人事檔案管理標準

人力資源管理Q/ZSFD-203.01-10人事檔案管理標準目次TOC\o"1-1"\h\z\u1范圍： 22規(guī)范性引用文件： 23術語、定義： 34職責： 35管理內容與方法： 36檢查與考核 11附錄A（規(guī)范性附錄）人事檔案管理工作示意圖 12附錄B（規(guī)范性附錄）員工檔案材料分類及排列順序一覽表13附錄C（規(guī)范性附錄）人事檔案目錄 19附錄D（規(guī)范性附錄）人事檔案轉遞通知單存根 35附錄E（規(guī)范性附錄）查（借）閱人事檔案審批表 36附錄F（規(guī)范性附錄）新任集團管理企業(yè)領導人員檔案報送單………………..37前言本標準是根據XXXXX有限責任公司（以下簡稱“XXXXX公司”）標準體系工作的需要而編制，是企業(yè)標準體系建立和實施的個性標準，目的是為了規(guī)范化、標準化公司人事檔案管理工作，促進公司人力資源管理工作的順利進行，從而加快企業(yè)標準體系的完善，適應國家標準和國際先進標準的需要。本標準由XXXXX公司行政部提出并歸口管理。本標準起草部門：本標準起草人：本標準初審人：本標準復審人：本標準批準人：本標準于20年月日首次發(fā)布。人事檔案管理標準1范圍本標準規(guī)范了XXXXX公司人事檔案管理的內容和要求。本標準適用于XXXXX公司人事檔案材料的收集、利用、傳遞、管理等工作。2規(guī)范性引用文件下列文件對于本標準的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本標準。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本標準。全國人大常委會《中華人民共和國檔案法》勞力字[1992]33號《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》組通字[1996]14號《中共中央組織部關于印發(fā)（干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定）的通知》京組通[2006]4號《中共北京市委組織部關于開展干部檔案審核工作的通知》Q/ZSFD-205.02-02-2011《管理標準編寫規(guī)定指引》3術語、定義3.1XXXXX公司、公司指XXXXX有限責任公司。3.2人事檔案指人事管理等有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績、工資待遇等內容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據，是反映個人成長歷史的憑證和依據。3.3人事檔案整理指根據一定的原則和方法，將收集起來的檔案材料，以個人為單位，進行審核、分類、排序、編目、技術加工和裝訂等，使之成為系統(tǒng)化和條理化的專門案卷，并在此基礎上，不斷對檔案內容進行補充。3.4人事檔案審核指對歸檔材料進行全面檢查，確認材料內容是否真實準確，手續(xù)是否規(guī)范完備，進而判定材料有無保存價值、是否歸入人事檔案的一項業(yè)務內容。3.5人事檔案傳遞指員工所在單位或主管部門發(fā)生變化后，人事檔案管理部門將其檔案轉給新的主管單位人事檔案管理部門的一項工作。4職責行政部是公司人事檔案管理的歸口部門，具體負責公司人事檔案的收集、整理、保管等日常管理工作。5管理內容與方法5.1總則人事檔案是公司行政部及其他部門在招用、調配、培訓、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關員工個人經歷、政治思想、業(yè)務技術水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，人事檔案管理工作是公司組織人事工作的重要組成部分，是歷史地、全面地考察了解和正確評價員工的依據。