的目的是為更好地完成現(xiàn)實(shí)與歷史的重?fù)?dān)。工程檔案管理原那么1、一切的工程設(shè)備檔案由各工程處檔管文員與公司檔案管理擔(dān)任人擔(dān)任管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)守公司檔案管理制度和嚴(yán)密守那么。2、各類工程檔案應(yīng)按系統(tǒng)：土建、強(qiáng)電、弱電、電梯、消防、空調(diào)、工程處辦公設(shè)備等，按圖紙資料、維修記錄、運(yùn)轉(zhuǎn)記錄、設(shè)備臺(tái)帳、各工程部用戶單元裝修和維修檔案等，進(jìn)展分類管理，一致存放檔案盒并貼上標(biāo)簽。編制檔案目錄，內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標(biāo)簽一致。3、外單位交來圖紙由各工程處檔案文員一致簽收，并將有關(guān)圖紙交各系統(tǒng)工程師核對(duì)實(shí)物，如圖紙無誤那么由文員按系統(tǒng)歸檔；圖紙有誤，那么由文員聯(lián)絡(luò)交圖單位更正。

4、檔案及圖紙是工程維修保養(yǎng)的重要根據(jù)，應(yīng)妥善保管，用途不明的資料應(yīng)交工程部主管確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，其他各種記錄保管期限普通為二年以上，過期需銷毀的資料應(yīng)由工程部主管、副主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研討后決議。

5、借閱檔案須經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的工程師以上人員同意，管檔文員登記并指定歸還日期，由管檔文員按期追還，需續(xù)借的要重新登記。

6、工程檔案實(shí)行網(wǎng)絡(luò)管理體系，由公司檔案管理組人員集中一致管理，以確保檔案的完好、完全和有效利用。7、檔案管理組人員擔(dān)任統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司一切工程合同及檔案，并擔(dān)任監(jiān)視指點(diǎn)各個(gè)工程部的合同及檔案管理任務(wù)。

