【文秘專業(yè)校本教材會議管理】

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目錄

第一章：會前籌備

一、擬訂會議議程、日程...........................................1

二、提供會議地點(diǎn)的備選方案......................................11

三、布置會場與安排座次..........................................19

四、公布會議信息安排來訪者的參觀、娛樂活動......................23

五、安排會議食宿................................................30

六、邀請會議嘉賓................................................34

七、準(zhǔn)備會議資料、會議用品......................................38

八、安排會議禮儀服務(wù)............................................40

九、檢查會議常用視聽設(shè)備是否正常................................45

第二章：會中服務(wù)

一、安排會議值班................................................51

二、接待會議采訪的新聞媒體......................................55

三、做好會議的記錄工作與簡報(bào)工作................................59

四、收集會議信息................................................66

五、反饋會議信息................................................78

第三章：會后落實(shí)

一、會議文件資料收集整理的要求..................................83

二、會議紀(jì)要的內(nèi)容與要求........................................94

三、會議紀(jì)費(fèi)結(jié)算的方法..........................................98

四、跟蹤反饋落實(shí)會議精神.......................................102

文秘專業(yè)校本教材

會議管理

內(nèi)容提示

本書的學(xué)習(xí)內(nèi)容由會前籌備、會中服務(wù)與會后總結(jié)3個部

分構(gòu)成，是對五級內(nèi)容的補(bǔ)充與深化。關(guān)于秘書人員而，

會務(wù)管理是要緊工作之一，能過對本章的學(xué)習(xí)，使學(xué)習(xí)者

能夠明白在會議的各個階段秘書人員應(yīng)當(dāng)完成的工作，掌

握協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開好會議的方法與技巧。

第一章會前籌備

學(xué)習(xí)目標(biāo)

通過對本節(jié)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，使學(xué)習(xí)者能夠進(jìn)一步熟悉會前籌

備期間秘書應(yīng)完成的工作，比如，擬訂會議議程、日程，

提出會議地點(diǎn)備選方案，布置會場與安排座次，公布會議

信息，安排會議食宿，邀請嘉賓，準(zhǔn)備會議資料、會議用

呂，安排會議禮儀服務(wù)，檢查會議常用視聽設(shè)備是否正常

等，從而進(jìn)一步掌握會議籌備的內(nèi)容與方法。

一、擬訂會議議程、日程

(-)有關(guān)知識

1.會議議程的內(nèi)容

會議議程是為完成議題而作出的順序計(jì)劃，即會議所要

討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會

議。擬定會議議程是秘書人員的任務(wù)，通常由秘書擬寫議程草

稿，交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，復(fù)印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議

具體的概略安排，它通過會議日程顯示出來。大中型會議的議

程通常安排如下：開幕式；領(lǐng)導(dǎo)與來賓致辭；領(lǐng)導(dǎo)做報(bào)告；分

組討論；大會發(fā)言；參觀或者其他活動；會議總結(jié)，宣讀決議;

閉幕式。

2.會議日程的內(nèi)容

會議日程就是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為

單，是會議全程各項(xiàng)活動與與會者安排個人時(shí)間的根據(jù)。

3.會議議程與日程的作用

通過熟悉會議議程與日程，與會者能夠更好地熟悉會議所

要討論的問題，清晰會議順序計(jì)劃，即獲得有效信息。會議

議程更是一個溝通的平臺，一個高效的市場管理工具。

（二）示例分析

例文1

英豪公司將舉行銷售團(tuán)隊(duì)會議，研究銷售工作下一季度的

目標(biāo)與人員招聘、選拔等問題。秘書丁倩在編制議程表前，先

請總經(jīng)理、銷售總監(jiān)等有關(guān)上司提出，再詢問各主管方面有無

要拿到會上討論的情況，并提請主管上司定奪，然后將要討論

的問題排出順序。在設(shè)計(jì)具體的議程表時(shí)，丁倩將需在會上討

論的議題編排了一下，便打印交給了上司（如下所示），上司

，認(rèn)為這份議程表有問題，需重新做。

英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會議議程表

公司銷售團(tuán)隊(duì)會議將在5月5日星期一上午10：00在公

司總部的三號會議室舉行。

銷售二部經(jīng)理的人選。

東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。

上次會議記錄。

銷售一部關(guān)于內(nèi)容溝通問題的發(fā)言。

下季度銷售目標(biāo)。

公司銷售人員的招聘與重組。

討論：1.特殊丁倩找到方程表的問題所在。

2.重新設(shè)計(jì)這次會議的議程表。

點(diǎn)評：丁倩所設(shè)計(jì)的會議議程表有3個問題：

1.未注明參加比次會議的人員范圍與參加會議的一些特

殊議程的人員范圍，比如：確定銷售二部的經(jīng)理人選。

2.議程的順序不當(dāng)。應(yīng)將重要的，具有保密內(nèi)容的議程

放在最后。

3.部分程序表達(dá)不清，比如“銷售一部關(guān)于內(nèi)部溝通問

題的發(fā)言”應(yīng)為“銷售一部關(guān)于加強(qiáng)內(nèi)部溝通的典型經(jīng)驗(yàn)發(fā)