5.2人事檔案材料收集5.2.1主動收集人事檔案材料并歸檔是公司行政部、各部門、各位5.2.2公司5.2.3立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經5.25.2.4.15.2.4.1.1招收、聘用工作中形成的報考登記表、考試成績、聘用、續(xù)聘審批表、聘用合同書及解聘、辭退材料；5.2.4.1.2調配、轉業(yè)安置、任免、考察、考核等工作中形成的履歷表（書）、簡歷表、履歷（簡歷）材料、各種登記表、干部任免呈報表（包括同時上報的考察材料）、考核登記表、民主評議和組織考察綜合材料、鑒定材料、自傳、退（離）休審批表和軍隊轉業(yè)干部審批表等材料；5.2.4.1.3辦理工資、待遇等工作中形成的登記表、審批表和解決待遇問題的批復材料；5.2.4.1.4政審工作中形成的調查報告、審查結論、上級批復、個人對結論的意見、檢查交待說明及作為依據的調查證明材料；甄別及復查結論（意見、決定）、復查報告、批復及主要依據材料；更改民族、出生年月、參加工作時間、國籍的個人申請、組織審批意見及作為依據的證明材料。5.25.25.25.2.4.5通過5.2.45.2.2.7通過工會等有關部門5.25.25.2.2.105.2.2.11收集5.2.3形成檔案材料的部門將歸檔材料送交5.3人事檔案材料鑒別5.3.1判斷5.35.35.3.2.2應由本人保存的材料，如獎狀、畢業(yè)證書、學生證等，要及時退還本人，個別不宜退給本人的，可經5.35.35.3.2.5經鑒別確需銷毀的材料，應進行詳細登記，報請5.4人事檔案的整理在對檔案材料進行鑒別的基礎上，人事檔案整理工作包括分類、排序、技術加工、裝訂五個步驟，通過整理達到完整、真實、條理、精練、實用的要求。5.4.1人事檔案將檔案材料按照按材料內容、性質及材料之間的內在聯(lián)系，區(qū)別類型，相對集中，進行組合排列，共分為十大類。5.45.45.45.45.45.45.45.45.45.45.45.4第四類材料二級分類順序為：1、學歷學位材料；2、職業(yè)（任職）資格考試材料和評（聘）專業(yè)技術職務（職稱）材料；3、反映個人科研學術水平的材料；4、培訓材料等。第九類材料二級分類順序為：1、任免材料；2、工資材料；3、出國、出境材料；4、參加會議的代表登記表等材料。5.45.4.25.4.3人事檔案目錄5.4.5.45.4.3.3序號填寫材料類號和排列順序號。材料類號用大寫的“一”至“5.4.3.4“材料名稱5.4.3.4.1填寫材料名稱要突出材料的基本內容；5.4.3.4.2要準確揭示和高度概括出材料的性質特征；5.4.3.4.3簡化題目要規(guī)范，必須確切反映材料的內容特點；5.4.3.4.4名稱與材料內容明顯不一致的，要根據內容重新命題，并在備注欄加以注明；5.4.3.4.5沒有名稱的材料，可根據材料內容擬定標題，標題要規(guī)范、確切；5.4.3.4.6證明材料的名稱要根據材料的內容來擬定，不能籠統(tǒng)地寫“證明材料”，要準確地揭示出證明人的姓名或單位、證明人與被證明人之間的關系、被證明人的問題等。5.4.3.5“材料形成時間5.4.3.6“頁數(shù)5.4.3.7“備注5.45.4.45.4.45.45.45.45.45.45.4.55.45.45.45.5人事檔案查閱5.55.55.55.55.55.5.6員工檔案一般不外借，特殊情況需外借的，須經行政部5.6人事檔案轉遞5.65.65.6.1.2轉出單位在轉遞檔案前，要對檔案進行嚴格審核，對不符合要求的檔案進行認真整改,并按照要求，整理合格、裝訂成冊，不得扣留材料或分批轉出。經審核整改后符合要求的檔案，報5.6.1.3接收單位要對接收的檔案進行嚴格審查，發(fā)現(xiàn)問題后及時向轉出單位反饋并退回檔案整改。