8、各工程部應(yīng)分別建立建全檔案文檔的構(gòu)成、積累、整理、歸檔任務(wù)體系。9、各工程部應(yīng)于每季度向公司檔案管理組移交資料檔案。工程檔案管理流程一、文件點(diǎn)收工程檔案文件按結(jié)案或規(guī)定時(shí)間移送歸檔時(shí)，依如下原那么點(diǎn)收：1、檢查文件的本文及附件能否完好，如有短少，應(yīng)即清查歸入。2、接納文件時(shí)應(yīng)填寫<文件資料交接簽收表>，應(yīng)由移交人簽字。3、文件如經(jīng)抽存者，應(yīng)有工程部主管及檔案管理文員的簽認(rèn)。4、文件的處置手續(xù)能否完備，如有脫漏，應(yīng)即退回工程處經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。5、無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。6、點(diǎn)收終了后，對(duì)一切文件也整理齊整。二、歸檔時(shí)間1、普通情況下，一個(gè)工程〔課題〕終了后即整理歸檔，最遲不得超越一個(gè)月。周期長(zhǎng)的課題分階段，階段義務(wù)完成后即整理、歸檔。2、技術(shù)性的來往文電，會(huì)議紀(jì)要、協(xié)議、合同以及設(shè)備設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)記錄、巡檢記錄那么每季度進(jìn)展一次歸檔交接。交接時(shí)間應(yīng)一致規(guī)定，并按照?qǐng)?zhí)行，遇節(jié)假日那么順延。3、根本建立及維修工程，由主管此工程的擔(dān)任人待工程全部完工、驗(yàn)收后，即進(jìn)展整理歸檔。4、技術(shù)性的文件資料，如計(jì)算數(shù)據(jù)、程序、任務(wù)總結(jié)等文字部分歸檔一份，藍(lán)圖歸檔二份。三、歸檔要求1、工程處管檔文員應(yīng)將所接納工程資料按其內(nèi)部的有關(guān)聯(lián)絡(luò)和規(guī)律，完好、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地進(jìn)展組卷、歸檔，填寫<檔案管理闡明書>。然后交工程處經(jīng)理審查簽字，重要的須送所公司相關(guān)擔(dān)任人審查，最后經(jīng)公司檔案管理擔(dān)任人驗(yàn)收后正式歸檔。2、所歸圖紙〔含底圖〕的規(guī)格，一概按國(guó)家一致規(guī)范圖幅執(zhí)行。圖紙各框內(nèi)，按要求應(yīng)逐項(xiàng)簽名、并注明時(shí)間，圖紙必需填寫目錄、圖號(hào)并注明張數(shù)。3、凡歸檔的文字部分用紙，一致運(yùn)用80KA4復(fù)印紙。書寫要字跡工整、清楚，一概用碳素墨水或蘭黑墨水。4、歸檔時(shí)，一切歸檔的檔案文件資料，應(yīng)填寫歸檔清單一式二聯(lián)，辦理交接手續(xù)，一聯(lián)自存，一聯(lián)交公司檔案管理擔(dān)任人接納備查。四、檔案分類1、檔案分類應(yīng)視案件內(nèi)容、部門組織、物業(yè)工程、時(shí)間等要素，按工程、系統(tǒng)大類、小類三級(jí)分類。先以工程類別區(qū)分，工程類別之后依案件性質(zhì)分為假設(shè)干大類，再在同類中依序分為假設(shè)干小類。2、檔案分類應(yīng)力求切適宜用。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷運(yùn)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí)“細(xì)類〞。如案件不多，亦可僅運(yùn)用“工程〞及“大類〞或“小類〞二級(jí)。3、同一“小類〞(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原那么，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷運(yùn)用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次〞編號(hào)，以便查考。4、每一檔夾封面內(nèi)頁應(yīng)設(shè)<檔案目次明細(xì)表>，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次〞編號(hào)為原那么。5、檔號(hào)之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2為工程處代號(hào)，B1B2為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。五、設(shè)定檔案稱號(hào)及編號(hào)1、檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予一稱號(hào)，其稱號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原那么，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。2、各級(jí)分類、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示；其位數(shù)運(yùn)用視案件多寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決議。3、檔案分類各級(jí)稱號(hào)經(jīng)確定后，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表〞，即將一切分類各級(jí)稱號(hào)及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次陳列，以便查閱。4、檔案分類各級(jí)編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留假設(shè)干空檔，以備未來工程系統(tǒng)擴(kuò)展或物業(yè)工程增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。5、檔案分類各級(jí)稱號(hào)及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜恣意修正，如確有修正必要，應(yīng)事先謹(jǐn)慎研議，并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。六、檔號(hào)編定1、案件如系新案，應(yīng)就<檔案分類編號(hào)表>，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。2、案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。3、檔號(hào)以一案一號(hào)為原那么，遇有一案件表達(dá)數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號(hào)。4、檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者那么填寫于右上角。七、歸檔與檔案清理1、歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)踐需求運(yùn)用“見出紙〞注明目次號(hào)碼，以便翻閱。2、檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及稱號(hào)，以便查檔。八、保管期限文件保管期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者外，依以下規(guī)定辦理：1、永久保管：(1)管理章程；(2)工程管理組織構(gòu)造；(3)管理規(guī)程及制度；(4)上級(jí)主管單位核準(zhǔn)文件；(5)工程圖紙；(6)其他經(jīng)核定須永久保管的文書。2、10年保管：(1)預(yù)算、決算書類；(2)方案資料；〔3〕設(shè)備設(shè)備檢、維修及保養(yǎng)資料(4)其他經(jīng)核定須保管10年的文書。3、5年保管：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保管5年的文書。4、1年保管：結(jié)案后無長(zhǎng)期保管必要者。5、部分資料視其有效期間予以保管。九、檔卷清理1、管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度改換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已屆保管期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。2、保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保管參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單〞第五聯(lián)附注在其保管文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。十、調(diào)卷程序1、各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需求需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具“調(diào)卷單〞經(jīng)其部門主管核準(zhǔn)后方可向管檔人員調(diào)閱。2、管檔人員接到“調(diào)卷單〞經(jīng)核對(duì)后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單〞上填注借出日期后，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單〞那么依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。3、于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，免填“調(diào)卷單〞。4、檔案歸還時(shí)，經(jīng)管檔人員核對(duì)無誤并于“調(diào)卷單〞填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾?！罢{(diào)卷單〞由管檔人員留存?zhèn)洳?。十一、調(diào)卷管理1、“調(diào)卷單〞以一單一案為原那么，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延伸調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。2、調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明緣由，請(qǐng)管檔人員擔(dān)任處置。3、調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變卦登記，不得私自授受。4、調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)檔案管理上級(jí)指點(diǎn)贊同。工程檔案管理方法

