提高病案及時歸檔率QCC品管圈PDCA案例3例

病案管理科

新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院仁愛

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嚴謹部門介紹仁愛

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嚴謹改進過程 總結(jié)回顧新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹項目介紹項目名稱：運用PDCA提高病案三日回收率編 號：人 員：病案科、醫(yī)務(wù)部、護理部、住院處等項目啟動時間：2017年10月新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹團隊介紹表1

病案三日回收率工作小組序號姓名科室職務(wù)組內(nèi)分工1病案科科長組長2醫(yī)務(wù)部干事副組長3護理部護士長督導(dǎo)13病案科副科長督導(dǎo)4住院處科員實施5心外科醫(yī)師實施6乳甲二科醫(yī)師實施7新生兒科醫(yī)師實施8腎病科醫(yī)師實施9心外科護士長助理實施10乳甲二科護士實施11腎病科護士長實施12新生兒科護士長實施14病案科科員收集數(shù)據(jù)15病案科科員秘書新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹項目實施甘特圖2017年病案三日回收率甘特圖步驟項目10月11月12月負責人123412341234P選題

現(xiàn)狀調(diào)查

目標設(shè)定

原因分析

確定主要原因

D制定對策

按對策實施

C效果檢查

鞏固措施

A總結(jié)體會

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嚴謹項目介紹 總結(jié)回顧新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹存在問題1.病案不及時回收影響統(tǒng)計報表的準確性和可靠性2.病案不及時回收增加了醫(yī)療安全隱患新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹改進依據(jù)等級醫(yī)院評審細則：【Ｃ】住院病歷在7個工作日之內(nèi)病案回收率≥90％。【Ｂ】符合“Ｃ”，并3個工作日之內(nèi)病案回收率≥90％?！荆痢糠稀埃隆?，并2個工作日內(nèi)病案回收率≥95％，在7個工作日內(nèi)達100%。新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹改進依據(jù)參考文獻：1.楊立紅.

PDCA循環(huán)法對某醫(yī)院病案回收管理的影響分析[J]解放軍預(yù)防醫(yī)學雜志,2016,8(34):535-537.2.曲虹,宋文燕.醫(yī)院管理措施對病案回收的影響[J]中國病案,2016,17(2):6-8.3迪里木拉提·買買提,等.住院病案回收率影響因素分析[J]中國病案,2017,18(4):5-7.新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹名詞定義病案三日回收率：患者出院后，出院病歷在3個工作日內(nèi)到達病案科占出院總病歷的比率。病案三日回收率=三日內(nèi)運送病歷數(shù)出院人數(shù)×100%新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹現(xiàn)況調(diào)查病案回收現(xiàn)狀 表1

2016年我院病案回收情況標準 C B A歸檔率（%） 97.43 81.73 70.89注：2012年等級醫(yī)院評審時我院C標準為91.32%C=7個工作日內(nèi)病案歸檔率≥90%B=

3個工作日內(nèi)病案歸檔率≥90%A=2個工作日內(nèi)病案歸檔率≥95%新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹現(xiàn)況調(diào)查表2

2016年科室病歷回收情況調(diào)查表科室出院人數(shù)二日內(nèi)病歷數(shù)（個）二日內(nèi)回收率（%）三日內(nèi)病歷數(shù)（個）三日內(nèi)回收率（%）心外科 325 320 98.46 324 99.69胸外科 417 410 98.32 414 99.28整形科 187 176 94.12 183 97.86胃腸外科 309 276 89.32 292 94.50泌尿結(jié)石 618 559 90.45 595 96.28肝膽外 341 113 33.14 162 47.51兒科 571 374 65.50 449 78.63重癥醫(yī)學一科 418 38 9.09 98 23.44乳甲二 419 121 28.88 157 37.47新生兒 484 47 9.71 99 20.45新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹預(yù)期目標新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹原因分析