經整改合格后，轉出單位再將檔案轉接收單位，接收單位5.65.6.2.1轉出的檔案要進行嚴密包封，詳細填寫5.65.65.65.65.65.6.2.7嚴格執(zhí)行檔案轉遞制度，避免出現(xiàn)“無頭檔案”。對已出現(xiàn)的“無頭檔案5.65.65.6.3.1新任集團公司所屬企業(yè)領導人員的人事檔案5.6.3.2新任企業(yè)領導人員正式任職后，5.6.3.3對所報送的檔案進行嚴格審核后，逐項填寫《新任集團管理企業(yè)領導人員檔案報送單》，詳細列出檔案中的遺留問題?！缎氯渭瘓F管理企業(yè)領導人員檔案報送單》5.65.6.3.5對存在問題的檔案，須在5.7人事檔案保管與保護5.7.1為確保人事檔案的絕對安全，5.75.75.75.8人事檔案材料收集工作紀律5.8.15.8.2行政部5.85.85.85.85.85.85.85.85.85.86檢查與考核6.1本標準的執(zhí)行情況由公司分管領導和行政部組織檢查與考核。人力資源管理/ZSFD-203.01-10附錄A（規(guī)范性附錄）人事檔案管理工作示意圖程序收集鑒別整理保管檢索利用轉遞統(tǒng)計收集歸檔材料，補充檔案材料。是否屬于所管員工應歸檔的材料，是否齊全完整、手續(xù)完備，是否真實可靠。材料分類、排列、復制、目錄登記、技術加工、打孔裝訂、檢查驗收。專（兼）職人員，專用庫房，專用鐵質五節(jié)柜，“六防措施”落實。有檢索工具：計算機檢索、手工簿冊查詢。查閱借用，為員工工作提供信息。員工調動工作或職務變動后，將檔案轉到新的主管部門。統(tǒng)計檔案管理工作基本情況，核對檔案材料。內容三及時：及時收集，及時歸檔，及時按規(guī)定組織補充。鑒別準確，去留合理，處理得當。認真鑒別，分類準確，編排有序，目錄清楚，裝訂整齊。嚴密科學；安全可靠；便于查找。檢索科學，方法得當，簡便易行，查找準確迅速。堅持原則，手續(xù)完備，登記清楚，安全保密，積極主動。機要轉遞專人送取，檔案完整齊全，轉遞及時安全。定期及時，科學準確，情況登記清楚，問題及時處理。標準附錄B（規(guī)范性附錄）員工檔案材料分類及排列順序一覽表類別材料分類排列順序目錄填寫備注目錄職務變動表的前面員工職務變動登記表排在目錄后面第一類1、知青、教師、職工、軍人、員工登記表、簡歷表、履歷表(書)、2、黨員員工簡歷表;目錄按材料形成時間的先后順序排列填寫。按每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)，ＸＸＸ年不能省略。按時間順序排序。貼像片、蓋公章。第二類1、凡由本人撰寫的敘述自己經歷、思想變化過程、社會關系等情況，屬自傳性質的材料。2、以自傳為主要內容的履歷式簡歷表等。目錄按材料形成時間的先后順序排列填寫。按每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)，ＸＸＸ年不能省略。按時間順序排序。第三類1、鑒定材料:學生、學員、實習、勞動、自我鑒定，畢業(yè)生鑒定、高校畢業(yè)生鑒定、結業(yè)鑒定、學生操行評語、政治操行鑒定表、工作鑒定、團員、黨員、員工鑒定、后備干部登記表、退役軍人鑒定、轉業(yè)干部鑒定、飛行員鑒定、工作調動鑒定、下派干部鑒定、社教運動鑒定表；2、干部考核表、干部考察材料、對本人的考察意見、思想品德考察表、公務員考核表、審計考核材料、出國人員鑒定表、外國工作期間鑒定;研究生學習期間總結表、黨性鍛煉小結；3、離任審計(如有問題放第8類).目錄按材料形成時間的先后順序排列填寫。按每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)，ＸＸＸ年不能省略。按時間順序排序?