實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果處理規(guī)程

實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果處理規(guī)程起草：審計專員初審：質(zhì)量保證部副經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理變更歷史記錄：文件名稱文件編碼生效日期變更原因?qū)嶒炇页鲆?guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果處理規(guī)程修訂實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果處理規(guī)程起草目錄目的范圍職責(zé)依據(jù)定義內(nèi)容6.1直接判斷為不合格或偏差6.2啟動OOS/OOT6.3全面調(diào)查階段6.4糾正和預(yù)防措施6.5存檔7環(huán)境與平安生產(chǎn)8相關(guān)文件9附件10、變更歷史…………………………10目的本規(guī)程規(guī)定了實驗室在樣品上出現(xiàn)超出規(guī)定結(jié)果〔OOS〕和異常結(jié)果〔OOT〕時的處理及調(diào)查的過程和方法，保證檢驗數(shù)據(jù)可靠，并防止再次出現(xiàn)。范圍本規(guī)程適用于但不限于實驗室的所有化學(xué)、物理學(xué)、生物學(xué)的檢驗工程，如原輔材料、包裝材料、原液、半成品、成品、工藝用水、環(huán)境監(jiān)控、分析驗證、工藝驗證和其它驗證工程的檢驗等；本規(guī)程不適用于研究性檢驗過程。職責(zé)質(zhì)量保證部：組織OOS/OOT的調(diào)查工作，完成調(diào)查表，負責(zé)OOS/oot調(diào)查的最終批準。落實追蹤整改措施。質(zhì)量檢驗部：在OOS/OOT出現(xiàn)時上報質(zhì)量保證部；參與查關(guān)審核調(diào)查結(jié)果，提出并組織實施糾正及整改措施；OOS/OOT相關(guān)部門：參與全面調(diào)查并審核調(diào)查結(jié)果，提出并實施糾正及整改措施。依據(jù)《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理標準》〔2023年修訂〕第十章第一節(jié)質(zhì)量控制實驗室管理FDAGuidanceforindustry<InvestigatingOut-of-Specification(OOS)TestResultsforPharmaceuticalProduction>(2006年發(fā)布)《中華人民共和國藥典》2023年版三部附錄VB可見異物檢查法定義超出規(guī)定的結(jié)果〔Out-of-Specification，簡寫為OOS〕：也叫檢驗結(jié)果超標，指所有超出質(zhì)量標準或藥品注冊批準、藥典以及由企業(yè)制定的可接受標準的檢驗結(jié)果，同時適用于中間控制實驗室檢驗超出預(yù)訂標準的檢驗結(jié)果。異常結(jié)果〔OutofTrend,簡寫為OOT〕：也叫超常檢驗結(jié)果，指檢驗結(jié)果雖符合標準規(guī)定，但同此類檢品歷史上典型的檢驗結(jié)果不一致。例如：某成分含量規(guī)定大于90.0%，歷史上典型值為95.0-98.0%，但此次測定結(jié)果為90.5%，即構(gòu)成一次超常檢驗結(jié)果。必要時，在檢驗標準中應(yīng)依據(jù)歷史結(jié)果規(guī)定異常結(jié)果的范圍，然后作異常結(jié)果判斷。原樣復(fù)驗〔Re-test〕：采用初始的樣品再進行檢驗。重取樣復(fù)驗〔Re-sample〕：重新取樣進行檢驗。內(nèi)容直接判斷為不合格或偏差質(zhì)量檢驗部人員在取樣或檢驗過程中如果發(fā)現(xiàn)明顯的物料外觀或性狀不合格，在排除取樣原因后按《偏差處理規(guī)程》〔QM002〕上報處理，對無法繼續(xù)使用的物料通知質(zhì)量保證部和物流部按《不合格品管理規(guī)程》〔QM024〕操作，不執(zhí)行OOS/OOT流程。通常這包括不限于以下情況：《中華人民共和國藥典》2023年版三部可見異物檢查法中規(guī)定的檢驗，按規(guī)定重新取樣檢驗仍不合格的；樣品性狀、外觀等有明顯不符合質(zhì)量標準規(guī)定的，如黑點、霉變、變色等。經(jīng)校正的儀器/設(shè)備，直接檢測讀取到的數(shù)據(jù)如果超標，直接按《偏差處理規(guī)程》處理，如溫度計檢測結(jié)果不合格。