法 人工作流程有待改進患者欠費人員少 病歷書寫不及時資料不完整 三級醫(yī)師簽字不及時醫(yī)生影制度獎懲落實不到位溝通效果不佳護士病歷質(zhì)控時間長工作流程有待改進溝通效果不佳病案人員響病案三日回設(shè)備電腦、打印機缺乏其他因素法律知識培訓(xùn)不到位醫(yī)務(wù)人員未養(yǎng)成按時上交病歷習慣收率的原首頁填寫培訓(xùn)不到位 工作機制 因科室值班安排延誤病歷的整理機 環(huán)新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹真因驗證病案未按時回收原因頻次累計百分比醫(yī)生數(shù)量少26537.86%病歷書寫不及時22069.29%欠費8581.43%患者入院復(fù)印證件不齊全5589.29%危重病歷多4595.72%檢查單回來不及時2098.58%其他10100%新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹真因驗證81.43%69.29%37.86%新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹改進計劃whatwhywherehowwhenwho醫(yī)生數(shù)量少住院醫(yī)師中輪轉(zhuǎn)多臨床科室合理安排各層人員2017年12月病歷書寫不及時1、醫(yī)生對病案運送認識不足2、醫(yī)療工作繁忙，日常病歷書寫不及時3、疑難病歷數(shù)量較多且書寫復(fù)雜，修改多臨床科室、病案科1、提高臨床對及時歸

檔病歷重要性的認識，

科室安排有計劃的出院2、病案科改進相關(guān)工作流程，定時催繳病歷。3、加強病案書寫規(guī)范

化培訓(xùn)、上級醫(yī)師及時

檢查病歷書寫質(zhì)量2017年12月欠費住院欠費，科室催繳不及時臨床科室、住院部科室負責每日觀察患者費用情況，催繳2017年12月新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹對策實施措施一科室合理安排各層人員新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹對策實施措施二2.1

提高臨床對及時運送病歷重要性的認識科室安排有計劃的出院新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹對策實施措施二2.2

加強病案書寫規(guī)范化培訓(xùn)、上級醫(yī)師及時檢查病歷書寫質(zhì)量新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹對策實施措施二2.3

病案科積極改進相關(guān)工作流程，每日查看超時病歷，超過3個工作日的病歷均以打電話或催報單的方式告知臨床科室新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹對策實施措施三科室負責每日觀察患者費用情況，催繳新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹實施后查檢表3

實施前后科室病案回收率調(diào)查表科室二日內(nèi)運送率（%）增減率三日內(nèi)運送率（%）增減率2017年2016年2017年2016年心外科98.8399.69-0.8610099.690.31胸外科98.9898.320.6699.7499.280.46整形科94.9100-5.198.09100-1.91胃腸外科99.2389.329.9199.7494.55.24泌尿結(jié)石99.7197.252.4610098.541.46肝膽外58.9733.1425.8379.4947.5131.98兒科50.5165.5-14.9966.7178.63-11.92重癥醫(yī)學一科14.689.095.5924.4623.441.02乳甲二59.639.8619.7481.1754.1826.99新生兒33.2719.8313.4454.1837.8116.37新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹制定SOP 改進執(zhí)行2018年修訂自治區(qū)人民醫(yī)院病案管理制度新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹科室報送病案科簽收進入管理流程改進執(zhí)行科室有計劃報送病案科簽收時限統(tǒng)計匯總結(jié)果反饋按時歸檔的病歷 超過48小時電話預(yù)警 超過72小時催報單催報編碼

質(zhì)控 裝訂 復(fù)印 歸檔后編碼 質(zhì)控 裝訂 復(fù)印入庫保存入庫保存改進執(zhí)行前工作流程 改進執(zhí)行后工作流程新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹改進后數(shù)據(jù)支持表4