－根底資料與運(yùn)轉(zhuǎn)資料的管理一、根底資料指各工程處接納的整個(gè)物業(yè)配套設(shè)備設(shè)備的原始建立、安裝、調(diào)試資料，包括各種技術(shù)文檔、圖紙、闡明書、操作與培訓(xùn)手冊(cè)等。二、運(yùn)轉(zhuǎn)資料包含工程設(shè)備設(shè)備的運(yùn)轉(zhuǎn)、巡檢與維護(hù)保養(yǎng)資料。工程檔案管理方法

－維修檔案的管理1、維修檔案屬工程檔案的一部分，由各工程處檔管文員一致管理。2、設(shè)備維修檔案按強(qiáng)電、弱電、消防、電梯、空調(diào)、裝修、工程處辦公設(shè)備分類。3、檔案按類別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。4、管檔文員根據(jù)前往工程部的維修單，當(dāng)天填寫維修檔案記錄表。

5、管檔文員每天核對(duì)發(fā)出和前往的維修單，將有關(guān)內(nèi)容照實(shí)錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現(xiàn)不符馬上清查緣由。6、管檔文員每月對(duì)維修檔案記錄表、維修單、運(yùn)轉(zhuǎn)、維修記錄等進(jìn)展整理，并分類歸檔。7、維修檔案作為評(píng)價(jià)各工程處所轄物業(yè)設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)情況的根據(jù)，應(yīng)妥善保管。保管期限普通為一年，艱苦維修工程保管期至少為兩年。過期檔案由工程部主管、技術(shù)人員組成的鑒定小組一致審定后銷毀。外委維保檔案的管理同上

實(shí)例樣表文件資料交接簽收表序號(hào)文件名稱文件內(nèi)容份數(shù)/頁數(shù)移交單位移交人接收人接收時(shí)間備注

檔案分類編號(hào)表一級(jí)二級(jí)基

本

范

圍類目名稱類目名稱

檔案目次明細(xì)檔案科目：盒號(hào)：卷數(shù)：序號(hào)歸檔日期文件名原件/復(fù)印件份數(shù)/頁數(shù)檔案來源備注

檔案管理說明書檔案代號(hào)檔案類別盒號(hào)檔案內(nèi)容卷數(shù)歸檔時(shí)間高新區(qū)政務(wù)中心（西區(qū)）工程強(qiáng)電001政務(wù)中心強(qiáng)電設(shè)備運(yùn)行記錄第一卷2006.8

高新區(qū)政務(wù)中心（西區(qū)）工程強(qiáng)電001政務(wù)中心強(qiáng)電設(shè)備維修記錄第二卷2006.8高新區(qū)政務(wù)中心（西區(qū)）工程強(qiáng)電002政務(wù)中心強(qiáng)電工作臺(tái)帳第一卷2006.8高新區(qū)政務(wù)中心（西區(qū)）工程強(qiáng)電003政務(wù)中心強(qiáng)電設(shè)備臺(tái)帳第一卷2006.8高新區(qū)政務(wù)中心（西區(qū)）工程弱電004政務(wù)中心弱電設(shè)備運(yùn)行記錄第一卷2006.8高新區(qū)政務(wù)中心（西區(qū)）工程弱電005政務(wù)中心弱電設(shè)備維修記錄第一卷2006.8高新區(qū)政務(wù)中心（西區(qū)）工程弱電006政務(wù)中心弱電工作臺(tái)帳第一卷2006.8高新區(qū)政務(wù)中心（西區(qū)）工程弱電007政務(wù)中心弱電設(shè)備臺(tái)帳第一卷2006.8高新區(qū)政務(wù)中心（西區(qū)）工程合同008政務(wù)中心設(shè)施設(shè)備合同資料第一卷2006.8工程處擔(dān)任人簽字：政務(wù)中心（西區(qū)）工程檔案

政務(wù)中心（西區(qū)）工程檔案

政務(wù)中心（西區(qū)）工程檔案

政務(wù)中心（西區(qū)）工程檔案

政務(wù)中心（西區(qū)）工程檔案一一一一一空調(diào)強(qiáng)電強(qiáng)電強(qiáng)電強(qiáng)電

維修資料

工作臺(tái)帳

設(shè)備臺(tái)帳

運(yùn)行記錄

維修資料盒號(hào)006

盒號(hào)007

盒號(hào)008

盒號(hào)009

盒號(hào)010第一卷

第一卷

第一卷

第一卷

第一卷檔案