公文基本知識

公文處理基本知識市政府辦公室秘書科漆軼主要內(nèi)容■公文定義■公文文種及適用范圍■行文規(guī)則■公文格式■公文辦理公文定義■公文

是黨政機關實施領導、履行職責、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。公文文種及適用范圍■1.決議。適用于會議討論通過的重大決策事項?！?/p>

2.決定。適用于對重要事項作出決策和部署，獎懲有關單位和人員，變更或撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。（該文種適用范圍較寬泛，但涉及內(nèi)容應為本地區(qū)、本部門的“重要事項。如，兩化互動，五個自貢的決定）上述兩者區(qū)別主要在于決議產(chǎn)生的程序是否是會議集體討論通過。■

3.命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強制性措施、批準授予和晉升銜級、嘉獎有關單位和人員。（具有載體性、強制性、權威性等特點。如，戒嚴令、嘉獎令、征地補償69號令，發(fā)布地方政府規(guī)范性文件）。公文文種及適用范圍■4.公報。適用于公布重要決定或者重大事項。（如新聞公報、會議公報、統(tǒng)計公報、聯(lián)合公報）

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5.公告。適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或法定事項?！?.通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應當遵守或周知的事項?！袢叩膮^(qū)別：適用范圍。公報，公布重要會議情況、重大事件，人口普查、經(jīng)濟發(fā)展、國家計劃執(zhí)行情況等；公告，公布黨和國家領導人重要出訪活動，重要消息、重要事項（兩者主要在使用習慣上不同）；通告，適用于向一定范圍的群眾宣布應當遵守的事項（如交通管制）。文稿內(nèi)容。公報內(nèi)容較具體，公告、通告內(nèi)容較簡要?！窆婧屯ǜ娴膮^(qū)別：公告必須是“重要事項”或“法定事項”，使用者為黨和國家的高級管理機關，一般為省部級機關。一般的基層機關、地方行政主管部門和企事業(yè)單位不使用“公告”，應使用“通告”發(fā)布周知事項。同時，公告一般不張貼。公文文種及適用范圍7.意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

●行文方向具有多樣性，可下行、上行、還可以平行。對上，向上級表達對問題的認識、看法及處理解決的意見（按請示性文件辦理）；對下，對相關工作的安排部署等指導性或指示性意見（但強制性比通知稍弱）；平行，提出意見供對方參考（如市城管部門給區(qū)縣政府印發(fā)關于城鄉(xiāng)環(huán)境整治方面的意見）?！癖憩F(xiàn)形式一般為“意見”和“實施意見”，前者內(nèi)容可以較原則，提出大體要求和辦法即可；后者需更明確具體，以便規(guī)范實施。但都要求具有針對性、實效性?！衽c請示的區(qū)別，請示多為需上級決定或?qū)徟氖马?，多為涉及人、財、物、機構、編制等方面的事項，多為“硬件”；上行的意見多為對工作中一些重大問題提出見解和處理辦法，希望上級給予支持，多為“軟件”。實踐中多為以請示形式報經(jīng)上級同意后行文印發(fā)，即通常所稱的“部門意志的上升與轉(zhuǎn)移”。公文文種及適用范圍■

8.通知★。適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。●發(fā)布性通知。指用以發(fā)布法規(guī)、規(guī)章制度等。如中辦、國辦關于印發(fā)《黨政機關公文處理工作條例》的通知●指示性通知。用于直接提出主張和要求，進行安排部署等?！裰修D(zhuǎn)性通知。用于批轉(zhuǎn)下級或轉(zhuǎn)發(fā)上級、平級或不相隸屬機關公文。（轉(zhuǎn)發(fā)類公文在標題的處理上可以直接省略中間環(huán)節(jié)的“通知”）公文文種及適用范圍■

9.通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。（分為表揚性通報、批評性通報、指導性通報；指導性通報為在一定范圍傳達重要情況，以指導面上工作。如，國務院關于進一步轉(zhuǎn)變工作作風提高辦事效率有關問題的通報；安全事故通報）■

10.報告★。適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。（應避免羅列情況，冗長繁瑣，寫成“流水賬”；一般應圍繞基本情況、取得成效或經(jīng)驗、存在或需要解決的問題，進一步的措施、建議等；不能夾帶請示事項，以免影響辦理）公文文種及適用范圍11.請示★。適用于向上級機關請求指示、批準?！駪袌笪囊罁?jù)。如不屬于本單位職權范圍，須經(jīng)上級批準后方可決定；原無相關決定或政策規(guī)定等?！駪晃囊皇隆Ｈ缂日埱蠼獬齻鶆?，又申請拆遷補償?！癫欢囝^請示。易因責任不清出現(xiàn)推諉扯皮?！癫怀皖I導。（公文一般不報送領導個人，尤其是報多位領導）●不越級請示。特殊情況應抄送被越過的上級機關?！裾埵臼马棏鞔_、具體、完整（對擬解決的問題要有明確意見。如申請資金，卻無具體數(shù)額）?！褶D(zhuǎn)報性請示應提出傾向性意見。（體現(xiàn)權責一致）公文文種及適用范圍■12.批復。適用于答復下級機關請示事項?！窈藴市耘鷱汀Ｓ糜趯徟鷳缮霞壟鷾实木唧w問題。一般內(nèi)容較簡單，大都為表明態(tài)度?！裰甘拘耘鷱?。在審批問題的同時，提出一系列的相關指示、要求。一般篇幅較長。（如人力資源社會保障部門關于被拆遷農(nóng)民社會保障方案的批復）●法規(guī)性批復。就法規(guī)政策的適用等方面的批復。