2018年8月科室病案回收率調(diào)查表科室出院人數(shù)二日內(nèi)病歷數(shù)（個）二日內(nèi)回收率

（%）三日內(nèi)病歷數(shù)（個）三日內(nèi)回收率

（%）心外科42742298.83427100胸外科39238898.9839199.74整形科15714994.915498.09胃腸外科38938699.2338899.74泌尿結(jié)石69168999.71691100肝膽外42925358.9734179.49兒科195198950.51130266.71重癥醫(yī)學一科69510214.6817024.46乳甲二54732659.644481.17新生兒50216733.2727254.18新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹改進后數(shù)據(jù)支持新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹項目介紹 改進過程新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹總結(jié)回顧臨床科室達標情況改進前后我院各臨床科室達到等級醫(yī)院評審標準的變化情況9.66%17.18%新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹總結(jié)回顧新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹持續(xù)改進計劃我院病案三日回收率已完成并超過B標準在下一個PDCA中完成A標準努力實現(xiàn)質(zhì)量持續(xù)改進PDCA案例分享報告

——提高病歷七天回歸率

病案科

Plan:分析現(xiàn)狀問題確認病案回歸率低，7天回歸率<90%不符合三甲C級指標要求

現(xiàn)狀分析數(shù)據(jù)收集2012年全院病案七天回歸率平均為81%只有10個科室大于90%最低的科室只有54%數(shù)據(jù)1Plan:分析現(xiàn)狀

2012年全院病歷平均七天回歸率

數(shù)據(jù)2

數(shù)據(jù)3

現(xiàn)狀分析設(shè)定目標

病歷7天回歸率>90%Plan:分析現(xiàn)狀七天回收率=患者出院后七天內(nèi)回收的病歷數(shù)測量方法

出院病歷總數(shù)現(xiàn)狀分析×100%Plan:分析現(xiàn)狀滿意度調(diào)查Plan:原因分析醫(yī)生工作量病案回歸率Plan:原因分析

魚骨圖環(huán)境制度病案人員病歷回歸率低病案書寫要求提高護理書寫內(nèi)容增加病程記錄內(nèi)容增加增加各種記錄單醫(yī)生工作量過大護士質(zhì)控花費時間長外勤人員不能隨叫隨到醫(yī)護人員不重視獎懲制度欠合理規(guī)定中回收時間長無規(guī)范的催回制度電梯等待時間長病床增多病床周轉(zhuǎn)快Plan:原因分析病案室位置偏遠允許修改期限長

主要原因分析柏拉圖方法1：

制定新的獎懲制度，激發(fā)醫(yī)生及時上交病歷的積極性。本月實際扣款=本月應(yīng)扣款*（1-減少比率）

尋找解決方法Plan:制定措施方法2：

建立催還登記本，定期打電話催還病歷。

尋找解決方法制定措施Plan:制定措施方法3：

每周在oa網(wǎng)上公布未歸檔病歷，方便臨床醫(yī)生查詢自己的未歸檔病歷。

尋找解決方法制定措施Plan:制定措施方法4：利用信息系統(tǒng)自動控制，出院超過3天，就不允許打印病歷。

尋找解決方法制定措施Plan:制定措施

測試并選擇科室描述

2月遲到天數(shù)3月遲到天數(shù)增減天數(shù)增減率3月實際應(yīng)扣款按比例計算

后的扣款

胃腸外科一24191-150-62%4551724月胃腸外一科遲到天數(shù)僅為4天，證明此方案可行，可以激發(fā)醫(yī)生上交病歷積極性制定措施Plan:制定措施

whatwhywherewhenwhohow問題點重要原因發(fā)生地點實施日期負責人對策病歷歸檔時間長醫(yī)院規(guī)定時間較長，為6個工作日全院2013年3月規(guī)定改為3個工作日制度不合理只有懲罰沒有獎勵全院2013年3月與上月對比后，減少遲到天數(shù)對科室進行了獎勵醫(yī)生有時太忙，忘記上交病歷沒有固定的通知制度病案科2013年3月每周在oa網(wǎng)上發(fā)布全院未歸檔病歷患者出院后醫(yī)生不及時打印病歷醫(yī)生不重視信息科2013年3月信息系統(tǒng)設(shè)定