日0

例文2

霓裳服裝公司欲舉行北京旗艦店與全國各地霓裳專賣店

店長的銷售培訓(xùn)會，會議定于6月6日在北京大運(yùn)河會議中心

舉行。與會者200余人，會期2天。韓方總經(jīng)理將親臨大會做

報(bào)告，同時(shí)邀請了北京高校的營銷專家進(jìn)行營銷策略與管理方

面的培訓(xùn)，還要由人力資源部組織一些討論與游戲聯(lián)誼活動。

請為這期活動擬制一個會議日程表。

討論：1.擬定會議議程與日期，為何事先要從上司那里

獲取有關(guān)的信息？

2.會議議程與日期制定出來之后，為何要報(bào)上司

審核把關(guān)？

3.會議日程表中經(jīng)常留有“備注”一欄，它有什

么作用？

（三）工作程序

1.會議議程的制定程序

（1）明確目標(biāo)與參加者

要清晰為什么要開會與什么人將到會。

1）明確目標(biāo)。通過會議要取得什么樣的成果（比如更深

入地熟悉、獲取更多的信息，或者是達(dá)成某種共識）。

2）在會議議程上陳述目標(biāo)。要讓參加者明白會議預(yù)期的

成果是什么與對他們的參加有什么期待（如提出辦法、縮小意

見的范圍或者者作出決策）。除了要在議程上把目標(biāo)陳述出來

之外，還要在會議的開始口頭再次重申目標(biāo)。

3）列出會議參加者。會議議程還應(yīng)該包含所有參加會議

的人與任何可能涉及的責(zé)任人員，這樣參加者才能準(zhǔn)確地明白

什么人將到會，與他們將承擔(dān)什么樣的職責(zé)。

（2）安排各議程事項(xiàng)的時(shí)間

考慮會議的時(shí)間長短與內(nèi)容的順序。

1）會議長短。會議時(shí)間超過兩小點(diǎn)時(shí)或者者涉及的問題

太多，人議效率都會下降。假如議程要求的時(shí)間很長，那么能

夠安排一系列的短時(shí)間會議。對待很長的報(bào)告，能夠要求演講

者提交一份書面報(bào)告以利于記錄，但在口頭報(bào)告時(shí)間時(shí)務(wù)必只

涉及最重要的項(xiàng)目或者者只是那些需要集體進(jìn)行討論的事項(xiàng)。

2）敏感話題。能夠把最重要的事項(xiàng)安排在開頭，即使它

們是敏感話題，這樣就能夠留出足夠的時(shí)間來處理它們，也就

不用擔(dān)心由于參加者明白后面還有一項(xiàng)重大的爭議問題而對

第一個問題不集中精力?；蛘哒?，務(wù)必決定希望把敏感話題安

排在哪項(xiàng)議程上。假如認(rèn)為會議一開始就出現(xiàn)重大不一致將會

使會議難以有效地進(jìn)行下去，那么能夠把這些敏感的話題保

留到會議的最后。但通常會將涉及秘密事項(xiàng)的議程安排在最

后。

在編排議程的時(shí)候，遵循下列兩個原則：

一是按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序。這樣做的

好處是：就算在預(yù)定的會議時(shí)間內(nèi)無法將全部議案處理完畢，

但起碼較緊要的議案已被處理。那些較不緊要的議案則可另擇

時(shí)間，或者并入下次會議再予處理。

二是每一個議案應(yīng)預(yù)估所需要的處理時(shí)間并清晰地標(biāo)示

出來。會議就席能夠讓某些人只參與與他們有關(guān)的某些特定議

案的討論，某些人可晚到，也能夠讓某些人提早離開。

（3）確定每一項(xiàng)議程

對議程上的每一項(xiàng)內(nèi)容，參加者應(yīng)清晰熟悉如下內(nèi)容：

1）目標(biāo)。每一項(xiàng)議程的目標(biāo)是什么？“為什么讓大家進(jìn)

行討論”與“如何作出決策”。

2）準(zhǔn)備及。與會者應(yīng)該做什么具體的準(zhǔn)備？他們應(yīng)該閱

讀、檢查或者者思考什么東西？組織者期望他們做出什么具體

奉獻(xiàn)？組織者應(yīng)該讓他們明白你的期望是什么一一比如說，

“思考這條建議的合理及不合理之處”或者者“在會前提出5

個辦法”等。

3）時(shí)間安排。對每一個話題是如何安排時(shí)間的？組織者

這種時(shí)間安排有多嚴(yán)格？假如組織者希望對議程的時(shí)間安排

進(jìn)行修改，會在會議中如何對它們進(jìn)行修改（比如說是按照組

織者自己的決定還是遵從團(tuán)隊(duì)的決定）？

4）演講者。誰負(fù)責(zé)對每一項(xiàng)決定議程進(jìn)行解釋或者是主

持每項(xiàng)議程的討論?是否是組織者親自主持整個會議？是否安

排了幾個不一致的演講者？

5）提早分發(fā)會議議題。假如你希望從他人那里獲得意見

與辦法，就要在會議之前給他們時(shí)間考慮會議的議題，而不能

到了開會的時(shí)候才分發(fā)議題。關(guān)于那些復(fù)雜的財(cái)務(wù)或者分析性

質(zhì)的議題，要提早一周分發(fā)出；關(guān)于不太復(fù)雜的議題，也要提

早幾天分發(fā)下去。

（4）決定會議討論形式

能夠考慮從下面這個幾個形式中進(jìn)行選擇：

1）典型的會議形式。大多數(shù)會議采取自由討論的形式，

以作出一個決定為結(jié)束。但是由于這種形式是非程式化的，討

論通常會持續(xù)很長時(shí)間，有強(qiáng)勢性格的人通常會操縱整個會

議，因此參加者通常迫于群體壓力而搖擺不定，最后也想不出

什么辦法。

2）頭腦風(fēng)暴形式。大多數(shù)人都聽過頭腦風(fēng)暴會議這個詞，

但是還沒有能夠有效地利用這種會議形式。頭腦風(fēng)暴的形式能

夠很有樂趣而且很有效果，但是只有當(dāng)協(xié)調(diào)人能夠很有效地確

保參加者遵守下面3條基本準(zhǔn)則才行：

在會議開始之前時(shí)行準(zhǔn)備，想出盡可能多的辦法一一辦法

越特殊、越有創(chuàng)意、越與日前政策不一致越好。

在會議進(jìn)行過程中，追問其他人的辦法，進(jìn)行自由地聯(lián)想,

并思考出其他新的辦法。

不要批判或者是評論其他任何的建議或者辦法，要等到所

有的辦法都說完之后再進(jìn)行評論。

3）團(tuán)隊(duì)列名方法。這種方法是頭腦風(fēng)暴的高度結(jié)構(gòu)化形

式，能夠保證每一個人都參與到其中而且沒有一個人會操縱整

個會議。使用這種方法應(yīng)做到：

在會議開始前，參加者用書面的形式將他們每個人的辦法

分別列出來。

會議協(xié)調(diào)人或者場記不分先后順序地在題板或者黑板上

記下每個人的辦法。

團(tuán)隊(duì)討論所有不清晰的事項(xiàng)以保證他們已經(jīng)懂得了每一

項(xiàng)內(nèi)容，之后才能開始討論與評估。

4）小型團(tuán)隊(duì)。在一個更小的群體中，人們往往會更加自由

與好心地進(jìn)行討論，由于小群體的氛圍相對來說沒有那么公

開，因此沒有人會有局促不安感。在各小組討論之后，每一個

小組都要向全體到會者提供一份書面或者者口頭的總結(jié)，把這

些總結(jié)作為團(tuán)隊(duì)討論的基礎(chǔ)。

（5）決定會議決策的方式

讓參加者提早明白會上將以什么方式作出決策。在某些情

況下，要讓他們明白會議只是用來討論問題而不是要作出什么

決定一一這樣他們就不可能由于期待作出決定而感到沮喪了。

決定會議決策通常通過會議表決的方式實(shí)現(xiàn)。

2.會議日程的編制方法

（1）制定議程表時(shí)，應(yīng)注意議題所涉及各類事物的習(xí)慣

性順序與本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

（2）制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期與

時(shí)間、地點(diǎn)、有關(guān)的餐飲安排。多使用表格形式。

（3）宣布議程，然后說明一些有關(guān)此次會議事務(wù)性的內(nèi)

容（比如：點(diǎn)名，報(bào)告缺席情況，宣讀與修正上次會議記錄等）,

之后再安排討論的問題。

（4）盡量將同類性的問題集中排列在一起，這樣既便于

討論，也便于有關(guān)列席人員到會與退席。

（5）保密性較強(qiáng)的議題，通常放在后面。

（四）注意事項(xiàng)