公文文種及適用范圍■13.議案。適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。（如人事任免）■14.函★。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項?！裼猩糖⒑?、詢問函、答復函、申請函、代批復函等?！褚⒁庖缓皇?，語言得體、語氣得當。不能使用指示、命令式語言，要使用平等協(xié)商的語氣；在語言上應體現(xiàn)出行文機關的“地位”和姿態(tài)，不卑不亢、恰如其分。公文文種及適用范圍■

15.紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項?！袼鸭?、掌握會議情況?！癜盐諘h精神和領導意圖?！駜?nèi)容真實，文字準確。（尤其是決策性的會議）●做好會議記錄。行文規(guī)則■向上級行文●主送單一（落實責任，避免推諉），根據(jù)需要可抄送相關上級機關和同級機關（溝通情況），不抄送下級機關；●黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項（部門不能完全掌控，需其他部門或當?shù)攸h委、政府支持），應當經(jīng)本級黨委、政府同意或授權；屬于部門職權范圍的應當直接報送上級主管部門；（意義：黨委、政府集中統(tǒng)一領導，落實部門職責）行文規(guī)則■向上級行文●本機關就下級機關事項向上級機關請示的，應當提出傾向性意見，不得原文轉(zhuǎn)報（責權相應）；●一文一事（避免影響辦文、審簽效率）；●不得向負責人或以負責人名義行文（落實上級機關負責人批示辦理情況的報告，不屬于直接交辦的范圍）；●雙重領導的可抄送另一領導機關。行文規(guī)則■向下級行文●主送：主送受理機關，根據(jù)需要抄送，重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關；●行文：黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委政府授權，可向下級黨委政府行文（主要區(qū)別事項的重要性，如：以市政府名義行文，一般需由市長簽發(fā)）；其他部門或單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或在公文中提出指令性要求；●聯(lián)合行文：屬于黨委、政府各自職權范圍的工作，不得聯(lián)合行文；行文規(guī)則■向下級行文●黨政行文：黨委、政府的部門依據(jù)職權可相互行文，依職權范圍可向下級黨政機關相關部門行文。屬各自職權范圍的，不得聯(lián)合行文；●涉及多個部門職權范圍，未協(xié)商一致，不得向下行文；●內(nèi)設機構行文：除辦公廳（室）外，不得對外正式行文。公文格式

■公文的組成部分1.份號（涉及涉密公文）；2.密級（絕密、機密、秘密）；3.保密期限；4.緊急程度（“特急”“加急”，原為“特急”“急件”；電報未變，仍為“特提”“特急”“加急”“平急”）；5.發(fā)文機關標志（由發(fā)文機關全稱或規(guī)范性簡稱加“文件”組成。聯(lián)合行文，可以單獨用主辦機關名稱）；公文格式

6.發(fā)文字號；7.簽發(fā)人；8.標題（由發(fā)文機關名稱、事由、文種組成。未再明確除法規(guī)、規(guī)章名稱外不用標點符號的規(guī)定；4個以上發(fā)文機關，標題可以用“等”，然后在正文中體現(xiàn)）；9.主送機關；10.正文；11.附件說明（公文附件的順序號和名稱）；12.發(fā)文機關署名；公文格式

13.成文日期（會議通過或發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期）；14.印章（公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章，一般為黨委的公文）；15.附注（公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項）；16.附件（公文的說明、補充或者參考資料）；17.抄送機關；18.印發(fā)機關；19.印發(fā)日期；20.頁碼。（減少了主題詞）公文格式

公文的用紙A4紙：210mm×297mm天頭：37mm±1mm訂口(左白邊)：28mm±1mm版心：156mm×225mm（不含頁碼）公文格式

排版規(guī)格：正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。裝訂：騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距版面上下各70mm處，允許誤差±4mm；平訂訂距與書脊間距3—5mm。公文格式

1.版頭（1）公文份數(shù)序號如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。（注：不再標注No.字樣）公文格式

1.版頭（2）密級和保密期限如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行（注：原為版心右上角第一行）；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。（注：未標“★”號的，兩字之間空1字；標“★”號的，兩字之間不空1字）公文格式

1.版頭（3）緊急程度如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角（注：原為右上角）；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列（注：新增）。公文格式

1.版頭（4）發(fā)文機關標志由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，黨的機關也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm（注：原為25mm；刪除了上報公文至版心上邊緣80mm的要求），推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則（注：未要求應小于22mm×15mm）。公文格式

1.版頭（4）發(fā)文機關標志聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關名稱，一般應當（注：新增）將主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關名稱右側，以聯(lián)署發(fā)文機關名稱為準上下居中排布。公文格式