打印期限對策表制定措施

1.周會公布新的病歷歸檔期限，6天改為3天。2.信息科設(shè)定修改期限，醫(yī)生在系統(tǒng)關(guān)閉后不能打印出病歷。3.病案室工作人員每周在醫(yī)院的OA網(wǎng)上發(fā)布公告，及時提醒醫(yī)生上交未歸檔病歷。4.建立未歸檔病歷登記本，電話催還未歸檔病歷。5.對病案回歸實行獎懲，并在oa網(wǎng)上公布罰款名單。提出行動計劃制定措施Plan:制定措施日期步驟2月3月4月123412341234查找問題…

收集資料

…

調(diào)查研究

…

對象測試

…

…

…

…

…

…

制定計劃

…

…

實施計劃

…

…

…

…

結(jié)果分析

…

…

改進制度

…

…制定措施

DO:實施行動甘特圖

3月份病歷七天回歸率從77%提高到91%4月-9月七天回收率均>90%,達到了三甲醫(yī)院的C標準要求。Check:檢查評估實施效果

檢查評估2012年與2013年回收率對比雷達圖Check:檢查評估

檢查評估控制圖Check:檢查評估

修訂病案回收制度：時限、獎懲制訂病案回收流程未歸病案催還、公布常態(tài)化改進提高形成標準化Act:改進提高病案回收流程圖登記入計算機病歷入庫每周發(fā)布公告電話通知醫(yī)生發(fā)現(xiàn)未歸檔病歷病人出院醫(yī)生交病歷給護士護士交給外勤外勤送病案科工作人員簽收yesnoAct:改進提高進一步改進a.建議外勤人員由每天送一次病歷，改為上下午各送一次。c.對醫(yī)生的通知由在oa網(wǎng)上發(fā)布，改在醫(yī)囑系統(tǒng)中直接發(fā)布。d.開展統(tǒng)計調(diào)查活動,深入調(diào)查病歷遲到原因。e.請病歷回歸率高的科室介紹經(jīng)驗。f.重點監(jiān)控一個回歸率低的科室,調(diào)查研究,總結(jié)經(jīng)驗。改進提高Act:改進提高下一目標:

3天回歸率>90%

7天回歸率>90%3天回歸率>90%PADCPACD

下一步要利用PDCA等管理方法，努力提高病歷三天回收率>90%,達到三甲醫(yī)院的B級標準.下一步改進計劃改進提高謝謝觀賞！

THANKYOU病案管理科

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嚴謹項目實施甘特圖2017年病案三日回收率甘特圖步驟項目10月11月12月負責人123412341234P選題

現(xiàn)狀調(diào)查

目標設(shè)定

原因分析

確定主要原因

D制定對策

按對策實施

C效果檢查

鞏固措施

A總結(jié)體會

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嚴謹存在問題1.病案不及時回收影響統(tǒng)計報表的準確性和可靠性2.病案不及時回收增加了醫(yī)療安全隱患新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹改進依據(jù)等級醫(yī)院評審細則：【Ｃ】住院病歷在7個工作日之內(nèi)病案回收率≥90％?！荆隆糠稀埃谩保?個工作日之內(nèi)病案回收率≥90％?！荆痢糠稀埃隆保?個工作日內(nèi)病案回收率≥95％，在7個工作日內(nèi)達100%。新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹名詞定義病案三日回收率：患者出院后，出院病歷在3個工作日內(nèi)到達病案科占出院總病歷的比率。病案三日回收率=三日內(nèi)運送病歷數(shù)出院人數(shù)×100%新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹現(xiàn)況調(diào)查病案回收現(xiàn)狀 表1