1.會議議程與日程的區(qū)別

會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概

略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。會前發(fā)給與會者。

會議日程是指會議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排。通常使用簡

短文字或者表格形式，將會議時(shí)間分別固定在每天上午、下午、

晚上3個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后，會前

發(fā)給與會者。

會議議程與日程的功能不一致，議程的編制應(yīng)在前，議程

一旦確定，就不應(yīng)再變。會議日程在時(shí)間、地點(diǎn)、人員等問題

上，如遇變化，可相應(yīng)調(diào)整。

2.正確處理會議臨時(shí)動議

通常情況下（緊急情況下例外）不應(yīng)搞臨時(shí)動議。假如有

一些特殊的原因需要研究臨時(shí)動議，應(yīng)該先與會議要緊負(fù)責(zé)人

及時(shí)溝通，要考慮議題的內(nèi)容、會議進(jìn)度、時(shí)間、與會者對核

議題的反映與關(guān)系程度等許多方面，假如確定要搞臨時(shí)動議,

也要與與會代表、有關(guān)人士解釋清晰，盡量節(jié)約時(shí)間，操縱好

節(jié)奏，提高效率。

（五）有關(guān)鏈接

1.會議議程的樣式

樣式1

英豪公司銷售團(tuán)隊(duì)會議議程表

公司銷售團(tuán)隊(duì)會議將在5月25日星期一上午9：00在公司

總部的三號會議室舉行。

宣布議程。

說明有關(guān)人員缺席情況。

宣讀并通過上次會議的記錄。

通信聯(lián)系情況。

東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。

銷售一部經(jīng)理關(guān)于加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)溝通問題的發(fā)言。

公司銷售人中的招聘與重組。

銷售二部經(jīng)理的人選。

下季度銷售目標(biāo)。

樣式2

至：部門經(jīng)理

自：總經(jīng)理辦公室

日期：2006年5月18日

主題：銷售團(tuán)隊(duì)的人員招聘

我們下一次團(tuán)隊(duì)會議計(jì)劃在2006年5月25日9：00時(shí)召

開。根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的指示，要迅速

擴(kuò)大公司的銷售隊(duì)伍，在6月要完成100人的銷售隊(duì)伍的

招聘與培訓(xùn)。

會議目標(biāo)：為了確定一個固定的招聘人員的方法，在全公

司通用。

會議議程：我們的會議將按照下面的議程進(jìn)行。

議程事項(xiàng)責(zé)任人時(shí)間

介紹經(jīng)理5分鐘

討論每種方法的合理及團(tuán)隊(duì)30分鐘

不合理之處

討論新的方法團(tuán)隊(duì)10分鐘

下一步團(tuán)隊(duì)15分鐘

準(zhǔn)備：請?jiān)跁h開始之前準(zhǔn)備如下內(nèi)容:

(1)閱讀后附的概述目前正在使用的3種安排方法的文件。

準(zhǔn)備討論這3種方法每一種的優(yōu)缺點(diǎn)。

2.會議日程的樣式

XX公司新產(chǎn)品銷售展示會

時(shí)間：2002年8月8日參加人員：銷售主管與所有工

地點(diǎn)：員工餐廳與公司會議廳作人員

目的：使員工對公司新產(chǎn)品有

所熟悉

參加人

8：00報(bào)到地點(diǎn)備注

員

銷售主管作介員工餐廳所有員

9：00

紹門廳工

休息公司會議所有員

9：30

廳工

上

新產(chǎn)品展示一公司會議

午所有員

10：00一技術(shù)總監(jiān)主廳

工

講與演示

銷售活動錄像員工餐廳自由參

11：00

三層加

自助午餐員工餐廳所有員

12：00

三層工

員工自由觀看員工餐廳

下所有員

1：30與動手操作新三層

午工

產(chǎn)品

銷售部人員講公司會議所有員

2：30

解廣告宣傳單廳工

分小組討論與員工餐廳自由參

3：30

咨詢?nèi)龑蛹?/p>

4：30散會

(1)會議議題的作用

1)準(zhǔn)確具體地表達(dá)會議目標(biāo)，為會議目標(biāo)服務(wù)。每一次

商務(wù)會議都有具體的目標(biāo)，盲目的會議會造成人力、物力與財(cái)

力的浪費(fèi)。會議的目標(biāo)有主次輕重之分，會議的議題務(wù)必表達(dá)

中2)心目標(biāo)或者要緊目標(biāo)。不能準(zhǔn)確反映目標(biāo)或者者與目標(biāo)

無關(guān)的議題則會造成溝通困難，從而影響會方的質(zhì)量。

(2)會議議題的審核。會議議題的審核一定要從嚴(yán)，通

常而言，應(yīng)遵循下列幾條原則：

1)“一支筆”原則。在一個單位，批準(zhǔn)開會的權(quán)力只能交

給一位主管領(lǐng)導(dǎo)人，或者者將此權(quán)力集中在一位要緊領(lǐng)導(dǎo)人的

手中。其目的是用來防止出現(xiàn)多人、多頭審批議題而產(chǎn)生弊病。

2)唯一性原則。唯一性原則規(guī)定了會議審核批準(zhǔn)的思路,

強(qiáng)調(diào)只有在有關(guān)的規(guī)章要求務(wù)必通過會議形式來解決問題的

時(shí)候，與在使用其他簡便的方式與途徑都難以奏效的情況下，

為了達(dá)到解決問題的目的，才考慮選擇開會。

3)計(jì)劃原則。除非是應(yīng)對緊急情況，否則，通常會議都

要提早申報(bào)計(jì)劃。大型的、跨地區(qū)召開的會議要有年度計(jì)劃；

其他會議要按照規(guī)定提早若干時(shí)間制定計(jì)劃，申請經(jīng)費(fèi)。

4)可行原則?？尚性瓌t即會議要素清晰，預(yù)案基本可行,

會議經(jīng)費(fèi)有所保證。

二、提供會議地點(diǎn)的備選方案

(-)有關(guān)知識

1.會議地點(diǎn)選擇的要求

要結(jié)合考慮各類因素，選擇恰當(dāng)?shù)臅h地點(diǎn)。

(1)交通便利。會場位置務(wù)必讓領(lǐng)導(dǎo)與會者方便前往。

應(yīng)選擇在距領(lǐng)導(dǎo)與與會者的工作地點(diǎn)均較近的地方。

(3)場地要有良好的設(shè)備配置。桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備，

照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量安全。同時(shí)應(yīng)該根據(jù)會

議的需要檢查有無需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、

投影儀、計(jì)算機(jī)等。最好有窗簾，在放投影資料時(shí)才能看清晰,

插座電源及白板、麥克風(fēng)等要齊全。

(4)場地應(yīng)不受外界干擾。應(yīng)量躲開鬧市區(qū)。同時(shí)，“外

界干擾”還包含室外的各類噪音，打進(jìn)會場的電話、手機(jī)、呼

機(jī)與訪客參觀等。因此因在場外掛起“會議正在進(jìn)行中，謝絕

參觀”的牌子，并要求關(guān)閉所有的手機(jī)、呼機(jī)。會場內(nèi)部也應(yīng)

具有良好的隔音設(shè)備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)

