信息溝通、協(xié)商與交流控制程序

信息溝通、協(xié)商與交流控制程序編制：審核：批準(zhǔn)： 頒布日期：2020年01月10日實(shí)施日期：2020年01月25日目錄22690封面 19847目錄 2TOC\o"1-3"\h\u226901.0目的 398472.0范圍 3206683.0職責(zé) 3266374.0工作程序 4111174.1信息的分類 487744.1.1外部信息 492184.1.2內(nèi)部信息 4123944.2參與、協(xié)商的內(nèi)容與交流的方式 5186974.2.1參與、協(xié)商與交流的內(nèi)容 5116654.2.3交流的方式 5319974.3信息管理 6161605.0相關(guān)文件： 6125946.0相關(guān)記錄： 65242文件修定履歷表 7信息溝通、協(xié)商與交流控制程序1.0目的確保公司內(nèi)部各部門之間、員工之間和公司與外部相關(guān)方之間及時(shí)地就質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全信息的溝通、協(xié)商和交流，及時(shí)、充分與準(zhǔn)確地了解顧客和相關(guān)方對(duì)公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全方面的要求和滿意度，確保管理體系的有效運(yùn)行。2.0范圍適用于公司質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系內(nèi)、外部信息溝通、協(xié)商和交流的控制。3.0職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)建立公司內(nèi)、外部信息溝通過程和聯(lián)系渠道，確保對(duì)管理體系的有效性進(jìn)行溝通；3.2企管部負(fù)責(zé)本程序的策劃和歸口管理；負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外相關(guān)信息的傳遞與處理；就公司重要環(huán)境因素/重大危險(xiǎn)源同相關(guān)方進(jìn)行溝通，包括與進(jìn)入工作場(chǎng)所的承包方和其他訪問者進(jìn)行溝通；3.3市場(chǎng)部負(fù)責(zé)組織與產(chǎn)品有關(guān)的信息的收集、傳遞、處理和與顧客溝通，包括接受和處理顧客投訴；3.4研發(fā)部負(fù)責(zé)收集產(chǎn)品質(zhì)量方面有關(guān)信息，并與員工及其他相關(guān)方進(jìn)行協(xié)商、溝通和交流；3.5采購部負(fù)責(zé)與供方和外協(xié)方的信息交流和溝通；3.6各部門負(fù)責(zé)收集與質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全管理體系有關(guān)的信息，并及時(shí)向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、管理者代表反映，參與有關(guān)問題的討論、協(xié)商和評(píng)審；3.7各部門負(fù)責(zé)本部門職能范圍內(nèi)的信息溝通、協(xié)商和交流，負(fù)責(zé)部門內(nèi)信息溝通的管理。部門內(nèi)審員做好信息溝通的相關(guān)記錄；4.0工作程序4.1信息的分類4.1.1外部信息4.1.1.1行業(yè)主管部門、地方監(jiān)測(cè)站、環(huán)保局、消防局、勞動(dòng)局、廢物處理站、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等監(jiān)測(cè)或檢查的結(jié)果以及反饋的信息；4.1.1.2政策、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類信息，如質(zhì)量/環(huán)境/安全法律法規(guī)、條例、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)及其變化等；4.1.1.3相關(guān)方反饋的信息及其投訴等，相關(guān)方是指顧客、分包方、供應(yīng)商、政府和行業(yè)主管部門、廢物收購方、運(yùn)輸公司、社區(qū)居民及任何對(duì)公司的產(chǎn)品質(zhì)量/環(huán)保/職業(yè)健康安全狀況有興趣的人和組織。4.1.1.4其他外部信息，如各部門直接從外部獲取的有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方面的信息。