2016年我院病案回收情況標準 C B A歸檔率（%） 97.43 81.73 70.89注：2012年等級醫(yī)院評審時我院C標準為91.32%C=7個工作日內(nèi)病案歸檔率≥90%B=

3個工作日內(nèi)病案歸檔率≥90%A=2個工作日內(nèi)病案歸檔率≥95%新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹現(xiàn)況調(diào)查表2

2016年科室病歷回收情況調(diào)查表科室出院人數(shù)二日內(nèi)病歷數(shù)（個）二日內(nèi)回收率（%）三日內(nèi)病歷數(shù)（個）三日內(nèi)回收率（%）心外科 325 320 98.46 324 99.69胸外科 417 410 98.32 414 99.28整形科 187 176 94.12 183 97.86胃腸外科 309 276 89.32 292 94.50泌尿結(jié)石 618 559 90.45 595 96.28肝膽外 341 113 33.14 162 47.51兒科 571 374 65.50 449 78.63重癥醫(yī)學一科 418 38 9.09 98 23.44乳甲二 419 121 28.88 157 37.47新生兒 484 47 9.71 99 20.45仁愛

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嚴謹原因分析

法 人工作流程有待改進患者欠費

三級醫(yī)師簽字不及時醫(yī)生影制度獎懲落實不到位溝通效果不佳護士病歷質(zhì)控時間長工作流程有待改進溝通效果不佳病案人員響病案三日回設(shè)備電腦、打印機缺乏其他因素法律知識培訓(xùn)不到位醫(yī)務(wù)人員未養(yǎng)成按時上交病歷習慣收率的原首頁填寫培訓(xùn)不到位 工作機制 因科室值班安排延誤病歷的整理機 環(huán)新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹真因驗證病案未按時回收原因頻次累計百分比醫(yī)生數(shù)量少26537.86%病歷書寫不及時22069.29%欠費8581.43%患者入院復(fù)印證件不齊全5589.29%危重病歷多4595.72%檢查單回來不及時2098.58%其他10100%仁愛

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嚴謹真因驗證81.43%69.29%37.86%新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹改進計劃whatwhywherehowwhenwho醫(yī)生數(shù)量少住院醫(yī)師中輪轉(zhuǎn)多臨床科室合理安排各層人員2017年12月病歷書寫不及時1、醫(yī)生對病案運送認識不足2、醫(yī)療工作繁忙，日常病歷書寫不及時3、疑難病歷數(shù)量較多且書寫復(fù)雜，修改多臨床科室、病案科1、提高臨床對及時歸

檔病歷重要性的認識，

科室安排有計劃的出院2、病案科改進相關(guān)工作流程，定時催繳病歷。3、加強病案書寫規(guī)范

化培訓(xùn)、上級醫(yī)師及時

檢查病歷書寫質(zhì)量2017年12月欠費住院欠費，科室催繳不及時臨床科室、住院部科室負責每日觀察患者費用情況，催繳2017年12月新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹對策實施措施一科室合理安排各層人員新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹對策實施措施二2.1

提高臨床對及時運送病歷重要性的認識科室安排有計劃的出院新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹對策實施措施二2.2

加強病案書寫規(guī)范化培訓(xùn)、上級醫(yī)師及時檢查病歷書寫質(zhì)量新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹對策實施措施二2.3

病案科積極改進相關(guān)工作流程，每日查看超時病歷，超過3個工作日的病歷均以打電話或催報單的方式告知臨床科室新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹對策實施措施三科室負責每日觀察患者費用情況，催繳新疆維吾爾自治區(qū)人民醫(yī)院People’s

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嚴謹實施后查檢表3

實施前后科室病案回收率調(diào)查表科室二日內(nèi)運送率（%）增減率三日內(nèi)運送率（%）增減率2017年2016年2017年2016年心外科98.8399.69-0.8610099.690.31胸外科98.9898.320.6699.7499.280.46整形科94.9100-5.198.09100-1.91胃腸外科99.2389.329.9199.7494.55.