，F(xiàn)職和科級以上干部民主評議材料歸檔;干部任免審批表及其相應的考察材料或表現(xiàn)材料歸第九類類別材料分類排列順序目錄填寫備注第四類1、中學學生登記表、畢業(yè)生登記表；2、各類大中專院校學生登記表、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)研究生登記表、學員畢業(yè)鑒定表(含成績單)、學習情況登記表，高校學籍登記表);符合國家規(guī)定的學歷證明、肄業(yè)、畢業(yè)證明，教育部門出具的學歷證明等；3、報考攻讀碩士學位研究生登記表、專家推薦表、碩士研究生學籍登記表、學業(yè)成績登記表、碩士畢業(yè)生登記表；4、報考博士學位研究生登記表、專家推薦表、博士課程學習成績表、博士畢業(yè)證書或學位證書、博士研究生學籍登記表、博士畢業(yè)生登記表、授予學位推薦表；碩士學位審批材料、博士學位審批材料；5、專業(yè)技術職務任職資格申報表;聘任、套改、晉升、解聘專業(yè)職務(職稱)的審批表、登記表;員工的創(chuàng)造發(fā)明、科研成果、著作及有重大影響論文的評價材料及目錄;員工本人寫的技術業(yè)務自傳;反映員工業(yè)務能力方面的其它材料；6、員工進修登記表、崗位培訓登記表、黨校培訓登記表；選拔留學生審查登記表、教師職務任職資格呈報表、提升教師專業(yè)技術職務名稱審批表、衛(wèi)生人員技術職稱晉升呈報表；7、教師過渡審批表、公務員過渡培訓表目錄填寫為二級分類方法：學歷學位材料；職業(yè)（任職）資格考試材料和評（聘）專業(yè)技術職務（職稱）材料；反映個人科研學術水平的材料；培訓材料每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)，ＸＸＸ年不能省略，每小項按時間順序排序。例：四、學歷學位及評聘專業(yè)技術材料㈠學歷學位材料1、2、㈡職業(yè)（任職）資格考試和專業(yè)技術職務材料1、2、㈢反映個人科研學術的材料1、2、㈣培訓材料1、2、1、畢業(yè)證書的原件、復印件都不能存檔。如需存檔，復印單位加蓋公章。2、職稱單科成績考試通知要退還本人。

類別材料分類排列順序目錄填寫備注第五類1、政治歷史問題的審查結論(批注)、調查報告、主要證明材料、檢舉材料、本人交待及對結論的意見;2、甄別、復查結論(意見、決定)、調查報告及有關的依據材料;3、一般歷史問題的結論材料和主要證明材料;因入黨、入團、出國、參軍而形成的政審材料;4、確定和更改員工的姓名報告及批件；確定和更改員工的民族、年齡、國籍、入黨、入團和參加工作時間的組織審查結論以及所依據的主要證明材料；家庭成員、主要社會關系的平反決定、通知或復查意見等；5、學生政審表、高中畢業(yè)生政審表、學生政治情況調查表、畢業(yè)生政治審查表、新兵政治審查登記表、入伍時間審批表、下鄉(xiāng)時間審批表、更改參加工作時間批復、報告及證明；更改民族的批復；6、本人的證明材料：家庭情況的證明材料、愛人情況登記表，其妻×××的證明材料、其夫×××的證明材料、其父×××的證明材料、其母×××的證明材料等。按政審時間先后，排出每次政審的成套材料。批復；結論；本人對結論的意見；調查報告；調查證明材料(按調查報告中引證的要順序排列)；本人檢查交待及申訴材料(有復查結論、平反決定的排在前面)，不同問題分別做出結論的將每個問題的成套材料分別集中在一起;同一問題多次審查形成的材料，將每次審查形成的成套材料分別排列在一起，并將最后一次問題材料排在這一問題材料的最前面;其余的按每次審查的時間先后順序成套排列。先排序反映同一問題或內容材料集中在一起，按材料主次關系排序。1、先將本人材料、上級批復、結論、本人對結論的意見、調查報告、證明材料、本人檢查交代材料。2、再存放愛人、父母、兄弟、姐妹等材料。每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)、份數(shù)，ＸＸＸ年不能省略歸入此類材料應注意材料的完整性。