行。

(5)選擇會議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場所。

(6)場地租借的成本務(wù)必合理。

2.會議酒店的類型劃分

(1)按類型劃分

1)商務(wù)型酒店。這類酒店不管在外部設(shè)計(jì)，還是在內(nèi)部

裝修，與可提供的先進(jìn)通訊工具、適合會務(wù)的商用場地上(有

特定的商務(wù)樓層)，通常都充分表達(dá)了現(xiàn)代商務(wù)高效、快捷的

內(nèi)涵。酒店既能接待中小型會議也能接待大型會議，有一個或

者多個多功能廳，24小時(shí)全天候辦公，有較強(qiáng)的服務(wù)能力，此

外還有多個中、西式餐廳，各類商店、健身房、游泳池等設(shè)施。

2）度假型酒店。這類酒店通常建在旅游勝地或者海邊，

外部設(shè)計(jì)、園林規(guī)劃、內(nèi)部裝修都充分表達(dá)了當(dāng)?shù)靥厣?，集?/p>

閑、娛樂于一體。同時(shí)隨著社會的進(jìn)展，度假型酒店也能提供

相應(yīng)的會議設(shè)施、美食與各類代表地方與季節(jié)特色的活動，這

些無疑大大方便了全議單位。

（2）按地點(diǎn)劃分

1）位于市中心。在選擇位于市中心的酒店時(shí)需考慮酒店

與機(jī)場的距離（包含交通是否擁擠）。假如與會者來自國內(nèi)或

者本地區(qū)，那么選擇這樣的酒店是明智的。會議策劃者通常喜

歡選擇位于理想的城市里且設(shè)施與功能齊全的市中心酒店，這

樣與會者的隨行家屬有很多活動可做。有些酒店被公認(rèn)服務(wù)一

流，良好的口碑常使酒店成為會議策劃者的首選會議場所。

2）位于市郊。關(guān)于需乘飛機(jī)從外地而來的與會者來說，

位于市郊的酒店可能不是很合適。從機(jī)場至?xí)雠c住地要花很

多時(shí)間，因而不宜選擇這類酒店。但關(guān)于當(dāng)?shù)乜沈?qū)車前往的與

會者來說，這類酒店還是大受歡迎的。

（二）示例分析

公司準(zhǔn)備在暑期召開一個各部門負(fù)責(zé)的培訓(xùn)會議，經(jīng)理讓

秘書鐘苗選擇一下會議地點(diǎn)，鐘苗通過認(rèn)真考慮，預(yù)訂了位于

市郊風(fēng)景區(qū)的一家酒店，價(jià)格相應(yīng)便宜，而且周圍環(huán)境宜人。

經(jīng)理及參加培訓(xùn)的人員都很滿意。

點(diǎn)評：選擇會議地點(diǎn)時(shí)要綜合考慮多方面的因素。由于該

會議的參加者是本單位人員，可一起驅(qū)車前往，因此郊外是比

較理想的選擇，不但價(jià)位適中，而且位于風(fēng)景區(qū)的，可使與會

進(jìn)者身心放松。

（三）工作程序

會議的成敗，場地的選擇相當(dāng)重要，應(yīng)如何選擇適當(dāng)?shù)臅?/p>

議場地，下列基本步驟都需考慮進(jìn)去：

1.會議目的與形態(tài)

大部分會議的目是教育、學(xué)術(shù)交流、商業(yè)討論、專業(yè)提高

或者社交聯(lián)誼等多重目的，少數(shù)活動是單一目的。比如，通常

社團(tuán)年會多半集合教育、學(xué)術(shù)交流、商業(yè)及休閑活動為一體。

而通常企業(yè)界會議的特色是激勵性的研討會結(jié)合休閑活動，如

高爾夫球賽等。每一種會議有其特定理由、目的與期望，因此

在考慮場地前要先熟悉清晰。

2.實(shí)質(zhì)上的需求，與會者的期望

根據(jù)會議的目的，熟悉會議的實(shí)際需求，同時(shí)應(yīng)熟悉與會

者的期望，他們愿意在什么地方召開會議。

3.列出選擇會議場地需求的工作清單，確定會議場地

先列好工作清單，明白你在選擇場地時(shí)需要注意什么事

項(xiàng)，如此更能幫助你正確選擇適當(dāng)?shù)拈_會場地。清單包含如下

方面：

（1）所在地區(qū)情況。費(fèi)用（成本）與便利性；是否鄰近

機(jī)場；轎車或者出租車是否足夠；是否有充足的停車空間；假

如需要，接送交通工具是否充足，費(fèi)用如何。

（2）會場的環(huán)境。環(huán)境是否良好；餐廳與飲食；當(dāng)?shù)赜?/p>

何觀光點(diǎn)與購物點(diǎn)；休閑省去當(dāng)?shù)刂伟彩欠窳己?；社區(qū)經(jīng)濟(jì)

狀況；過去會議舉行情況；會議周邊供應(yīng)廠商的經(jīng)驗(yàn)、設(shè)備是

否足夠，如視聽器材公司、展覽公司、事務(wù)機(jī)器公司與安全方

面。

（3）會議地點(diǎn)的設(shè)施。大廳是否整潔；報(bào)到處是否容易

找到；會議室隔音設(shè)備是否良好；議室的音響效果，是否有

良好音響系統(tǒng)；固定設(shè)備如黑板、銀幕與家具；視聽效果，是

否后座的人能夠看到銀幕；足夠的電源插座；洗手間數(shù)量，位

置是否干凈；衣帽間數(shù)量、位置。

根據(jù)以上內(nèi)容，確定會議召開的場地。

4.對會議地點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)

確定了會議地點(diǎn)后，大會管理人與會議安排的負(fù)責(zé)人應(yīng)視

察擬議中的會議場地。核對細(xì)目能夠包含下列各項(xiàng)：

(1)檢查考慮中的全部會議室或者場地。不要認(rèn)為任何

兩個房間都一樣；要檢查每個房間的物質(zhì)條件，以發(fā)現(xiàn)不合適

的照明或者通風(fēng)、不方便的休息室、妨礙安靜的通道或者出口、

不恰當(dāng)?shù)膱龅胤峙浼捌渌麊栴}。假如懷疑一個房間是否能容納

會議要求的座位數(shù)字，就要堅(jiān)持試擺以核對容量。

(2)隨意抽查一個單人房間、一個雙人房間與一個套房

的設(shè)備。檢查家具、床鋪的質(zhì)量與全面清潔情況。

(3)檢查會議登記部門、會議管理服務(wù)部門與其他后勤

所在地。要便于客人尋找，便于到達(dá)所有的會議地點(diǎn)，并有加

鎖的儲藏處。

(4)檢查膳食供應(yīng)。要求提供過去的各類菜單。在沒有

旅館人員陪同下，檢查每一個餐廳的通?；锸常煜し?wù)質(zhì)量

與員工態(tài)度。

(5)假如被指定的房間不在同一層樓，則須檢查電梯的

服務(wù)情況。應(yīng)考慮到參會者來往于會議室如發(fā)生困難、造成延

遲會使會議停頓的可能。

(6)檢查服務(wù)項(xiàng)目、營業(yè)時(shí)間，熟悉社交與娛樂活動的

費(fèi)用。

(7)熟悉交通及停車設(shè)施。

5.簽訂書面合同

會議服務(wù)已經(jīng)成為許多旅館與會議中心的重要收來源。大

型會議幾乎每一個方面都能夠談判：房租、宴會費(fèi)、會議場地、

宣傳、郵件與其他大量細(xì)節(jié)，都能夠討價(jià)還價(jià)。一旦談妥一切

細(xì)節(jié)就把口頭協(xié)議變成書面形式，分別詳列每項(xiàng)具體安排。最

終合同或者協(xié)議應(yīng)包含如下的細(xì)節(jié)：

(1)確定全部會議場地，包含每個房間的名稱及可供使

用的時(shí)間。餐桌認(rèn)座位安排、視聽器材與其他設(shè)備的圖表。應(yīng)