1.版頭（5）發(fā)文字號

編排在發(fā)文機關標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。上行文的發(fā)文字號居左空1字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。公文格式

1.版頭（6）簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空1字，編排在發(fā)文機關標志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊（注：原為上下單個排列）。公文格式

1.版頭（7）版頭中的分隔線發(fā)文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。公文格式

2.主體（1）標題一般用2號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜（注：新增），間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形（注：新增）。公文格式

2.主體（2）主送機關編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。公文格式

2.主體（3）正文公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。（注：規(guī)定得更細。原僅為“主送機關名稱下空一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行”）公文格式

2.主體（4）附件說明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。公文格式

2.主體（5）發(fā)文機關署名、成文日期和印章（注：此部分變化較大）

加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。公文格式

聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置（一排3個），并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。公文格式

不加蓋印章的公文單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)。公文格式

聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。黨的機關有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文可以不加蓋印章。公文格式

成文日期中的數(shù)字

用阿拉伯數(shù)字（注：原為漢字）將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。公文格式

特殊情況說明當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時（注：原無），可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決。公文格式

2.主體（6）附注如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。公文格式

2.主體（7）附件附件應當另面編排，并在版記之前（注：原無），與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字（注：原為3號仿宋字）頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行（注：原無，即為“附件”下空一行）。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。公文格式

如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。公文格式

3.版記（1）版記中的分隔線版記中的分隔線與版心等寬，首條分隔線和末條分隔線用粗線（推薦高度為0.35mm），中間的分隔線用細線（推薦高度為0.25mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。公文格式

3.版記（2）抄送機關如有抄送機關，一般用4號仿宋體字（注：原為3號仿宋體字），在印發(fā)機關和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機關名稱后標句號。公文格式

3.版記（2）抄送機關如需把主送機關移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時，應當將主送機關置于抄送機關之上一行，之間不加分隔線。公文格式

3.版記（3）印發(fā)機關和印發(fā)日期印發(fā)機關和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字（注：原為3號仿宋體字），編排在末條分隔線之上，印發(fā)機關左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。版記中如有其他要素，應當將其與印發(fā)機關和印發(fā)日期用一條細分隔線隔開。公文格式

3.版記（4）頁碼一般用4號半角宋體（注：原為白體）阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。公文格式

公文的特定格式（一）信函格式發(fā)文機關標志使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱，居中排布，上邊緣至上頁邊為30mm，推薦使用紅色小標宋體字。聯(lián)合行文時，使用主辦機關標志（注：原無）。公文格式

公文的特定格式（一）信函格式如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度，應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。公文格式

公文的特定格式（一）信函格式發(fā)文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下。標題居中編排，與其上最后一個要素相距二行。首頁不顯示頁碼。版記不加印發(fā)機關和印發(fā)日期、分隔線，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。公文格式

公文的特定格式（二）紀要格式紀要標志由“XXXXX紀要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm（注：原無），推薦使用紅色小標宋體字。標注出席人員名單，一般用3號黑體字，在正文或附件說明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標全角冒號，冒號后用3號仿宋體字標注出席人單位、姓名，回行時與冒號后的首字對齊.公文格式

公文的特定格式（二）紀要格式標注請假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。紀要格式可以根據(jù)實際制定。辦理■主要程序

■起草

■審核辦理■主要程序●簽收（簽收時間、內(nèi)容）●登記（來文主要信息、辦理情況）●初審（報文依據(jù)、行文規(guī)則、文種、格式、協(xié)商、會簽、其他要求）●承辦（交辦、擬辦）（1）閱知性公文。根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定分送范圍。綜合性工作、主要、一段時間重要工作，需送主要領導閱；一般工作，可僅送相關分管領導閱。（2）批辦性公文。需提出擬辦，經(jīng)相關領導批示或轉(zhuǎn)有關部門辦理。應明確辦理部門（涉及兩個以上部門的，應明確主辦部門）、明確辦理要求、明確辦理時限。辦理■主要程序●傳閱（1）傳閱程序閱知件：主要領導—分管領導—其他領導—相關科室。批辦件：分管領導（若有需辦理事項，分管領導或主要領導同意后，交相關科室辦理）—主要領導—其他領導—相關科室。辦件：相關科室—（辦公室負責人）—分管領導（或主要領導）。（2）傳閱要求。不漏傳、誤傳、延傳、橫傳（閱件除外）?！翊咿k、提醒●答復辦理

■起草

●目的性：明確起草任務、目的，充分體現(xiàn)意圖；●合規(guī)性：符合法律法規(guī)政策規(guī)定，與現(xiàn)行公文相銜接；●可行性：符合實際，有針對性、操作性、客觀可行；●準確性：內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精煉；●規(guī)范性：文種、格式；●適用性：廣泛聽取意見；●一致性：協(xié)調(diào)一致；●主要公文：由負責人主持、指導；發(fā)文單位辦公室初核。辦理

■審核●行文理由、行文依據(jù)；●合規(guī)性，目的性，銜接性，可行性；●協(xié)商