4.1.2內(nèi)部信息4.1.2.1正常信息，如方針、目標(biāo)指標(biāo)、監(jiān)測(cè)記錄、檢驗(yàn)結(jié)果、內(nèi)部審核與管理評(píng)審報(bào)告、有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量狀況、工程質(zhì)量狀況、工期、安全數(shù)據(jù)、管理者代表的任免、員工代表的產(chǎn)生、以及體系正常運(yùn)行時(shí)的其它信息等；4.1.2.2不符合（或潛在不符合）信息，如產(chǎn)品不合格報(bào)告、體系內(nèi)審的不符合報(bào)告、糾正和預(yù)防措施處理單等；4.1.2.3緊急信息：如出現(xiàn)重大質(zhì)量事故、火災(zāi)、觸電事故、重大傷亡事故等情況下的信息。4.1.2.3其他內(nèi)部信息（如員工的建議等）。4.2參與、協(xié)商的內(nèi)容與交流的方式4.2.1參與、協(xié)商與交流的內(nèi)容4.2.1.1公司的方針、目標(biāo)、指標(biāo)、管理方案的制定及相關(guān)職責(zé)、權(quán)限。4.2.1.2有關(guān)產(chǎn)品/工程質(zhì)量狀況、工作進(jìn)度及技術(shù)方面的信息溝通；4.2.1.3有關(guān)產(chǎn)品/工程質(zhì)量不合格的處理和糾正預(yù)防；4.2.1.4有關(guān)環(huán)境因素／危險(xiǎn)源的識(shí)別、評(píng)價(jià)與控制措施和事故調(diào)查處理；4.2.1.5有關(guān)改善產(chǎn)品/工程質(zhì)量、作業(yè)場(chǎng)所環(huán)境及安全現(xiàn)狀的討論；4.2.1.6提出有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全持續(xù)改進(jìn)的意見；4.2.1.7有關(guān)顧客及其他相關(guān)的投訴。4.2.2公司各部門協(xié)商，推派1名員工為公司職業(yè)健康安全事務(wù)代表，參加公司組織的有關(guān)職業(yè)健康安全方面的會(huì)議；員工也可通過書面、口頭或電話等形式向公司領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)反映與職業(yè)健康安全有關(guān)的問題和意見，企管部負(fù)責(zé)將員工參與和協(xié)商職業(yè)健康安全問題的形成文件，必要時(shí)通報(bào)相關(guān)方。員工應(yīng)參與的工作：——參與職業(yè)健康安全方針和目標(biāo)的制定和評(píng)審；——參與商討影響工作場(chǎng)所職業(yè)健康安全的任何變更；——適當(dāng)參與與危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)和控制措施的確定；——適當(dāng)參與事件調(diào)查；——對(duì)職業(yè)健康安全事務(wù)發(fā)表意見。交流的方式4.2.3.1會(huì)議，包括辦公例會(huì)、質(zhì)量例會(huì)、業(yè)務(wù)例會(huì)及總結(jié)會(huì)等。辦公例會(huì)由辦公室召集，管理層人員和部門負(fù)責(zé)人參加，一般為每月1次；質(zhì)量例會(huì)由工程部分別召集，與產(chǎn)品/工程施工有關(guān)部門的相關(guān)人員參加，不定期舉行；業(yè)務(wù)例會(huì)由主管領(lǐng)導(dǎo)召集，與業(yè)務(wù)有關(guān)部門的相關(guān)人員參加，不定期舉行。會(huì)議召開前，與會(huì)人員應(yīng)簽到（記錄在《會(huì)議簽到表》中），會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人或其指定人員應(yīng)整理并下發(fā)《會(huì)議記錄》；4.2.3.2公告，由辦公室發(fā)布，有關(guān)公司動(dòng)態(tài)、政策、人事變動(dòng)及通知等；4.2.3.3文件，由辦公室發(fā)布，有關(guān)公司政策、人事任免等方面信息；4.2.3.4意見箱，由辦公室設(shè)立，為收集員工的意見和建議；4.2.3.5電話、傳真及網(wǎng)絡(luò)，由辦公室管理；4.2.3.6訪談；由管理者引導(dǎo)；4.2.3.7通知，由辦公室及相關(guān)部門發(fā)布；4.3.3.8《信息聯(lián)絡(luò)處理單》，由相關(guān)部門填寫并傳遞。4.3信息管理4.3.1各能職部門、單位應(yīng)建立管理體系收發(fā)文制度，對(duì)接收傳遞的文件和記錄予以保存。具體按《文件控制程序》、《記錄控制程序》執(zhí)行。4.3.2企管部負(fù)責(zé)收集《信息聯(lián)絡(luò)處理單》，負(fù)責(zé)信息的分類分析及評(píng)價(jià)，確保已獲取信息的完整性和可用性。便于在公司范圍內(nèi)得到應(yīng)有的及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的協(xié)商、溝通與交流。5.0相關(guān)文件：5.1《文件管理程序》-XJ-CX-12-20205.2《記錄管理程序》-XJ-CX-