將有關(guān)內(nèi)容附于簽訂的協(xié)議之后。

(2)確定保證的客房間數(shù)，應(yīng)列出參會者大多數(shù)人員的

到達(dá)與離去日期、房費(fèi)起算與退租日期與不受約束的客房退房

日期。

(3)確定由旅館提供的免費(fèi)商品與服務(wù)(比如，會議室

及其布置、特別裝飾、歡迎會的音樂與酒、飛機(jī)場接機(jī)、特別

的娛樂活動、工作人員伙食等)。

(4)說明特殊設(shè)備安裝或者改裝，是否要增加特別人員、

服務(wù)或者設(shè)施，并明確開支如何負(fù)擔(dān)。

(5)確定預(yù)定與開票手續(xù)，包含組織方為賓客承擔(dān)財(cái)務(wù)

責(zé)任的限度。

(6)列明應(yīng)向參加者個人直接收取的費(fèi)用。

(7)指定能夠取消預(yù)訂而不向參會單位收費(fèi)的一段時(shí)間

或者最后期限。

協(xié)議細(xì)節(jié)不管多么細(xì)微，寫成書面合同如何強(qiáng)調(diào)也只是

分。隨著會期臨近，應(yīng)經(jīng)常與場地管理部門保持聯(lián)系。人員、

旅館裝修或者其他變更都可能對會議計(jì)劃產(chǎn)生重大影響。密切

聯(lián)絡(luò)就能夠應(yīng)對與與程變化。

(四)注意事項(xiàng)

1.廣泛收集會議地點(diǎn)的信息

酒店、賓館、會堂、禮堂、會議中心、會共圖書館與學(xué)校

都是召開會議的好地點(diǎn)，在網(wǎng)上找會議地點(diǎn)也很便利，也不失

為一種好方法。

還能夠通過查看“黃頁”中的“會議場所”一欄，或者者

使用Yahoo>Google這樣的Internet搜索引擎。

2.實(shí)地考察會議地點(diǎn)的注意事項(xiàng)

關(guān)于親臨現(xiàn)場進(jìn)行考察應(yīng)注意下列6點(diǎn)：

(1)會見能作決策的人，有利以后解決可能出現(xiàn)的問題。

(2)只要可能，一定要在酒店建設(shè)的日期去參觀。

(3)不要出于個人原因再次參觀酒店。

(4)不要帶家屬同行參觀。

(5)要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢

查酒店對客人的接待情況。

(6)要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失

敗而出現(xiàn)被動局面。

(五)有關(guān)鏈接

1.會議類型與地點(diǎn)選擇的關(guān)系

選擇一個能讓會議組織者與與會者都能滿意的會議場所

非常重要，選擇適合的會議場所，務(wù)必根據(jù)當(dāng)?shù)乜商峁┑臅h

資源狀況及該會議的程序、估計(jì)的與會人數(shù)、與會人員的背景

情況，與重要的會議目的、目標(biāo)與與會者的偏好等因素綜合

考慮。會議活動的群體性特征決定了會議信息傳遞的當(dāng)面性與

實(shí)時(shí)性，因此，傳統(tǒng)的會議形式都是把與會者召集直來進(jìn)行面

對面的信息傳遞與溝通。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)展，現(xiàn)代會議的手

段也日新月異，出現(xiàn)了許多新的形式，如電話會議、電視電話

會議、視頻會議等，會議地點(diǎn)的觀念也隨之發(fā)生了很大的變化。

現(xiàn)代會議的地點(diǎn)能夠分成若干個會場，會場也不一定要設(shè)在單

位與賓館里，凡是有電話機(jī)、電視機(jī)與計(jì)算機(jī)終端的地方，都

能夠成為分會場，這就使會議的舉行更為靈活、方便與快捷，

從而大大提高會議的效率。但是面對面的群體會議是必不可少

的，依然起著重要的作用。

公司會議通常是在公司會議室、靠近公司總部、接近公司

辦公地點(diǎn)，符合公司的地位，或者者是富有吸引力的地點(diǎn)（比

如，獎勵旅游會議通常在風(fēng)景區(qū)、旅游點(diǎn)），不一定要在幾個

固定地點(diǎn)輪番召開。在選擇酒店時(shí)，公司會議往往先考慮會議

服務(wù)與設(shè)施，再考慮其他娛樂設(shè)施，交通的便利程度關(guān)于年會

的召開也頗為重要，而培訓(xùn)會議還可能選擇較偏僻、遠(yuǎn)離市區(qū)

的酒店舉行。某些會議還需要會場為其提供展覽的地方，把會

議廳與展覽廳結(jié)合起來，大型會議廳附設(shè)小型會議室等。

2.會議地點(diǎn)選擇的建議

（1）研究與開發(fā)會議需要有利于深思默想、靈感涌現(xiàn)的

環(huán)境（培訓(xùn)中心或者其他寧靜場所最為適合）。

（2）學(xué)會年會的地點(diǎn)選擇通常根據(jù)會員的意見來定（通

常選在當(dāng)前最受歡迎的城市，能提供會議服務(wù)的酒店）。

（3）舉辦培訓(xùn)活動的最佳環(huán)境是能提供專門工作人員與

專門設(shè)施的成人教育場所（公司的專業(yè)培訓(xùn)中心或者旅游勝地

的培訓(xùn)點(diǎn)）。

（4）重大的獎勵、表彰型會議地點(diǎn)的裝飾一定要有檔次。

(5)關(guān)于交易會與新產(chǎn)品展示會，需要選擇有展廳的場

所，還要求到達(dá)會場及所在城市交通務(wù)必便利。

三、布置會場與安排座次

(-)有關(guān)知識

1.會場整體布局的要求

會場布置包含主席臺設(shè)置、座位排列、會場內(nèi)花卉陳設(shè)等

許多方面，要保證會議的質(zhì)量，會議的整體布局要做到：

(1)莊重、美觀、舒適，表達(dá)出會議的主題與氣氛，同

時(shí)還要考慮會議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模等因素。

(2)會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)與形式制造出與

諧的氛圍。

(3)中大型會議要保證一個絕對的中心，因此多使用半

圓形，大小方形的形式，以突出主持人與發(fā)言人。中大型會場

還要注意進(jìn)、退場的方便。

(4)小型會場要注意集中與方便。

2.主席臺的座次與場內(nèi)座次

主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重

點(diǎn)。各類大中型會議的會場均應(yīng)該設(shè)主席臺，以便于表達(dá)莊重

氣氛與有利于會議的主持者主持會議。座談會與日常工作會議

通常不設(shè)主席臺或者主席桌。

不管是否設(shè)置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會

人員，避免同與會人員背向現(xiàn)象。另外，通常會議不必把眾多

的領(lǐng)導(dǎo)人都請上主席臺，只請講話人與主持人即可。

(-)示例分析

炎黃公司新近獲得了省里授予的百強(qiáng)企業(yè)的榮譽(yù)稱號，準(zhǔn)