啟動OOS/OOT質(zhì)量檢驗部人員按照質(zhì)量檢驗工作流程和各檢驗規(guī)程，完成檢驗和復(fù)核等操作。當質(zhì)量檢驗部人員確認最后得到的檢驗結(jié)果超出規(guī)定或異常時，按質(zhì)量檢驗工作流程的要求通知質(zhì)量保證部，啟動OOS/OOT調(diào)查。在發(fā)現(xiàn)OOS/OOT的同時，質(zhì)量檢驗部人員應(yīng)停止該批樣品的其他檢驗，在規(guī)定的儲存條件下保存剩余的樣品和試劑等物料，并立刻記錄設(shè)備編號和儀器參數(shù)等信息，以便調(diào)查；不能由于檢驗所有結(jié)果的平均值〔如兩份平行測試樣品〕符合要求，變認為樣品符合規(guī)定。質(zhì)量保證部在接到通知的24小時內(nèi)填寫《實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果調(diào)查表》〔QM003F01，以下簡稱OOS調(diào)查表〕的根本信息局部，開始調(diào)查工作。質(zhì)量檢驗部相關(guān)人員及負責(zé)人配合相關(guān)調(diào)查，并提供真實、準確的信息。質(zhì)量保證部應(yīng)對每一份OOS調(diào)查表按“OOSYYYY+MM+XXX〞的格式進行編號，其代號表示年號+兩位月號+三位流水號。質(zhì)量保證部將發(fā)生的OOS/OOT登記在《OOS/OOT臺帳》中。實驗室調(diào)查階段本階段調(diào)查的目的是確認OOS/OOT是否由取樣或檢驗過程中的過失所導(dǎo)致。調(diào)查采用回憶的方法，由質(zhì)量檢驗部提供證明材料，質(zhì)量保證部填寫OOS調(diào)查表。按如下順序展開調(diào)查：規(guī)程：確認現(xiàn)場的SOP和檢驗標準文件是否正確，確認檢驗方法和標準經(jīng)證明有效；記錄：核對檢驗記錄，譯數(shù)據(jù)處理過程，如計算、折算、平均、取舍等無人為錯誤；供試品：核對供試品，確認供試品的來源及處理過程按檢驗規(guī)程要求進行；試劑、試液、標準品：核對所用試劑、試液和標準品的來源、有效期、稱量和配制處理過程都按檢驗規(guī)程要求進行；儀器設(shè)備：對所使用的儀器、設(shè)備、用具等進行檢驗，都在可用狀態(tài)或校正日期內(nèi)；檢驗過程：檢驗人員復(fù)述該檢驗過程，質(zhì)量保證部人員持檢驗規(guī)程和記錄本核對檢驗是否按規(guī)程進行并及時完成了檢驗記錄。檢查樣品進樣、儀器檢驗過程的操作、對環(huán)境有特殊要求的檢驗設(shè)備的環(huán)境狀況等；檢驗記錄中所表達的實驗方法、參數(shù)等與檢驗操作規(guī)程中的規(guī)定是否一致；使用的試劑種類、配制方法和使用量；資質(zhì)：對出現(xiàn)OOS/OOT的檢驗員的資質(zhì)進行審查，是否進行過樣品取樣和檢驗規(guī)程的培訓(xùn)并能夠上崗；取樣：調(diào)查取樣臺帳、倉庫或車間對取樣過程的記錄是否按規(guī)程進行；所取樣品的包裝標簽和取樣標簽是否都有記錄，為正確樣品；取樣時是否采用了正確的器具；取樣時的地點及其環(huán)境條件是否滿足該樣品要求等。OOS實驗室調(diào)查階段報告假設(shè)以上調(diào)查能夠清楚地證明OOS/OOT是由于實驗室的過失所致，那么按照以下步驟進行處理，如必要，應(yīng)采用風(fēng)險評估的方法〔如原因分析等〕進行調(diào)查評估，并出具風(fēng)險評估報告：質(zhì)量保證部確認產(chǎn)生過失的原因，并判斷重新檢驗操作；如果是由上面的6.3.1.1項原因，因為檢驗方法和標準造成，那么追溯最初的質(zhì)量標準及檢驗方法研究和驗證相關(guān)報告，關(guān)對其制定負責(zé)人進行詢問，以找到原因并在必要時做規(guī)程更新，更新后按新規(guī)程檢驗再發(fā)布結(jié)果；如果上由上面的6.3.1.2項原因，因為數(shù)據(jù)處理造成，那么直接修改后重新發(fā)布檢驗結(jié)果；如果是由上面的6.3.1.36.3.1.6項原因，因為檢驗操作造成，那么進行原樣品重新檢驗，檢驗樣品數(shù)和原檢驗方法一致，重新發(fā)布檢驗結(jié)果；如果是由上面的6.3.1.7項原因，如果因為檢驗員某項操作資質(zhì)不夠，那么由另一位足夠資質(zhì)的檢驗員重新對原樣品進行該步操作并發(fā)布檢驗結(jié)果，檢驗樣品數(shù)和原檢驗方法一致；如果是由上面的6.3.1.8項原因，因為取樣操作錯誤造成，那么進行重新取樣檢驗，檢驗樣品數(shù)和原檢驗方法一致，重新發(fā)布檢驗結(jié)果。