學(xué)院印章的管理規(guī)定

學(xué)院印章的管理規(guī)定為了進(jìn)一步加強(qiáng)院內(nèi)印章管理，保障學(xué)院（校）權(quán)益，明確職責(zé)，根據(jù)國(guó)務(wù)院《關(guān)于國(guó)家行政機(jī)和企事業(yè)單位社會(huì)團(tuán)體印章管理的規(guī)定》（國(guó)發(fā)[1999]25號(hào)），結(jié)合學(xué)院實(shí)際，特制定本規(guī)定。一、印章及規(guī)格1.學(xué)院（校）有印章為“山西職工醫(yī)學(xué)院”、“山西省中醫(yī)學(xué)?！?、“中共山西職工醫(yī)學(xué)院委員會(huì)”“中共山西職工醫(yī)學(xué)院紀(jì)律檢查委員會(huì)”和“山西職工醫(yī)學(xué)院”、“山西省中醫(yī)學(xué)?！变撚?。2.各系部、處室印章為刊明單位全稱的印章。二、印章刻制1.學(xué)院印章由省衛(wèi)生廳批準(zhǔn)后，由專門(mén)機(jī)構(gòu)刻制。2.院內(nèi)單位印章由學(xué)院（校）批準(zhǔn)刻制，學(xué)院印發(fā)正式文件批準(zhǔn)成立的單位均可刻制單位印章。3.印章刻制程序：（1）新成立單位刻制印章。（2）應(yīng)向主管院領(lǐng)導(dǎo)提交刻制印章的申請(qǐng)。得到主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)之后，由院長(zhǎng)辦公室主任簽批同意的介紹信。（3）得到領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后，應(yīng)持領(lǐng)導(dǎo)的同意意見(jiàn)和學(xué)院批準(zhǔn)成立該單位的正式文件原文再到指定部門(mén)辦理印章刻制。（4）因單位印章磨損需刻制新印章：①將磨損的舊印章交院辦公室機(jī)要室。②持部門(mén)刻章申請(qǐng)到學(xué)院辦公室，由辦公室主任簽批，部門(mén)工作人員辦理印章刻制。三、印章啟用新成立機(jī)構(gòu)刻制好的印章和因單位名稱變更、機(jī)構(gòu)撤并、公章樣式改變等原因刻制的印章均須送學(xué)院辦公室機(jī)要室備案。學(xué)院辦公室印發(fā)印章啟用通知后，新刻制的印章方可使用，原機(jī)構(gòu)印章同時(shí)作廢。四、印章保管1.學(xué)院校印章由學(xué)院辦公室保管。2.院內(nèi)部門(mén)印章由各單位指定綜合素質(zhì)好，保密觀念強(qiáng)，堅(jiān)持原則的人員保管。五、印章使用范圍1.學(xué)院校印章使用范圍：（1）以學(xué)院校名義向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和主管部門(mén)報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、公函等，以學(xué)院校名義向院內(nèi)部門(mén)印發(fā)的文件，以學(xué)院校名義向院外發(fā)出的函件；（2）以學(xué)院校名義簽署的對(duì)外合作交流協(xié)議、經(jīng)濟(jì)合同；（3）校內(nèi)人員因公、因私辦理出國(guó)審批手續(xù)時(shí)的相關(guān)文件及材料；（4）以學(xué)院校名義頒發(fā)的學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、結(jié)業(yè)證、進(jìn)修證、榮譽(yù)證、聘書(shū)等；（5）院內(nèi)各部門(mén)申報(bào)國(guó)家、部委、省、市科研課題和購(gòu)買(mǎi)設(shè)備等相關(guān)文件及材料；（6）以學(xué)院名義開(kāi)具的用于對(duì)外聯(lián)系工作、考察調(diào)研、處理公務(wù)、辦理因公、因私出國(guó)手續(xù)的介紹信；（7）按照有關(guān)方面要求應(yīng)加蓋學(xué)院校印章的文件、材料等。2.