備召開慶功表彰會。辦公室主任沈萍來檢查會場，她發(fā)現(xiàn)秘書

離娜安排的座次有問題。高娜按通常的禮儀規(guī)范，右為尊，她

將董事長的位置安排在前排最右邊，副董事長、總經(jīng)理、副總

經(jīng)理，所有領(lǐng)導(dǎo)按職務(wù)高低從右向左，后面是受表彰的人員。

問題：1.高娜的安排有什么不當(dāng)之處？應(yīng)如何糾正？

2.主席臺的座次應(yīng)如何安排？

目的：通過示例分析使學(xué)員掌握主席臺座次的安排順序。

（三）工作程序

1.會場整體布局安排

（1）確定會場形式。目前，國內(nèi)外常見的會場形式有十

幾種，如圓形、橢圓形、長方形、T字形、三字形、馬蹄形、

六角形、八角形、回字形、倒山字形、而字形、半圓形、星點(diǎn)

形、眾星拱月形等。不一致的會場形式取決于會議的內(nèi)容、會

場的大小與形狀、會議的需要及與會人數(shù)的多少等因素。另外,

主席臺的布置要注意整體的與諧，如是工作會議，主席臺的布

置基調(diào)應(yīng)為藍(lán)、綠色；如是慶典、表彰性的會議，主席臺的基

調(diào)應(yīng)為紅、粉色。

（2）合理擺放桌椅。開會用的桌椅也有講究，視不一致

會議的不一致需要決定是否用桌椅，用什么樣的桌椅。座椅有

軟椅、硬椅之分，軟椅中又有沙發(fā)、扶手椅、通常軟椅之別。

本著既要開好會，又要考慮到與會人員身體需要的原則，不一

致類型的會議需要擺放不一致的座椅。

（3）布置附屬性設(shè)備

1）音響布置：擴(kuò)音設(shè)備、耳機(jī)、同聲翻譯、麥克風(fēng)等。

2）聲像布置：立體電視、激光、全息電影、組合錄像、

電腦操縱的多鏡頭幻燈等。

3）其他布置：溫度、濕度、照明、通風(fēng)、衛(wèi)生設(shè)施、電

源插座等。

（4）布置裝飾。裝飾性布置包含會標(biāo)、標(biāo)語口號、會徽、

旗幟、花卉、字畫等的選擇與布置。

2.主席臺的座次與場內(nèi)座次安排

（1）安排主席臺的座次。會議主席臺就坐者都是主辦方

的負(fù)責(zé)人、貴賓或者主席團(tuán)成員，安排座位時(shí)應(yīng)注意下列慣例:

1）依職務(wù)的高低與選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居

中，然后按先左后右、由前至后聽順序依次排列。正式代表在

前居中，列席代表在后居側(cè)。

2）為工作便利起見，會議主持人有的時(shí)候需在前排的邊

座就座，有的時(shí)候可按職務(wù)順序就座。

3）主席臺座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，

然后貼于貴賓室、休息室或者主席臺入口處的墻上，也可在出

席證、簽到證等證件上標(biāo)明。

4）在主席臺的桌上，于每個人座位的左側(cè)放置姓名臺簽。

（2）安排場內(nèi)其他人員的座次

1）小型會場內(nèi)座位的安排。小型會議室的座位，應(yīng)考慮

與會者就座的習(xí)慣，同時(shí)要突出主持人、發(fā)言人。要注意分清

座，通常離會場的入口處遠(yuǎn)、離會議主席位置近的座位為上座;

反之，為下座。會議的主持人或者會議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離

入口處、正對門的位置。

2）中大型會場內(nèi)座位的安排。代表會議、工作會議、報(bào)

告會議等類型的會議需要安排場內(nèi)其他人員的文化座次，覺的

安排方法有3利

①橫排法。是按照參加會議人員的名單與姓氏筆畫或者單

位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。選擇這

種方法時(shí)，應(yīng)注意先排出會議的正式代表或者成員，后排列列

席代表或者成員。

②豎排法。是按照各代表團(tuán)或者各單位成員的既定次序或

者姓氏筆畫從前至后縱向依次排列座次的方法。選擇這種方法

也尖注意將正式代表或者成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席

成員、職務(wù)低者排在后。

③左后排列法。是按照參加會議人員姓氏筆畫或者單位名

稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯擴(kuò)展

排列座位的方法。選擇這種方法時(shí)應(yīng)注意人數(shù)。假如一個代表

團(tuán)或者一個單位的成員人數(shù)是雙數(shù)，那么排在第一、第二位的

兩位成員應(yīng)劇中，以保持兩邊人數(shù)的均衡。

(四)有關(guān)鏈接

1.會場整體布局的類型

(1)較大型會場的座次安排。會場座次布局?jǐn)[放能夠有

多種形式或者形狀，較大型的會議通常在禮堂、會堂、體育場

館舉行，會場座位布局形狀基本固定。還可采取大小方形與半

圓形，所謂大小方形是指適合于大型的代表會議、紀(jì)念性會議、

布置工作會議等。小方形中就座的是領(lǐng)導(dǎo)，大方形中就座的是

與會者。

(2)中小型會議的座次安排。一些中小型的辦公室、專

題會、研討會通常在會議室、會議廳或者臨時(shí)設(shè)置的會客室進(jìn)

行，可擺放成方拱形、圓形、長方形、T字形。這些形式可使

人員坐得比較緊湊，便于討論與發(fā)言。

2.場內(nèi)座位的區(qū)劃

(1)會場座位區(qū)劃的意義。一些中大型會議參加的人員

多，會場的區(qū)域過大，使參會人員不易迅速找到座位，常常影

響會議按時(shí)召開，降低了會議的效率。有些會議參會人員在會

議中的角色不盡相同，便如表彰、發(fā)獎大會，一些代表是表彰

對象，在會議中要上臺領(lǐng)獎，為了有序與方便起見，通常都會

事先劃分有關(guān)區(qū)域，以便統(tǒng)一就座或者有序地進(jìn)、退場。

（2）場內(nèi)座次區(qū)劃的要緊方法

根據(jù)會場的整體布局，劃分出ABCD等大區(qū)域。

按照場內(nèi)座位排號分區(qū)，每個單位各占幾排；或者正式代

表坐前，列席代表坐后。

為會議中受表彰、領(lǐng)獎的人員標(biāo)出專門的區(qū)域。

四、公布會議信息

（一）有關(guān)知識

1.會議信息的內(nèi)容

會議信息的內(nèi)容包含：會議的報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方

法；會務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人；會議報(bào)送的交流信息；會議的記

錄與紀(jì)要內(nèi)容；會讀的宣傳報(bào)道內(nèi)容；會議的決議內(nèi)容。

2.會議信息的類型

會議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)與特征的異

同將信息分成各個類別，使信息條理化，便在放與查找，提高

信息利用的效率。（具體分類后面再全面介紹）

（-）示例分析

名山公司要召開2003年度總結(jié)大會，作為大會工作人員

的王琴要緊負(fù)責(zé)會議文件材料工作。會前王琴進(jìn)行會議籌備有

關(guān)信息的搜集，為會議議題的確定及大會會議材料的形成做好

準(zhǔn)備。年度大會的工作報(bào)告非常重要，包含一定時(shí)期的工作總

結(jié)、體會或者者經(jīng)驗(yàn)，對目前情況的分析與下一步工作的思路、

要求及具體措施等內(nèi)容。為此，王琴有針對性地、廣泛搜集一

段時(shí)間以來各方面工作的進(jìn)展情況。比如，有什么成績、經(jīng)驗(yàn),

出現(xiàn)了什么問題，什么問題有相當(dāng)?shù)钠毡樾?，什么問題亟需研

究解決等。通過廣泛、深入、細(xì)致的熟悉，獲得了大量可靠信

息，并從中選擇出有價(jià)值的信息為報(bào)告的準(zhǔn)備提供參考。會議

期間王琴認(rèn)真做好會議記錄，力求會議記錄準(zhǔn)確、完整、忠實(shí)