類別材料分類排列順序目錄填寫備注第五類1、政治歷史問題的審查結論(批注)、調查報告、主要證明材料、檢舉材料、本人交待及對結論的意見;2、甄別、復查結論(意見、決定)、調查報告及有關的依據材料;3、一般歷史問題的結論材料和主要證明材料;因入黨、入團、出國、參軍而形成的政審材料;4、確定和更改員工的姓名報告及批件；確定和更改員工的民族、年齡、國籍、入黨、入團和參加工作時間的組織審查結論以及所依據的主要證明材料；家庭成員、主要社會關系的平反決定、通知或復查意見等；5、學生政審表、高中畢業(yè)生政審表、學生政治情況調查表、畢業(yè)生政治審查表、新兵政治審查登記表、入伍時間審批表、下鄉(xiāng)時間審批表、更改參加工作時間批復、報告及證明；更改民族的批復；6、本人的證明材料：家庭情況的證明材料、愛人情況登記表，其妻×××的證明材料、其夫×××的證明材料、其父×××的證明材料、其母×××的證明材料等。按政審時間先后，排出每次政審的成套材料。批復；結論；本人對結論的意見；調查報告；調查證明材料(按調查報告中引證的要順序排列)；本人檢查交待及申訴材料(有復查結論、平反決定的排在前面)，不同問題分別做出結論的將每個問題的成套材料分別集中在一起;同一問題多次審查形成的材料，將每次審查形成的成套材料分別排列在一起，并將最后一次問題材料排在這一問題材料的最前面;其余的按每次審查的時間先后順序成套排列。先排序反映同一問題或內容材料集中在一起，按材料主次關系排序。1、先將本人材料、上級批復、結論、本人對結論的意見、調查報告、證明材料、本人檢查交代材料。2、再存放愛人、父母、兄弟、姐妹等材料。每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)、份數(shù)，ＸＸＸ年不能省略歸入此類材料應注意材料的完整性。

類別材料分類排列順序目錄填寫備注第六類1、入團志愿書、申請書、退團材料；2、入黨志愿書（己經批準為中共正式黨員、入黨申請書、轉正申請；3、黨員登記表、不予登記的決定：組織批示意見及所依據的材料，取消預備黨員資格材料黨員登記表(屬整黨性質的)、黨員民主評議材料;4、加入民主黨派的有關材料、組織審批意見；5、開除黨籍、團籍的處分材料放在第八類，原入黨、入團志愿書仍放在第六類，但需在封面注明“已開除”字樣。入團志愿書；入團申請書；團員登記表；離退團材料；開除團籍材料；入黨志愿書；入黨申請書；轉正申請書；黨員登記表；加入民主黨派的有關材料。按每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)，ＸＸＸ年不能省略。入黨積極分子考察材料不存檔第七類1、各級組織正式命名授予的英雄、模范、先進工作者等稱號和本單位年度性獎勵的授獎決定(審批表)先進事跡及榮譽稱號材料、通報表揚材料;創(chuàng)造發(fā)明獎勵材料;2、各種業(yè)務獎勵材料;3、從事專業(yè)工作三十年人員審批表、登記表;有突出貢獻的中青年專家審批表;拔尖人才審批表;其它榮譽稱號的審批材料。按材料形成的時間先后順序排列。按每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)、份數(shù)，ＸＸＸ年不能省略。每份材料要蓋公章第八類1、法院判決書、勞動教養(yǎng)審批材料、員工違犯黨紀、政紀、國法所受的處分(免于處分的處理意見)、查證核實報告、上級批復、本人對處分的意見和檢查交待材料；2、通報批評材料；3、甄別、復查報告、決定、上級批復及本人意見。確屬錯誤，組織上未給予處分的，本人對錯誤的認識交待或檢查材料；4、關于×××取消所受處分的決定；刑事判決書。按處分時間排列，每次處分所形成的成套材料(指受處分兩次以上的)，排列同五類相同，凡有取消處分和甄別、復查平反決定材料排在每次處分材料的前面。即：上級批復、處分決定、本人對處分的意見、調查報告、證明材料、本人檢查交待或申訴材料；同第五類排列順序一樣。注意此材料的完整性和成套，手續(xù)要齊全。本人對處分的意見常常同處分決定在同一材料上。