以上需要重要檢驗的由質(zhì)量檢驗部負責(zé)人指定另一位至少同等資質(zhì)的檢驗員進行。新檢驗結(jié)果合格的，做出此樣品的檢驗結(jié)論；不合格的，對結(jié)果重新依此規(guī)程進行新的OOS/OOT判斷是否由于另外原因造成。OOS/OOT流程結(jié)束，完成OOS調(diào)查表的最后一欄并存檔。假設(shè)以上調(diào)查不能發(fā)現(xiàn)產(chǎn)生OOS/OOT的原因，應(yīng)進行下一步流程。全面調(diào)查階段由質(zhì)量保證部主導(dǎo)，生產(chǎn)等相關(guān)部門人員參與，通過展開針對生產(chǎn)的全面調(diào)查，復(fù)查生產(chǎn)記錄，生產(chǎn)設(shè)備及相關(guān)數(shù)據(jù)，調(diào)查OOS/OOT是否由生產(chǎn)過程產(chǎn)生。并在表單中完整記錄。如必要，應(yīng)采用風(fēng)險評估的方法〔如原因分析等〕進行調(diào)查評估，并出具風(fēng)險評估報告。如果生產(chǎn)過程全面調(diào)查階段找到了原因可以判斷檢驗結(jié)果不是OOS/OOT，那么由負責(zé)調(diào)查的質(zhì)量保證部人員給出處理意見〔如對某步工序進行處理、重新檢驗并發(fā)布檢驗結(jié)果、返工、報廢等〕。得出結(jié)果后，結(jié)束OOS/OOT流程。如果生產(chǎn)過程全面調(diào)查階段未找到生產(chǎn)原因，可明確判斷檢驗結(jié)果是OOS/OOT：對OOS，將不何物原料、輔料、包裝材料、中間體及成品按《不合格品管理規(guī)程》進行處理；對其他檢測工程〔包括環(huán)境檢測等〕按《偏差管理規(guī)程》制定糾正和預(yù)防措施；對OOT，對滿足規(guī)定的物料和檢測工程放行，結(jié)束OOT流程，制定糾正和預(yù)防措施。糾正和預(yù)防措施：根據(jù)調(diào)查過程的信息，由相關(guān)部門負責(zé)人制定：一、OOS本身的處理措施〔受OOS影響的物料、設(shè)備、人員等〕；二、糾正和預(yù)防措施。調(diào)查QA記錄在《實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果調(diào)查表》〔QM003F02〕中，同時確定措施實施的責(zé)任人和完成期限。對于需要進一步調(diào)查、進一步確定實施方案和需要長時間完成的大型糾正和預(yù)防措施，在《實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果調(diào)查表》列出各項后，按照《糾正和預(yù)防措施管理規(guī)程》開展進一步工作?！秾嶒炇页鲆?guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果調(diào)查表》中索引糾正和預(yù)防措施編號后存檔。對于不需要進一步調(diào)查或確定實施方案、短時間可完成的糾正和預(yù)防措施，在《實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果調(diào)查表》中跟蹤至完成。以上措施分別經(jīng)各部門負責(zé)人和質(zhì)量保證部負責(zé)人簽字確認。在出現(xiàn)了OOS/OOT后，調(diào)查出來的所有原因，當不能確定其僅造成了本次OOS/OOT的，應(yīng)對以前的批次進行回憶性追溯；對于檢驗方法調(diào)查中發(fā)現(xiàn)的造成OOS/OOT的原因，應(yīng)對所有采用此標準、方法或記錄進行檢驗的樣品或批號進行追溯；由此次調(diào)查的結(jié)果，假設(shè)質(zhì)量保證部認為有必要采取其他任何措施以防止造成嚴重后果的，都將被采用。存檔OOS調(diào)查表原件在質(zhì)量保證部存檔，相關(guān)部門將按OOS調(diào)查表的執(zhí)行CAPA。環(huán)境與平安生產(chǎn)本規(guī)程不涉及環(huán)境及平安生產(chǎn)的操作。