發(fā)言人的原意。并進(jìn)行會議發(fā)言錄音與錄像。為了使會議信息

盡快傳遞給與會者，她及時(shí)編寫會議簡報(bào)，確保與會者掌握會

議情況與要緊信息，使會議達(dá)到良好的效果。會后王琴認(rèn)真編

寫會議紀(jì)要，作為與會代表貫徹執(zhí)行的根據(jù)，推動會議精神的

貫徹落實(shí)。她還搜集齊全會議期間所有文件材料，及時(shí)整理有

關(guān)會議文件，為會議文件的歸檔打下基礎(chǔ)。王琴在大會期間的

表現(xiàn)贏得了大家的一致好評。

點(diǎn)評：會議規(guī)模大小不一，內(nèi)容也有關(guān)甚遠(yuǎn)，但是任何性

質(zhì)或者內(nèi)容的會議，實(shí)際上都是通過信息溝通與交流，解決問

題，達(dá)成共識，得出結(jié)論。因此，會議的信息工作至關(guān)重要。

王琴在會議活動中積極主動做好會前信息的搜集、會中信息的

綜合處理與會后信息的整理利用工作，表達(dá)了良好的信息意識

與信息工作能力。

會議信息流淌與處理是否科學(xué)、務(wù)實(shí)、有效，直接影響會

議的質(zhì)量與效率，影響會議的實(shí)際不效果。王琴的會議信息工

作實(shí)際上是確保會議信息有效流淌，實(shí)現(xiàn)會議目的的工作。因

此可見，辦理一切會議事務(wù)，務(wù)必以全面、準(zhǔn)確、有效的信息

為根據(jù)。提供會務(wù)服務(wù)，就是要為會議交流處理信息提供服務(wù),

為會議開發(fā)與利用信息服務(wù)。務(wù)必把會議信息工作貫穿于會務(wù)

工作各個環(huán)節(jié)的主體性工作，認(rèn)真做好會議信息的搜集、加工、

傳遞、利用，在交流會議信息、實(shí)現(xiàn)信息共享中發(fā)揮重要作用。

(三)工作程序

1.傳遞會議通知信息

會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組

織者同與會者之間會前溝通的重要渠道。傳遞會議通知是會議

準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。

在作出了召開會議的決定以后，應(yīng)將有關(guān)會議通知信息傳

遞給與會者。通知的傳遞能夠通過當(dāng)面告知、打電話、發(fā)傳真、

書面形式或者電子郵件的形式進(jìn)行。能夠根據(jù)會議的性質(zhì)、參

加的范圍、時(shí)間的緩急與保密要求選擇適當(dāng)?shù)耐ㄖ绞剑匾?/p>

時(shí)能夠同時(shí)使用兩種以上方法，以確保通知信息的有效性。

會議通知內(nèi)容的傳遞要盡可能詳盡、明確。書面通知的內(nèi)

容通常應(yīng)包含：會議名稱、主辦者、會議內(nèi)容、參加對象、會

議的時(shí)間與地點(diǎn)、其他事項(xiàng)、聯(lián)絡(luò)信息。

2.分發(fā)傳遞會議文件

有些會議文件要在會議召開之前發(fā)給與會者，有些則在會

議召開時(shí)分發(fā)。但不管何時(shí)分發(fā)，都應(yīng)盡量提早做好文件分發(fā)

的準(zhǔn)備工作，落實(shí)各項(xiàng)分發(fā)工作。

(1)準(zhǔn)備。分發(fā)文件前能夠按照與會人員名單，給每人

準(zhǔn)備一個文件袋，在文件袋上填上與會者的姓名，并注明“會

議文件”字樣。

(2)登記。分發(fā)重要文件通常要登記編號。文件編號通

常印在文件首頁的左上角處。字體字號應(yīng)有別于文件正文。具

有保密內(nèi)容的文件應(yīng)注明密級。

(3)附清退目錄。一些征求意見稿或者保密性文件，需

要在會后退回的，分發(fā)時(shí)應(yīng)附上一份文件清退目錄或者清退要

求的說明。

（4）裝封。關(guān)于需要提早發(fā)出的文件，首先要認(rèn)真檢查

核對，明確文件的發(fā)送對象，確保發(fā)送的文件準(zhǔn)確無誤。查文

件份數(shù)，查有無附件，查有無多發(fā)、重發(fā)、漏發(fā)的單位或者個

人。其次，將文件裝入文件袋，封上口。封口要牢固，以免文

件信息在傳遞過程中滑出。然后，在封皮上認(rèn)真填寫好收件人

的姓名、地走與郵政編碼。

1）提早發(fā)出。對需提早發(fā)出的文件，應(yīng)按照會議的時(shí)限

要求與保密程度選擇適當(dāng)?shù)奈募鬟f方式及時(shí)發(fā)出。內(nèi)容重要

又須事先送達(dá)與會者的文件，可派專人遞送或者用傳真、特快

專遞送達(dá)。

2）簽到時(shí)發(fā)出。較大規(guī)模的會議可在與會人員簽到時(shí)由

工作人員分發(fā)給與會人員：中小型規(guī)模的會議的要緊文件及會

務(wù)管理文件，如工作報(bào)告、議程、日程安排、作息時(shí)間表、會

議須知等盡可能在與會者報(bào)到時(shí)分發(fā)。

3）會中發(fā)出。領(lǐng)導(dǎo)講話、會議快報(bào)、簡報(bào)及其他會議資

料，需要在會中分發(fā)。所發(fā)文件或者資料，如屬要收退的，應(yīng)

在文件的右上角寫上收文人姓名，收文時(shí)要登記，為清退制造

便利條件。

4）現(xiàn)場發(fā)出。會議期間使用的文件大多數(shù)能夠在會議現(xiàn)

場發(fā)出。特別是人數(shù)較少的小型會議，會議的信息資料能夠放

置在會議室的桌面上，由與會人員直接拿取。

3.溝通傳遞會議有關(guān)情況

在會議組織與活動中有許多事項(xiàng)需要溝通與聯(lián)系，務(wù)必做

好會場內(nèi)外、與會者之間、會議活動上下之間的溝通。

（1）會場內(nèi)外的溝通與聯(lián)系。會議期間會場內(nèi)外隨時(shí)要

進(jìn)行文件的傳遞或者事項(xiàng)的溝通，如有關(guān)部門轉(zhuǎn)送給領(lǐng)導(dǎo)批辦

的文件，有關(guān)重要的緊急情況，有關(guān)重要的電話、電報(bào)、信件

等，應(yīng)及時(shí)傳送給領(lǐng)導(dǎo)或者有關(guān)人員。

（2）辦好會議簡報(bào)、快報(bào)傳遞信息。會議期間要認(rèn)真做

好記錄工作、情況匯總工作，編寫與印發(fā)會議簡報(bào)、快報(bào)，作

為會場信息溝通的工具與分組討論各組間信息溝通的重要渠

道，及時(shí)向會議領(lǐng)導(dǎo)與與會者提供會議期間的動態(tài)信息。也能

夠此作為形成會議紀(jì)要等會議文件的信息根據(jù)。

（3）向領(lǐng)導(dǎo)傳遞信息。利用會間休息時(shí)間，廣泛征求與

會者的意見、建議與要求，交將搜集的有關(guān)情況及時(shí)進(jìn)行綜合

處理，分類向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，以便將具體問題及時(shí)予以解決。

（4）公布會議新聞。重要的會議需要公布新聞報(bào)道，要

做好新聞公布工作，加快會議精神傳播的進(jìn)度與擴(kuò)大傳播的范

圍，擴(kuò)大會議的影響，提高會議的透明度，利于會議精神的貫

徹落實(shí)。

（四）注意事項(xiàng)