類別材料分類排列順序目錄填寫備注第九類1、任免：招工、入伍審批表、知青下鄉(xiāng)審批(登記表);以工代干轉正審批表；吸收錄用員工審批表;聘用員工審批表(合同書)；續(xù)聘審批表、解聘、辭退材料；軍銜審批表、軍隊轉業(yè)干部、復員退伍軍人審批表；干部任免審批表及相應的考察材料或表現(xiàn)材料；公開選拔和競爭上崗等工作中形成的材料；享受處級以上待遇審批表;退職、退(離)休審批表(提前和延長離退休材料)；2、工資：調整工資、工資改革、提職、兌現(xiàn)工資、轉正定級人員審批表、獎勵工資、津貼審批表；有突出貢獻的獎勵晉級表；3、出國：出國人員審批表;4、其它：縣團級以上黨代會、人代會、政協(xié)代表會議、工、青、婦等群眾團體代表會、民主黨派代表會議代表登記表；公務員過渡登記表；大學生進京審批表；員工調動審批表。此類材料分為四小類各小類材料分別按形成時間的先后順序排列。九、工資、任免等材料㈠任免材料（材料分類中1）；㈡工資材料（材料分類中2）；㈢出國人員審批表（材料分類中3）；㈣參加會議的代表登記表等其它材料（材料分類中4）。目錄登記時，四小類之間留有補充材料時備用空格;例：9-1-1是第九類中任免材料的第一份材料的第1件材料。第十類前九類不包括的、屬于有較大參考價值的材料：1、有殘疾的體檢表、殘疾等級材料；2、民事糾紛判決書、調解書；3、大中專院校畢業(yè)生報到通知書、派遣證；4、工傷、職業(yè)病、可做享受勞保待遇或提前退(離)休依據的體檢證明材料；5、員工逝世后的悼辭(生平)；6、非正常死亡的調查報告、處理材料、善后處理意見、死亡通知書、死亡報告單；死亡員工登記表；7、“三險”證明等；8、員工檔案審核、報送工作中產生的反映員工情況的材料；9、其它材料。按材料形成時間先后順序排列。按每份材料逐件填寫。要寫明年、月、日及頁數(shù)，ＸＸＸ年不能省略。體檢表要求存放最近一份。備注：在填寫目錄時，每類目錄之后須留出適量的空格，供補充檔案材料時使用。第三、四、九類等，不能在同一頁中填寫其它類別材料的條目。人力資源管理/ZSFD-203.01-10附錄C（規(guī)范性附錄）人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時間頁數(shù)備注年月日一履歷材料1二自傳材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時間頁數(shù)備注年月日三鑒定、考核、考察材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時間頁數(shù)備注年月日四學歷、學位、職稱等材料(一)學歷學位材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時間頁數(shù)備注年月日(二)專業(yè)技術職務材料1(三)個人科研學術材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時間頁數(shù)備注年月日(四)培訓材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時間頁數(shù)備注年月日五政審材料1六入黨(團)材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時間頁數(shù)備注年月日七獎勵材料1八處分材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時間頁數(shù)備注年月日九錄用、任免、聘用、工資等材料(一)任免材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時間頁數(shù)備注年月日人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時間頁數(shù)備注年月日(二)工資材料1人事檔案目錄類號材料名稱材料制成時間頁數(shù)備