辦公用品管理制度

辦公用品管理制度

第一章總則

為了確保公司辦公用品的正常使用，規(guī)范辦公用品管理、嚴(yán)格控制成

本、合理節(jié)約開支減少浪費(fèi)，從而使行政部工作系統(tǒng)化，提高工作效

率，特制定本制度。

第二章辦公用品管理范圍

根據(jù)辦公用品的性能及功能，辦公用品包括以下兩大類：

2.1耐用品：

2.1.1辦公家具，如：各類辦公桌、空調(diào)、微波爐、電視機(jī)、椅子、

檔案柜、沙發(fā)、茶幾、保險(xiǎn)柜等；

2.1.2辦公設(shè)備，如：電話、電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、攝像

機(jī)、投影儀、數(shù)碼照相機(jī)、音響器材、移動(dòng)硬盤、U盤等。

2.2易耗品：

2.2.1文具類辦公用品，如：鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回

形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、中性筆、剪刀、訂書

釘、插線板、大頭針、報(bào)紙、雜志等紙類印刷品。

2.2.2生活類辦公用品，如：飲用水、衛(wèi)生紙、洗手液、紙杯、垃圾

桶、抹布、洗衣粉等。

第三章辦公用品采購(gòu)

3.1申請(qǐng)范圍：

(1)辦公用品申請(qǐng)以部門為最小單位，各部門每月25日提交次月的

采購(gòu)申請(qǐng)計(jì)劃到行政部，便于行政部根據(jù)申請(qǐng)計(jì)劃統(tǒng)一安排采購(gòu)，預(yù)

期不報(bào)視為無需求，屆時(shí)行政專員有權(quán)拒發(fā)；

(2)部門采購(gòu)申請(qǐng)內(nèi)容主要為耐用品。

3.2審核及審批：

(1)由申請(qǐng)部門填寫《辦公用品采購(gòu)計(jì)劃單》報(bào)行政部經(jīng)理審核簽

字后，提交分管副總、總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可購(gòu)買。

3.3采購(gòu)安排：

(1)各部門所需辦公用品，需經(jīng)行政部統(tǒng)一購(gòu)買，其它部門不得擅

自購(gòu)買。辦公用品購(gòu)買實(shí)行兩人以上共同負(fù)責(zé)制。

(2)采購(gòu)分為定期采購(gòu)和臨時(shí)應(yīng)急采購(gòu)。行政部根據(jù)批示意見，在

規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成采購(gòu)。

(3)由于營(yíng)銷現(xiàn)場(chǎng)距離公司較遠(yuǎn)，營(yíng)銷部可根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)單在當(dāng)

地購(gòu)買辦公用品和設(shè)備，同時(shí)需要向行政部存根備案。

(4)行政部根據(jù)公司需求和市場(chǎng)情況，選擇固定辦公用品合作商，

采取上門送貨、定期結(jié)算的合作方式。部門特殊物品或?qū)I(yè)物品采購(gòu)，

由行政部派專人負(fù)責(zé)采購(gòu)，使用部門派專業(yè)人員協(xié)助采購(gòu)。行政部會(huì)

定期對(duì)辦公用品市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行調(diào)查、核實(shí)，隨時(shí)與合作商根據(jù)市場(chǎng)情