1.公布會議信息的前要進(jìn)行報(bào)審

（1）審核會議新聞稿。與新聞媒介接觸，通常需要公共

宣傳人員提供新聞稿件。因此，會議宣傳人員務(wù)必具備新聞寫

作的基本知識與技巧。報(bào)送、審核會議新聞稿時(shí)要重點(diǎn)關(guān)注下

列幾點(diǎn)：

1）報(bào)道的消息是否是客觀事實(shí)。

2）這些客觀事實(shí)是新近發(fā)生的；這些新近發(fā)生的事實(shí)是

否是廣大觀眾所關(guān)心而未知的。

3）新聞稿是否簡明扼要，盡量用精悍凝練的文字傳達(dá)了

最多的信息。

4）關(guān)鍵詞是否抓住了公眾的注意力，能夠吸引公眾繼續(xù)

閱讀。

5）在新聞稿的開頭要注明會議標(biāo)志、主題與主辦者。

（2）審核提供給新聞單位的圖片、表格與音像資料。關(guān)

于提供給新聞單位的圖片、表格與音像等方面的材料要加強(qiáng)審

核，特別是涉及知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密內(nèi)容的資料更是要認(rèn)真把

關(guān)。

2.要對媒體進(jìn)行選擇

（1）公布會議信息方首先要發(fā)掘有新聞價(jià)值的信息。會

議的許多方面都可能具有新聞價(jià)值：會議可能有很重要的主

題，能夠有效地吸引新聞編輯的注意；或者者會議有別具一格

的策劃，也會引起媒體的興趣。最好的會議新聞也不一定得到

媒體的重視，但是組織欠佳的信息公布確信很快就會遭到媒體

拒絕。因此，公布會議信息人員應(yīng)該考慮向媒體提供如何的信

息才能更好的引起媒體的重視。

（2）公布會議信息的人員在選擇媒體時(shí)要熟悉各類媒體

需求的重點(diǎn)與偏好。會議組織要清晰不一致的媒體各自需要什

么類型的新聞。電子媒體與報(bào)紙通常很注重新聞的即時(shí)性，而

雜志則對那些有深度的過往新聞比較感興趣。日報(bào)與電報(bào)有的

時(shí)候也可能使用一些沒有的時(shí)候間性的新聞。

（3）在選擇媒體時(shí)要兼顧新聞的覆蓋面、受眾群、費(fèi)用

與時(shí)效。

（4）要盡量邀請與組織良好的媒體。

（五）有關(guān)鏈接

1.公布會議信息的程序如圖

2.媒體的類型

會前公布會議信息的一項(xiàng)非常重要的任務(wù)就是熟悉媒體，

明白有什么媒體能夠得用；這些媒體的習(xí)慣分別是什么；如何

才能接觸到這些媒體。從公開發(fā)行的目錄中能夠找到各類報(bào)

紙、雜志、電視臺、廣播電臺與專欄作家的聯(lián)系方式。根據(jù)媒

體的來源，會議公布信息策略中可供利用的媒體能夠劃分為：

(1)地方媒體。地方媒體是會方組織者首先要面對的媒

體，這里所指的地方媒體要緊是指會議所在地的媒體。會議當(dāng)

地各類類型的媒體會議組織者都應(yīng)該考慮到，地方媒體會比較

重視關(guān)系到當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)與社會進(jìn)展的新聞，因此首要考慮地方媒

體。

(2)全國性媒體。全國性媒體有的時(shí)候會轉(zhuǎn)載地方新聞，

并在全國，甚至世界其他國家進(jìn)行報(bào)道，因此全國性媒體具有

更強(qiáng)的宣傳實(shí)力。

(3)會議組織者自有媒體。部分會議組織者擁有自己主

辦的刊物(比如某些行業(yè)協(xié)會有自己的正式刊物；某些企業(yè)有

自辦的報(bào)紙與雜志)，它們能夠就會議進(jìn)行報(bào)道，同時(shí)能夠發(fā)

表一些在會議上宣讀的論文。

(4)發(fā)言人或者參會者家鄉(xiāng)的地方媒體。這些媒體也可

能對其居民參與的會議感興趣。

五、安排會議食宿

(-)有關(guān)知識

1、會議餐飲的常識

(1)食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費(fèi)。

(2)就餐大體上是一個標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表

與年老體弱者，確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)與進(jìn)餐方式，照顧南北不一致

代表的口味。

(3)秘書人員應(yīng)提早到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實(shí)

情況，應(yīng)事先將坐位卡及菜單擺上。

(4)席位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列

宴會簡圖，標(biāo)出全場席位與出席者的位置，還可用卡片寫好姓

名席位，發(fā)給本人。

如有講話，通常要事先確定講話內(nèi)容，致詞要盡量簡明扼

要，熱情洋溢。如是涉外會議要事先安排翻譯員。

2、會議住宿的常識

(1)住宿的安排是一項(xiàng)具體細(xì)致的工作，要提早編制住

房分配法方案。

(2)長者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)?shù)恼疹櫋?/p>

(3)具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、健

康狀況、性別與房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

(4)有的時(shí)候還要考慮地區(qū)集中，便于討論。

(5)不一致標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，通常是根據(jù)房間

的不一致規(guī)格并結(jié)合代表具體情況，列出住宿表。

(6)報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不

紊。

(二)實(shí)例分析

天地公司年底為表示對客戶的謝意，召開了客戶聯(lián)誼會，

會后共進(jìn)晚餐。負(fù)責(zé)接待工作的秘書鐘苗根據(jù)上司的指示與宴

會慣例，安排桌次坐位。這次宴會共設(shè)3桌(圓桌)，餐廳正

面靠墻為主桌，編1號，靠入口處為2、3號桌，擺成三角形,

突出主桌，重要客戶在主桌。為方便來賓入席，鐘苗專門做了

座位名簽，并擺放在桌上。但由于這次聯(lián)誼會時(shí)間緊，與會人

員名單確定得晚，鐘苗在抄寫時(shí)漏了編在主桌的一位重要客

戶，結(jié)果致使該客戶找不到座位，出現(xiàn)了十分尷尬的場面。

點(diǎn)評：秘書鐘苗在安排會議晚宴時(shí)，只注意到桌次的正確

與名簽的擺放，但忽略了對人員與名簽的核對，致使重要嘉賓

未能受到應(yīng)有的禮遇，給組織的公關(guān)工作造成了不良影響。

(三