部門(mén)印章使用范圍（1）向院領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)職能部門(mén)報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告、情況通報(bào)等；（2）因公務(wù)需要由部門(mén)開(kāi)出的向?qū)W院辦公室申請(qǐng)辦理“學(xué)院介紹信”的介紹信；（3）與院外同級(jí)（含以下）單位聯(lián)系、商洽工作的介紹信和公函等。六、申請(qǐng)使用學(xué)院印章程序1.以學(xué)院校向院校外發(fā)出的文件或校內(nèi)部門(mén)印發(fā)的文件（1）主管院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、會(huì)簽文件；（2）學(xué)院辦公室修改、審核、制作、復(fù)核文件；（3）機(jī)要室文件編號(hào)；（4）機(jī)要打字室印制文件；（5）學(xué)院辦公室機(jī)要室用印。2.院內(nèi)部門(mén)報(bào)請(qǐng)?jiān)侯I(lǐng)導(dǎo)審批的文件（1）報(bào)送部門(mén)呈院領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）主管院領(lǐng)導(dǎo)審批文件；（3）報(bào)送部門(mén)持領(lǐng)導(dǎo)批件到辦公室用印。3.以學(xué)院校名義頒發(fā)的學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、結(jié)業(yè)證、進(jìn)修證、榮譽(yù)證、聘書(shū)等：（1）證件制發(fā)部門(mén)填寫(xiě)“使用院校印申請(qǐng)單”。（2）證件制發(fā)部門(mén)負(fù)責(zé)人在申請(qǐng)單上簽字并加蓋部門(mén)印章。（3）證件制發(fā)部門(mén)持“使用院校印申請(qǐng)單”和證書(shū)名冊(cè)到辦公室用印。4.辦理畢業(yè)證、學(xué)位證復(fù)印件：（1）將畢業(yè)證、學(xué)位證原件制作成證書(shū)復(fù)印件。（2）持證書(shū)復(fù)印件及原件到辦公室按規(guī)定用印。5.按照有關(guān)要求應(yīng)加蓋學(xué)院校印章的文件、材料、圖紙等：（1）呈院校領(lǐng)導(dǎo)審批。（2）主管院校領(lǐng)導(dǎo)審批文件。（3）報(bào)送部門(mén)持領(lǐng)導(dǎo)批件到辦公室用印。6.以學(xué)院校名義開(kāi)出的對(duì)外聯(lián)系工作、證明身份的介紹信：（1）到部門(mén)開(kāi)具辦理學(xué)院校介紹信的證明。（2）持部門(mén)證明到學(xué)院辦公室辦理辦理學(xué)院校介紹信。7.學(xué)院授權(quán)職能部門(mén)代為審批的文件、材料：（1）職能部門(mén)負(fù)責(zé)人在“使用院校印申請(qǐng)單”上簽字并加蓋職能部門(mén)印章。（2）持職能部門(mén)“使用院校印申請(qǐng)單”和相關(guān)文件到學(xué)院辦公室用印。七、用印程序1.辦公室審查用印審批手續(xù)：（1）了解用印內(nèi)容，檢查審批手續(xù)是否齊備。（2）審查學(xué)生證、畢業(yè)證、學(xué)位證、結(jié)業(yè)證、進(jìn)修證、榮譽(yù)證、聘書(shū)等是否有院領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)的書(shū)面材料；逐一核對(duì)證書(shū)與名冊(cè)的姓名是否相符；清點(diǎn)證書(shū)數(shù)量與名冊(cè)人數(shù)是否相同。（3）超出用印審批范圍的應(yīng)請(qǐng)示有關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.辦公室對(duì)審核無(wú)誤的文件材料加蓋院?。海?）申請(qǐng)用印單位填寫(xiě)登記用印情況。（2）一般性信函應(yīng)保留院領(lǐng)導(dǎo)簽批的使用院校印申請(qǐng)單,草擬協(xié)議書(shū)、合同、建筑設(shè)計(jì)圖紙等須保留一份文本。（3）沒(méi)有留存材料的要詳