相關(guān)文件文件名稱文件編碼質(zhì)量管理不合格品管理規(guī)程偏差處理規(guī)程糾正和預(yù)防措施管理規(guī)程附件附件附件名稱附件編碼附表一實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果調(diào)查表附表二OOS/OOT臺帳變更歷史變更時間文件名稱文件編碼變更內(nèi)容2023-05實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果處理規(guī)程改文件編號，細化表格2023-03實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果處理規(guī)程新起草徽記實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果調(diào)查表V00Page1of5實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果調(diào)查表OOS/OOT編號：1根本信息報告人崗位日期問題類型□原輔材料□包裝材料□原液□半成品□成品□工藝用水□環(huán)境監(jiān)控□驗證□其他樣品名稱樣品編號檢驗號2啟動OOS/OOT：判斷是否進行實驗室調(diào)查：□是□否說明原因：假設(shè)選“是〞那么進入下一步實驗室調(diào)查，“否〞那么結(jié)束本調(diào)查表。QA/日期：3實驗室調(diào)查：3.1規(guī)程是否發(fā)現(xiàn)問題3.1.1是否按規(guī)程進行檢驗，是否為現(xiàn)行版本操作規(guī)程及編號：生效日期：質(zhì)量標準：生效日期：3.1.2使用規(guī)程和標準有無翻譯或打印錯誤3.1.3檢驗方法轉(zhuǎn)移是否有過失方法轉(zhuǎn)移文件：□是□否□不適用□是□否□不適用□是□否□不適用3.2記錄3.2.1有效數(shù)字的取舍是否正確3.2.2是否有數(shù)字抄寫錯誤3.2.3計算是否正確□是□否□不適用□是□否□不適用□是□否□不適用徽記實驗室超出規(guī)定的結(jié)果與異常結(jié)果調(diào)查表V00原始記錄編號：3.3供試品3.3.1供試品來源及處理過程按檢驗規(guī)程要求進行供試品名稱：供試品編號：供試品處理記錄：操作規(guī)程及編號：□是□否□不適用3.4試劑、標準品等3.4.1對照品、標準品、試劑、培養(yǎng)基、緩沖液、色譜柱、濾膜、濾紙或其它試驗效勞器等是否正確使用〔型號、規(guī)格等級〕并在有效期內(nèi)。檢查所使用物料清單：名稱、編號及有效期：名稱、編號及有效期：名稱、編號及有效期：名稱、編號及有效期：耗材廠家及規(guī)格：耗材廠家及規(guī)格：3.4.2標準或?qū)φ掌啡芤菏欠衽渲普_〔稱樣量、稀釋等〕配制記錄：操作規(guī)程及編號：配制記錄：操作規(guī)程及編號：配制記錄：操作規(guī)程及編號：□是□否□不適用□是□否□不適用3.5設(shè)備3.5.1是否使用正確的儀器〔型號、精度等〕和玻璃儀器〔容量瓶、移液管等〕，其是否在校驗有效期內(nèi)并處于正常狀態(tài)。儀器名稱、編號及有效期：儀器名稱、編號及有效期：儀器名稱、編號及有效期：儀器名稱、編號及有效期：3.5.2儀器的參數(shù)設(shè)定是否正常儀器運行記錄：操作規(guī)程要求及編號：設(shè)備運行記錄：操作規(guī)程要求及編號：設(shè)備運行記錄：操作規(guī)程要求及編號：設(shè)備運行記錄：操作規(guī)程要求及編號：□是□否□不適用□是□否□不適用3.6檢驗過程3.6.1檢查樣品進樣、儀器檢驗過程的操作是按照規(guī)程執(zhí)行數(shù)據(jù)圖譜編號：操作規(guī)程及編號：3.6.2樣品轉(zhuǎn)移、稀釋、配制過程是否正常樣品轉(zhuǎn)移、稀釋、配制記錄：操作規(guī)程及編號：3.6.3記錄表達的實驗方法、參數(shù)等檢驗操作規(guī)程中的規(guī)定是否一致實驗方法參數(shù)記錄：操作規(guī)程及編號：□是□否□不適用□是□否□不適用3.7資質(zhì)：3.7.1取樣及檢驗人員是否已對相關(guān)規(guī)程考核合格后上崗檢驗員姓名：崗位：入司時間：上崗證頒發(fā)日期：□是□否□不適用3.8取樣3.8.1樣品的品名、規(guī)格、批號是否正確，外觀是否正常樣品名稱：樣品規(guī)格：樣品批號：樣品外觀：3.8.2是否按照規(guī)定程序進行取樣〔取樣方法、工具、地點和記錄〕，取樣過程有無出現(xiàn)偏差〔污染、混淆等〕取樣記錄：操作規(guī)程及編號：□是□否□不適用□是□否□不適用3.9其他調(diào)查通過以上調(diào)查顯示，本次OOS/OOT是否為實驗室偏差造成：□是□否原因：檢驗人/日期：QA/日期：是否進行原樣復(fù)檢或重取樣復(fù)檢：□原樣復(fù)檢□重取樣復(fù)檢□其他情況原因說明：質(zhì)量保證部負責(zé)人/日期：檢驗報告：