況，對(duì)供貨價(jià)格進(jìn)行調(diào)整。

第四章辦公用品入庫

4.1入庫登記

辦公用品采購(gòu)到位后，由行政專員核對(duì)、入庫。行政專員辦理入庫后，

建立辦公用品采購(gòu)臺(tái)賬，對(duì)年度辦公用品采購(gòu)情況進(jìn)行整體統(tǒng)計(jì)。

4.2入庫物品明細(xì)單

每次采購(gòu)入庫后，行政專員制作入庫明細(xì)單，行政部經(jīng)理簽字確認(rèn),

明細(xì)單備案存檔。

第五章辦公用品領(lǐng)用

5.1耐用品于每月初由行政部一次性發(fā)放各部門上月申請(qǐng)采購(gòu)的物

品。部門辦公用品由部門指定人員簽字領(lǐng)用，如領(lǐng)用人更改，由部門

經(jīng)理到行政部做變更記錄。易耗品于每周三下午統(tǒng)一領(lǐng)用，除特殊情

況，其他時(shí)間不發(fā)放或領(lǐng)用辦公用品。

5.2耐用品的領(lǐng)用、管理實(shí)行部門負(fù)責(zé)制。耐用品由部門負(fù)責(zé)人指定

專人或使用人領(lǐng)取，部門負(fù)責(zé)人需簽字確認(rèn)，行政部存根備案。

5.3新員工入職后，行政部統(tǒng)一為其配備辦公用品，耐用品由本人簽

字領(lǐng)取，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，行政部存根備案。

第六章辦公用品借用與歸還

6.1辦公用品/設(shè)備的借用

凡個(gè)人因工作需要借用公司辦公器材、軟件、硬盤等，需要填寫《辦

公用品借用單》，并由部門經(jīng)理簽字確認(rèn)。

6.2辦公用品的歸還：

(1)借用辦公用品超時(shí)未還的，行政部有責(zé)任督促歸還。

(2)借用辦公用品發(fā)生損壞或者遺失的，視具體情況照價(jià)或折價(jià)賠

償。

(3)員工工作變動(dòng)或者離職，應(yīng)及時(shí)到行政部辦理領(lǐng)取物品的歸還

手續(xù)，營(yíng)銷部物品歸還手續(xù)交由營(yíng)銷部經(jīng)理負(fù)責(zé)。工程部物品歸還手

續(xù)交由工程部綜合管理人員負(fù)責(zé)。

第七章辦公用品日常管理

7.1易耗品統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)申請(qǐng)、采購(gòu)、發(fā)放。行政部會(huì)定期進(jìn)行

盤點(diǎn)(每季度一次)、整理、成本核算，做出后期調(diào)整計(jì)劃。

7.2耐用品的管理，主要是指辦公用品/設(shè)備的報(bào)修：

(1)耐用品的維修對(duì)象為員工個(gè)人使用電腦及電腦外部設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)

設(shè)備、通訊設(shè)備等，報(bào)修人到行政部詳細(xì)描述并登記故障現(xiàn)象，行政

專員統(tǒng)籌安排，維修人員于每周二下午排查并解決問題，故障解決后

填寫《設(shè)備報(bào)修記錄單》并由報(bào)修申請(qǐng)人簽字確認(rèn)后行政部歸檔保存，

作為日后保養(yǎng)維修費(fèi)用結(jié)算的憑據(jù)，此費(fèi)用納入辦公物品耗損維修保

養(yǎng)費(fèi)預(yù)算內(nèi)。

(2)各部門耐用辦公用品的保養(yǎng)，主要由各部門專人進(jìn)行維修保養(yǎng)

登記并跟蹤維護(hù)情況，行政部將不定期檢查。公共設(shè)施或設(shè)備，由行

政部統(tǒng)一管理。

(3)其他辦公設(shè)備(辦公桌、沙發(fā))等出現(xiàn)故障，各部門應(yīng)及時(shí)與

行政部聯(lián)系，由行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)廠家維修解決。在保修期內(nèi)不能維修

解決的，憑購(gòu)買發(fā)票、保修單退、換給廠家。

7.3辦公用品領(lǐng)用必須認(rèn)真履行手續(xù)，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用單》后

領(lǐng)用和發(fā)放，嚴(yán)禁先借后領(lǐng)的行為。

7.4各類辦公用品應(yīng)愛惜使用、節(jié)約能源，打印或復(fù)印資料時(shí)，如非

正式或非對(duì)外文件可使用背面打印；回形針、大頭針不得隨意丟棄。

7.5禮品的購(gòu)買、管理與贈(zèng)送（或發(fā)放）類同易耗品，由行政部統(tǒng)一

辦理。

第八章辦公用品費(fèi)用成本控制

8.1各部門需做出年度預(yù)算，并且分解個(gè)人指標(biāo)。

8.2行政部需嚴(yán)格控制辦公用品的申請(qǐng)、領(lǐng)用、使用過程等。

8.3辦公文具實(shí)行限額管理辦法。各部門每人每年辦公文具限額240

元，特殊情況超過限額的，需寫書面報(bào)告說明情況，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審

批。除辦公文具以外的辦公用品采購(gòu)按規(guī)定時(shí)間和流程提交采購(gòu)申請(qǐng),

經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政部安排采購(gòu)。

8.4各部門電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、碎紙機(jī)等辦公設(shè)備的耗

材及維修費(fèi)用，由行政部統(tǒng)一管理，年終計(jì)入各部門辦公用品總費(fèi)用

當(dāng)中。屬多個(gè)部門共用的，費(fèi)用按照公司使用人數(shù)進(jìn)行分?jǐn)偂?/p>

8.5辦公用品采購(gòu)費(fèi)用實(shí)行分部門核算，并計(jì)入各部門月計(jì)劃費(fèi)用內(nèi),

由行政部統(tǒng)一核算控制。

8.6核定的費(fèi)用實(shí)行增人增費(fèi)、減人減費(fèi)，各部門增人或減人，其費(fèi)

用由行政部根據(jù)人員變動(dòng)情況進(jìn)行調(diào)整。

8.7凡調(diào)出或離職人員在辦理離職或交接手續(xù)時(shí)，應(yīng)將所領(lǐng)用的辦

公用品（一次性消耗品除外）如數(shù)歸還。有缺失的應(yīng)照價(jià)賠償，否則不

予辦理有關(guān)手續(xù)。

8.8公司辦公用品應(yīng)做公用，私用或帶出公司者應(yīng)按辦公用品兩倍的

價(jià)格從當(dāng)月工資中扣除。員工應(yīng)自覺愛護(hù)各類辦公用品，如因不正當(dāng)

或不合理使用而損壞物品應(yīng)照價(jià)賠付。

第九章辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)

（一）辦公用品管理工作流程圖

部門

行政部流程名稱（一），

名稱

層次2任務(wù)概要辦公

單位總經(jīng)理上級(jí)主管行政部經(jīng)理行政專員申請(qǐng)部門經(jīng)

節(jié)點(diǎn)ABCDE

企業(yè)名稱共頁

編制單位簽發(fā)日期：

（二）辦公用品管理流程與工作標(biāo)準(zhǔn)

任務(wù)名備

責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)時(shí)限相關(guān)資料

稱注

1、除易耗品外，部門所需物品每月1《辦公用品管理

采購(gòu)

每月25日提交采購(gòu)申請(qǐng)單。次制度》

2、易耗品由行政部統(tǒng)一提交采

購(gòu)申請(qǐng)單。

3、急需物品或?qū)I(yè)性物品，由

主辦人提采購(gòu)申請(qǐng)單，行政部協(xié)

助采購(gòu)。

1＞每次采購(gòu)物品后，所有物品

必須登記入庫。每月《辦公用品管理

入庫

2、所有入庫費(fèi)用、物品須經(jīng)行一次制度》

政部經(jīng)理簽字審核。

1、部門月末申請(qǐng)物品，于次月

每周

初領(lǐng)用?！掇k公用品管理

領(lǐng)用三下

2、易耗品由部門專人于每周三制度》

午

下午領(lǐng)用。

1、借用物品由主辦人到行政部

填寫借用登記表，并在規(guī)定時(shí)間

《辦公用品管理

借用內(nèi)歸還。

制度》

2、如需延期借用，主辦人應(yīng)到

行政部辦理延期手續(xù)。

1、公司設(shè)備/網(wǎng)絡(luò)等的報(bào)修時(shí)間

每周

報(bào)修、為每周二下午之前。